EZ-NET ISO系统管理及操作

版本:NET日期:98.05.01講師：ISO文件系統操作EasyFlow－NET版版本:NET日期:98.08.01課程大綱一、前言~環境介紹、學習方法簡介。二、ISO基本名詞解釋~文件型態、文件階層、文件類別…等。三、ISO文件管理模組設定與說明~系統資料維護、一般資料維護、工具程式維護。四、ISO文件表單流程及操作說明~文件新增、變更、變更取消、調閱、作廢申請…等。五、課後問卷與E-service~Q&A、問卷回饋、E-service。課程目標2.學會ISO文件管理流程與相關表單之申請。1.了解EasyFlowISO模組基本名詞3.學會如何使用『ISO文件檔案總管』。版本:NET日期:98.08.01一.前言１.環境介紹２.課程進行中，請將手機關機或設成靜音模式。３.授課模式有二：面授方式及利用網路線上學習。版本:NET日期:98.08.01版本:NET日期:98.08.01二.基本名詞1.ISO型態:ISO驗證種類，例如ISO9001、ISO9002。2.文件階層:每份文件需設定文件階層。利用文件階層將『品質管理』從手冊落實到日常作業紀錄。本系統預設四種階層1.品質手冊2.程序辦法3.作業規範4.作業紀錄3.文件類別:每份文件需設定其文件類別。將文件歸類於公司組織內不同功能目的。例如:行政、採購….。版本:NET日期:98.08.014.標準條文:不同ISO型態，都有其針對組織不同功能流程之標準條文。例如:ISO9001對『採購』其中4.6.1標準條文:供應者應建立並維持書面程序，以確保所購產品符合規定要求。6.文管人員VS一般人員:本系統稱具有『審核』文件權利之人員為文管人員，相反則為一般人員。每份ISO文件需經過『審核小組』之審核確認，才能將文件成為正式ISO文件。5.上階文件:ISO每份文件若有其來源依據，以下圖為例:稱『採購流程作業規範1』為『採購流程931225作業紀錄』之上階文件。『採購流程作業規範1』『採購流程931225作業紀錄』文件階層3.作業規範4.作業紀錄基本名詞版本:NET日期:98.08.017.文件生命週期:初始文件(待審文件)由製作者將初版或新版文件，提出待審核之文件。未生效文件文管人員完成審核之文件，審核人員會賜於該文件版號，且未達生效日期。生效文件已達生效日期且文管人員完成審核之文件，一般人員始可閱讀或傳播。歷史文件已達失效日期、或已由新版文件取代、或遭作廢之文件。基本名詞版本:NET日期:98.08.018.原始文件VS發佈文件:由制定者製作，經審核過之ISO文件，稱為原始文件(原始檔案)，用於流通供員工瀏覽稱為發佈文件(發佈檔案)。若欲防止發佈文件之內容遭員工任意複製，可將原始文件轉成PDF檔案後成為發佈文件。文件主機文件路徑A(原始)文件路徑B(發佈)9.原始文件路徑VS發佈路徑:文件主機可以設定多個儲存文件之文件路徑。用來儲存原始文件稱為原始文件路徑，用於儲存發佈文件稱為發佈路徑。每份文件可指定1個原始文件路徑，N個發佈路徑。基本名詞版本:NET日期:98.08.01三.文件主機維護作業作業位址:電子表單模組\管理程式清單\系統資料維護\文件主機維護作業版本:NET日期:98.08.01文件管制中心設定維護程式作業位址:ISO文件管理模組\系統資料維護\文件管制中心設定維護程式ƒ文件管制人員:系統中只要是管制中心的人員皆屬於文管人員。版本:NET日期:98.08.01ISO文件自動編碼設定作業作業位址:ISO文件管理模組\系統資料維護\ISO文件自動編碼設定設定作業ƒ可手動或自動編碼兩種，大量使用ISO的公司以自動編碼為多。版本:NET日期:98.08.01ISO型態代號維護程式作業位址:ISO文件管理模組\一般資料維護\ISO型態代號維護程式ƒISO驗證種類，例如ISO9001、ISO9002。。版本:NET日期:98.08.01ISO階層代號維護程式作業位址:ISO文件管理模組\一般資料維護\ISO階層代號維護程式ƒ每份文件需設定文件階層。