第2章--数据的输入与编辑

第2章数据的输入与编辑数据输入基本方法数据输入技巧数据的基本编辑为单元格设置数据有效性为单元格创建下拉列表数据的保护2.1数据输入基本方法在Excel中，用户可以向单元格中输入各种数据，如文本、数值、日期和时间等，每种数据都有它特定的格式和输入方法，下面一一介绍。案例1输入文本文本是指汉字、英文，或由汉字、英文、数字组成的字符串，例如，“北京”、“项目1”、“A12”等都属于文本。单击要输入文本的单元格，然后可直接输入文本，输入的内容会同时显示在编辑栏中。输入完毕，按键盘上的【Enter】键或单击编辑栏上的“输入”按钮确认。默认情况下，在单元格中输入文本型数据时，输入的内容会沿单元格左侧对齐，如下图所示。输入结束后按【Enter】键，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格如果输入的数据长度超出单元格长度，并且当前单元格后面的单元格为空，则文本会扩展显示到其右侧的单元格中，如下上图所示。若后面单元格中有内容，则超出部分被截断，不显示，如下图所示。不过，如果单击该单元格，在编辑栏中可看到内容依然存在，只是暂时隐藏起来了。文本扩展显示到右侧单元格中文本显示被截断现场解答1：如何设置文本数据的自动换行如果希望文本在单元格内以多行显示，可以将单元格格式设置成自动换行，也可以输入手动换行符。1．自动换行要让文本自动换行，可首先单击目标单元格，然后在“开始”选项卡上的“对齐方式”组中单击“自动换行”按钮，如下图所示。2．输入换行符这是双击单元格A1后，分别在“华”字和“民”字后断行的效果要在单元格中的特定位置开始新的文本行，请先双击该单元格，然后单击该单元格中要断行的位置，按【Alt+Enter】组合键，效果如下图所示。案例2输入数值在Excel中，数值型数据是使用最多，也是最为复杂的数据类型。数值型数据由数字0~9、正号、负号、小数点、分数号“/”、百分号“%”、指数符号“E”或“e”、货币符号“￥”或“$”和千位分隔号“，”等组成。输入数值型数据时，Excel自动将其沿单元格右侧对齐。此处以输入普通数字为例，介绍数值型数据的特点，如下图所示。1．输入负数如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“－”，或给数字加上圆括号。例如，输入“－10”或“（10）”，都可在单元格中得到－10，如下图所示。2．输入分数分数的格式通常为“分子/分母”。如果要在单元格中输入分数（如4/5），应先输入“0”和一个空格，然后输入“4/5”，单击编辑栏上的“输入”按钮后单元格中显示“4/5”，编辑栏中则显示“0.8”；如果不输入“0”，Excel会把该数据当做日期格式处理，存储为“4月5日”，如下图所示。编辑栏中显示“0.8”分数被自动转换成日期3．输入小数如果输入小数，一般可以直接在指定的位置输入小数点即可，如下图所示。现场解答2：如何设置数值格式当输入的数据位数较多时，如果输入的数据是整数，则数据会自动转换为科学计数表示方法；如果输入的是小数，则系统会根据情况进行自动调整，如下图所示。要手工调整单元格中显示的小数位数，可单击“开始”选项卡上“数字”组中的“增加小数位数”按钮，和“减少小数位数”按钮，如下图所示。此外，利用“开始”选项卡上“数字”组中的按钮，还可为数值设置会计数字格式、百分比样式和千位分隔样式，如下图所示。利用“数字格式”下拉列表则可以为单元格快速设置各种特定格式，如下图所示。案例3输入日期和时间Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2007年1月7日”，可以在单元格中输入“2007/1/7”或者“2007-1-7”。如果省略年份，则以当前的年份作为默认值，显示在编辑栏中，如下图所示。编辑栏中显示当前的年份在Excel中输入时间时，可用冒号（:）分开时间的时、分、秒。系统默认输入的时间是按24小时制的方式输入的，因此，如果要以12小时制的方式输入时间，则应当在输入的时间后键入一个空格，然后输入“AM”或“PM”。