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1*****集团公文管理制度为进一步规范集团公文发布和信息披露管理，现制定《****集团公文管理制度》。第一章总则第一条集团公文管理由行政部统一负责发布和管理。第二条本规范适用于全集团。第二章常用公文种类第三条常用的公文种类一、决定适用于集团对重要事项或者重大行动做出安排：如奖惩有关部门和人员、变更或撤销下级部门不适当的决定事项等。二、通知适用于集团或各部门传达要求下级部门办理和需要有关部门周知或者共同执行的事项；任免和聘用人员；批转下级部门的公文。三、通报适用于集团或部门表彰先进，批评过错，传达重要精神或情况。四、报告适用于集团各部门（员工）向上级领导或对口管理部门汇报工作、反映情况、答复上级领导或对口管理部门的询问。2五、请示适用于集团或部门（员工）向上级领导或对口管理部门请求指示的事项。六、批复适用于集团答复下级部门的请示事项。七、意见适用于集团或部门（员工）对重要问题提出见解和处理办法。八、会议纪要适用于集团或部门记载、传达会议情况和议定事项。第四条公司或部门需要以公文来规范工作秩序和员工行为、制定各种规范性政策、解决工作事务时，可以通过公文的发布和下达来实施和执行。第五条公文的起草和拟定，由需要发文的相关职能部门、业务部门负责。第三章公文行文规则第六条公文行文规则一、行文必须注重效能。为了尽量简化公务，凡是可以通过当面协商、电话联系等方式处理解决问题的，不得行文。二、行文关系根据组织构架隶属层级关系和职权范围确定，原则上实行逐级行文，一般不得越级请示和报告。三、在拟定“请示”文件时，应当一文一事；一般只写一个主送单3位，需要同时报送其他单位的，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级部门。在拟定“报告”文件时，不得夹带请示事项。第七条公文的拟定要符合集团公文制定的相关标准（相关标准附后）。第八条草拟、修改公文，使用钢笔或黑色签字笔，禁止用铅笔或圆珠笔等容易褪色、涂改的书写工具（集团董事长、总经理可用红色签字笔修改）。书写要工整易认，不得在文稿装订线外书写。第九条正式向行政部提交的发文申请的公文文本一般使用纸质文档（附电子档），并附上经权责领导签批后的《发文审批表》。第四章公文拟制格式第十条公文格式格式一般包括：文件版头、公文字号、公文编号、机密等级、紧急程度标题、正文、附件、发文单位、发文日期、印章、主题词、主送单位、抄送单位、印数等项。一、文件版头：正式公文（需遵照执行集团类的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等），一般都有版头，版头以红色大写印上如“****集团（筹）公司”格式，下面加一道红线，通常称为红头文件。所有以集团公司名义下发的公文一律用红头文件形式。部门公文不用红头文件版头，但各公司单独行文时，也可用红头文件版头。二、公文字号明确为：以发文部门编字，定为：****集团公司*****集字，集管办*****办字，人力资源部*****人字，财务部*****财字，4行政部*****行字。市场产品合作部*****市字，招投标支撑中心*****招字，技术服务部*****服字，互传运营部*****运字，互传销售部*****互销字，集成销售部*****集销字，集成工程部*****工字，技术开发部*****开字，北京弘恒*****恒字。三、公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。集团发文编号由行政部统一编排、管理和备案。年份用六角括号“[]”，序号为3位，如“**集字[2015]第001号”。四、密级等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，由发文单位根据秘密程度确定为“秘密”、“绝密”。五、公司公文紧急程度分为“特急”、“紧急”、“一般”三种。对涉及紧急事宜的公文，应当根据公文的时间要求在公文的左上角注明紧急程度。六、公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。如：“集管办关于加强公司内部管理的通知”；“行政部关于春节值班安排的通知”。