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Excel-史上最简洁有用初级教程Excel2000速成教程：第一部分中文Office2000软件包中提供了一个名为中文Excel2000软件，这是一个用于建立与使用电子报表的实用程序，也是一种数据库软件，用于按表格的形式来应用数据记录。专业数据库管理系统软件VisualFoxPro也能建立电子报表，但中文Excel2000却是一个电子报表的专业软件，也常用于处理大量的数据信息，特别适用于数字统计，而且能快速制定好表格。开始语：中文Excel2000是MicrosoftOffice2000软件包中文版的组成部分。按启动Windows应用的方法运行它后，屏幕上就会显示其操作窗口，并且打开一张名为Book1(工作薄1)的电子报表，但没有任何内容，而是等待着您来建立它，本教程将从此开始讲述。图1进入中文Excel2000的操作窗口注：“工作簿”在MicrosoftExcel中是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息；“工作表”就是显示在屏幕上的，由表格组成的一个区域，参见图1。此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输入显示。中文Excel2000也使用“字段”、“记录”等VisualFoxPro中的对象，但应用方法却大不一样，下面将以建立一张员工工资表的操作来说明这一点。步骤一、参见图2，单击A1单元格。中文Excel2000操作窗口仍然由标题栏、下拉菜单、工具栏、状态栏等组成。位于工具栏下方的就是建立电子表格的“工作表区”，它提供了一系列的单元格，各单元格也各有一个名称，将光标移至单元格内后，其状态将变成一个十字形，参见图2。工具栏下方标记的A、B、C、D...分别用于标明表格中的各列，表格左边缘的数字则标明各行，“列标”与“行号”用于确定一个单元格的位置，如A1表示A列中的第一行单元格，C3，就表示C列中的第三行单元格。在中文Excel2000操作窗口中，所提供的单元格数目非常大，但全部被应用的情况将是罕见的，通常只用到其中的一部分，甚至只是一小部分。图2单击A1单元格注意：“工作表区”由工作表，及其单元格、网格线、行号列标、滚动条和工作表标签构成。“列标”就是各列上方的灰色字母，“行号”就是位于各行左侧的灰色编号区。图3在这里输入“姓名”步骤二、输入“姓名”，参见图3。在电子表格中，“列”与数据库中的“字段”相当，“行”与“记录”相当，这里输入的“姓名”就将成为一个新的字段。图4第一行各列中的内容步骤三、按一下键盘上的右方向键，然后输入“年龄”，接着在位于右旁的两列中分别输入“职务”、“工资额”，参阅图4。使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。步骤四、参见图5，移动鼠标单击A2单元格，然后参照上面的内容，输入其它单元格中的内容，结果参见图6。图5单击A2单元格图6编制也这份“员工工资表”完成上述操作后，“员工工资表”就编制好了，如图6所示。在这一份电子表格中，所包含的员工数目有限，但说明了基本的操作方法。如果您是一位公司老板，现在就能这样制定好“员工工资表”，但这还不够，您也能得到更多，如统计货物出入量、库存量、每日收益，等等。顺便说一句，若要将此软件用于财务工作，也不会有任何问题。注意：中文Excel2000与中文VisualFoxPro6不同，关闭当前操作窗口时不会自动保存操作结果，因此必须先执行“文件”下拉菜单中的“保存”命令后，才可以关闭。Excel2000速成教程：第三部分(二)第二讲编辑与查询数据记录对于数据清单中的数据记录，中文Excel2000允许您做与VisualFoxPro6中相同的编辑操作，即可新建、删除数据记录、按某些条件查询数据记录，而且操作更加简单，只需要从“数据”下拉菜单中选择“记录单”命令，进入图6所示的数据记录单对话框就能完成这些操作。注意：图6所示的数据记录单对话框中，“新建”按钮的上方显示的是“当前记录号/总记录数”。在数据记录单中，查阅数据记录与VisualFoxPro6中建立表单的操作相类似，这里就不多说了。若要制定一个查询条件，只需单击“条件”按钮，进入图7所示的数据记录单对话框，然后在各字段框中输入查询内容即可。图7此时可输入查询条件注意：在图7所示的数据记录清单对话框中，“新建”按钮的上方显示的内容是Criteria(判据)。此时，“条件”按钮将变成“记录单”按钮，单击它可以返回图6所示的对话框。随便说一下，数据记录单是一种对话框，利用它可以很方便地在数据清单中输入或显示一行完整的信息或记录。当然了，它突出的用途还是查找和删除记录。当使用数据记录单向新的数据清单中添加记录时，数据清单每一列的顶部必须具有列标。中文Excel2000也将使用这些列标创建记录单上的字段。注意：在数据记录单中一次最多只能显示32个字段。第三讲排序数据记录在中文Excel2000中也可以根据现有的数据资料对数据值进行排序。按递增方式排序的数据类型及其数据的顺序为：1.数字，顺序是从小数到大数，从负数到正数。2.文字和包含数字的文字，其顺序是0123456789（空格）！”#$%&'()*+,-./:;=?@[]^_‘|~ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ。3.逻辑值，False在True之前。4.