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银行员工人事档案管理暂行办法第一章总则第一条为进一步加强银行（以下简称“银行”）员工人事档案管理，促进员工人事档案管理的规范化和信息化，有效地保护和利用档案，更好地为企业改革发展及管理工作服务，依据中共中央组织部《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案目标管理暂行办法》等文件规定，结合邮储银行实际，特制定本办法。第二条本办法适用于邮储银行及各分支机构合同制员工人事档案管理，劳务派遣、离退休返聘等人事档案管理均不执行本办法。第三条邮储银行员工人事档案管理不再沿用原先按照身份管理档案的做法，人事档案不再区分干部档案和工人档案，统称员工人事档案，均由人力资源部门统一管理。员工的原有身份仅做为一种历史的记载，在调出系统或调入政府机关、事业单位时，以原有身份介绍。第二章档案管理体制和机构第四条邮储银行员工人事档案管理实行集中统一和分级负责相结合的管理体制，原则上按人事管理权限，由各级人力资源部门集中统一管理，同时接受上级人事档案管理部门的业务监督、检查和指导。2第五条人事档案管理是总行全辖人力资源管理信息系统建设的重要基础，是人力资源信息系统建设的信息支撑和保障。信息采集录入人力资源系统前必须要与人事档案进行核对。第六条各级分行应健全档案管理制度，按要求配齐配好专职档案管理人员，负责人事档案的日常管理和人力资源管理系统综合信息的采集录入、核对与维护。总行人力资源部负责对一级分行，一级分行人力资源部负责对二级分行的人事档案管理工作进行业务指导、监督和检查。第三章人事档案内容和分类第七条各级分行人力资源部对所管理的员工都要建立人事档案。总行及各级分行领导班子成员、总审计师、行长助理建立正、副本两套档案，其他员工只建立原始档案。第八条人事档案正本的材料应历史地、全面地、客观真实地反映员工情况。其内容及分类如下：第一类履历材料。包括：干部履历表、职工履历表、登记表、简历表，职工、学生、职员、教师、医务人员、军人登记表，军队干部履历登记表，更改姓名的材料及批件，履历变化情况等，以履历为主的综合性材料不要拆开，归到本类。第二类自传材料。包括：自传，属于自传性质的材料，入党、入团形成的自传材料等，入党、入团申请书和自传连在一起的可归入第六类。3第三类鉴定、考核、考察材料。包括：民主评议员工的综合材料，组织审定的综合材料，员工鉴定，自我鉴定（有组织意见的），学生鉴定和毕业生鉴定表，学员鉴定表，职工鉴定表，党、团员鉴定表，出国人员鉴定表，挂职交流鉴定表，实习和见习生鉴定表（有转正定级内容的可放在第九类），转业干部鉴定，以鉴定为主的各类人员登记表和其它鉴定性材料，员工考核、考察登记表，作为员工任免调动依据的正式考察材料，离任审计考核材料（审计考核发现问题而受处分的，连同处分材料一起归入第八类）。第四类学历、学位、学绩、培训和专业技术情况材料。包括：初中、高中、中专、高等院校毕业生登记表，招生报考登记表，推荐、选拔学生登记表，员工进修登记表，学习成绩表，论文成绩及评语，学历、学位证明材料，毕业研究生登记表，选拔留学生审查登记表，岗位职务培训登记表，专业技术任职资格申报表、聘任专业技术职务的审批表、套改和晋升专业技术职务审批表，专业技术考试成绩合格登记表，享受专家待遇津贴登记表，考试录用和聘用管理报考登记表及考试成绩，职业技能鉴定证明材料。第五类政审材料。包括：入党、入团、参军、出国、招工、招生的政审材料；审查员工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告，审查、甄别、复查结论，上级批复及有关依据、本人对结论的意见、检查交待或说明情况材料，主要证明材料；家庭出身、个人成份，家庭成员和主要社会关4系调查证明材料；“文革”中冤假错案的平反材料（包括直系亲属主要社会关系的平反材料），“文革”中的表现证明材料，爱人情况登记表及调查证明材料；更改民族、年龄、国籍、出生年月、参加工作时间的个人申请、组织审批意见及作为依据的证明材料；军人入伍时间的审批材料，知识青年上山下乡时间计算及工龄审批表，上级批复以及所依据的证明材料。