七、正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、事件清晰。八、附件：公文的附件应当放在正文之后、发文部门之前，并要注明附件名称和件数。九、发文单位：写在公文下面偏右，要署名准确的全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。十、发文日期：公文必须注明发文日期，发文日期在发文部门5下面向右错开，要写全年月日（正式公文的数字部分要成写中文汉字）。十一、公文除会议纪要以外，应当加盖发文主体的印章。会议纪要应有会议参加人共同签字，由出席会议的最高权责人或会议主持人签发执行。十二、除会议纪要外，公文应当标注主题词。主题词一般为3至5个字，包括公文内容和文种。十三、报送单位：指公文的主要受理单位，即需按照公文内容答复事项、办理工作的单位，其名称应使用全称或者规范化简称。十四、抄送单位是除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位，如相关平行或下级部门。应当使用全称或者规范化简称。十五、印数：公文印制应严格统计受文和抄送单位，确定印制数量并在抄送单位同行右边角标注印制数量。十六、公文文本标准：（一）纸张与装订标准：公司公文一般用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。（二）页面设置标准：左右页边距分别为2.2cm,上下页边距分别为1.7cm与1.5cm,页眉、页脚距边界分别为1.5cm与1.3cm。（三）字体字号标准：发文字号的标题为华文中宋小二号、正文统一为宋体四号。第十一条公文规范6一、公司公文必须符合国家的法律、法规，以及集团整体发展战略、经营方针政策、核心理念及规章制度。二、公文表述内容必须情况属实，观点明确，要求准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点、序号层次正确。人名、地名、数字、引文准确。篇幅力求简短精炼。三、公文的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和与主送单位的行文关系确定。四、拟制紧急公文，应当说明紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。五、引用公文应当先引标题，后用圆括号引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日，不能写“去年”、“上月”、“昨天”，或不写年只写月、日。年份要完整表述，如“2015年”不能简写成“15年”。六、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“1）”，第五层为“（1）”。七、应当使用国家法定计量单位。八、文内需要使用简称时，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。7九、公文中的数字书写，一般在写成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字时必须使用汉字，其余情况使用阿拉伯数字。十、会议纪要中，姓名职务并用时，一般是姓名在前，职务在后。姓名职务之后不再加“同志”字样。十一、红头文件的一般文件格式、文件审批表、文件传阅表，按本标准文后所列“附件”样式使用。第五章公文校正审核第十二条文件的承办部门拟定初稿后，按集团《事项审批流程管理规则》，严格按照权责管理要求，逐级进行审核，在OA中签报或是进行纸质文件审批。在OA签报流程或纸质流程均根据权限管理制度报部门经理审核，行政部经理复核。第十三条核稿内容要点：一、是否有发文的必要，发文方式、主体、格式是否正确；二、解决问题的意见、办法、措施是否可行、是否符合管理规定；三、核稿人员要对公文进行严格把关，必要时要对公文进行修改，8对于质量太差、不符合发文标准的公文，应退回原发文部门（公文主办人），并要求尽快进行修改直到符合发文要求。四、核稿人员要在OA流程或《发文审批表》上签署明确意见。行政部经理复核稿通过后，应根据公司权限管理制度呈送权责领导签发。各级权责领导签发文件时应对文稿详细、认真审查，承担签发责任。并在OA流程或《发文审批表》上签署明确的意见、姓名和审批时间。