公文管理办法

XXXX年规章制度第1页共11页公文管理办法第一章总则第一条为使xx公司公文管理规范化、制度化、科学化，提高公文质量和工作效率，结合公司实际，特制定本办法。第二条本办法所称的公文,是指深圳xx鞋业连锁有限公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。第三条公司总裁办公室是公文处理的管理部门，主管本公司公文处理工作。负责统一管理本公司公文收发、传阅、审核、用印、归档和销毁等工作，并对本公司其他部门进行指导和监督；督促检查公文运转和办理情况。第四条各一级部门以本部门名义对公司其他部门发出的通知、通报、议案等，须经总裁办公室核稿、审批；对本部门内员工发出的公文，如：工作协助函、工作申报表、会议纪要等，由部门总监审核、签批、用印。会议纪要必须抄报总裁办公室存档。第五条总裁办公室及各部门都应配备具有一定公文知识的人员负责公文处理工作，加强对员工的教育和培训，提高公司公文处理水平。第六条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第七条公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、规范、安全。第八条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和xx公司有关保密规定,确保公司商业秘密的安全。第九条各部门负责人要高度重视公文处理工作，严格遵守本办法并加强对本公司公文处理工作的领导和检查。第二章公文的种类第十条公文的种类主要包括：一、公司内部行文：指公司与公司旗下各部门、各分支机构之间为互相传达、布置、汇报、联络工作时的行文。XXXX年规章制度第2页共11页（一）命令（令）、决定（决议）：公司董事会对重要事项或重大行为做出安排，奖惩一级部门负责人，变更或撤销下属部门不适当的决定时使用。（二）议案：用于公司董事会成员或各级部门主管，向公司董事会提请审议事项。（三）公告、通告；以公司或总裁办公室名义发出的，对外宣布重要事项或在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。（四）通知：适用于公司内部上级部门对下级部门传达要求办理、周知或共同执行的事项；转发政府机关来文；发布规章制度；任免和聘用干部。（五）通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况时使用。（六）工作申报表（即请示、报告）：用于向上级部门汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级部门的询问，要求上级部门给予指示时使用。（七）批复：用于答复下级部门提出的请示事项。（八）函（包括工作协助函、传真函等）：用于不相隶属的平级部门之间相互商洽工作、询问和答复问题时使用。（九）会议纪要：用于记载和传达会议情况和议定事项，要求与会人员或部门共同遵守、执行时使用。（十）专项表格式行文：配合公司内部正常运作常用的固定行文格式，按特定需要时套用。专项表格版式由相关部门按实际需要设计打印好经总裁签批即生效。二、对外单位行文：指公司向没有直接隶属关系单位的行文。（一）函/复函：公司与非隶属单位进行商洽、阐明公司立场、咨询和答复问题时使用。（二）证明：就公司内部特定人、事、物及有关数据给非隶属单位予以具体说明时使用。（三）申请报告：对特定事项向非隶属单位请求同意或批准时使用。（四）声明：就公司内部特定人、事、物及有关数据对非隶属单位郑重阐示公司立场时使用。（五）专项表格式行文：非隶属单位要求公司填写之表格式文件，依实际需要和公司有关规定给予填写。第三章公文签发权限第十一条所有行文必须按规定由签发人亲笔签署，或加盖已获公司授权使用的私人印鉴或签名原子章。XXXX年规章制度第3页共11页（一）董事长：以董事会名义对公司内部发出的命令（令）、决定（决议），或对非隶属单位特定董事长签署的行文。（二）总裁：以公司名义签署公司规章制度、考核办法、干部任免等重要文件，以及向非隶属单位发出需要公司负责人签署的文件。（三）副总裁：1、分管总裁办公室：以公司或总裁办公室名义向公司内部发出的公告、通告、通知、通报、议案、批复、专项表格式行文或向非隶属单位发出函件。2、分管运营中心：以运营中心名义向各运营区发出公告、通告、通知、通报、批复、专项表格式行文或向非隶属单位发出函件。（四）一级部门总监：以本部门名义发出的工作协助函、工作申报表、会议纪要、专项表格式行文或总裁授权对非隶属单位发出需部门负责人签署的行文。（五）二级、三级部门负责人：以本部门名义向上级部门发出工作协助函、工作申报表、专项表格式行文。（六）各运营区负责人可以在自己的职权范围内发布通知、通报等，但重大事项如：商品调价、制定相关的管理制度、卖场商品的展示设计等，需经总裁或其授权人批准后，方可正式对内行文。第四章公文格式第十二条公文一般由版头、发文字号、密级、紧急程度、文件标题、主送单位、正文、附件、发文机关全称、签发人（印章）、成文日期、主题词、抄送单位、印刷版记等部分组成（见附件四）。一、版头：由公司Logo加“文件”二字组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文可用公文主办机关一家版头，也可并用几家版头，但主办机关应当排列在前。二、发文字号：由公司代字、发文年度（年份）和发文顺序号（或序号）组成，如××发［××××］第×号。标明于版头下方居中位置。联合发文，只标明主办机关发文字号。（具体编制方式见附件一）。三、密级：密级是公文涉密程度的标志，标注在公文首页，文件标题的右上方。版头分割线右下方位置。密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，普通级文件无须标注。（具体密级设定见附件二）四、紧急程度：紧急程度是对公文送达和办理的时间限度，标注在文件首页右上角，密XXXX年规章制度第4页共11页级下方位置。紧急公文分为“特急”、“急件”，一般性文件无须标注。（一）特急：必须半个工作日内传达到位；（二）急件：必须一个工作日内传达到位；（三）一般公文：必须两个工作日内传达到位。五、公文标题：应准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关、事由和文种三要素组成，位于发文字号下方。