第六类参加中国共产党、共青团、民主党派的材料。包括：入团申请书、志愿书，团员登记表及离、退团材料；入党申请书（1-2份全面系统的）、入党志愿书，转正申请书，党员登记表，民主评议党员组织意见表或登记表，缓期登记、不予登记决定，组织审批意见及所依据的材料；对不合格党员劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见材料；延长预备期的有关材料，加入民主党派的有关材料。第七类奖励材料（县、处级及以上的）。包括：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。第八类处分材料。包括：处分决定、免予处分的处理意见、通报批评材料、违犯党纪、政纪、财经纪律和工作过失材料，甄别复查报告、结论，查证核实报告、上级批复、本人对处分的意见和检查交待材料；历次运动中所犯错误受处分材料；刑事犯罪、法院判决书、劳动教养审批材料。第九类工资、任免材料。包括：工资变动登记表，员5工岗位变动审批表、员工任免通知、任免审批表，军警衔评定、晋升审批表，调资通知和审批表，定职定级审批表，解决待遇审批表，专业技术职务评定、套改、续聘、解聘通知、命令，享受专家特殊津贴的通知，录用和聘用员工审批表及通知，解聘、辞退材料，劳动合同及其变更、解除、终止材料，延长试用期及暂不解聘材料，招工、调动工作材料，保险福利待遇、知识青年上山下乡登记表、以工代干登记表、应征入伍、退伍军人登记表、预备役登记表、国家公务员登记表、军队转业干部审批表，离休、退休、退职通知、命令，离、退休后提高工资待遇审批材料，因公出国（境）人员审批表、备案表、在国外表现情况材料或鉴定材料，停薪留职审批材料，党代会、人代会、政协会议、青工妇等群众团体代表会登记表，民主党派代表登记表、委员简历、政绩材料等。第十类其他可供组织参考有保存价值的材料。包括：新录用员工和毕业分配工作体检表，报到通知书，随军家属审批表，处理工伤事故中形成的有关材料，有严重慢性病的体检表，工伤致残诊断及确定致残等级材料，医疗期审核材料，干部逝世后讣告、悼词（生平）及有关材料，非正常死亡的调查报告及有关材料，有保存价值无法归入前九类的材料等。第九条员工年度业绩考核和岗位变动等相关材料对于充实人事档案内容，提高人事档案的使用价值，准确反映员6工工作情况十分重要。除第七条中相关内容外，在第三类中要将年度考核表，在第九类中要将《员工岗位变动审批表》（附件1）作为重要内容重点收集。人事档案管理人员在做好员工职务、工资变动登记的同时，要做好岗位变动的记录，为人力资源管理系统的维护提供可靠依据。第十条人事档案副本。副本的内容由人事档案正本主要材料的复制件（或重复材料）构成。内容及其分类：第一类的近期履历材料；第三类的主要鉴定、员工考核材料；第四类的学历、学位和评聘专业技术职务材料；第五类的政治历史情况的审查结论材料；第七类的奖励材料；第八类的处分决定材料；第九类的工资、任免、待遇、通知、出国审批材料。其他类别有重复的材料也可归入副本。第四章管理范围第十一条人力资源部管理人事档案的范围，原则上与其人事管理权限相一致，其分工如下：（一）总行人力资源部保管：1、一级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案正本；2、总行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本（正本由集团公司人力资源部负责保管）；73、总行本部全体员工人事档案正本。（二）一级分行人力资源部保管：1、二级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案正本；2、一级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本；3、一级分行本部员工人事档案正本，其中：直辖市、计划单列市分行管理所辖一、二级支行全部员工档案正本。（三）二级分行人力资源部门保管：1、二级分行领导班子成员、总审计师、行长助理人事档案副本；2、二级分行本部员工档案正本；3、所辖一、二级支行全部员工档案正本。