人事档案管理办法

XX厂规章制度发布通知XX规章〔2016〕第20号《XX厂人事档案管理办法》已经于2016年3月25日通过，现予发布，自发布之日起施行。厂长：2016年3月25日规章制度控制表制度名称XX厂人事档案管理办法制度编号CPIMDCFRD-03-05-2016-03版本签发日期下次评估时间起草人部门审核分管领导审核签发人是否修订本制度（或本次修订）的主要内容1.修订了文本格式2.修订了关于填充档案归档材料的流程及内容解释部门人力资源部实施及完善执行人人事管理专业XX厂人事档案管理办法第一章总则第一条为加强XX厂（以下简称企业）人事档案管理工作，进一步提高人事档案管理水平，保护和利用档案，为人才队伍建设服务，制定本办法。第二条本办法适用XX厂。第三条人事档案按规范、分类与安全与保密进行管理。第二章管理职责第四条人力资源部是企业员工所有人事档案的归口管理部门。第五条人力资源部人事管理专责负责人事档案资料的收集、归类、鉴定工作；办公室档案管理人员负责归档资料的整理、存放、保管、转递、查阅、借阅等工作；人事档案资料的归档由人力资源部人事管理专责和办公室档案管理人员共同进行。第三章内容与分类第六条人事档案正本的内容与分类如下：第一类：履历材料；第二类：自传材料；第三类：鉴定、考核、考察材料；第四类：学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、成绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务评审表、考绩表、审批材料等）；第五类：政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料、党籍及参加工作时间等问题的审查材料等）；第六类：参加中国共产党、共青团及民主党派材料；第七类：奖励材料（包括科学技术和业务奖励、模范争先事迹）；第八类：处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见等）；第九类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休退职材料及各种会议代表登记表等材料；第十类：其它可供组织参考的材料。第七条制作由上级公司管理的领导班子成员人事档案的副本，副本为正本（不含一、十类）材料的复印件。第四章人事档案的管理第八条人事档案管理包括：（一）收集、鉴别和整理人事档案材料；（二）办理人事档案的查阅、借阅和转递；（三）人事档案的统计、安全、保密、保护工作。第九条收集、鉴别和整理（一）收集各类人员的任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中形成的反映德、能、勤、绩、廉等方面的材料，以及本人填写的履历表、本人自传、组织鉴定等材料。（二）对收集的材料进行鉴别。对真实、完整齐全、文字清楚、手续完备的归档材料进行归档，不属于归档范围的材料不得归档。对需要销毁的材料,销毁前必须详细登记，并报请主管负责人审查批准后进行。（三）整理档案材料统一使用A4规格的办公用纸，不得用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。档案卷皮、目录和档案袋的式样，实行统一的制作标准。第十条查阅、借阅和转递（一）查阅和借阅人事档案必须认真填写《查阅（借阅）人事档案审批表》（见附件1），按照查阅、借阅人事档案的有关规定办理审批手续。凭借阅单位介绍信及查阅人证件查（借）阅人事档案。（二）档案管理人员要根据规定，确定是否提供或提供哪类材料。（三）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属档案。档案工作人员本人及在回避范围内的亲属档案，由指定的专人保管。（四）档案一般不允许外借，如必须借出使用时要说明理由，经人力资源部门负责人报请分管领导批准，并严格履行手续后才可借出。任何人不得擅自将档案转借他人。对借出的档案要按限期归还。（五）员工工作调动或职务变动后应及时转递本人人事档案，人事档案转递必须填写《人事档案转递审批表》（见附件2），履行审批手续。（六）人事档案应通过机要部门转递或派专人送取，不准以平信、挂号、包裹等公开邮寄或本人自带。（七）档案管理人员在转递人事档案之前进行一次认真清理，保证档案材料齐全完整，转递时不得截留任何材料。（八）转递人事档案必须按统一规定的《人事档案转递通知单》（见附件3）详细登记，严密包封。（九）收到档案的单位经核对无误后，经办人在转递回执单上签字并加盖公章后返回原单位。逾期一个月未收到转递回执单时，原单位应进行催问，以防档案丢失。