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。六、主送单位：指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称，并按期性质、级别或惯例依次排列。若主送单位较多，可统称为：各相关部门。主送单位位于正文上方，顶格排版。七、正文：即文件的主体部分，包括事由、要求、建议和措施等。正文拟写要做到：语言精炼、逻辑清楚、层次分明、语言规范。印发、转发的文件直接附于正文之后，不作附件处理。八、附件：是附属于正件的其他文件或材料。当公文有附件时应注明附件顺序和名称。其位置应当在正文下一行，发文机关署名之前，左空两字。序号使用阿拉伯数字，附件名称之后不加标点符号。九、发文机关署名：俗称落款，应使用机关全称或规范化简称，两个以上一级部门联合发文，主办部门应排列在前。十、小标题：在行文签署盖章位置应当标注主题内容。小标题位于发文机关下方，签发人（印章）的上方。十一、签发人（印章）：对公司内部的发文只需总裁或总裁授权人签字即可。对外发文则加盖企业公章。会议纪要由会议主持人签署。十二、成文日期：成文日期是公文形成或生效的时间标志，以文件签发或会议通过的日期为准，联合行文，以最后签发部门负责人的签发日期为准。十三、主题词：用以揭示公文的基本内容并经过规范化处理的词语。主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成。所有正式文件均应标注主题词。主题词应在《公文主题词表》中选用（见附件三1）。其标注位置在文件末页下部，抄送机关上方。十四、抄送机关：指除主送机关以外需要执行或知晓公文内容的上级、下级和不相隶属的机关。应使用全称或规范化简称，并按上级、平级和下级的次序排列。抄送机关名称标注于主题词下方、印刷版记上方。XXXX年规章制度第5页共11页十五、印刷版记：由打印人、校对人、打印份数组成，位于公文末页下端。第十三条联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。第十四条当公文排版后所剩空白处不能容下签发人的签字或印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使签字或印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。第十五条文字从左至右横写、横排。行文字体和行距要求：标题用三号加黑宋体，行文内容用小四号宋体。行距为1.5倍行距，字距为标准，发文字号用五号加黑宋体。公文应标注页码，页码标注在每页正文下方居中的位置，首页无须标注页码。第十六条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），为方便左侧装订，页边距设定为：上：2mm，下：1.5mm，左：2.5mm，右：1.5mm。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第五章行文规则第十七条行文应当确有必要，注重效用。第十八条公文的收、发统一由总裁办公室办理。第十九条深圳市xx鞋业连锁有限公司的行文关系根据隶属关系和职权范围确定。部门内应遵循逐级行文的原则，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文时，应当说明原因并抄送被越级的部门。不相隶属单位行文应当遵循对等的原则，“明来明去、密来密去、函来函复”。第二十条部门根据其职权范围,可以相互行文和向所属分支机构行文。向下级部门或同级部门的重要行文，应当同时抄送直属上级部门。对公司内部发出的决议、公告、通知、通报，可主送多个部门。除总办外，部门原则上不得以部门名义对外单位正式行文。第二十一条“请示”是请求上级部门予以批复的文种，应当一文一事；一般只写一个主送部门，同时需要其他部门研究处理的，应采用抄送形式，但不得同时抄送下级部门。第二十二条“报告”是向上级部门汇报工作、反映情况的文种，不得夹带请示事项。“报告”中提出的意见和建议，只供上级部门参考而并不要求予以批复。凡在报告中夹带请示事项,未得到及时批复,造成工作延误或损失的,由行文方负责。XXXX年规章制度第6页共11页第二十三条除上级部门负责人直接交办的事项外,一般不得以部门名义向上级部门负责人个人报送“请示”、“意见”和“报告”。第五章公文办理公文办理分为发文办理和收文办理。第二十四条公司或部门发文，由总裁办公室统一编号、审核、签发、用印、封发。第二十五条红头文件，适用于印发需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要，转发上级、下级、不相隶属部门来文，公司内发布人事任免，奖惩通报等。第二十六条发文办理发文办理指以本公司（部门）名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、打印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。一、草拟公文的基本要求。（一）符合国家的法律、法规和本公司的有关规定。如提出新的规定等，要切实可行并加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文，一般不得代替中文句子成份，特殊情况使用外文代替中文字词或句子成份，应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（七）应当使用国家法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称缩写，应当在第一次出现时注明准确的中文含义。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（十）“绝密”类公文拟稿人应自始至终全程负责送核、送签及打印校对等。（十一）发送部门的文件，须按规定的排名顺序撰写主送和抄送单位。除有规定者外，XXXX年规章制度第7页共11页公文按主、抄送部门各一份的原则发送。（十二）拟稿一律用A4纸打印。二、核稿文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后，再交总裁办公室统一进行核稿。核稿的主要内容：（一）是否确需行文；（二）是否符合法律法规，与本公司发过的公文是否衔接。（三）行文方式是否妥当，是否符合行文规则