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第四篇人事档案管理办法第一章总则第一条目的为规范员工档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用员工档案资料，更好地为公司各项工作服务，特制定本管理办法。第二条意义员工档案工作是公司人力资源工作的重要组成部分，实现员工档案科学化、规范化、制度化的管理，充分发挥员工档案的作用，是选贤举能，知人善任，历史地全面考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。第三条适用范围本管理办法适用于公司及所属企业。第二章档案管理原则第四条公司及所属企业必须按照统一的标准进行分类管理，方便查阅：1、实行独立企业独立建档管理；2、按照企业所属部门先后顺序进行分类管理；3、按照职位高低顺序进行分类管理；4、按照同类职位入职时间先后顺序进行分类管理；5、档案按照统一的编号进行存档，详见《档案编号管理办法》（附件一）。第三章管理职责第五条人事档案员管理职责：1、负责制订、修改和完善公司员工档案管理相关工作；2、负责公司总部全体员工的员工档案管理工作；3、负责公司所属企业一般管理人员及其以上员工的员工档案管理工作；4、负责对公司所属企业员工档案管理工作进行检查与督导。第六条公司人力资源部档案管理员有权要求所属企业，按本制度建立规范的员工档案管理流程。第七条公司总部及所属企业档案管理员都必须严格执行本管理办法。第四章人事档案内容公司制度体系第五章员工档案的收集、整理、装订第九条员工档案管理员负责员工履历表、内部选聘报名表、调职（轮岗）申请表、员工薪资变动申请表、异动表、各种奖励、职务任免等材料的收集、整理和归档工作。第十条在以下几个时段档案管理员需着重做好员工档案资料的管理工作。1、新员工办理入职手续资料⑴《个人简历》或《应聘登记表》、《招聘面试意见表》、《新员工入职制度学习登记表》；⑵完善钉钉系统个人资料填写录入或拍照记录；⑶身份证、学历证、学位证、职称证书及其他相关资质证件的复印件；（4）经济担保书、固定资产证件复印件、户口薄复印件（本条适用于出纳、司机、采购员及需要提供担保的相关职位）；（5）以上资料有在当日无法提供的，务必在三个工作日之内完成，由行政员工部相关工作人员负责督促；并将以上档案、资料进行整理、归档；（6）每月15日与30日与新员工签订《劳动合同》或《实习协议》，。2、员工办理转正手续资料⑴《试用期调查表》；⑵《员工转正申请表》；⑶《试用员工转正考核表》；⑷《员工转正述职报告》；⑸《员工购买社保申请表》；⑹《调职（轮岗）申请表》。3、员工办理调动手续资料⑴《内部选聘报名表》或《调职（轮岗）申请表》；⑵《工作交接表》；⑶《员工调动通知》。4、员工办理离职手续资料①《员工辞职通知书》；②《员工离职注意事项告知书》；③《解除劳动合同（关系）通知书》；④《劳动合同》或《实习协议》；⑤《解除劳动关系通知》。离职确认表工作交接表离职面谈表⑵对于辞职或辞退人员的档案应实行“一人一档”管理,不能退还给本人，档案必须保留到规定的保存时间：①高层领导的档案一般应保留满十年；②中层领导的档案一般应保留满五年；③基层员工的档案一般应保留满三年。过保留期限的档案,由档案管理员进行统一整理，报分管领导批准后销毁，但电子数据资料永久保存，其中电子资料保存要求每月做一次备份，备份数据设置打开密码和修改密码。5、劳动合同或实习协议每月15日、30日（若遇节假日提前）与员工签订（含续签）《劳动合同》、《实习协议》，并进行整理、归档、妥善保管。6、档案、资料整理与归档时间每月15日、30日对员工档案进行整理、归档，并妥善保管。第十一条档案管理员每月1日（若遇节假日顺延）按公司档案管理办法，对上月的员工档案进行整理、归档。第十二条档案管理员，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。第十三条员工档案的装订：1、员工资料统一以A4纸为标准整理、存档；2、依档案材料类别排列，每类资料以形成时间为序；3、员工档案档案盒在封页上应注明相应的编号。第六章员工档案的查阅与移交第十四条如因工作需要从员工档案中获取相关信息或需复制、拍摄、扫描、调用档案内容，须事先填写《员工档案借阅登记表》（附件二），做好登记备案。第十五条查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处。第十六条每周公司所属企业需向公司人力资源部提交一份，本企业最新的人力资源数据库资料（电子版）及一般管理人员及其以上员工的入职、离职相关的相关纸质资料（要求一式两份，本企业留存一份存档），同时附《员工档案移交表》（附件三）一份。（其他分公司员工档案如何管理）第七章其他规定第十七条公司总部及所属企业全体员工，必须建立个人档案。第十八条档案管理人员应具有良好的思想素养，在工作中须严格遵守保密制度。第十九条档案管理员不得擅自处理或销毁档案材料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。第二十条人力行政副总定期或不定期地对公司员工档案管理工作进行检查与督导，检查中凡发现不按照《员工档案管理制度》予以办理执行的，计入当月绩效考核。第二十一条本制度自公布之日起开始执行。第二十二条本制度最终解释权归公司人力资源部所有。