发票管理制度

第1页《发票管理制度》（试行版）1、目的1.1为加强发票管理和财务监督，规范发票使用行为，降低公司税务风险，根据《中华人民共和国发票管理办法》、《中华人民共和国发票管理办法实施细则》及《增值税专用发票使用规定》等相关规定，并结合公司的实际情况，特制定本制度。1.2发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证；增值税专用发票是指增值税一般纳税人销售货物或者提供应税劳务开具的发票，是购买方支付增值税额并可按照增值税有关规定据以抵扣增值税进项税额的凭证。1.3发票由税务部门统一监制和认可、增值税专用发票由国务院税务主管部门确定的企业印制；其他发票，按照国务院税务主管部门的规定，由省、自治区、直辖市税务机关确定的企业印制。禁止私自印制、伪造、变造发票。1.4发票的联次1.4.1一般发票的基本联次包括存根联、发票联、记账联。存根联由收款方或开票方留存备查；发票联由付款方或受票方作为付款原始凭证；记账联由收款方或开票方作为记账原始凭证。1.4.2增值税专用发票由基本联次或者基本联次附加其他联次构成，基本联次为三联：发票联、抵扣联和记账联。发票联，作为购买方核算采购成本和增值税进项税额的记账凭证；抵扣联，作为购买方报送主管税务机关认证和留存备查的凭证；记账联，作为销售方核算销售收入和增值税销项税额的记账凭证。其他联次用途，由一般纳税人自行确定。1.4发票的基本内容包括:发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、客户名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位(个人)名称(章)等。2、适用范围本制度适用于临海市朵纳卫浴有限公司。第2页3、部门职责3.1财务部门负责本公司经营所需发票的购买、保管、审核、开具及核销。3.2公司各部门在日常业务活动过程中应取得合法、有效的发票。3.3公司所有使用、接触、保管发票的部门和个人必须遵守本制度。4、发票的领购及缴销4.1发票的领购4.1.1发票领购申请。纳税人初次购领普通发票和增值税专用发票前，应持税务登记证副本、办税员证或经办人身份证明，以及财务印章或发票专用章印模向国税机关提出申请，经审核批准后发给《发票领购簿》，凭簿领购发票。4.1.2后续发票领购。发票经办人在领购发票时，需携带《发票领购簿》、IC卡和经办人身份证明领购发票。4.1.3临时到本县以外从事经营活动的，应当凭公司所在地税务机关的证明，向经营地税务机关领购经营地的发票。4.2发票缴销4.2.1日常缴销。财务人员须按税务主管机关的要求自发票领购之日起6个月内办理发票缴销手续，进行发票核销。发票缴销时，应将尚未开具的空白发票作废，并连同IC卡及发票开具清单送交税务机关办理缴销。4.2.2收款收据的缴销时，需带存根联以供查验。4.2.3纳税人丢失、被盗发票缴销。纳税人发生发票丢失、被盗后，应在24小时内向税务部门报告，填报《发票挂失/损毁报告表》、《挂失/损毁发票清单》、并持丢失被盗的证明材料，向税务部门办理发票缴销，同时凭税务部门审批后的《发票挂失/损毁报告表》登报声明作废。4.2.4缴销发票时需要提供以下资料：《纳税人发票缴销登记表》、发票领购簿、经办人身份证、需缴销的空白发票和作废发票的全部联次。5、发票的取得5.1本文所指的发票，主要包括增值税专用发票、普通发票及特殊收据。特殊收据包括以下几种：5.1.1行政收据、事业单位收据及非税收入收据第3页5.1.1.1上述收据收费项目都应该有收费许可证，并且公示。事业单位比如学校一般只能开具学费、培训费。5.1.1.2一般很容易将行政事业收费收据和结算凭证混淆，结算凭证只能在其内部运作，只是收付款证明，不能作为公司的报销依据。5.1.1.3对于应税收入部分应严格使用税务发票，对于技术收入应开具技术交易发票，对捐赠收入应开具捐赠收据等。5.1.2军队收据由财政部、总后勤部共同监制的票据准予列账；军队内部结算凭证，企业不允许列支。