利用文件階層將『品質管理』從手冊落實到日常作業紀錄。ƒ預設有【品質手冊】、【程序辦法】、【作業規範】、【作業紀錄】四種。版本:NET日期:98.08.01ISO文件類別代號維護程式作業位址:ISO文件管理模組\一般資料維護\ISO文件類別代號維護程式ƒ每份文件需設定其文件類別。將文件歸類於公司組織內不同功能目的。例如:行政、採購….。ISO標準條文維護作業作業位址:ISO文件管理模組\一般資料維護\ISO標準條文維護作業ƒ不同ISO型態，都有其針對組織不同功能流程之標準條文。例如:ISO9001對『採購』其中4.6.1標準條文:供應者應建立並維持書面程序，以確保所購產品符合規定要求。版本:NET日期:98.08.01ISO文件檔案總管版本:NET日期:98.08.01ISO文件檔案總管作業位址:ISO文件管理模組\工具程式\ISO文件檔案總管文件狀態:ƒ未發佈文件:無『發佈文件』供閱覽之生效文件。ƒ將失效文件:今日為失效日之生效文件。版本:NET日期:98.08.01作業位址:ISO文件管理模組\工具程式\ISO文件檔案總管ƒ調閱文件:曾經申請調閱所有文件。ISO文件檔案總管版本:NET日期:98.08.01可檢視文件(一般人員)可檢視文件(文管人員)基本功能(一般人員)文管功能(文管人員)查閱文件屬性調閱文件簡易查詢文件查詢查閱未發佈文件查閱將失效文件文件發佈文件回收生效文件(含未完成變更、未完成作廢)所有文件(生效、未生效、歷史文件)檔案閱讀權限限制ƒ受文件屬性內檔案閱讀權限限制(權限屬性)。即使是文管人員，若其無閱讀權限，亦無法開啟檔案‧ISO文件檔案總管版本:NET日期:98.08.01ISO檔案總管-檢視模式ISO型態ISO階層ISO類別作業位址:ISO文件管理模組\工具程式\ISO文件檔案總管版本:NET日期:98.08.01ISO檔案總管-檢視模式文件主機文件路徑生命週期….版本:NET日期:98.08.01四.ISO文件新增-作業流程初始文件新增申請單文件制定者文管人員審核通過未生效文件ISO文件資訊設定角色流程生效文件系統判斷已達生效日版本:NET日期:98.08.01文件新增申請單作業位址:ISO文件管理模組\ISOE企業版申請表單\文件新增申請單‹預設四階:1.品質手冊、2程序辦法、3作業規範、4作業紀錄。版本:NET日期:98.08.01文件新增申請單作業位址:ISO文件管理模組\ISOE企業版申請表單\文件新增申請單版本:NET日期:98.08.01文件新增申請單-文件檔案作業位址:ISO文件管理模組\ISOE企業版申請表單\文件新增申請單版本:NET日期:98.08.01文件新增申請單-參考文件‹僅能選擇已生效的ISO文件。作業位址:ISO文件管理模組\ISOE企業版申請表單\文件新增申請單版本:NET日期:98.08.01文件新增申請單-電子表單‹可選擇相關的電子表單，如採購流程規範與現行的採購申請單有關，就可以選擇【採購申請單】。作業位址:ISO文件管理模組\ISOE企業版申請表單\文件新增申請單版本:NET日期:98.08.01文件新增申請單-權限屬性作業位址:ISO文件管理模組\ISOE企業版申請表單\文件新增申請單版本:NET日期:98.08.01文件新增申請單作業位址:ISO文件管理模組\ISOE企業版申請表單\文件新增申請單版本:NET日期:98.08.01新增申請單-審核流程初始文件新增申請單文件制定者文管人員審核通過未生效文件ISO文件資訊設定角色流程版本:NET日期:98.08.01文件生效初始文件新增申請單文件制定者文管人員審核通過未生效文件ISO文件資訊設定角色流程生效文件系統判斷已達生效日發佈通知單發佈單位成員版本:NET日期:98.08.01文件發佈通知單1版本:NET日期:98.08.01文件發佈通知單版本:NET日期:98.08.01ISO文件變更-作業流程變更