错误值，所有的错误值都是相等的。5.空白（不是空格）单元格总是排在最后。递减排序的顺序与递增顺序恰好相反，但空白单元格将排在最后。日期、时间和汉字也当文字处理，是根据它们内部表示的基础值排序。图8单击这个按钮按升序方式排序最简单的排序操作是使用“常用”工具栏中的按钮。在这个工具栏上有两个用于排序的按钮，图标上有AZ与向下的箭头的哪一个按钮，用于按降序方式重排数据，参见图8。按钮上标有ZA与向下的箭头的哪一个按钮用于递减排序，参见图9。注意：若选定了某一列后来使用图8与图9所示的操作，排序将只发生在这一列中，其它列的数据排列将保持不变，其结果可能会破坏原始记录结构，造成数据错误！图9单击这个按钮按降序方式排序Excel2000速成教程：第三部分(三)第四讲设置排序条件图8与图9所示的操作真是太简单了！利用“数据”下拉菜单中的“排序”命令进行操作就不一样了。此命令对于数据内容较多的数据清单特别有用，若只想对某区域进行排序，也能让您非常满意，因为通过它可以设备各种各样的排序条件，并让中文Excel2000自动进行排序。操作时，屏幕上将显示如图10所示的“排序”对话框，可以使用的各选项功能如下所述。图10进入“排序”对话框1.主要关键字通过一份下拉菜单选择排序字段，打开位于右旁的单选按钮，可控制按递增或递减的方式进行排序。2.次要关键字通过一份下拉菜单选择排序字段，打开位于右旁的单选按钮，可控制按递增或递减的方式进行排序。如果前面设置的“主要关键字”列中出现了重复项，就将按次要关键字来排序重复的部分。3.第三关键字通过一份下拉菜单选择排序字段，打开位于右旁的单选按钮，可控制按递增或递减的方式进行排序。如果前面设置的“主要关键字”与“次要关键字”列中都出现了重复项，就将按第三关键字来排序重复的部分。4.有标题行在数据排序时，包含清单的第一行。5.无标题行在数据排序时，不包含清单的第一行。在使用“排序”命令时，若要排序的只是某一个区域，那么招待此命令时屏幕上会显示“排序报警”对话框，如图11所示。图11屏幕上将显示此对话框在这个对话框中，若选择打开“当前选定区域排序”单选按钮，则在单击“排序”按钮后将排序邻近的相关字段。若打开“以当前选定区域排序”则仅排序选定的区域。注意：如果排序结果与所预期的不同，说明排序数据的类型有出入。若想得到最好的结果，就要确保列中所有单元格属于同一数据类型。为了排序，输入的数据可以是数字或文字，但应避免在连续的单元格中交替输入数字或文字，而确保所有数字都要以数字或文字方式输入是排序是否成功的关键所在。若要将数字以文字方式输入，如邮政编码或产品编号，请在数字之前加上一个省略符号(’)，如：’610000，或在输入之前把该列格式化为文字，或输成中文符号，如：610000。第五讲自动筛选数据若要查看数据清单中符合某些条件的数据，如本月中已有哪些用户与本公司有业务联系，就要使用筛选的办法把那些数据找出来。筛选数据清单可以寻找和使用数据清单中的数据子集。筛选后只显示出包含某一个值或符合一组条件的行，而隐藏其它行。中文Excel2000提供有两条用于筛选的命令：“自动筛选”和“高级筛选”。“自动筛选”命令可以满足您的大部分需要，当需要利用复杂的条件来筛选数据清单时就可以考虑使用“高级筛选”命令。为了使用“自动筛选”命令，可以按下列步骤进行操作：步骤一、参见图12，从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令，然后从“筛选”子菜单中选择“自动筛选”命令。图12选择“自动筛选”命令注意：如果当前没有选定数据清单中的单元格，或者没有激活任何包含数据的单元格，选择“自动筛选”命令后，屏幕上会出现一条出错信息，并提示您可以做的操作。类似的操作还会在其它地方出现。此后，数据清单中第一行的各列中将分别显示出一个下拉按钮，如图13所示，自动筛选就将通过它们来进行。图13第一行的各列中将分别显示出一个下拉列表通过图13所示的列标下拉列表，就能够很容易的选定和查看数据记录。例如，这一步操作用于指查看工资额为800元的员工，操作结束后，它就会显示在屏幕上，如图15所示，这就是自动筛选的结果。图14筛选工资额为800元的数据记录图15查看工资额为800元的员工注意：若要在数据清单中恢复筛选前的显示状态，只需要进入“数据”下拉菜单后从“筛选”子菜单中选择“全面显示”命令即可。Excel2000速成教程：第一部分(四)第四讲设置货币符号述操作可用于设置了电子报表中各列标题文字属性，下面的操作将设置货币符号：步骤一、单击D列号，选定此列中的所有内容，参见图17，接着右击鼠标右键，然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。进入“单元格格式”对话框后选择“数字”选项卡，参见图6－18。图19在“分类”列表窗中选择“货币”项步骤二、在“分类”列表窗中选择“货币”项，参见图19。图20设置好“小数位数”与“人民币符号”步骤三、参见图20，设置好“小数位数”与“货币符号”，然后单击“确定”按钮。图21在工资数额前加上一个人民币符号上述操作选择的是一个人民币符号，此后工作表中的“工资额”数据前就会加上这个符号，如图21所示。这几步操作说明了选定某一行，或者某一列来设置格式的方法。如果需要，还可以选择几行或者几列，甚至于选定工作表中的一部份，或者全部行与列来进行设置。选定部分或者全部行与列，都可以使用拖动的方法进行操作；若要选定排列不连续多行，或者多列，可参照下面建立图表的方法进行操作。图22选择“打印预览”命令。