电子政务与电子公文

电子公文基本概念电子公文帮助电子政务工作的展开电子公文管理存在的问题电子公文管理纳入电子政务建设范畴建立统一的电子公文基础设施的要求主要内容电子政务•运用计算机、网络和通信等现代信息技术手段，实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间、空间和部门分隔的限制，建成一个精简、高效、廉洁、公平的政府运作模式，以便全方位地向社会提供优质、规范、透明、符合国际水准的管理与服务。Introduction电子政务系统电子公文系统电子法规政策系统电子政务系统电子司法档案系统电子办公系统电子培训系统业绩评价系统电子公文系统•在保证信息安全的前提下在政府上下级、部门之间传送有关的政府公文，如报告、请示、批复、公告、通知、通报等等，使政务信息十分快捷地在政府间和政府内流转，提高政府公文处理速度。IntroductionConception电子文档∈电子公文电子公文归档管理元数据电子文档电子形式保存的政府公文，这些电子公文是政府的重要资产,用于政府的信息发布、为公众提供服务以及满足政府其他职能要求与归档的需要。归档后的电子公文就转变成了电子文档,可供政府决策者与公众在今后的任何时候都有可以查阅并了解政府当时的工作情况。ThemeGalleryisaDesignDigitalContent&ContentsmalldevelopedbyGuildDesignInc.那些说明文档内容来龙去脉，说明文档形成的来源信息与过程信息，如创建者、修改情况、谁保存与谁删除等。这些信息被称为归档管理元数据。归档•可供政府决策者与公众在今后的任何时候都有可能查阅并了解政府当时的工作状况。并可实现无纸化办公•这些文件有利于政府的信息发布，为公众提供服务以及满足政府其他职能要求与归档的需求鉴于计算机和互联网络的特性，电子公文有储存密度大、检索速度快、远距离传输效率及能够同时满足多用户共享等优点从而能够极大地提高公文的处理效率DescriptionofthecontentsDescriptionofthecontentsDescriptionofthecontents电子公文帮助电子政务的展开电子公文与电子政务的联系电子政务是电子与政务的融合电子公文是电子政务的血液1.没有制度的约束与控制,重要公文未归档就从服务器中被删除；2.电子记录采集的不完整,多媒体文件不可能在不丢失信息的情况下被打印，导致证据作用的丧失;文件的不同版本相互混淆;3.电子公文的技术标准统一问题4.文件的真实性难以判断;5.保存的文件由于缺乏阅读传输工具,文件的信息内容难以长期有效获取;电子公文管理存在的问题地方不能有效协作等问题电子政务活动已经在其他领域产生了深刻影响,但当前的公共管理政策并没有协调未来的电子政府与今天产生的电子公文的关系,才出现了以上列举的问题。-ClicktoaddText-ClicktoaddText-ClicktoaddTextText电子公文管理纳入电子政务建设人们都是生活在一个既定的公共管理环境中,并按照已经确定的制度进行运作的。当环境发生改变,若政策不作出相应的调整就会出现混乱。ThemeGalleryisaDesignDigitalContent&ContentsmalldevelopedbyGuildDesignInc.ContentsContents电子公文管理的基础设施政府不应将政府信息管理视为与电子政务建设无关的、可分离的其他工作,而应将政府信息管理纳入电子政务建设并制定一个综合性战略框架,.电子公文管理纳入电子政务建设各机构的电子政务建设领导小组应指定专人负责协调与解决国家电子政务建设中的信息管理问题,包括安全问题、隐私与公文信息的可靠采集、整理、发布与储存问题。TextClicktoedittitlestyle捕获的文档来源与过程信息满足归档管理要求接受调查的17个机构82.4%5.88%10%57.14%100%课题组对天津塘沽地区以及广东、湖南两地的电子办公系统进行了调研3个机构不要求电子归档，14个机构有要求仅有公文内容而缺乏行政管理的过程说明电子公文基础设施的建设要求Text良好的文件组织数据保护提高联合工作，信息交换和部门间协作的效率通过各种立法保证电子公文归档质量保证电子公文的真实可靠，可共享可靠的信息来管理知识网络solutionsTitleinhere填补电子公文立法空白制定电子政务管理系统的文件管理规范Titleinhere加强管理人员专业素质的培养。Titleinhere完善电子公文系统全国范围内设立统一标准的电子公文系统，注重安全与效率参考文献刘家真.《电子政务背景下的公文管理》国家自然科学基金课题“中国文化数字资源保存库的国家战略研究”研究成果之一2007刘家真程万高《我国电子公文文档一体化的障碍与对策》档案学研究2008PleasewritedownofcontentsexplanationforBusinessArea.詹晓阳，刘家真《论我国电子政务管理系统中电子公文文档的协同管理策略》科技进步与对策2010陈勇《论电子政务系统中的电子公文管理》办公自动化2006电子政务环境下的公务员建设为什么要加强公务员建设？（一）加强公务员队伍建设是提高党的执政能力的内在要求（二）加强公务员队伍建设是全面建设小康社会的重要保证（三）加强公务员队伍建设是提高自身战斗力的迫切需要（四）加强公务员队伍建设是促进人事管理的科学化、法制化的需要论电子政务环境下的公务员素质建设公务员能力建设进入新世纪,我国电子政务网络基础设施的建设取得了长足发展,然而,与此相对的是电子政务的推行却相对滞后。