申請單文件制定者文管人員角色申請流程系統判斷文件(變更申請)審核同意確認流程變更確認單ISO文件資訊設定審核通過待生效文件新版文件-生效已達生效日舊版文件-作廢版本:NET日期:98.08.01文件變更申請單作業位址:ISO文件管理模組\ISOE企業版申請表單\文件變更申請單版本:NET日期:98.08.01文件變更確認單作業位址:ISO文件管理模組\ISOE企業版申請表單\文件變更確認單版本:NET日期:98.08.01ISO文件變更取消-作業流程文件制定者文管人員角色取消流程系統判斷變更申請完成變更確認完成-待生效變更取消申請單審核同意變更取消申請單審核同意變更確認單X舊版文件-生效版本:NET日期:98.08.01文件變更取消申請單作業位址:ISO文件管理模組\ISOE企業版申請表單\文件變更取消申請單版本:NET日期:98.08.01ISO文件作廢-作業流程作廢申請單文件制定者文管人員角色系統判斷文件(作廢)審核同意作廢申請流程其他系統判斷作廢:ƒ已生效文件以過失效日-文件作廢ƒ文件變更新版文件生效時，舊版文件-作廢。版本:NET日期:98.08.01文件作廢申請單作業位址:ISO文件管理模組\ISOE企業版申請表單\文件作廢申請單版本:NET日期:98.08.01ISO文件調閱-作業流程調閱申請單一般人員文管人員角色系統判斷調閱文件審核同意調閱申請流程調閱通知版本:NET日期:98.08.01文件調閱申請單作業位址:ISO文件管理模組\ISOE企業版申請表單\文件調閱申請單版本:NET日期:98.08.01ISO文管報表作業位址:ISO文件管理模組\ISO文管報表版本:NET日期:98.08.01權限屬性清單作業位址:ISO文件管理模組\ISO文管報表\權限屬性清單‹檢視部門同仁的ISO權限是否有誤。版本:NET日期:98.08.01ISO型態代號清單作業位址:ISO文件管理模組\ISO文管報表\ISO型態代號清單‹檢視ISO型態是否已整的設定及其正確性。版本:NET日期:98.08.01文件類別代號清單作業位址:ISO文件管理模組\ISO文管報表\文件類別代號清單‹將文件歸類成公司組織內不同的功能。e.g.行政、採購…。版本:NET日期:98.08.01ISO階層代號清單作業位址:ISO文件管理模組\ISO文管報表\文件類別代號清單‹預設階層為:【品質手冊】、【程序辦法】、【作業規範】、【品質紀錄】。‹可查看ISO文件是否正確的規範於不同階層中。。版本:NET日期:98.08.01ISO條文清單作業位址:ISO文件管理模組\ISO文管報表\ISO條文清單‹不同ISO型態，針對不同組織功能流程有各自標準條文，提供組織在推動ISO認證時參考用。版本:NET日期:98.08.01ISO文件一覽表作業位址:ISO文件管理模組\ISO文管報表\ISO文件一覽表‹ISO文件的盤點清單。‹可當認證機構查核ISO執行績效時使用。版本:NET日期:98.08.01部門專案相關文件清單報表作業位址:ISO文件管理模組\ISO文管報表\部門專案相關文件清單報表‹審視跟某部門或專案相關的文件有哪些?‹可與ISO文件一覽表搭配做詢與盤點。版本:NET日期:98.08.01ISO相關條文清單報表作業位址:ISO文件管理模組\ISO文管報表\ISO相關條文清單報表‹檢視ISO文件設定相關條文是否正確?版本:NET日期:98.08.01參考文件引用清單作業位址:ISO文件管理模組\ISO文管報表\參考文件引用清單‹檢視被參考的ISO文件設定是否正確?或利用此報表，找出某文件參考了哪些相關文件。版本:NET日期:98.08.01文件變更一覽表作業位址:ISO文件管理模組\ISO文管報表\文件變更一覽表‹定期檢查文件版更頻率，或文件該版而未出現在此清單中，可以利用此報表協助日常維護。版本:NET日期:98.08.01近日內將生效之ISO文件作業位址:ISO文件管理模組\ISO文管報表\近日內將生效之