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第一、公文概念公文，是机关公务文书的简称。有时又称文书、文件。按2000年8月24日国务院发布，自2001年1月1日实施的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《新办法》）的规定：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”（一）公文的制发者必须是法定的机关、组织及其负责人。（二）公文必须是在管理过程中形成并使用的。（三）公文必须是按照统一的体式（格式），经过一定的处理程序制成的信息载体。（四）公文是各级各类机关和组织依法行政和开展公务活动的一种重要工具。第二、公文的制发程序：（一）拟稿。把领导人或单位的发文意图条理化，是发文处理的关键环节之一。（二）审核。由秘书部门负责人或单位领导人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发作好准备。（三）签发。由单位领导人签写发文具体意见，签发人对文稿的内容和行政效力负责。（四）复核。公文正式印制前，秘书部门应当进行复核。重点是看审核、签发手续是台完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。（五）发文注册。为待发文件注册，编注发文字号，确定印制数量和发送范围等（机密文件还要确立公文份数序号）。（六）缮印。根据《国家机关公文格式标准》，缮写或打印要签发的文稿，并由文秘人员负责校对。（七）用印。由秘书对已缮印好的公文盖印或现场监印。（八）发文登记。由文秘部门将待发公文登记造册，以备存查。（九）分发。由秘书把用印并登记的公文通过适当方式（邮寄、传真、电报、电子邮件、专人递送）传递给收文单位或个人。公文格式要素构成：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。第三、公文的格式。（一）公文用纸及印装格式1.公文用纸采用A4型，其成品幅面尺寸为：210mmx297mm.公文用纸天头（上白边）为：37mm+_1mm公文用纸订口(左白边)为：22mm+_1mm。版心尺寸为：156mmx225mm(不含页码)。2.公文印装要规范公文排版：正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。公文文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习俗书写、排版)。公文应左侧装订，不掉页。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。（二）公文版头格式：公文版头，又叫文头按规定由发文机关标识、公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、红色分隔线等要素组成。1.发文机关标识发文机关标识由“发文机关全称或规范化简称后面+‘文件’”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。居中排列。“发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mmx15mm（高x宽）：联合行文时应使主办机关名称在前，‘文件’二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。”2.发文字号。“发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号”。发文字号位于“发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号‘〔〕’括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加‘第’字”。“发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线”。为了表明对公文内容负责，防止弄虚作假，便于查明责任，按规定，下级机关上报给上级机关的公文，业务主管部门上报给领导机关的公文，都应注明签发（会签）人，以示负责。平行文、下行文可以注明签发（会签）人，也可以不注明签发（会签）人。3.秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用‘★’隔开”。A绝密文件B机密文件C秘密文件例：4.紧急程度“如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行”。公文的紧急程度分为“特急”、“急件”、“限时送达”。（三）公文主体格式。公文主体格式包括：公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、特殊情况说明、附注、附件等。1.公文标题。“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。公文标题位于“红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称．间距恰当”。完整的标题包括发文机关名称、公文事由和文种三个部分，简称标题三要素。如《xx市人民政府关于开展财务大检查的通知》。2.主送机关。“主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称”。主送机关位于“标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送”。所有上行文都必须有主送机关。下行文的主送机关有两种情况：一是针对性强的下行文，都应当有主送机关。批复、指示性通知等这类针对性强的下行文，主送机关可以是一个，也可以是多个或所有的下属单位。如果下行文的主送机关是一个受双重领导的单位时，应当在文尾抄送另一个领导机关。二是凡收文对象无法限定或无须限定时，可省去主送机关。如公告、通告等须公开张贴的公文，以及起笔即列章、列条的公文，如章程、条例等，可以省去主送机关。当下行文主送机关不只一个时，就有个排列顺序问题，可按照以下原则进行排列：①按主送机关与公文内容的密切程度排列。