第十二条一、二级支行不保留员工人事档案。根据自身管理需要省(区)分行可以保管所辖各分支机构全部员工人事档案正本。第五章各类人事档案管理规定第十三条档案管理人员及其管辖范围内直系亲属的人事档案，由所在单位指定专人负责保管。第十四条员工退职、退（离）休后，其档案仍由原保管单位人力资源部保管。第十五条员工死亡以后，其档案由原保管单位人力资源部保存五年后，移交本单位的综合档案部门保存。8第十六条员工辞职、自动离职、被辞退（解聘）等终止或解除劳动合同后，未就业的，其档案转交本地人才交流中心或者当地劳动部门保管。第十七条在办理档案转移手续过程中，应由接收单位以公函的形式发到其档案所在的原单位，原单位接到对方的公函后，依照调动的程序办理调转或档案转移手续；除此以外，原单位不得办理档案转移手续。三年以上不办理人事档案转移手续的，原单位不能为其出具任何证明材料或为有关部门提供档案查阅（国家安全、公安、监察等部门因工作需要可按规定办理查阅手续进行查阅）。第十八条员工在受刑事处分和劳动教养期间，员工出国（境）不归或失踪、逃亡以后，其档案仍由原管理单位保管。第十九条对“无头档案”要进行清理，编写出名册，并查找下落，查到线索的，经核对无误后，将档案材料转出。经多方查找仍无下落的，须在2个月之内，与查找的综合情况书面材料一并移交本单位综合档案部门保存。第六章人事档案材料的收集、鉴别与归档第二十条档案材料的收集归档，必须严格按照中组部《关于干部人事档案材料收集归档规定》认真执行。第二十一条人力资源部门要与形成人事档案材料有关部门建立联系制度，做到定时、定向、定内容收集档案材料。人力资源部可根据工作需要和档案中缺少材料的情况，有计9划地布置填写员工履历表和自传等材料充实档案内容。形成人事档案材料的部门，要建立主动送交人事档案材料归档工作制度，应在形成正式档案材料的一个月内，及时地将形成的档案材料送交人事档案管理部门归档。第二十二条收集的材料，必须经过认真鉴别。属于归档的正式材料，必须完整齐全、真实有效，文字清楚，对象明确，手续完备。属于组织形成的材料要有组织盖章，属于个人形成的材料要有本人签字。凡组织鉴定、审查结论、处分决定、组织考核等形成的综合材料，须经本人见面签字（本人见面后未签字的由组织注明）；任免通知、呈报表、考察材料、录用、聘用审批表必须注明批准机关名称、时间和文号，出国（境）审批表，要注明出去和返回时间及出去的目的，然后方能归入档案。要认真做好归档材料登记，由归档人与接收人双方签字，明确界定归档责任。第二十三条归档范围之外的材料不得擅自归档。经过鉴别不应归档的材料，应按中组部《干部档案整理工作细则》的规定进行处理，详细登记并报请主管负责人审查批准。任何人不得自行销毁档案材料，不符合归档要求的材料不得归入档案。对伪造档案材料，涂改档案内容的，一经发现，要予以清除，并根据情节轻重，对当事人给予党纪政纪处分，构成犯罪的要依法追究刑事责任。第二十四条档案材料一律使用16开办公纸，使用碳素、蓝黑墨水，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝、红色墨水和复写10纸书写。第七章人事档案材料的整理第二十五条人事档案整理工作，应严格按照中组部《干部档案整理工作细则》的规定进行，特别是对新分配来的大专院校毕业生和新录用、聘用人员的档案，要做到随时立卷、整理、装订成册。收集归档的档案材料要在一个月内装入散装材料袋（夹），散装材料每两年装订入卷归档一次。第二十六条各类人事档案材料都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编上页码。第二十七条档案材料排序的基本方式：（一）按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料。（二）按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、第六类、第八类。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复、结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前，