电子政务的推行,对广大公务员的能力和素质提出了更高的要求,如何加强公务员能力建设,提高广大公务员实施电子政务的能力,对促进我国电子政务的发展具有重要意义。公务员素质建设电子政务的实施是经济和信息全球化浪潮下政府再造的必然趋势。尤其是以科技素质为突破口加强公务员教育培训，促进公务员队伍的整体素质全面提高是当前我国电子政务加速发展的要求和出路所在。提高国家公务员的整体素质、特别是计算机应用方面水平,是一项非常艰巨的任务。公务员素质建设培养公务员科学的世界观和科学精神，以适应现代行政生态环境的变化发展学习现代行政管理理论，促进公务员行政观念现代化学习依法行政、市场经济法律知识，促进公务员行政行为法治化学习计算机、网络知识，掌握运用现代科技进行公共管理的必备技术手段学习和掌握一门外语，提高公务员获取、发布信息和对外交流的能力公务员计算机能力资格证书虽然国家并没有对公务员所有职位的英语有硬性规定，但是公务员会说会用基本英语应成为一些省会城市、沿海开放城市公务员的基本要求。公务员能力建设公务员要具备熟练使用现代信息技术的能力———操作信息设备的技能———管理信息系统的能力———保障信息安全的能力公务员要具备管理国家和服务社会的能力———政治分析能力———沟通协调能力———应变决策能力保障信息安全公务员信息管理系统沟通能力但是。。。国外电子政务开展与公务员建设美国（通明度高）具体部门、具体负责人的电话、传真、电子邮址等联系方式巴西（强调信息技术）电子办公系统、加强培训国外研究现状与分析国外研究现状与分析电子公文管理的基础设施将电子公文管理纳入电子政务建设范畴规范政府信息系统开发与公文管理电子文件管理的战略指南电子公文管理的基础设施英国政府提出了电子公文管理系统的建设途径:①对于新开发的政府信息系统,应把电子公文管理的工具整合到新的“信息时代政府”系统和业务程序中去,并且通过有效管理保证电子公文被捕获与可长期有效的保存、获取。②对于已有的政府信息系统进行控制,使电子公文能够以一种保证其真实、完整的方式得到访问、维护和恢复;并且能使电子系统与既有的纸质文件保存系统协调一致。电子公文管理的基础设施建立这样一个基础设施,需要通过电子政府策略的多个方面来协调文件保存问题,它涉及到文件管理和信息管理的合作问题,这些问题将跨越电子政府策略的多个方面,包括:①政策和策略问题:如何用政府的政策与策略保障部门内和部门间的合作与协调;②信息政策问题:包括公文信息的鉴定,隐私权和数据共享,信息公开与信息自由等;③新开发的政府信息系统和网络中的系统设计问题;④互操作问题,包括如何使用元数据标准,如何描述电子公文的通用方法,以及如何开发完整的资源发现和信息恢复系统的能力。将电子公文管理纳入电子政务建设范畴美国于2002年发布了《电子政府法案》207(e)条款,明确规定电子公文管理是电子政府建设的一部分,并将电子公文管理系统的建设纳入美国电子政府建设规划的总时间表。2001年,英国公共文件办公室(PublicRecordOffice)发布了《关于电子文件管理的电子政府政策框架》(e-GovernmentPolicyFrameworkforElectronicRecordsManagement),指出:电子文件管理是支持电子政府的一项关键技术。美国《电子政府法案》207(e)条款明确规定电子公文管理是电子政府建设的一部分,并将电子公文管理系统的建设纳入美国电子政府建设规划的总时间表。该法案详细地规划了电子公文管理的大纲、模型、工具、最佳时间方案以及基于XML的电子公文计划等项目的完成时间。引导美国的档案工作者就归档后的电子公文(即电子文件)的有效管理政策展开讨论,并就此与美国政府联手制定了一系列电子公文采集、整理与储存的管理方案,使美国的电子公文受到了法律与制度的保护。英国公共文件办公室《关于电子文件管理的电子政府政策框架》电子政府必须在2004年前建立电子公文管理系统。该系统应:(1)提供一个框架和一套目标来使部门和机构全面实现电子公文管理,以对电子档案的文件价值进行全面控制;(2)通过鼓励元数据和互操作的政府标准的采纳,来支持电子公文及其归档的管理工作,以及政府系统之间的电子文件共享和交换;(3)电子公文管理系统创建前,政府机构必须论证该系统可对电子公文的归档进行全面控制与全程管理。规范政府信息系统开发与公文管理1997年以来,国际上尤其是欧美等电子政务较为先进的发达国家,在电子公文管理软件方面作了不少努力,相继颁布了不少电子公文管理软件功能需求标准。在已颁布的标准中,较有影响的有:1.美国国防部标准5015.22STD。2.英国的电子公文管理系统功能需求方案。3.欧盟《电子文件管理通用需求指南》。电子文件管理的战略指南美国国家档案文件管理局(NARA)已为政府部门制定了各种标准。为满足新型政府公文管理系统需求,NARA还开发了电子记录管理工具包。电子记录管理工具包被开发成便携式,工具包内装有已认可的电子记录管理指导工具,诸如案例研究、最佳实例文件、程序模型、政策指示、补充提示和技巧、训练方案、课程学习、介绍陈述以及其他实用工具,这些工具可以帮助联邦政府促进和实现对互联网上的政府信息和其他电子公文的高效管理。电子文件管理的战略指南英国政府为使政府部门与组织机构全面走向高质量的电子文件管理,为了使电子文件管理系统满足电子政府目标,英国公开发布了“信息时代的政府电子文件管理框架”的战略性指南,为电子政府战略中的电子文件管理提供技术框架与管理策略,并特别关注以下几个方面:①高质量的电子文件管理所必须达到的具体指标;②怎样从组织层次来形成良好的文件保存组织文化,怎样从从文件管理层次形成具有可操作的文件保存环境,怎样从IT系统层次构建能支持有效文件保存的系统。