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第三章秘书的日常事务工作引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练学习目标第一节办公环境的管理第二节安排领导日程第三节接打电话与处理邮件第四节印信与保密工作主要内容第三章秘书的日常事务工作电子教案模版配色（1）学习提示（一）学习目标了解秘书日常事务工作的内容熟悉工作环境的布置理解领导日程安排的原则掌握正确地接打电话及处理邮件理解印信与保密工作（二）学习重点了解日常事务工作的内容正确处理日常事务工作（三）学习难点日常事务工作的灵活处理第三章秘书的日常事务工作一、办公环境的管理办公室环境好坏有什么影响？引入案例第三章秘书的日常事务工作客户的眼光好“毒”在一个阳光明媚的下午，宏达公司总经理秘书孙婷带领客户李经理一行参观公司的办公楼和生产线。在送客人走的路上，孙婷笑着问李经理：“李经理，请问对我们公司的印象怎么样啊？”李经理想了想说：“念在我是贵公司老客户的份上，恕我直言，整体上还行，只是有些地方需要完善。”孙婷脑子快递地运转着：为了迎接这次参观，我特意带人整理了办公区域，生产车间那边也是提前打了招呼安排好的，会见他的公司领导说话也没什么纰漏。于是，孙婷微笑着询问原因。客户说：“你们的生产技术没得说，在国内算得上是一流的。但是你们办公区域的规划不合理，比如，采购部的办公室，一进门就是一排柜子挡在那里。你们生产区域的几盆花已经蔫了，生产部门口的牌子是歪的。”孙婷心里暗暗叫苦，“李经理的眼光好‘毒’啊！”嘴上赶紧道：“非常感谢李经理的直言相告，您的意见非常好，我会反映给我们的领导，马上改进。希望贵公司能够继续保持与我们的合作，也欢迎李经理以后常来公司做客。”问题：你觉得客户李经理是不是太挑剔了，为什么？第一节办公环境的管理一、办公室概述1.办公室的种类（1）小办公室。传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间15—20平方米的小办公室，其优点是彼此独立；缺点是沟通不便且及资源浪费较大。（2）大办公室。新式办公室多为100至200平方米的大厅，留出过道，用高约1.2米的隔板，隔成3—4平方米的个人工作区。优点是节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间联系方便。但缺点是工作可能会相互干扰。(3)公寓式办公室。规模小的单位如三五人的办事处，联络处等往往租用公寓式办公室。第三章秘书的日常事务工作案例有意思的办公室美国一家家具公司，利用先进的灯光技术制造了虚拟加州海滩氛围的工作环境，工作人员可以穿着海滩短裤、T恤上班，享受100%的新鲜空气和自然光。有趣的是，根据美国《商业周刊》报道，这家公司的生产率因此提高了15%，其中，有8位被挖角跳槽的员工，在离职两星期后自动回来报到，原因是他们“无法忍受其他单位晦暗的工作环境”。办公环境•硬环境方便舒适整洁和谐统一安全•软环境图3-1某公司秘书与领导办公室平面示意图图3-2某公司接待室平面示意图《手忙脚乱的秘书小张》下午上班时间，秘书小张正在电脑上查资料，这时电话铃响了，而办公室的电话在窗台上，所以小张站起身来走到窗前去接电话。电话是找主管的，但她这时没有在办公室，对方要求留言，所以小张又走到办公桌旁在抽屉里翻找可以用来记录的纸张。记录完毕，小张把这张纸压到了主管的水杯下面。刚在电脑前坐下，经理进来要一份资料，小张又赶忙起身走到资料柜前找资料。不到10分钟，小张已经在屋里转了好几圈，真是够辛苦的。第一节办公环境的管理二、办公室布置的原则办公室的配置，就是办公室的家具布置和设计，必须考虑到符合各种沟通，确保守密，心理调适，情绪转换以及休息等要求。主要的原则有：1.办公室空间布局的合理化原则2.色彩搭配相宜的原则3．办公室设备优化的原则。主要考虑照明、隔音、空气调节、办公设备优化。4.办公环境美化的原则。可以通过对办公室的绿化与装饰美化办公环境。第三章秘书的日常事务工作办公桌折射你的职场个性第一节办公环境的管理三、办公室的整理1．领导办公室和接待室的整理办公室整理的最基本的原则是整洁。