江淮公司印章管理制度

江淮公司印章管理控制制度制度名称印章管理控制制度文件编号内控-003执行部门财务部、其他相关部门监督部门监事会第1章总则第1条，为了保证江淮公司（以下简称“公司”）印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依据公司规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本制度。第2条，制度所指印章包括公司印章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。第3条，本制度适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。第2章印章的制作、废止、更换第4条，新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章）的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制，后交由办公室备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。第5条，因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写《印章制发申请表》经总经理核准后送交办公室刻制。第6条，废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止申请单》，并呈公司经理核准后交由公司办公室统一废止或缴销。第7条，遗失印章时应由印章保管人员填写《废止申请单》，并呈公司经理核准后，签批遗失处理及处罚办法后，交由办公室按批示处理，如是遗失公司基本印章时必需登报申明。第8条，更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写《废止申请单》，并呈公司经理核准后，交由办公室按批示处理。如有需要须填写《印章制发申请表》申请新的印章。第3章印章的保管与使用第9条，公司公章、法定代表人印章由公司办公室保管,公司合同专用章由公司销售部保管,公司财务专用章由公司财务部保管,董事会印章由公司董事会保管,监事会印章由公司监事会保管。第10条，印章应保管在安全的设施内,印章保管人员应及时清洗印章、添加印油,确保印章清晰,印章保管部门负责人为保管印章的责任人。第11条，如使用上述印章,由印章使用人申请,各部门负责人批准后提交公司总经理批准后方可使用,一般不得携带外出。若特殊情况需将印章带出,需公司总经理授权批准,批准记录留存备查。携带人应确保印章安全,使用时由印章保管人亲自到场(两人以上)监印。第12条，公司统一印制“印章使用审批单”和“印章使用登记表”。印章使用审批单内容应包括:用印部门、用印内容、用印名称、经办人、用印部门负责人审批意见、印章专管员签字、公司总经理或总经理级别以上人员的审批意见。印章使用登记表内容应包括:用印日期、用印内容、用印名称、用印单部门经办人签字。第13条，印章使用,实行事前审批,未经批准,不得使用。第14条，印章使用程序1．按审批权限,审批人签字批准后可直接用印。2．没有通过审批程序的,经办人提出用印申请,填写《印章使用审批单》,交有权领导审批。3．印章保管人员盖章后,应将《印章使用审批单》、印章使用登记表、用印文件原件(或复印件)、合同复印件及其它用印凭证存留,以备年末汇总整理。第15条，印章使用要求1．印章保管员要熟知各种印章的使用范围、批准权限,做到正确用印。2．印章保管员在用印前,必须依照审批权限规定,查看用印审批结果,审批手续完备的文件方可用印,用印后应及时在用印登记表上进行登记,同时要求用印部门经办人在用印登记簿上签字。对于超越审批权限或未经审批的文件,印章保管员应当拒绝用印,并及时向上级报告。3．审批人要正确使用审批权限,不得超越审批权限。4．印章保管员必须亲自使用印章,不能委托他人代为用印。加盖的印章要端正、清晰,用印要做到“骑年盖月”。5．原则上不允许在未填写或未填写完整的材料上加盖印章,经公司总经理批准同意用印的材料除外。第16条，在用印逐级审批过程中被否决的,该文件予以退回。第17条，涉及公司正常生产经营以外(如诉讼文书等)等重要事项需使用印章的,须经公司总经理审批后方可使用。第18条，公司员工必须严格依照本制度规定程序使用印章,未经本制度规定的程序,不得擅自使用。第4章责任第19条，公司统一刻制和发放的印章,由公司总经理办公室负责不定期地组织对其进行鉴定。印章使用情况和保管情况也应经常检查、核对用印情况。如印章失效、新增或变更,应及时通告,并须报有关部门备案。第20条，公司印章应妥善保管,严防被盗用、丢失。若一旦遗失,必须及时向印章管理部门负责人报告,同时采取紧急补救措施,以免造成损失。第21条，出现下列情形时,公司将追究有关人员的责任,并区分不同情况,给予处分、经济处罚或追究刑事责任:1.印章保管员未妥善保管印章,导致印章被盗用或丢失的;2.审批人超越用印审批权限，越权审批的；3.用印件未履行审批程序,印章保管员仍然用印的;4.发现审批人越权审批,印章保管员仍然用印的;5.发现审批人越权审批,印章保管员虽然拒绝用印但不及时向上级报告的;6.未发现审批人越权审批,印章保管员用印的;7.未妥善保管用印留存资料,导致资料灭失的;8.其他违反本制度的行为。第22条，印章保管员印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分。印章保管员离职时,须办理印章的移交手续后方可办理离职手续。第5章附则第23条，本制度解释权属于公司董事会。第24条，本制度经公司董事会审议通过后实施,修改时亦同。第25条，本制度自2013年1月1日起施行。编制日期2012.10.10审核日期2012.10.20批准日期2012.12.30实训成果完成小组：11财管一班第8小组组长：杭苏娟本次实训主持人：杭苏娟成员名单杭苏娟陈琼邵贝贝王小明分数合计组长打分11114评阅小组意见及成绩评阅意见评阅成绩1.制度符合企业内部控制规范和配套指引的要求2.做到了不相容职务分离这一点2.很好的体现了江淮公司的内部实际环境3.制度内容具体完整，制度规范，可操作性强。4评阅小组总意见及成绩（第十三组）评阅意见评阅成绩1.该组管理制度详细充实，对印章制度的了解与解释比较全面2.评阅小组深入审核，思路清晰，细致严谨，具有较强的评阅能力。老师评阅意见及成绩评阅意见评阅成绩