GMP文件的编制管理

GMP文件的编制管理王彦忠022-24700975内容介绍：文件管理的法规要求；文件的定义；文件管理的目的；文件的分类；文件要素；文件制定程序；文件的记录文件的维护文件管理的法规要求—EUGMP可靠的文件是质量保证体系必不可少的基本部分。书面的文件可以防止口头交流产生的错误，并能追溯批产品的历史。应有书面的准确的规格标准、生产处方、指令、规程和记录。最重要的---文件的清楚表达。文件管理的法规要求—WHOGMP良好的文件是质量保证体系必不可少的基本部分，应涉及GMP的各个方面，其目的是确定所有物料的规格标准、生产及检验方法；保证所有从事生产人员知道应该做什么、什么时候去做，确保具备药品释放所必须的全部材料；提供审查线索，以便对怀疑为不合格产品的历史进行调查。文件管理的法规要求—cGMP每一个药品生产商都应建立并维护用来控制所有必要的文件的程序。这些程序应提供以下内容：(a)文件批准、发放(b)文件变更文件管理的法规要求—SFDAGMP第八条质量保证是质量管理体系的一部分。企业必须建立质量保证系统，同时建立完整的文件体系，以保证系统有效运行。第一百五十条文件是质量保证系统的基本要素。企业必须有内容正确的书面质量标准、生产处方和工艺规程、操作规程以及记录等文件。第一百五十一条企业应当建立文件管理的操作规程，系统地设计、制定、审核、批准和发放文件。与本规范有关的文件应当经质量管理部门的审核。文件管理的法规要求—SFDAGMP第一百五十二条文件的内容应当与药品生产许可、药品注册等相关要求一致，并有助于追溯每批产品的历史情况。第一百五十三条文件的起草、修订、审核、批准、替换或撤销、复制、保管和销毁等应当按照操作规程管理，并有相应的文件分发、撤销、复制、销毁记录。第一百五十四条文件的起草、修订、审核、批准均应当由适当的人员签名并注明日期。文件管理的法规要求—SFDAGMP第一百五十五条文件应当标明题目、种类、目的以及文件编号和版本号。文字应当确切、清晰、易懂，不能模棱两可。第一百五十六条文件应当分类存放、条理分明，便于查阅。第一百五十七条原版文件复制时，不得产生任何差错；复制的文件应当清晰可辨。文件管理的法规要求—SFDAGMP第一百五十八条文件应当定期审核、修订；文件修订后，应当按照规定管理，防止旧版文件的误用。分发、使用的文件应当为批准的现行文本，已撤销的或旧版文件除留档备查外，不得在工作现场出现。第一百五十九条与本规范有关的每项活动均应当有记录，以保证产品生产、质量控制和质量保证等活动可以追溯。记录应当留有填写数据的足够空格。记录应当及时填写，内容真实，字迹清晰、易读，不易擦除。文件管理的法规要求—SFDAGMP第一百六十条应当尽可能采用生产和检验设备自动打印的记录、图谱和曲线图等，并标明产品或样品的名称、批号和记录设备的信息，操作人应当签注姓名和日期。第一百六十一条记录应当保持清洁，不得撕毁和任意涂改。记录填写的任何更改都应当签注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，必要时，应当说明更改的理由。记录如需重新誊写，则原有记录不得销毁，应当作为重新誊写记录的附件保存。文件管理的法规要求—SFDAGMP第一百六十二条每批药品应当有批记录，包括批生产记录、批包装记录、批检验记录和药品放行审核记录等与本批产品有关的记录。批记录应当由质量管理部门负责管理，至少保存至药品有效期后一年。质量标准、工艺规程、操作规程、稳定性考察、确认、验证、变更等其他重要文件应当长期保存。文件管理的法规要求—SFDAGMP第一百六十三条如使用电子数据处理系统、照相技术或其他可靠方式记录数据资料，应当有所用系统的操作规程；记录的准确性应当经过核对。使用电子数据处理系统的，只有经授权的人员方可输入或更改数据，更改和删除情况应当有记录；应当使用密码或其他方式来控制系统的登录；关键数据输入后，应当由他人独立进行复核。