公司公文管理制度(完整版)

湖南XXXX有限公司管理制度公文管理制度XXXX/XXX007-2013版本V1实施日期2013年3月26日第1页共9页编制人XXX更改记录密级受众更改依据更改人更改日期审核人初版发布年月日批准人1.目的：为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于集团总公司、子公司。3.职责范围3.1集团总裁办3.1.1总裁办是公司公文处理的管理部门。3.1.2负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。同时负责指导各部门和各子公司的文件处理工作。3.1.3负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。负责本制度的实施。3.2集团其它各部门、子公司3.2.1不得以集团名义自行对外正式行文。3.2.2负责按本制度规定执行4.公文处理原则4.1公文处理原则4.1.1公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。4.1.2公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。5.公文的种类：5.1公文的定义5.1.1公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。5.1.2常用的公文种类常用的公文种类有：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议湖南XXXX有限公司管理制度公文管理制度XXXX/XXX007-2013版本V1实施日期2013年3月26日第2页共9页纪要等。（一）决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。（二）意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。（三）通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。（四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。（五）报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”；向上级部门请示指示、批准用“请示”。（六）规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。（七）函：是相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。（八）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行。6.公文格式和行文规则6.1公文格式和行文规则6.1.1公文用纸幅面及版面尺寸(1).公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。(2).公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。6.1.2公文中图文的颜色除红头文件外，未作特殊说明的公文中图文的颜色均为黑色。6.1.3排版规格与印制装订要求(1).排版规格正文用4号宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。(2).制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。(3).印刷要求湖南XXXX有限公司管理制度公文管理制度XXXX/XXX007-2013版本V1实施日期2013年3月26日第3页共9页单面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。(4).装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。6.2公文中各要素标识规则组成公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。6.2.1眉首(1).公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。(2).秘密等级和保密期限密级公文应分别标明“密级”字样，用3号黑体字，顶格；密级分为ABC三个等级。密级程度应由发文主管单位领导根据文件内容确定。如需标识和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行。(3).紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。(4).发文机关标识由公司全称或规范化简称后面加“文件”组成，即“湖南九州集团有限公司（文件）”或“九州集团”；对一些特定的公文可做相应的改变，如通知即可写为“湖南九州集团有限公司（通知）”。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。(5).发文字号湖南XXXX有限公司管理制度公文管理制度XXXX/XXX007-2013版本V1实施日期2013年3月26日第4页共9页①发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。②如发文单位为总裁办，则具体格式为：发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。(6).签发人公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名，特殊情况手签签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。6.2.2主体(1).公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。(2).主送部门左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格。(3).公文正文标题下另起一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。(4).附件公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。(5).成文时间（总）字部门【2013】年号第03-001号号码月份序号公司九州集团湖南XXXX有限公司管理制度公文管理制度XXXX/XXX007-2013版本V1实施日期2013年3月26日第5页共9页用汉字将年、月、日标全；“〇”写为“零”；成文时间的标识位置见《公司内部文件标准格式说明书》。(6).公文生效标识a.单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。b.联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。c.加盖印章的页面如无正文时，应在页面左上方括符说明（此页无正文—）。。(7).附注公文如有附件注，用4号仿宋体字，居左空2号字。6.2.3版记(1).主题词主题词用4号仿宋体字，加粗，居左顶格标识，后标全角冒号词目用4号小标宋体字；词目之间空2字。(2).抄送公文如有抄送，用4号仿宋体字，加粗，居左顶格标识，后标全角冒号词目用4号小标宋体字；词目之间空2字。(3).编写机关和印发时间湖南XXXX有限公司管理制度公文管理制度XXXX/XXX007-2013版本V1实施日期2013年3月26日第6页共9页位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）居左顶格标识，后标全角冒号词目用4号小标宋体字；词目之间空2字。如有打印份数，份数用阿拉伯数字标记。(4).版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。(5).版记的位置版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。6.2.4页码如需标注页码，用4号阿拉伯数字在页面底部居中标注页码，空白页和空白页以后的页不标识页码。7.行文规则7.1行文规则7.1.1行文应当确有必要，注重效用。行文应根据隶属关系、职权范围和工作需要确定。7.1.2各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向子公司正式行文。除总裁办外，其他部门对外正式行文需申请总裁办同意方可发文，一般情况不得对外正式发文。7.1.3“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。7.1.4“报告”或其他文种不得夹带请示事项。8.发文办理和审核8.1发文办理发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。8.1.1草拟公文应当做到：（一）符合法律、法规及市集团有关规定。如提出新的规定、办法、制度等，要切实可行并加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、公司的职权和与主送单位的行文关系确定。湖南XXXX有限公司管理制度公文管理制度XXXX/XXX007-2013版本V1实施日期2013年3月26日第7页共9页（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当称引标题，后引发文字号。引用外文应当注明文中含义。日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。（七）应当使用国家法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。8.2公文审核8.2.1公文送公司总裁签发前，应当由总裁办进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。8.2.2以公司名义制发的公文，由总裁审批后签发。8.2.3公文正式印发前，总裁办应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附加材料是否齐全，格式是否统一、规范等。8.2.4经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。9.收文办理9.1收文办理收文办理指对公司收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。9.1.1收到需要办理的公文，总裁办应进行审核。审核的重点是：属何部门办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或企业职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。9.1.2经审核，对符合本办法规定的公文，总裁办应及时提出拟办意见送总裁批示后，交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。9.1.3承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。