应主要注意以下几个方面：桌子和办公器械是否摆放平衡妥当，有没有歪斜和灰尘；时钟是否拔准，并保持走动；日历上的日子是否准确；办公室内温度与湿度是否调到适意的程度；盆景、挂画的挂置是否得体，并整理好了；花卉是否定期浇水并保持新鲜；报纸、杂志是否最新的一期；书架是否归置妥当；摆放在领导办公桌上的用品是否整理好了。第三章秘书的日常事务工作工作情景描述王总经理近来为公司的一个新项目日夜忙碌，总经理办公室和技术部的人员也全体加班，每天都是忙到深夜。这天秘书张洁按照提前30分钟来到公司，一进总经理办公室，发现屋里杂乱不堪。办公桌上、沙发上、茶几上、地上都是文件材料，室内空气污浊，所有的东西都不在正确的位置,饮水机里的水也不多了。张洁看到这种状况，马上开始整理……管理领导办公区域•定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度。•确认钟表、日历是否指示正确。•整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。•经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。•对上司办公室的花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝，保持其美观和生机；对办公室内的金鱼，要及时喂食，清排鱼缸内的浊物，保持水质的清洁。•给上司削好铅笔，准备好办公用品，如别针、夹子等。如果铅笔、钢笔等在笔筒里摆放不规整，应该把它们码放好，并排向朝手这边，以提高工作效率。•上司进办公室后，应根据上司的习惯或爱好，给上司沏茶或泡咖啡。•上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。•确认纸篓里没有堆放的垃圾。•对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知有关人员进行修理。管理领导办公区域第一节办公环境的管理三、办公室的整理2．秘书整理办公室的注意事项（1）坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15CM左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。（2）电话一般放在左边，电脑一般放在桌子的右边。（3）多准备一些存放各类文件的文件夹。处理完毕的文件应该放在文件柜里。（4）把各种笔、剪刀、回形针等文具分门别类放在文具盒内。（5）办公桌抽屉里的物品摆放整齐，且要经常清理，井然有序。（6）公章、介绍信、机密文件等应该放在带锁的抽屉里。（7）办公室内各类文件柜要分门别类存放文件、资料和物品。（8）如果用架子，应该把容易倾翻的墨水和较重的物品放置在底层。（9）每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件收藏好以免丢失和泄密。要仔细检查电脑、复印机、空调开关是否关上，抽屉、橱门是否锁好，确保万无一失。第三章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理四、办公环境的安全管理（一）识别办公室安全隐患办公室常见的有碍健康和安全的隐患（内容略，见教材第58-59页）（二）正确处理安全问题秘书要定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做好风险防范。第三章秘书的日常事务工作第一节办公环境的管理第三章秘书的日常事务工作防患于未然宏达公司研发部秘书顾莹每周都对研发部办公室及其所有设备进行一次安全检查，把事故苗头遏制住，对发现的隐患立即采取补救措施或报告上司，并做好记录工作。一个月内，顾莹秘书发现并当场指出或处理的隐患是：（1）2013年11月4日，请有关人员将交叉拖拽在办公桌之间的电话线、电脑线整理并埋在地毯下，防止绊人。（2）2013年11月11日，发现本楼层“安全出口”的标识掉落，她立即重新安好。（3）2013年11月18日，发现新来的小李在复印资料时出现机器卡纸，小李便用手去拽卡住的纸，顾莹制止小李的做法，告诉他如何处理卡纸。（４）2013年11月25日，研发部新订的一批计算机到货，送货方准备将货堆在楼道拐角消火栓窗口前，顾莹发现，指引他们放在别处。