5.1.3境外发票一般为自制发票，部分国家没有采取发票的管理方式，具体为负责人签名的自制收费凭证，其鉴别方式目前还是通过资金往来结合业务真实性考虑（如：境外包括港澳台地区的Invoice、收银小票、其他商业票据可以接受）。5.2所有部门或个人在为公司购买商品、接受劳务以及从事其他经营活动支付款项时，都应向收款方索取相应的发票。如特殊情况无法取得发票的，应由经办人员凭购买商品、接受服务以及从事其他经营活动的书面证明、经办人身份证明，直接向公司驻地税务机关申请代开发票。5.3物资采购部门和费用支出部门向收款方索取发票时，原则上需索取增值税专用发票(本制度另有规定的项目除外)。如果确实无法取得增值税专用发票的，需要说明情况。如无正当理由的，由业务经办人承担损失的增值税进项税额，在报销时直接予以扣减。5.4公司取得发票人员应负责确认发票的真伪、项目填写是否齐全、内容是否正确，对虚开品名、项目、数量、金额不实，存在涂改、挖补的发票不得受理。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证。如确实无法确认发票真伪，公司取得发票人员可由财务部门协助查询或提交当地税务机关进行确认。5.5取得增值税专用发票后，经办人员在取得专用发票时对纸质专用发票进行审核：5.5.1发票套印发票监制章；5.5.2全部项目填写正确且与业务内容一致；5.5.3公司开票信息正确无误、票面字迹清晰，未被修改、重印，不得压线、错格；第4页5.5.4票面完整，无损毁，涂污；5.5.5属于汇总开票的，附带合规的销货（劳务、服务）清单且加盖发票专用章；5.5.6发票联、抵扣联信息一致且加盖发票专用章；5.5.7发票专用章印章清晰、正确，印章名称与销货方名称一致。5.6公司各部门取得增值税专用发票到财务部门报销时，必须保持发票的干净（专用发票有复写功能，部门领导及经办人的签字不能透过发票联而留在抵扣联上，抵扣联上除各格式栏必须填写的内容外，其正反两面都不得留下任何脏、乱及签字的痕迹）、整齐、正确，以便财务部门在防伪税控系统进行认证顺利通过。5.7业务人员需在增值税专用发票自开票之日起30日（含开票当日）内至财务部门进行账务处理,如逾期则须在提供发票的同时提供书面材料说明原因。但最长不得超过自增值税专用发票开票之日起90日内，否则财务部门不予受理，应联系供应商进行换票处理。对于超过发票开具日180日的增值税专用发票财务部门坚决不予受理。5.8相关财务人员应于每月月底前将当月入账的增值税专用发票抵扣联及清单交税务会计进行认证。5.9公司财务人员收到红字增值税专用发票，不需进行认证抵扣，应将红字专用发票所注明的增值税额计入当期的进项税额转出科目。5.10公司各部门收到税务机关代开专用发票，应检查发票是否加盖税务机关代开发票专用章，凡未加盖上述专用章的，公司各部门一律不予受理。5.11收到个人由国税代开的发票后面，需附上该发票对应到地税开具的缴税单原件（或复印件），否则，该国税代开的发票视为无效，财务部门不得接收。5.12公司各部门从中国境外取得与纳税有关的发票或者凭据，经办人需保证取得凭据所体现业务的真实性。以便税务机关对公司进行纳税审查发生疑义时，由境外公证机构或者注册会计师提供相应的确认证明。5.13各发票经办部门由于保管不善，造成发票丢失的处理：5.13.1普通发票丢失处理5.13.1.1如因开具发票单位丢失已填开的发票联，应重新开具发票交给我司经办人员。5.13.1.2如我司取得发票后丢失发票联的，应取得原开票单位盖有公章的证明，并注明原来发票号码、金额和内容等，并附上开票单位的记账联并加盖发票专第5页用章（或财务专用章），由经办部门负责人批准后，才能代作原始凭证。实行电子发票的，由开票方按丢失发票代码、号码查询打印（复印）发票图片，加盖开票方公章作为入账凭证。5.13.1.3如将在税务局代开发票的发票联丢失，由开票人向向开具发票的税务机关申请出具曾于X年X月X日开具XX发票，说明取得发票单位名称、购货或服务的单位数量、单价、规格、大小写金额、发票字轨、发票编码、发票号码等的书面证明，或要求开具发票的税务机关提供所丢失发票的存根联复印件，并加盖税务机关的印章，经公司主管税务机关审核后，可作为合法凭证入账。