用电子方法保存的批记录，应当采用磁带、缩微胶卷、纸质副本或其他方法进行备份，以确保记录的安全，且数据资料在保存期内便于查阅。文件的定义GMP概念中的文件是指一切涉及药品生产、管理全过程中使用的书面标准和实施过程中产生的结果的记录。文件是…...文件是一个产品每天的一部分“Ifitisnotdocumented,itisnotdone!!!”是法规的要求，是安全措施文件管理的目的制药企业实施GMP需要标准化工作的支持，必须按照科学及标准化的管理模式制订出企业的GMP实施细则，规范企业的一切活动。企业的GMP实施细则是通过各种管理软件体现出来，软件是指先进可靠的生产工艺、严格的管理制度、文件和质量控制，是以文件的形式为依托。制药企业的文件是指一切涉及药品生产和管理的书面标准和实施中的记录，是质量保证体系的基本部分，涉及GMP的所有方面。文件管理的目的文件管理的目的是界定管理系统、减少语言传递可能发生的错误、保证所有执行人员均能获得有关活动的详细指令并遵照执行、而且能够对有缺陷或疑由缺陷产品的历史进行追踪。企业建立完善的文件体系能达到如下目的：①行动可否进行以文字为准；②一个行动怎样进行只有一个标准；③可以避免语言上的差错与误解而造成的事故；④任何行动后均有文字记录可查，为追究责任、改进工作提供了依据。文件管理的目的有章可循照章办事有案可查利于追踪持续改进文件的分类制药企业的文件很多，用于生产控制的各类文件上千种，大体归类可分为标准类和记录（凭证、卡）两大类。（一）标准类文件标准类文件根据标准的不同可分为下列三种：1．技术标准是由国家、地方、行业及企业所颁布和制订的技术性规范、准则、规定、办法、标准和程序等书面要求。技术标准文件包括了产品工艺规程、质量标准、处方等，如药典规定的注射用水质量标准。文件的分类2．标准管理程序是指企业为了行使生产计划、指标、控制等管理职能，使之标准化、规范化而规定的制度、规定、标准、办法等书面要求，如质量管理、文件管理和验证管理等。3．标准操作程序是指以人或人群的工作为对象，对工作范围、职责、权限以及工作内容考核等所提出的规定、标准、程序等书面要求。工作标准文件包括了具体岗位标准操作规程（SOP）如设备操作、清洁操作和物料的处理。文件的分类（二）记录类文件记录类文件是反映实际生产活动中标准情况的实施结果，报表、台帐、生产操作记录等；根据现代制药企业实际状况，记录类文件大体上可分为五大类，即生产管理记录、质量管理记录、监测维修管理记录、销售记录、验证记录，其中生产管理记录包括了物料管理记录、批生产记录以及批包装记录。包括：各种记录称量记录、操作记录、检验记录…..各种台帐等文件要素文件要素—准确如：先将干燥完的颗粒整粒（粉碎过筛）后加入混合容器中，再将物料A和B加入到混合容器中，在10rpm速度下混合至均匀。筛目、编号混合容器的编号加入方式混合的时间均匀的判定标准（如需要）文件要素—可信必须有进行观察的人填写原始数据。不要撕毁任何原始记录！修改之处划一条线，签名及日期，划线之处能够辨认文字。不要先把数据记录在草纸上在转抄到正式的记录上。文件要素—完全不能用“同上”不能用“”不能用“符合规定”必须使用对看见的事情能进行完整描述的语句进行描述。完全＝阐述＋信息＋数据文件要素—基本要求标准类文件：1．文件应具规范性，文件标题应明确，能清楚陈述本文件的性质，以便与其他文件区别。文件的文字用语要规范、简明、确切、易懂，避免用含糊的词，编写顺序有逻辑性。2．文件内容要做到合法性，符合国家对医药行业的有关法律、法规、法令及GMP的要求，不得与药事管理的相关法规相抵触。使用的文字应确切、易懂、简练，；指令性的内容必须以命令式方法写出。这是最基本的要求。文件要素—基本要求3．文件要具有可操作性，文件规定的内容要适合企业的实际情况，企业经过努力是可以达到的4．各类文件应有统一性，有便于识别其类别和文件查找的系统编码。文件表头、术语、符号、代号、尺寸、打印字体、格式等要求统一，文件与文件之间相关内容一致。5．