一领导日程安排•（一）领导日常活动与日程安排•1、领导日常活动的范围各种接待走访慰问庆典仪式出席会议参观考察商务旅行会见会谈其他活动一、安排领导日程的意义有利于科学的利用时间，提高领导工作效率。有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导工作服务。有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个单位的工作效率。第二节安排领导日程第三章秘书的日常事务工作二、编制领导日程表的原则1．注重实效，不搞形式主义2．注意张弛有度，劳逸结合3．要留有充分的机动时间4．要充分尊重领导本人的意见5．要注意保守机密第二节安排领导日程第三章秘书的日常事务工作日程表•长期：一年或半年•中期：季度或一月•短期：一周或一天•专用：会议日程表、旅行日程表、调研日程表等。三、编制日程表的方法（一）年度计划表年度计划表是本单位在新的一年中重要活动的时间安排一览表，年度计划属于长期的日程安排，其内容宜粗不宜细，一般只列出本单位在下一年涉及全局或本单位主要业务的重大活动。第二节安排领导日程第三章秘书的日常事务工作第二节安排领导日程第三章秘书的日常事务工作上海宏达公司2014年度重要活动时间安排表月份日期日期及活动内容备注1月6日16—17日24日表彰庆功大会慰问退休职工科技人员座谈会2月8日26—27日厦门分公司开业典礼产品订货会3月13—15日20—22日董事会第三次职代会4月7—13日26—27日总经理赴日本考察访问职工运动会……………………10月10日15日建厂40周年庆典参加秋季广交会……………………二、日程表的编制（二）月工作日程表月工作日程表属于中期的日程安排，一般应将领导在一个月内要参加的会议、会谈、工作旅行等重要活动以日为时间单位记入表中。（三）周工作日程表周日程表属于短期的活动计划，其内容要求更加详细具体，在时间上要求尽可能精确，活动地点也要注明。（四）每天的工作日程表每天的工作日程是领导一天工作的计划，其时间安排一般要精确到时、分。这种日程表应尽可能详细具体第二节安排领导日程第三章秘书的日常事务工作某县长3月份工作日程安排日期星期工作内容备注1三去某区调查乡镇企业情况2四同上六下午返回3五会见台胞某先生，晚上宴请4六5日6一听取农业局长汇报春耕工作7二去某乡参加义务植树活动…………31五上午去行署汇报工作下午看望在地委学校学习的本县乡镇长返回总经理一周工作日程（11月9－15日）星期午别工作内容备注一（9日）上9：00某公司经理来访下1：30公司例行常务会议二（10日）上8：00去某商城察看，上午返下1：00会见某科长，3：00职工座谈会，工会办公室三（11日）上9：00与总工程师、设备科长商量问题，小会议室下1：30与港商某先生谈业务，6：00宴请，某酒楼…………时间地点活动内容备注09：00办公室工作人员会议日程09：30会议室会议开始进行带A文件10：30办公室会议结束，整理信函10：45办公室信函分类处理，文件经理签字11：00办公室打字机维修工维修打字机11：30办公室约会提醒：王总会见贝尔先生12：00银行汇款：人民币、美元14：30办公室工作人员会议记录15：00区邮政局邮寄公司信函17：00大森林酒店18：00开始的招待会，提醒总经理2012年9月28日（星期五）编制日程表注意事项•A.简洁明了;•B.一般设日期、时间、地点、人员、内容、备注等栏目；•C.弹性安排、留有余地；•D.事先同意、送领导审定；•E.常提醒领导；•F.领导者未通过秘书而作的日程安排，秘书应尽早掌握并纳入日程表(案例）；•G.已进行完的日程要及时标出;•H.日程表最好同时编制领导班子和每位领导者个人两种。•I适当保密•在以下这些时候不要为上司安排约会：•（1）上司快要下班的时候。•（2）上司出差刚回来。•（3）节假日过后上司刚刚上班。•（4）上司连续召开重要会议或活动。•（5）上司的身体状况不是太好的时候。•（6）如果安排了这次会谈，上司进入下一项预定的工作的时间己不足十分钟了。【知识应用】总经理王长春下午２点要和业务部共同讨论如何进行某商品在郊区的销售工作，这项销售工作的成败关系到公司今年度的销售预算是否能够达到。下午４点，王总又要和一位客户商洽一笔重要的交易，他希望花一个小时的时间和这个客户谈判，５