集团公司公文管理制度

XX（集团）有限公司公文管理制度（征求意见稿）汇编部门：集团行政管理中心汇编时间：二〇一二年二月第一章总则第一条为了实现集团公司公文处理工作的规范化、标准化和制度化，提高公文处理的质量和效率，保证公文的严肃性，根据《国家行政机关公文处理办法》的原则，结合公司实际，特制定本制度。第二条公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保公司商业秘密的安全。第三条公司各部门应当高度重视公文处理工作，遵守本制度并加强对公文处理工作的领导和检查。经常深入实际、调查研究，养成实事求是和认真负责的工作作风，提高公文处理工作的效率和质量。建立收发文记录，发文部门必须填写发文簿，收文部门必须对收到资料进行收文登记。第四条集团行政管理中心是公文处理的归口管理部门，主管公司并指导各部门公文处理工作，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第五条凡以集团公司名义行文的一切书面文件（含电子文件），均适用本制度。第二章公文种类第六条公司常用公文种类主要包括：（一）决定：用于对重要事项作出决策和安排。（二）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。（三）通知：用于任免干部，传达上级指示，转发上级和不相隶属有关单位的公文，发布要求各部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。（四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。（五）报告：用于向上级汇报工作、反映情况、答复上级有关单位的询问。（六）请示：用于向上级或有关单位请求指示、批准。（七）批复：用于公司回复有关单位的请示。（八）制度（办法）：用于发布公司的规范经营管理等行为的规章制度，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。（九）函：用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关事项等。（十）会议纪要：用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精神和议定的事项。第七条公文按照行文方向分为：上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，主要是函，也包括一些纪要。下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知、通报、批复等。第三章公文格式第八条公司公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（一）涉及公司商业秘密的公文应当标明密级。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。公文按机密程度可分为以下几类：1．绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的公文。2．机密：指次为重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的公文。3．秘密：指不宜向公司以外人员透露内容的公文。4．普通：指非秘密公文。如附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。5．传阅：指在本公司内部传阅或传达的公文。（二）紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部。（四）发文字号应包括公司代字、年份、序号组成。（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用2号方正小标宋简体字居中排布。（七）正文是公文的主体部分。用3号仿宋体字。（八）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。（九）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。（十）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件序号和名称。应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识。（十一）成文日期，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以领导签发的日期为准；一般信函、传真，以发出日期为准。成文日期用汉字将年月日标全，“零”写做“○”。（十二）内容不宜对外公开的，应当在文件首页右上角适当位置注明“内部文件”。（十三）公文除会议纪要以外，应当加盖印章。（十四）公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，后标全角冒号，词目用3号黑体字，词目为三个能反应文章内容的词组，词目之间空1字。第九条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第十条公文中其他各组成部分的标识规则，按照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。第四章行文规则第十一条行文应当确有必要，注重效用。第十二条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。第十三条上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。第十四条公司内设部门机构原则上不得对外正式行文，只就一般事务性函行文。第十五条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。第十六条除集团公司领导直接交办的事项外，不得以公司名义向上级单位领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。