做好时间管理-提高工作效率

做好时间管理，提高工作效率培训需求调查结果显示：一、主管人员培训需求调查（28人）工作中存在的困惑（按人数由多到少排序）职能主管业务主管人数总计工作任务个人感觉多，总是感觉忙不过来7411工作压力大，有时或经常因工作原因情绪低落279工作中，对如何管理好下属，对其恰当的制定目标、进行授权困惑189日常活动中，个人的行为不知是否恰当，是否合乎礼仪要求358部门内部员工凝聚力不强，团队协作意识不高145个人感觉工作已努力，但目标仍无法完成，或领导有时感到不满意044有七人选择学习《高效时间管理与工作效能提升》的课程。二、公司全体人员培训需求调查编辑中心、客服中心、制作中心、财务、业务、万选销售、运营这些部门都提到时间管理的培训需求。什么是时间管理做好时间管理要掌握的原则做好时间管理的方法总结与建议有人统计过，一个人如果活72岁，平均起来，他的时间分配大约是一个数据统计做好时间管理，首先要分析你目前的时间使用状况先做一个小测试测试答案：记分方法：按照下表，根据你每题所选择的答案，计算对应每题的得分：然后，把你得到的1分、2分、3分、4分、5分的次数分别相加。分组测试结果分析：你的工作效率及时间管理能力。得1分最多者：忙碌型得2分最多者：白日梦型——你宁可迟到也不愿做时间的奴隶。从来搞不清小事要花多少时间，经常不能有始有终地完成计划。得3分最多者：完美主义者——追求尽善尽美，没有时间观念。把大量的时间花在细枝末节上。得4分最多者：紧张、刺激型得5分最多者：把握时间型“时间管理”所探索的是如何减少时间的浪费，以便有效地完成既定目标。目标:用正确的方式做正确的事什么是“时间管理”做好“时间管理”要掌握的六项原则1、明确目标SMART原则：明确的（Specific）可以衡量的（Measurable）可实现性（Attainable）要与其他目标具有一定的相关性(Relevant)有明确的截止期限（Time-bound）做好“时间管理”要掌握的六项原则2.分清工作的轻重缓急。做最重要的事，而不是做急事。所谓“重要的事”是指真正有助于达成我们目标的事，是让我们的工作与生活更有意义、更有成就的事，但是这些事情通常不是那么迫不及待的-而这恰恰是时间管理的最大误区。小测试测试题内容：有五种情况在同一时间发生，1、外面有人按门铃；2、家里的电话响；3、宝宝在哭；4、炉子上的水开了；5、开始下雨，刚刚洗好的衣服挂在外面。当这五种情况同时发生的时候，你会先做什么后做什么？紧急不紧急重要不重要第一优先重要又紧急的事第二优先重要但不紧急的事第四优先不重要又不紧急的事第三优先紧急但不重要的事重要与紧急的四象限法则依个人工作层级不同，高层领导更需考虑的是重要但不紧急的事。45123大量的研究表明，在实际工作中，人们总是依据以下准则决定事情的优先次序：1、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢的事；2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事；3、先做容易的事，然后再做不容易的事；4、先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事；5、先处理资料齐全的事，再处理资料不齐全的事；6、先做已排定时间的事，再做未经排定时间的事；7、先做经过筹划的事，再做未经筹划的事；8、先做别人要求的事，再做自己的事；9、先做紧迫的事，然后再做不紧迫的事；10、先做有趣的事，然后再做枯燥的事；11、先做易于完成或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或告一段落的事；12、先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事；13、先做已经发生的事，然后做未发生的事。而这些，都不符合高效工作方法的要求。