《印章证照管理制度》

文件编号文件名称印章证照管理制度制订部门批准人生效日期页码1/51.目的：为保证企业印章（含法人章，下同）、证照管理和盖章的安全性、规范性，保障合作各方利益不受损害，特制定本规定，相关职责人员必须严格执行。2.适用范围：本规定适用于公司所有的印章和证照管理。3.定义：本规定所称“印章”系指企业所属一切独立法人单位的印章和法人代表印鉴，本规定所称“证照”系指企业所有独立法人单位的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、社保登记证、银行开户许可证、贷款卡等及其他证明单位身份或资格的证件资料。4.职责:4.1公司印章、证照管理专员及经授权的业务部门印章证照管理人对公章、证照使用管理的安全性、正确性、有效性各负其责；4.2各部门主管负责印章、证照的借出和需盖章文件的审核，对其真实性、可靠性、安全性、准确性负责；4.3各部门盖章业务及需借用印章、证照办理业务的人员，对盖章资料及借用的公章、证照的正确使用、妥善保管承担责任。4.4公章、证照的管理与审批权限：4.4.1公司所有经批准刻制或申办的各类行政与业务印章、证照一律交由人力资源部公章证照管理专员统一登记造册管理，凡授权托管的业务公章证照，业务部门授权责任人须到公章证照管理专员处办理代管手续，并随时接受相关监督、检查；4.4.2董事会日常性事务所需证照印章使用由董事会秘书负责控制管理；4.4.3公司财务专用章、银行印鉴用法人章、网银U盾、公司发票专用章等由财务主管领导授权专人代管，其使用按财务管理相关规程办理；4.4.4公司的业务专用章根据业务需要，在管理保障条件可行情况下可经总经理批准授权给相关业务部门代管；4.4.5公司日常财务、行政后勤业务、生产计划内所需物料计划与采购业务（采购依核决权限规定）、市场营销常规业务所需盖章经部门审核后报副总经理批准办理；4.4.6所有公司日常经营业务所需印章、证照等的借出一律由副总经理负责审批；4.4.7所有对外项目合作、申报政府文件、贮备性物料采购业务、营销例外事件文书及其他对外事务、涉及企业战略性决策文件资料、２０万元以上的投资与合作项目、非经营性资产处置文件与合同、涉及企业关键核心技术与机密的信息资料需用的印章、证照审批时须报总经理批准。4.4.8使用法人章（非财务印鉴用）时由法定代表人审批；5.管理规定：文件编号文件名称印章证照管理制度制订部门批准人生效日期页码2/55.1公司所有的印章、证照，必须全部归口人力资源部公章证照专员统一管理，财务专用章、发票专用章、银行印鉴法人章由财务经理管理，并在公章证照专员处备案登记办理代管手续，其使用和保管必须严格参照本规定执行。公司人力资源、购销业务及财务专业事项尽可能使用业务公章。5.2办理证照申领（换）和印章刻制的相关人员，必须在办理好后的两个工作日内填写B011-1《印章/证照备案表》并将其移交给管理责任人，并做好交接记录；5.3所有需盖章的文件资料，必须凭所在部门主管审核签字的B011-2《盖章申请审批单》报经审批权责人批准后方能盖章。盖章资料必须填写完整，不允许先盖章再打字或先盖章再填写内容（即盖空白章）。对外签署的合同协议，除同上履行审批手续外，还必须由我方代表签字后方能盖章。5.4所有盖章事项盖章同时由公章管理责任人做好详细记录。财务专用章、业务合同专用章、发票专用章等财务管理专人也必须分别建立财务专用章、业务合同专用章、发票专用章使用登记表严格履行登记手续。5.5对外需提供加盖红章的证照复印件时，必须在复印件上注明用途及提供时间，必要时写明有效使用期。5.6遇特别情况申请在空白纸上盖公章外出办事时，由部门负责人担保后报副总经理签字批准后，要求申请人必须跟踪盖章的空白纸使用后的复印件在约定的期限内交回公章管理专员备案，否则不按时交回或不交回盖章复印件者每份罚款200元，造成损失或其他后果由申请经办人与担保人承担责任。5.7公司所有证照及公章，原则上不允许借用外出。特殊情况确需带出办理业务的，应由公章、证照管理责任人亲自携带一同前往办理；管理责任人不能亲往的，使用人须填写B011-3《公章/证照借用申请审批单》，经副总经理（财务类公章证照须先经财务主管初审后报副总经理审批），并严格限定归还时间方能借出，同时办理严格的借用登记手续。公章归还时须附上借用盖章的文件原件一份（并注明盖章份数）。5.8公章证照管理责任人外出时，印章、证照由总经理指定的人员暂行代管（财务类公章、证照由财务主管指定人员并报总经理许可后暂行代管），并做好交接和使用记录。5.8印章的废止、更换：废止或遗失的公章应由保管人员填写B011-1《印章/证照备案表》，报总经理审批遗失处理意见后，交由公章证照管理专员按领导批示处理。6.罚则：6.1公章、证照管理责任人因把关不严，无相关人员审批即予盖章或准予借出的，或记录不全造成责任无法界定，所有违规行为一经发现可以视作严重错误，并对所产生的不良后果承担全部或部分责任予以从严从重处罚；造成重大经济法律后果或重大损失的，除承担其一切责任外，视情节按规定处理，并追究其法律责任。6.2相关主管或领导不履行严格审查的责任，即签字批准盖章或准予借出的，对由此产生的后果承担全部或部分责任，并按规定给予处罚；造成重大经济法律后果或重大损失的，责任及处罚同上款规定。文件编号文件名称印章证照管理制度制订部门批准人生效日期页码3/56.3印章、证照借用人必须对在借用期间的正当使用承担责任，管理责任人或借用人不认真履行正当使用和妥善保管的责任，致使其不当使用、遗失、损毁的，对所产生的后果承担全部或部分责任，并按规定给予处罚；造成重大经济法律后果或重大损失的，责任及处罚同上款规定。借用公章、证照未在规定期限归还的，每次按情节给予相应处罚一次，并责令立即归还。7.附则：7.1本制度由人力资源部负责制订，由总经理签署发布执行。7.2上述情况要求总经理审批办理的事务，在权责人不能亲自审批时可以授权代理签署，经办人须电话向授权人求证后方可办理。7.3本制度解释权归总经理。8.记录：B011-1《印章/证照备案表》B011-2《盖章申请审批单》B011-3《公章/证照借用申请审批单》B011-4《公章证照使用登记表》B011-1印章/证照备案表印章/证照名称备案项目□制作或领用备案□废止备案印章样式说明：经办人批准人B011-2：盖章申请审批单盖章公司名称：盖章时间：年月日部门申请/办理人序号盖章资料名称份数/页摘要1234部门主管总经理董事长B011-3：公章/证照借用申请审批单公司名称：申请部门申请/借用人申请日期公章、法人章、证照名称随行人员摘要借出时间预计归还时间部门主管总经理董事长借出管理人归还盖章文件名称及份数实际归还时间借出管理人备注1、涉外盖章的文件必须保留一份原件或复印件随审批单带回；2、涉外盖章时随行人和盖章使用人必须同时在场方能盖章，并同时签字确认。B011-4：公章使用登记表编号印章类别盖章资料名称事由份数申请人备注12345678910