如需在文件上记录或填写有关数据，则在文件格式设计时应留有足够空间，以便于填写内容；在文件各项内容之间，也要有适当的空隙；每项标题内容应准确。文件要素—基本要求6．为了保证文件的严肃与准确性，文件的制订、审查、批准责任人均应在文件上签字。文件不得使用手抄本，应按要求统一使用打印本，以防差错。7．文件中各种工艺技术参数的计量单位，均应按国家规定采用国际计量单位。8．原辅料、中药材、成品名称应以中华人民共和国药典或国家食品药品监督管理部门批准的法定名，适当附注商品名或其他通用别名。9．文件应具改进性，在使用过程中不断完善、健全文件系统，定期对文件进行复审、修订。文件要素—基本要求记录类文件：一致性：记录的内容与标准相一致，关键数据一定要在记录中反映出来。合理性：根据填写数据的字符长度预留足够位置，根据操作程序的先后，安排填写数据。负责性：每项操作均需有操作者签名，关键操作还应有复核人签名。明示性：管理标准文件、操作标准文件与记录相结合。文件制定程序首先建立管理文件的文件：包括文件的起草、修订、审查、批准、撤销、印刷、发放、复制及保管……文件制定程序—第一份程序是一份描述如何起草文件的程序–每种文件的格式–起草/审核/批准人的要求–文件的相关部门QA、QC新产品开发生产、物流工程/维修文件制定程序—第一份程序为确保各种文件制定的科学性、准确性及合理性，第一份程序应对文件关键人员的要求进行明确规定。（一）文件起草人员文件的起草主要由文件使用部门负责，文件起草人员必须具备良好的业务素质，接受过全面的GMP培训，有较强的实践工作经历，有一定的管理、合作、协调能力。制药企业的文件起草人员往往是来自于生产技术部门、质量管理部门、销售部门的业务与管理精英，根据GMP中对人员素文件制定程序—第一份程序质的基本要求，文件起草人员应具备以下几点基本素质：1．需经过GMP学习和培训，了解、掌握GMP的要求。2．能熟悉本专业的技术和管理，实践经验丰富。3．掌握文件撰写的基本要求。文件制定程序—第一份程序（二）文件审核人员文件草稿拟定完毕后应根据文件的重要程度，由相关部门进行审核，对于审核人员的基本素质要求是：1．需经过GMP学习和培训，掌握、熟悉GMP的要求。2．熟悉本专业的技术要求和管理要求，敢于管理、善于协调。3．掌握文件制定的要求。4．有能力对文件的内容和形式审查结果负责。文件制定程序—第一份程序（三）文件批准人普通文件由相应职能部门批准，报QA备案；重要文件需由QA负责人批准；对于文件批准人员的基本素质要求是：1．需经过GMP学习、培训及其他相关学习、培训，熟悉GMP要求。2．懂技术、懂管理、敢管理，勇于承担责任。3．具权威性，有平衡、协调能力。4．具有产品质量高标准及持续改进的观念。5．具有规范化、标准化、科学化管理的概念和不断提高管理水平的观念。文件制定程序—第一份程序如何编制每种类型的文件：设计原则文件体系结构文件编制流程定义编码系统文件制定程序—第一份程序设计原则：语言–准确、清楚内容–全面、完善–具有可追踪性文件制定程序—第一份程序文件体系结构：质量手册质量管理文件（质量管理、验证管理、生产管理、物料管理…详细工作文件(标准操作法、工艺规程、批生产记录、检验记录…)一级三级二级文件制定程序—第一份程序文件编制流程：设计起草/修订审核/批准发放培训执行归档回顾/变更GMP文件制定程序—文件编制流程（一）文件的起草在建立企业GMP文件起草组织机构后，根据文件的使用对象，由使用部门负责起草，文件的起草人可为部门主管、工段长或工艺员。起草时起草人可与部门员工进行讨论，听取意见，总结后编写；检验操作文件可由检验员起草。编写时应明确最终那个岗位使用此文件。文件制定程序—文件编制流程（二）文件的审核与批准生效文件只有经过批准方可生效。文件由使用部门起草后，按文件制定的有关规定将文件分发至与相关部门审核并提出审核意见，最终所写文件如只是普通文件，由相应职能部门批准生效，报QA备案；事关产品质量的重要文件由QA负责人批准生效。文件制定程序—文件编制