公文管理规定

XXX公司文件编号：XXXXXXX公司总部发布公文管理规定前言1.本办法为规范公司公文管理要求而制定。2.本办法由公司行政管理部提出，公司行政管理部归口。3.为便于理解，将本次修订记录保留如下：目录1文件流程接口介绍...............................................42内控概念......................................................42.1术语和定义.......................................42.2适用范围.........................................52.3控制目标.........................................52.4主要风险.........................................62.5主要控制点........................................63组织机构与职能职责.............................................63.1CEO...............................................63.2总部行政管理部....................................63.3分公司行政管理部..................................73.4分公司人力资源部..................................73.5分公司财务管理部..................................73.6其他职能部门......................................74授权体系........................................................74.1财务授权详见下表：................................84.2职责授权详见下表：................................85管理内容及要求...................................................85.1公文编写规范.....................................85.2公文处理........................................126记录及表单.........................................157相关文件...........................................158文件历史版次更改记录...............................151文件流程接口介绍流程主导部门：行政管理部上游程序：下游程序：文件编写原则流程顾客外部顾客：内部顾客：总部职能部门、各子公司分发：2内控概念2.1术语和定义2.1.1公文：指用以管理企业，处理企业事务时用来传达政策、请示公务、报告情况、联系工作、商洽事务等的文件。包括通知、通报、公告、签呈、报告、函、会议纪要等。2.1.2红头文件：指以公司名义经CEO签发的，冠以“XX公司文件”发文单位标识，并使用规定红色文头版式的公文。2.1.3通知：适用于传达要求下级部门办理或需要有关部门周知或者执行的事项，如放假通知、人事任免通知、会议通知等。2.1.4通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的需要全公司各部门知晓的事项。2.1.5公告：适用于向公司内外宣布重大事件。2.1.6函：适用于平级或不相隶属单位之间商洽工作，向主管部门请示批准等询问和答复问题。2.1.7会议纪要：适用于记载、传达会议事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行。（参见《会议管理制度》）2.1.8签呈：指有关公司内部没有明确规定，需要与相关部门沟通，取得领导批复确认的事件所呈报的申请表单。需填制公司现有固定申请表单的事项不属于签呈。2.1.9报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级部门或领导的询问。2.2适用范围适用于XX公司所有公文的管理。2.3控制目标2.3.1业务目标公文管理是指以安全保密和充分发挥效用为目标，在公文形成、传递、转运、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所进行的规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的职能服务。a.有利于确保公司秘密安全。b.有利于充分发挥公文效力。c.为公文运转提供保障。2.3.2财务目标无2.3.3合规目标a.统一管理，即公文由行政管理部或专人负责，主要体现在收文、发文归口管理；统一公文处理制度规范；统一公文运转程序；统一审核用帐；统一整理归档。b.安全保密，即要求严格执行公司保密工作法律、法规和规章；防止公文丢失、错销、漏销等；配备工作人员和安全保管设施、设备。c.有效利用，即主要通过对公司公文的科学化、制度化、规范化管理，充分发挥公文的特定效力。d.完善制度，即完善收文办理、发文办理、保密、登记、归卷、借阅、引发、复制、汇编、催办、归档、利用等制度。2.4主要风险2.4.1经营风险a.各类公文未经授权高层签批同意就进行发文，对公司管理造成重大影响。b.保密文件未进行合理管理，导致公司机密外泄造成重大影响。c.公文保管不当导致损坏或丢失，对公司管理造成重大影响。2.4.2财务风险无2.4.3合规风险a.各类公文发文必须由行政管理部或指定人员负责。b.各类公文设定保密级别，公文的传阅由行政管理部或指定人员负责。c.设立公文保管归档制度，由行政管理部或指定人员负责。2.5主要控制点2.5.1明确各部门对于公文的管理职责。2.5.2制定并规范公司公文编写规范。2.5.3制定公文处理规范。