五、签发的文件统一由行政部编号并登记。六、印制文件实行两次校对制度，校对要准确无误。公文“一校”由拟稿人负责。拟稿人必须对文件格式和文件内容进行仔细校对。“二校”由行政前台负责。校对中发现原稿有问题时，应及时同有关人员联系，将其问题和疑义了解清楚，未经签发人同意不得随意改动。七、公文正式印制前应进行再次校核。重点检查核实：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否正确、规范等。第六章公文编号印制第十四条拟发文件由行政部进行统一打印。打印的文件，必须符合公文装订格式，排列整齐，清晰美观，份数准确。第十五条打印文件应根据先急后平、先公文后资料的原则予以安排。如缓急程度相等，应按照先上报后下发的顺序安排。第十六条拟发文件确定无误后，方可按印数打印，打印完毕应按序整9理并进行装订，行政部按公司印章管理制度规定，在拟发布的公文上盖上正确的印章，经过发文登记后及时下发。第七章公文发布下达第十七条集团公文统一由行政部进行发布。第十八条发布平台与形式：公司纸质文件、公司公告栏、公司OA办公系统相应文件栏目、公司飞信管理群（**员工群、大行政管理群、管理群、职能部门管理群、公司电子文化月刊、公司广播等（详见信息披露标准）。第十九条公文的传达公司正式签发的公文在公司飞信管理群、OA中发布传达，对于重要的文件，还要以邮件形式，发送给相关人员。在必要时可以在高管中进行纸质文件传阅，传阅者要在《文件传阅登记表》上进行签字确认。各部门及员工在OA中下载公文进行传达学习并贯彻执行。第八章公文签阅处理第二十条公文处理是指公司内部或外来文件登记、分发、签收、签批、传阅、执行、保管、归档等一系列流程化管理工作。一、在规定时限内领导未完成文件签发，公文的承办部门及人员应及时提醒催办。二、文件处理：（一）公司管理人员对正式公文处理时限标准。101、一般公文流程处理时限为1个工作日内处理完毕；紧急公文流程在半个工作日内处理完毕；特急公文流程在2小时内处理完毕。2、若遇有疑问或集中采购的询价过程的一般公文流程处理时限为2个工作日内处理完毕、紧急公文流程处理时限为1个工作日内处理完毕、特急公文流程处理时限为半个工作日内处理完毕。3、若超过规定时限未通知下一节点审核审批人或下一节点审核审批权责人未响应和处理，由相关的权责领导进行判责，对发起或上一级责任人处以100元-300元/次罚款，下一级审批或审核责任人处以200元-500元/次罚款。（二）公司管理人员对非正式公文处理时限标准。1、一般非正式公文文件处理时限为2个工作日内处理完毕。2、紧急非正式公文流程在1个工作日内处理完毕。3、特急非正式公文流程在0.5个工作日内处理完毕。4、若遇有疑问或集中采购的询价过程的一般非正式公文流程处理时限为3个工作日内处理完毕、紧急非正式公文流程处理时限为2个工作日内处理完毕、特急非正式公文流程处理时限为1个工作日内处理完毕。5、若超过规定时限未通知下一节点审核审批人或下一节点审核审批权责人未响应和处理，由相关权责领导进行判责，对发起或上一级责任人处以100元-300元/次罚款，下一级审批或审核责任人处以200元-500元/次罚款。11（三）如直接领导或上级领导不在岗，紧急情况下流程发起人可采用电话方式请示或报告，报经相关领导知悉事宜后可以授权相关人员审核（审批）后，由行政部网络管理工程师（或领导秘书）代为签批。（四）如“三重一大”事宜，视情况及时上报集团董事长或总经理进行签批处理。（五）执行人员的公文处理。1、执行人员应认真阅读邮件、办公OA和纸质公文内容和领导批示，深刻领会领导意图，坚决执行公文和领导确定的标准，判断轻重缓急，如对文件中的签审意见的相关标准、要求不清楚，应与上级领导充分沟通交流清楚之后再进行执行。2、对紧急的文件应立即执行。若需下级协助配合，应将交办工作纳入下级的临时任务管理，需其他部门协助配合的应发出协助工单。3、在进行公文审核审批流程中，各级领导意见不统一，按最高权责领导意见或指示执行。4、执行完成后，要将执行和完成结果情况及时向上级领导报告。（六）行政部对涉及公司内部管理的重要文件应及时了解和反馈执行情况，集管办对涉及公司经营管理的重要文件应及时了解和反馈执行情况，并相应纳入效能指标考评范围。第二十一条传递和分发12一、公文传递和分发要及时、准确、安全、保密，并要有严格缜密的登记