公司印章证照管理制度

公司印章、证照管理制度第一章总则为加强公司印章、证照管理，保护公司合法权益，确保印章及证照使用的合理性、有效性和可控性，特制定本制度。第二章公司印章、证照类别第一条印章包括公章、合同专用章、财务专用章、发票章、法人章、各部门章等印章。第二条证照包括公司营业执照（正、副本）、质量管理体系证书、银行账户及公司开展经营活动所需的其他证照。第三章公司印章、证照保管第一条公司的公章、合同章由综合管理部管理；财务专用章、发票章、法人章由公司财务部管理。各部门章设专人进行管理。第二条公司的营业执照正副本、质量管理体系证书、中关村高新证书由公司综合管理部负责统一管理，管理落实到个人。第三条公司各部门明确各印章、证照管理责任人。第四章公司印章、证照管理第一条申请流程1、员工申请用章请在OA中填写《印章使用审批单》，通过逐级审批后，员工持需要盖章资料到综合管理部用章；2、员工申请借用公司资质证照包括复印件、扫描件需要在OA中填写《资质证照申请单》，通过逐级审批后到综合管理部借用相关证照。第二条对公司的各种证照复印件要加强管理，各部门在使用复印件办理业务时必须在复印件上注明使用内容（此复印件仅限XXXX使用，复印无效）。第三条证照的使用管理11、各部门因工作需要，借阅、借用、复印证照资料，需打印审批单到综合管理部办理相关手续。2、综合管理部证照保管人即时核对审批单，严格按照申请需求办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人提出的任何要求，均不予受理。3、凡借阅、借用证照资料，须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，但最长不得超过5个工作日。4、公司证照不得丢失、损坏；如出现损坏或丢失，应立即告知综合管理部保管人，以便及时办理证照的挂失和补办手续。5、公司的营业执照正、副本不得外借，不得与其他单位、组织及第三人共同使用。不得擅自以公司的名义为本人、其他单位、个人提供担保、贷款、抵押，也不得擅自以公司的名义向其他单位、组织、个人借款。6、电子档证件必须妥善保存，在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。7、公司员工不得利用公司证照签订各种假经济合同，不得利用证照进行违法活动等。第四条印章的使用管理1、印章的刻制（1）公司各部门需刻制印章时，按要求填写《印章刻制申请单》，逐级领导审批；申请批准后，由综合管理部负责统一刻制；刻制周期为3-5个工作日。（2）各种印鉴均由综合管理部颁发，颁发时应留下印模并登记备案。（3）印章丢失时应立即向公司负责人报告，并依法公告作废，重新刻制。2、印章的使用、停用（1）公章和合同章由综合管理部统一管理，员工持审批通过的审批单在3个工作日内完成用章。（2）公司业务相关文件包括合同、协议类文件均使用合同章；公函、证明类文件使用公章。（3）开具在职、薪酬或实习证明类文件，由员工单独向人事部门申请，由人事部门统一安排用章。（4）原则上未通过印章审批的盖章需求，一律不予用章。（5）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章。（6）各部门将停用的作废章统一交由综合管理部，由其统一申请销毁。第五条证照管理责任人离调职时，应按离职制度的规定填写移交单，并逐项2清点移交。第五章证照维护第一条公司按照各地有关部门（工商局、税务局等）的要求，按时办理各种证照的年报、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。第二条证照的年报、变更、延期等相关手续办理：1、行政类证照由综合管理部门专人负责办理。2、财务类证照由财务部门专人负责办理。3、其他证件由最初办理证件的部门办理，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报具体工作。第六章相关责任第一条证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的准确性，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任。第二条证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和整洁性，使用完毕后应及时归档；借阅，不得将证件转借其他人使用。第三条有下列违规情形之一的，给予责任人通报批评，并按照造成的不良影响、名誉损毁和经济损失程度，对责任部门和责任人给予相应的违规处罚：1、证照使用、保管单位（部门）和个人擅自翻动、复印或外借公司证照类文件，对责任人扣除当月绩效；后果严重的进行全员通报并给予扣除全年绩效工资的处分；触犯法律的，立即开除并移交司法机关处理。2、不按规定上报资料，造成证照申报、登记、变更、注销等不能按时办理的，给公司造成损失者，视情节轻重扣除当月绩效或半年绩效。3、公司及所属单位各种认证证书、标志未按认证机构有关证照使用和管理规定，造成不良后果的，视情节轻重扣除当月绩效或半年绩效。4、印章、证照借出期间，要妥善保管。如遇证、照丢失，要及时上报公司并按有关规定刊登公告，声明作废，补证的一切费用由当事人负责，并扣除当月绩效；此外如情节严重，还将追究责任人的法律责任。35、如发现伪造公司证照和印鉴时，应立即向公司汇报，开除当事人并由公司配合司法部门追究当事人的刑事责任。第七章附则第一条本制度由综合管理部门负责解释及修订。第二条本制度自下发之日起执行。4