第十一条企业领导班子成员的人事档案正本由蒙东能源集团公司保管，副本由企业保管。第十二条企业领导班子成员退休后，其档案正本退回企业，由企业转交地方退管中心进行保管。不能转交地方退管中心保管的，暂由企业保管。第十三条员工解除劳动合同，到其他单位就业的其档案转至就业单位。未就业的，其档案按程序转入所在地就业管理机构。第十四条建立坚固、防火、防潮的人事档案库房，配备铁质档案柜。第十五条库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和措施应经常检查，要保持库房的清洁和适宜的温湿度。第十六条建立人事档案登记和统计制度，每年全面核对一次档案，发现问题及时解决。第十七条人事档案库房实行“双人双锁”制管理，即办公室档案管理人员和人资部人事管理专责各执一把锁的钥匙，二人同时到场方可开锁进入档案库房。设置专门的人事档案阅档室和档案整理室。档案库房、阅档室和档案整理室要分开设置。第十八条填充档案归档材料时，应由办公室档案管理人员和人资部人事管理专责，共同在人事档案归档通知单上签字并放入档案。第十九条人事档案管理工作中所需必要的设备和业务经费，应单独立项，列入企业预算统筹解决。第五章纪律与要求第二十条严禁任何个人私自保存他人档案。对利用档案材料营私舞弊的,视情节轻重予以严肃处理。第二十一条严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。第二十二条查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。第二十三条借用、查阅档案的单位和个人不得擅自拍摄、复制档案内容。因工作需要从档案取证的，必须请示人事部门负责人审查批准后才能复制、拍摄。第二十四条上级公司管理的人事档案要在新档案材料形成十五日内，送交上级主管部门归档。第六章附则第二十五条本制度由人力资源部负责解释。第二十六条本制度若与上级制度抵触，则执行上级制度。第二十七条本制度自发布之日起实施。第七章支持性文件1.《中国电力投资集团公司人事档案管理办法》。2.《中电投蒙东能源集团公司人事档案管理办法》。第八章附件1．查阅人事档案审批表2.人事档案转递（借阅）审批表3.人事档案转递通知单4.人事档案归档通知单5.人事档案管理流程图6.制度执行情况反馈意见表附件1人事档案查阅审批表（人资部留存）编号：姓名档案名称查阅原因人资部经办人签字：年月日人资部负责人签字：年月日档案室档案管理经办人签字：年月日----------------第号-------------人事档案查阅审批表（档案室留存）编号：姓名档案名称查阅原因人资部经办人签字：年月日人资部负责人签字：年月日档案室档案管理经办人签字：年月日附件2人事档案转递（借阅）审批表（人资部留存）编号：姓名档案名称档案份数档案目录转递（借阅）原因人资部经办人签字：年月日人资部负责人签字：年月日分管人资厂领导年月日档案室档案管理经办人签字：年月日--------------第号----------------人事档案转递（借阅）审批表（档案室留存）编号：姓名档案名称档案份数档案目录转递（借阅）原因人资部经办人签字：年月日人资部负责人签字：年月日分管人资厂领导年月日档案室档案管理经办人签字：年月日附件3人事档案转递（借阅）通知单（存根）第号人资部：兹将同志人事档案转去，请按档案内所列目录清点查收。发件单位：年月日姓名转递原因份数备注………………………………………第号……………………………………人事档案转递（借阅）通知单第号人资部：兹将同志人事档案转去，请按档案内所列目录清点查收，并将回执退回。发件单位：年月日姓名转递原因份数备注………………………………………第号……………………………………回执XX厂人力资源部：你处于年月日转来第号同志人事档案共份，已全部收到，现将回执退回。收件人：收件单位：年月日附件4人事档案归档通知单（存根）第号档案室：兹将等名同志人事档案材料归档，请按档案内所列目录清点查收。送件单位：人力资源部年月日姓名转递原因份数备注人力资源部经办人：人力资源部负责人：档案室经办人：第号人事档案归档通知单第号档案室：兹将等名同志人事档案材料归档，请按档案内所列目录清点查收。送件单位：人力资源部年月日姓名转递原因份数备注人力资源部经办人：人力资源部负责人：档案室经办人：附件5XX厂人事档案管理流程图人人人人人人人人人办公室人力资源部人事档案管理专责人事主管专责整理存放保管传递查阅借阅收集归类鉴定附件6制度执行情况反馈意见表制度名称XX厂人事档案管理办法制度编号CPIMDCFRD-03-05-2016-03执行中发现的问题