例如，要输入下午3时25分38秒，用24小时制输入格式为15:25:38，而用12小时制输入时间格式为3:25:38PM，如下图所示。若缺少空格，则所键入的数据将被当作文本型数据处理。如果要同时输入日期和时间，则在日期与时间的中间用空格加以分隔。例如，要在B3单元格中输入“2008年2月21日下午2:30”，操作步骤如下。步骤3输入空格和“PM”，如下左图所示。步骤4按【Enter】键或单击编辑栏上的“输入”按钮，如下右图所示。步骤1单击B3单元格，输入“2008/2/21”，如下左图所示。步骤2输入空格和“2:30”，如下右图所示。现场解答1：什么是记忆式输入记忆式输入是指用户在输入单元格数据时，系统会自动根据用户已经输入过的数据提出建议，以省去重复录入的操作。在输入数据时，如果在单元格中输入的起始字符与该列已有的录入项相符，Excel可以自动填写其余的字符。例如，在一列中已经输入过“张小红”三个字，在该列的紧临数据区域的其他单元格中再输入“张”字，单元格中就会自动显示出“张小红”字样，如下图所示，此时若直接按【Enter】键，就可将该内容输入到单元格中。如果不想采用自动提供的字符，可以继续键入；如果要删除自动提供的字符，可以按【BackSpace】键2.2数据输入技巧案例1将数字以文本格式输入默认情况下，在单元格中输入数字，Excel会自动将其沿单元格右侧对齐。而有时用户需要将数值型的数字设置为文本型，如身份证号、邮政编码、电话号码和表格中以数字开头的序号等。要将数字以文本格式输入，可在输入数字前加单引号“’”，然后再输入数字，此时所输入的数字会以文本格式显示，如下图所示。必须是英文状态下的'哟案例2快速输入数据1．利用填充柄在一行或一列相邻单元格中快速填充数据填充柄是位于选定单元格或选定单元格区域右下角的小黑方块。将鼠标指针指向填充柄上时，鼠标指针由白色的空心十字形指针更改为黑色的实心十字形指针，如下图所示。这个小黑方块就是填充柄光标捕捉到填充柄时显示的形状如果希望在一行或一列相邻的单元格中输入相同的数据，可首先在第1个单元格中输入示例数据，然后上、下、或左、右拖动填充柄即可。步骤1在初始单元格A1中输入数据，然后将鼠标指针移到单元格右下角的填充柄上，此时鼠标指针变为实心的十字形，如下左图所示。步骤2按下鼠标左键并向下拖动鼠标到A4单元格，如下中图所示。步骤3释放鼠标即可完成数据的填充，如下右图所示。如果第1个单元格内容为不包含数字的字符串、包含数字的字符串、日期、时间或星期，则执行自动填充时的效果如下图所示。2．利用“填充”列表快速填充数据利用“填充”列表可以将当前单元格或单元格区域中的内容向上、下、左、右相邻单元格或单元格区域做快速填充。下面以利用“填充”列表向下和向右填充数据为例进行介绍，操作方法如下，向上和向左的填充与此类似，此处不再详述。步骤1在单元格A3至A5中输入数据，如下左图所示。步骤2选定从该单元格开始的行方向单元格区域，如下右图所示。步骤3单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“填充”按钮，展开填充列表，并选择相应的选项，如“向右”，如下左图所示。步骤4在相邻的单元格中自动填充与第一列单元格相同的数据，如下右图所示。步骤5若选择列方向单元格区域，如下左图所示，然后在“填充”列表中选择“向下”，则填充结果如下右图所示，即在相邻的单元格中自动填充与第一行单元格相同的数据。3．等差序列和等比序列的自动填充等差序列对于等差序列的自动填充，可以采用输入等差序列的前两组或前两个数值，以确定序列的首项和步长值，然后再拖动填充柄向上、下、左、右进行填充。这两个值的差就是序列的步长步骤1在前两组单元格A3至B4中分别输入前两组数据，如下左图所示。步骤2选定A3至B4单元格，如下右图所示。步骤3向下拖动右下角的填充柄，完成等差序列的输入，结果如下右图所示。等比序列要用等比序列填充单元格区域，可按如下操作步骤进行。步骤1在B2单元格中输入第一个数据“6”，如下左图所示。步骤2选定从该单元格开始的列方向单元格B2至B7，如下右图所示。