5.13.1.4纳税人丢失存根联或记帐联的，应取得发票联复印件，发票复印件经提供原件的单位注明“此件是我单位提供，与原件相符”，加盖公章后，方可作为原始凭证。5.13.2增值税发票丢失处理5.13.2.1一般纳税人丢失已开具专用发票的“发票联”和“抵扣联”，如果丢失前已认证相符的，购买方凭销售方提供的相应专用发票“记账联”复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》或《丢失货物运输业增值税专用发票已报税证明单》（以下简称《证明单》），可作为增值税进项税额的抵扣凭证；如果丢失前未认证的，购买方凭销售方提供的相应专用发票“记账联”复印件进行认证，认证相符的凭专用发票“记账联”复印件及销售方主管税务机关出具的《证明单》，可作为增值税进项税额的抵扣凭证。专用发票“记账联”复印件和《证明单》留存备查。5.13.2.2一般纳税人丢失已开具专用发票的“抵扣联”，如果丢失前已认证相符的，可使用专用发票“发票联”复印件留存备查；如果丢失前未认证的，可使用专用发票“发票联”认证，专用发票“发票联”复印件留存备查。5.13.2.3一般纳税人丢失已开具专用发票的“发票联”，可将专用发票“抵扣联”作为记账凭证，专用发票“抵扣联”复印件留存备查。5.13.3海关进口增值税专用缴款书丢失由取得专用缴款书的经办人员向开具专用缴款书的海关申请出具相关证明，连同经办部门负责人签字确认的丢失专用缴款书情况说明书送交财务部，财务人员凭海关出具的相关证明,向本公司所在地主管税务机关提出抵扣申请。经主管税务机关审核通过后，方可予以入账并抵扣进项税额。5.14如取得的增值税专用发票超过认证期限，造成进项税额不能抵扣给公司造第6页成经济损失的，由财务部门负责将相关情况上报总经理进行处理。5.15专用发票抵扣联无法认证的，可使用专用发票“发票联”到主管税务机关认证，在专用发票的“发票联”复印件背面注明“抵扣联无法认证”字样，并与抵扣联一起留存备查。5.16供应商开具增值税专用发票、增值税普通发票、工程发票或运输发票等给我公司的，公司经办人第一次接到发票时,要求供应商提供该单位的税务登记证及开户许可证的复印件（增值税专用发票的供应商还需提供一般纳税人资格认定），在复印件上注明“与原件相符”字样并在上面加盖供应商单位的公章，然后提交财务部门留档备查。6、发票的开具6.1公司销售商品、提供服务以及从事其他经营活动，对外发生经营业务收取款项时，应当向付款方开具发票。6.2专用发票应按下列要求开具：6.2.1项目齐全，与实际交易相符；6.2.2按照号码顺序对应打印；6.2.3字迹清楚，不得压线、错格；6.2.4全部联次一次打印，各联内容完全一致；6.2.5发票联和抵扣联加盖发票专用章；6.2.6按照增值税纳税义务的发生时间开具。6.3公司使用增值税专用发票的范围如下：6.3.1销售本公司生产的产品；6.3.2销售本公司外购的生产用材料、产成品及物资；6.3.3销售本公司生产过程中的余料、边脚料、废料及残次品；6.3.4销售本公司于2009年1月1日之后购买已使用过的旧设备；6.3.5其他按国家规定应开具增值税专用发票的货物和劳务。6.4销售给个人、未获得一般纳税人资格等客户的，不得开具增值税专用发票，应开具增值税普通发票。6.5公司因销售货物或者提供应税劳务发生的品名或规格过多，可汇总开具专用发票。汇总开具专用发票的，同时使用防伪税控系统开具《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖公司发票专用章。第7页6.6公司在开具专用发票当月，发生销货退回、开票有误等情形，收到退回的发票联、抵扣联符合作废条件的，按作废处理；开具时发现有误的，可即时作废。作废专用发票须在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理，在纸质专用发票（含未打印的专用发票）各联次上注明“作废”字