第五章文件编号第十七条每份文件都必须设置编号，不得重复或遗漏。（一）红头文件红头文件的编号按国家公文编号有关标准执行。（例：XX集[2010]1号，表示为“XX科技（集团）有限公司2010年第1号红头文件”）（二）会议纪要按年度顺序编“XX会纪［2×××］×号”。（三）其他类型的文件公司其他文件，根据业务发展和管理的需要，另行确定。第六章发文办理第十八条发文办理包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。第十九条拟稿：公文由相关部门负责拟稿，初稿形成后，经相关部门会签；拟稿部门针对会签意见修订，形成正式文稿。草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。（四）引用公文应当先引标题，后引发文字号。应当使用国家法定计量单位。（五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（六）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第二十条核稿:正式文稿经部门负责人审核，交行政管理中心主任复核。核稿把关的重点是：（一）是否需要行文；（二）是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；（三）涉及多个部门的文件是否已会签；（四）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；（五）文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本适度的有关规定。第二十一条签发：经行政管理中心主任复核后，拟稿部门须规范填写公司行政管理中心统一印制的《发文稿纸》，按权责划分细则规定的授权，报集团领导签发。第二十二条对不符合本制度规定的文稿，各级领导和把关部门应当退回重拟。第二十三条公文正式印制前，应当重点复核以下内容：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。复核后需要对文稿进行实质性修改的，应按本制度规定程序复审。第二十四条印制。对文件打印清样进行全面校对无误后方可印制；印件要格式正确、整洁、美观、份数准确。行政管理中心负责红头文件的印制和装订。第二十五条用印。（一）监印人须按规定用印，用印前应当对公文进行全面审核，手续完备方可用印。（二）印章要盖得清楚端正，印章的位置在成文时间处，整个印模应当压年压月；法人名章在成文时间上方；不得在文件的空白页上盖章。第二十六条分发与登记，发文部门按文件签批意见分发文件，并作好发文登记。第七章收文管理第二十七条行政管理中心负责公司外来文件以及各部门报送公司领导的文件的处理。各部门负责本部门外来文件以及公司下发文件的处理。第二十八条收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、督办、立卷、归档、销毁等程序。第二十九条签收：收到文件应以签字或盖章的方式给发文单位以凭据。第三十条登记：对收文的特征和办理要求进行记载，如标题、发文单位、缓急度等。第三十一条拟办：各部门收到的外来文件，对指名或亲启件原则上直接送收件人；不能明确收件人或重要来件应先汇总至公司行政管理中心，由行政管理中心拆开后据情填写《收文处理签》提出办理意见，送上级领导批阅。第三十二条分发：行政管理中心根据领导批示，对来文进行跟进办理，对需要公告的事项，通过会议、公告栏等方式负责传达；对需要传阅的文件送达给相关责任人，并做传阅登记。对于需要集团领导传阅、批阅的文件，应先送第一应阅人，第一应阅人退回后，再送第二应阅人，由送阅人采取一送一退的办法交领导依次传阅。对于阅知性文件一般按领导的排列顺序从前往后传阅；对于阅批性文件，则按领导排列顺序从后往前传阅。第三十三条承办：各责任部门（责任人）对需要办理的事项应及时进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文单位；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级领导审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级领导审批。承办情况与部门或个人绩效考核结合。第三十四条督办：行政管理中心有权对承办情况进行督促检查。督办贯穿于签批事项处理的各个环节，根据事项的紧急程度随时或者定期向领导反馈办理情况。第三十五条时间控制：各事项在拟办、承办、督办等每一阶段，均要求办理的时效性；其中，普通件办理控制在48小时内，急件办理控制在24小时内，特急件应立即办理。各责任人应在相应时间范围内向公司领导、行政管理中心反馈办理情况。公文办理时效纳入部门或个人绩效考核。第八章公文立卷、归档和销毁第三十六条公文办理完毕，承办人或者主管人员应当根据公文立卷、归档的有关规定，将定稿、正本和有关材料整理立卷。第三十七条公文立卷，应当以文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系为原则。灵活运用问题、名称、通讯者、时间、作者、地区六个特征和保存价值，进行立卷，使案卷正确地反映公司的主要工作情况，便于保管、查找和利用。第三十八条公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管存档。案卷要写标题，填写卷内目录、备考表，确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。第三十九条没有存档价值和存查必要的公文，可按照公司《档案管理制度》有关规定，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由公司有关部门人员监销，保证不丢失、不漏销。第九章罚则第四十条集团各部门在公文办理过程中，均应严格遵守本制度，凡违反本制度的，给予20-200元处罚。第四十一条集团各部门在执行本制度过程中出现差错，则给予责任人50元/次的处罚；若造成严重后果，除赔偿经济损失以外，并处罚款200元/次，通报批评直到降职降薪处理。第十章附则第四十二条本制度由公司行政管理中心负责解释，并修订完善。本制度自公布之日起施行