将80%的时间和精力花在“紧迫的事”上，就会把每日待处理的事区分为如下的三个层次：（1）今天“必须”做的事（即最为紧迫的事）（2）今天“应该”做的事（即有点紧迫的事）（3）今天“可以”做的事（即不紧迫的事）其实大多数情况下，越是重要的事偏偏越不紧迫（例如向上级提出改进营运方式的建议、长远目标的规划等。但是这些事往往因其不紧迫而被那些“必须”做的事无限期的延迟了，这样的结果就是：忙！忙！忙！“着火了，快救火啊！”。。。。。。最后，所有的事都变成了“最重要且最紧迫的事”！优秀的管理人员应做要事而不是做急事！做好“时间管理”要掌握的六项原则3.有计划、有组织地进行工作分类；排序；分配时间。做好“时间管理”要掌握的六项原则4.合理地分配时间--80/20原则ABC分析法做好“时间管理”要掌握的六项原则5.与别人的时间取得协作：换位思考。6.制定规则、遵守纪律。做好“时间管理”的方法1、确定目标2、专注于最重要的事3、决定工作的先后顺序（80/20法则--帕累托法则）4、正确的给员工分配任务（时间管理四象限法则）5、用计划代替杂乱无章6、在完成重要任务时排除一切干扰7、练习说“不”的艺术做好“时间管理”的方法4、正确的给员工分配任务（1）好处：集中精力完成重要事务、激励员工。（2）误区：没有找对人；任务说明是否明确充分；总是插手员工工作，或者在员工完成后更改些无关紧要的细节。做好“时间管理”的方法（3）正确步骤正确分配任务的五个步骤详细解释1、自己首先要明确需要完成的任务。（1）目标/效果（2）数量，质量的要求（3）从属任务/中间期限（4）最终期限2、谨慎的挑选员工（1）他的能力是否胜任这个任务（2）其他任务是否已经让他应接不暇？3、详细、充分的向员工说明情况（1）和他一起商定目标和期限（2）提出细致的要求（3）要和他一起讨论哪些方面是可以由他独立判断的，他有哪些自由4、在解决任务期间进行监控（1）一旦发生偏差，可以及时做出指正（2）判断员工是否需要帮助5、在解决任务期间和完成任务后进行审核时应严格按照协议进行。（1）只对涉及您和员工商定的目标和要求的方面进行更改（2）对于您许诺给员工自主权的方面，您必须允许他按照自己的方式解决任务做好“时间管理”的方法5、用计划代替杂乱无章ALPEN方法A=写下所有任务L=估计完成各项任务所需时间的长短P=预留机动时间E=决定先后顺序及如何分配任务N=事后监督最高原则：做出书面计划做好“时间管理”的方法5、用计划代替杂乱无章做好“时间管理”的方法6、在完成重要任务时排除一切干扰给自己一段做好“时间管理”的方法7、练习说“不”的艺术先倾听，再说“不”温和坚定的说“不”多一些关怀与弹性总结1、做好时间管理首先是观念上的改变-正确做事更要做正确的事“效率”-以正确的方式做事“效能”-做正确的事时间管理的本质是：在做正确的事的前提下用最好的方法做事，即最佳的时间利用。2、有效的时间管理离不开协作，对于管理人员，分清主次、有效授权、有效组织是时间管理是否成功的重要保障；3、进程管理、节点控制是成功时间管理的必要手段；建议1、设立明确的目标。成功等于目标，时间管理的目的是为了让你在最短的时间内实现更多你想要实现的目标；2、一张总清单，把今年所要做的每一件事都列出来，并进行目标切割；3、2/8定律。了解对自己而言哪些事是最重要、最有生产力的；4、每天至少半小时的“不被干扰”时间。5、价值观要吻合，不可以相互矛盾；6、每一分每一秒做最有效率的事情；7、学会利用零散时间；8、同一类的事情最好一次把它做完；9、选择最适合自己的时间管理工具，做好自己的“时间日志”；10、时间大于金钱，用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要跟高人学习。我要发言通过本次培训大家可以谈谈自己的想法以及建议：（参考议题）1、个人的时间管理是否到位，存在哪些问题？2、能否通过时间管理解决一部分本部门工作效率的问题。3、本部门有哪些好的时间管理案例和大家分享。4、如何让全体员工重视时间，并且管理好自己的时间，从而提高工作效率。