3组织机构与职能职责3.1CEO负责公司红头文件的签发以及授权指定高层在权责范围内审阅、签批其他类型公文。3.2总部行政管理部3.2.1负责最终分公司红头文件的规范性审核。3.2.2负责分公司红头文件的复审、编号、发布。3.2.3负责本部门及没有归口管理且需要以XX公司名义发布的红头文件的拟制、报批。3.3分公司行政管理部3.3.1对收到的公文，负责在本部门职权范围内承办。3.3.2负责根据公司文件管理体系要求提出公文管理要求，制订《公文管理规定》。3.3.3负责根据公司的《公文管理规定》进行公文管理，并监督各部门实施。3.3.4负责签呈等需要公司领导签批的公文的接收、传递、催办、整理归档。3.3.5对收到的公文，负责在本部门职权范围内承办。3.4分公司人力资源部3.4.1负责分公司人事任免、员工及部门奖惩、绩效考核、薪酬管理、劳动关系管理及其他职权范围内相关公文的拟制、报批。3.4.2对收到的公文，负责在本部门职权范围内承办。3.5分公司财务管理部3.5.1负责分公司有关财务、会计及其他职权范围内相关公文的拟制、报批。3.5.2对收到的公文，负责在本部门职权范围内承办。3.6其他职能部门3.6.1负责本部门职权范围内相关公文的拟制、报批。3.6.2对收到的公文，负责在本部门职权范围内承办。4授权体系公文工作授权，是指公文管理部门在其职权范围内，根据既定的权限及有关职责执行公文管理的各项活动。4.1财务授权详见下表：无4.2职责授权详见下表：项目发起部门协商/会签部门讨论/审核部门批准部门公文发布各职能部门相关职能部门行政管理部/总经办CEO或授权高管5管理内容及要求5.1公文编写规范5.1.1公文根据内容设置保密级别，由指定人员或部门确定报批、传阅范围：密级泄密影响包括范围指定人员绝密重大发展战略、投标方案等各子公司负责人\CEO机密较大重大机构和人事调整报批文件、经营分析报告、重要会议纪要等总经办\人力资源管理部\行政管理部普通除绝密、机密以外的其他公文拟制部门5.1.2公文按办文时间要求分为特急、紧急和普通三类：a.特急：要求在收文后的一个工作日内办理完毕。b.紧急：要求在收文后的三个工作日内办理完毕。c.普通：要求在收文后的五个工作日内办理完毕。5.1.3公文编写要求：a.符合国家的法律、法规以及公司的有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。b.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，层次分明，用语规范，标点正确，篇幅力求简短。c.公文的文种应根据行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定。d.拟制紧急公文和密级公文，应确属紧急事项、确有保密理由。标定紧急程度和密级应准确、严格，不得滥用。e.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，引用公文应当先引标题后引文件编号，标题用书名号《》标识，文件标号用圆括号（）标识。引用外文应注明中文含义。f.公文的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（一）或（1）后不再打标点符号。g.文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。h.公文正文中的统计数据应用阿拉伯数字。例如：26.3万元，11个月等。i.公文正文中的公历世纪、年代、年、月、日、时刻，必须使用阿拉伯数字。例如：21世纪，2008年12月15日，下午2：50分。年份不能简写，例如2008年不能写成“08年”。5.1.4公司公文的编写一般采用Office-Word应用软件。5.1.5公文用纸的幅面、版面尺寸a.公文用纸幅面尺寸公文采用A4型纸，其幅面尺寸为：210mm×297mm。b.公文页边与版心尺寸上边距：2.5cm左边距：2.5cm下边距：2cm右边距：2.5cm行距：固定值25磅字间距：标准间距5.1.6对公司规定了统一版式的公文，编写应按文种使用相应的模板。5.1.7红头文件一般只适用于以下公文：a.下发公司重要的方针政策及重大工作部署性文件；b.发布公司重要会议决议；c.发布对公司部门或个人重大表彰奖惩的通报或决定；d.发布公司及部门机构的设置、合并、撤销决定；e.发布公司人事任免决定；f.公司重大事项通知、通报；g.其他必须以公司名义下发的文件。5.1.8完整的公司公文格式包括文头、行文、文尾三部分：a.文头：由发文单位标识、发文编号、签发人、红色反线等组成。b.行文：由公文标题、正文、附件、发文时间、印章等项组成。c.文尾：由主题词、拟文单位、拟文时间、发文范围等项组成。发文范围对需了解文件内容的上级部门用“抄报”，同级部门和无隶属关系部门用“抄送”，下级部门用“发”。5.1.9红头文件版式说明：（具体版式请见模板）a.发文单位标识：即发文单位的规范化全称。如：“XX公司文件”字样，字体颜色为红色。b.发文编号：由发文部门代字、年份和发文序号组成，用四号仿宋体字。发文编号在发文单位标识下空一行左侧顶格书写。发文部门代字编写的一般原则：属于某职能部门归口管理的职责，就以那个职能部门的简称为代字，年份要用四位阿拉伯数字准确表达，并用六角号“〔〕”括起，如“〔2008〕”表示2008年发文，不得用两位数字简写，如“〔08〕”。部门代字部门代字部门代字行政管理部行市场部市场项目组项目财务管理部财人力资源部人合规稽查部合金融产品部金发文顺序号是按公文的发文顺序统一编制的流水号，每年年初从“1”开始，序数字前面不加“0”和“第”字。公文字号应直接表达为××字〔××××〕×号，如“财字〔2008〕45号”。由两个（含）以上部门联合发文的，只标注主办部门发文编号。如：2008年某日人力资源部发布人事任命决定，该文为人力资源部当年发布的第6个红头文件，则该公文发文编号应为“人字〔2008〕6号”。c.签发人：红头文件需标识签发人姓名，平行排列于发文编号右侧。签发人后标汉字全角冒号，冒号后标识签发人姓名，使用四号仿宋体字，右对齐排布。发文编号与签发人下面设置与发文单位标识等宽的红色