步骤3单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“填充”按钮，在展开的列表中单击“系列”项，如下左图所示。步骤4选中“等比序列”单选钮，在“步长值”编辑框中输入2，如下中图所示。步骤5单击“确定”按钮，所选单元格区域按所设置条件填充等比序列，如下右图所示。4．多组序列的自动填充除了可以单独填充一个数据序列外，还可以同时填充多个数据序列。如要同时在单元格B4到B10中填充星期，在单元格C4至C10中填充对应的日期，可按如下所示的操作步骤进行。步骤1在需要输入序列的第一组单元格中输入序列的初始值，如下左图所示。步骤2选中第一组单元格，向指定方向拖动该单元格区域右下角的填充柄，如下中图所示。步骤3释放鼠标，Excel自动填充序列的其他值，如下右图所示。案例3同时在多个单元格中输入相同的数据要同时在多个相邻或不相邻单元格中输入相同的数据，应首先选中要填充相同数据的多个单元格，然后输入数据，最后按【Ctrl+Enter】组合键填充所选单元格，操作步骤如下。步骤1选择要填充相同数据的多个单元格，然后输入数据，此时该数据将出现在当前单元格中，如下左图所示。步骤2按住【Ctrl】键的同时，按【Enter】键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据，如下右图所示。案例4同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据步骤1按下【Shift】键的同时单击要输入相同数据的工作表标签“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”，此时在工作簿标题栏中显示“工作组”字样，如下左图所示。步骤2在“Sheet1”工作表的活动单元格A1中输入数据，如下右图所示。步骤3单击工作表“Sheet2”和“Sheet3”，可以看到在这两个工作表的A1单元格中都输入了相同的数据，如下左图所示。步骤4按下【Ctrl】键的同时单击要编辑相同数据的工作表标签“Sheet1”和“Sheet2”，然后修改“Sheet3”中单元格A1的内容，如下右图所示。步骤5单击工作表“Sheet1”和“Sheet2”，可以看到在这两个工作表的A1单元格中的内容都得到一致修改，如下图所示。若已经在某个工作表中输入了数据，那么也可快速将该数据填充到其他工作表的相应单元格中，操作方法如下。步骤1选中含有输入数据的源工作表“Sheet1”，以及复制数据的目标工作表“Sheet2”和“Sheet3”，并选定包含需要复制数据的单元格A3，如下左图所示。步骤2单击“编辑”组中的“填充”按钮，选择“成组工作表”，如下右图所示。步骤3在“填充成组工作表”对话框中选中“全部”单选钮，如下左图所示，然后单击“确定”按钮。步骤4目标工作表的相同单元格已填充上该数据，如下右图所示。综合实例1——制作图书销售报表下面通过制作一个如下图所示的“图书销售报表”工作簿，熟悉一下文本、普通数字、文本型数字及货币符号的输入，小数位数的添加等，操作步骤见视频2-1。见视频2-12.3数据的基本编辑案例1数据的清除所谓数据的清除，只是删除了单元格中的内容、格式或批注，而空白单元格仍然存在。如果要清除数据的内容和格式，可参考如下所示的操作步骤。步骤1选中要清除内容的单元格或单元格区域，如下图所示。步骤2单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“清除”按钮，在展开的列表中选择“清除内容”，如下左图所示。步骤3所选内容被清除，如下右图所示。步骤4选择要清除格式的单元格或单元格区域，然后在“清除”列表中选择“清除格式”项，如下左图所示。步骤5单元格区域的货币格式被取消，只显示数字，如下右图所示。案例2数据的移动与复制1．移动数据移动数据，是指将输入到某些单元格或单元格区域中的数据移至其他单元格中，原单元格中的数据将被清除。下面利用剪切、粘贴功能，将单元格A1至A5中的内容移动到单