关系密切的排在前面，关系一般的排在后面。②按系统和级别高低排列。当各主送机关与公文内容的密切程度相等时，级别高的排在前面。③比照有关法规和具体规定进行排列。如主送机关中关于省一级行政区的排列，就应按宪法中的书写顺序进行排列，一律写成“各省、自治区、直辖市”而不能写成“各省、市、自治区”。3.公文的主体（正文）格式公文主体是公文内容陈述的开始，是公文的核心部分。公文正文位于“主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行”。除综合性内容的公文之外，一般公文要求一文一事，以便于分送和处理。要注意的是，为堵塞编造公文的漏洞，《新标准》取消了执行多年的“此页无正文”格式。4.印章一是杜绝空白印章。空白印章，即印章没有压盖任何文字，极易给伪造印章者提供可乘之机。为防止联合行文时出现空白印章，《新标准》规定在格式上必须采取以下措施：两个单位联合行文，将成文时间的字距拉开成一行，左右各空7字。两个印章均压成文时间三个或三个以上单位联合行文，所有参与联合行文的单位，都要署单位名称，印章压在单位名称上。因为三个以上单位联合行文，如仅署成文时间，不署单位名称，就会出现至少有一个以上印章无法压在成文时间上，就会出现至少有一个以上印章是空白印章。而要求所有行文单位都署单位名称，将印章加盖在单位名称上，就会避免这种情况。二是印章与正文必须同处一面。为了堵塞编造公文的漏洞，新“标准”取消了“此页无正文”格式。“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识‘此页无正文’的方法解决”。5.成文日期“成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准”。“成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。由于印章一般要盖在成文日期上，因此，成文日期的位置要依印章的位置而定。①确定成文日期的原则(1)重要的命令、决定、通告、通知等，以领导人签发日期为准；(2)两个以上机关联合发文，以最后签发（或签署）的日期为准；(3)会议通过的公文，以通过的日期为准；(4)一般性的公文，可以实际印发的日期为准；(5）电报，以发出日期为准。②成文日期的书写位置成文日期的书写位置，通常有两种情况：一是文尾标注，二是题下标注。文尾标注，公文大都采用文尾标注的方法。其书写位置因单一发文或联合发文而不同、单一发文只有一个印章时，“成文日期右空4字”；两个单位联合行文且有两个印章时，“应将成文日期拉开，左右各空7字”（即居中排布）；3个以上（不含3个）单位联合行文且有3个以上印章时，“在最后一排印章之下右空2字标识成文日期”。题下标注是指那些经法定会议通过的公文，如章程、条例，以及开头即分章列条，或被发布的规定、办法等规章性公文，因无法在落款处盖章，或有些法定会议根本就没有印章，其成文日期放在标题之下，正文之上，并加括号，通常写成“（x年x月x日）”或“（x年x月x日发布）”。如是会议通过的公文，应写明会议名称和通过日期。③公文成文日期的书写党政机关公文的成文日期一定要用阿拉伯数字书写，如2012年1月5日”。不能将阿拉伯数字与汉字混用，而且年、月、日要写全。（四）版记格式：新条例、新格式删除了主题词要素。297mm225mm37mm+-1mm28+-1mm156mm210mm例00001机密★1年特急×××××××××文件×××[2016]10号×××××关于××××××的通知××××××：□□×××××××××××××××××××□□×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××第四、公文格式经常出现的问题：没有注意新条例、新格式的修订：新条例、新格式消除了过去党政公文的许多差异，党政机关公文实现了历史性统一。纸张统一为A4型。将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。增加了发文机关署名和页码要素。版记中删除了主题词。上行文发文字号不可居中排列，新《格式》规定：“上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。”成文日期均用阿拉伯数字，改变了以往行政机关用汉字的做法。错误将函的发文字号置于标准式法定公文版头红色分隔线之上。新《格式》规定：发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。版记必须在偶数页上。根据新《格式》关于“双面印制”和“首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合”的规定，版记务必置于偶数页上。公文的字体、字号：综合新《格式》的各项规定，公文要素所用字体可归纳为：字体：※用小标宋体的有：发文机关标识、公文标题；※用黑体的有：密级、保密期限、紧急程度；※用仿宋体的有：发文字号、“签发人”三个字、主送机关、正文、附件说明、成文日期、附注、抄送机关和印发日期；※用楷体的有：签发人姓名；※用阿拉伯数字的有：份号、页码以及附件说明和成文日期、印发日期中数字。字号：※公文标题用2号字；※抄送机关以及印发机关和印发日期用4号字；※其他各要素均用3号字。结构层次序数的使用：2000年《办法》曾规定：“结构层次序数，第一层为‘一’，第二层为‘（一）’，第三层为‘1’，第四层为‘（1）’。”新《格式》进一步规定：文中结构层次序数依次可以用‘一、’‘（一）’‘1.’‘（1）’标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋字体标注。信函的格式问题。公文通用格式、信函格式、命令格式、纪要格式。信函的格式和通用公文格式混淆错用，主要出现在版头和版记上。版头如：例1.（主送省人事厅；正文等略，下同）XX省商业厅函件x商教字[2016]10号关于商请开办第二期县（市）商业局长岗位职务培训班的函例2.（主送省商业厅）xx省人事厅x人函[2016]14号关于开办第二期县（市）商业局长岗位职务培训班的函例3.（主送市统计局）xx省统计局文件X统办[2016]第X号关于请提供经济体制和机构改革情况资料的函可以修改为：例1.XX省商业厅X商函[2016]10号（标题