采购谈判和合同管理

采购谈判和合同管理本章主要内容：第一节采购谈判第二节采购合同第一节采购谈判一、采购谈判的含义及适用条件（一）采购谈判的含义（二）采购谈判的适用条件（一）采购谈判的含义采购谈判是指企业为采购商品作为买方，与卖方厂商对购销业务有关事项进行反复磋商，谋求达成协议，建立双方都满意的购销关系。（二）采购谈判的适用条件结构复杂、技术要求严格的成套机器设备的采购。多家供货厂商互相竞争。采购的商品供货厂商不多，但企业可以自制或向国外采购，或可用其他替代商品。需用的商品经公开招标，但开标结果在规格、价格、交货日期、付款条件等方面无一供货厂商能满足要求。需用的商品，原采购合同期满、市场行情有变化并且采购金额较大。采购谈判的要素情报供货方的产销能力服务水平产品的市场供求价格动态等权利竞争的权利冒险的权利专门技术权利先例的权利说服的权利时间大多数重要的让步和决定，都是在接近谈判截止期限才发生的。要等待最有利的时机.向对方显示自己的最后期限，逼迫对方在最短时间里做出让步二、采购谈判的程序（一）准备阶段制定谈判策略安排谈判进程：先讨论什么问题？后讨论什么问题？在哪些方面采购者愿意妥协？在哪些方面坚定立场？谈判团队由哪些人组成？为每一个目标确立谈判范围和指标。（二）开局阶段（三）正式洽谈阶段开始洽谈阶段业务洽谈阶段摸底阶段磋商阶段（四）成交阶段三、谈判成功的关键因素要具备必胜的信念，敢于面对任何困难和挑战谈判者要有耐心，要很好地控制自己的情绪谈判者要有诚意善于树立第一印象营造和睦的谈判氛围表述准确、有效采用稳健的谈判方式拒绝方式要正确正确使用臆测四、一些常用的谈判技巧（一）买方占优势时的谈判技巧（二）买方处于劣势时的谈判技巧（一）买方占优势时的谈判技巧（二）买方处于劣势时的谈判技巧案例铝电解电容器用铝箔生产线采购的谈判江西某市G工厂与C进口公司联合组团赴法国巴黎与法国P公司谈判铝电解电容器用铝箔生产线的技术与商务条件，由于工程进度要求，此行希望能够在过去双方技术交流的基础上完成最终签署合同的谈判。该谈判组共有各类专家9人，时间定为两周。带队的是工厂的F厂长与C公司主管业务部门的B经理，阵容虽说不上庞大，可力量不能小视，摆出一幅决战的架势。谈判过程：由顺利陷入困境到了巴黎后，法方P公司总经理、生产经理、设备经理、律师迎战中方谈判组。技术谈判仅用了两天双方即交换了意见，进入了草拟技术文件的阶段。当进入价格谈判时，法方态度开始强硬，480万美元的报价，不论中方怎么说，在调整5%的价格后，就不动了。为了充分利用时间，中方建议价格谈判与合同文本谈判同时进行，法方表示同意。双方将人员分成两组，继续谈判。在法方律师与中方B经理的努力下，合同文本的大部分条款在两天之中也谈得差不多了，但价格小组的谈判几近停顿。更严重的是P公司的总经理不露面了，当问及对方律师时，答案是“他到国外开会去了。什么时候回来不知道”。中方谈判组陷于困境。谈判陷入僵局，怎么办？法方在想什么？中方应如何办？一周不到，谈判就中断了，是回国还是继续留下？虽然对价格手上还有余地，但能否让出？让出后是否就能成交呢？谈判组围绕这些问题进行了认真分析。最后统一的意见是：先沉住气，进一步摸清情况后，再做打算。于是决定分头行动，一部分人收集市场信息，以分析价格条件；一部分人把握谈判形势，B经理设法与对方律师接触拉关系，套信息。调整行动方案Ｂ经理将情况与谈判组人员沟通后，决定缩短在法逗留时间，利用２―３天调查研究并适当参观巴黎文化景点，同时再通过律师与Ｐ公司联系一次，看总经理是否回巴黎或是否愿意恢复谈判，在决定具体回国日期与航班。两天后，Ｂ经理与律师通话，得知Ｐ经理仍未回国，于是全团决定提前回国。又见曙光中方回国一个月后，律师来电，说Ｐ公司总经理回国后即与其交换了意见，他表示歉意，但同时表示重视与中方的交易，若中方邀请，他们可组团来华谈判。双方很快办妥了相关手续。继续谈判，签署合同由于这是上次谈判的继续，双方均同意先谈关键分歧点。虽然在巴黎时双方差距有５０％，但这次谈判双方真正体现了互相配合求公正的态度。Ｐ公司承担了２２％的差距，加上在巴黎谈判时改善的５％，总量达２７％；中方承担了28%的差距，退让似乎比法方大，但总体差不多。双方人员迅速整理交易内容及合同文本，中方组织人员打印合同。启示及时守住手中条件审视谈判形势抓住再谈判的时机内部统一采购谈判实战案例是今年6月份的事儿。当时我来长三角的一家韩企代表处任经理不久（全面负责，其中一部分业务是为韩国工厂采购笔记本电池的相关部件），很想有所作为。正巧赶上了镍片供应商发来最后通牒----伦敦金属交易所镍锭飚升，从三日后镍片价格上调30%!我抄过多年的股票，看了K线图后确实觉得镍价这次是向上有效突破！我一面安慰供应商，讲解我司的经营理念、信誉，一面向总部提交了镍价在未来几个月内会进一步巨幅上涨的报告及供应商的通牒。总部授权我务必全力解决。我的对手实力雄厚，镍带加工在国内属一属二，镍片加工也具规模。技术、设备、模具开发速度、交货期、服务、商务信息及反应速度都不错（在我的供应商里排第一，也是唯一免检的）。而我司的镍片采购量及模具开发才每月3万美元左右。另外我和他们的销售总监处得象老朋友一样。但是我必须谈判！我和采购担当开始不断地重复说他们厂的镍片太贵了，比我们潜在供应商的高50%、模具费高一倍！总部命令我把镍片的价格从现在的水平上降下来，因为它削弱了我们的竞争力（其实镍片只占全部材料成本的1%）。所以我要去他们那里谈降价幅度的问题，而且是要和总经理谈。他们的销售总监跳起来了，杀到我的办公桌前。来得正好，我给他提供了3份我们的降价理由资料（我们计算的单价），计算依据----我就任时要求他们报价时提供的成本结构表。材料纯重量是让我们外观设计人员利用软件算的，我把额外损耗定在30%，因为可以回收，加工费以前销售总监不经意透露为8万人民币/吨。我送他走时特意经过了一家镍片加工厂，告诉他这家主动要求为我们免费制作模具，而且回收加工费是4万人民币/吨。谈判时我是和我的上司商务代表还有相关采购担当一起去的，当然我方几乎只有我一个人发言，上司只是最后说了句：我们该走了（用韩国语）。对方总经理很直接，开场白是先假惺惺地恭维我准备的很辛苦，但是呢，资料不符合实际情况。当我要回击时，他说是不是我这个新来的经理对过去商务代表决策的单价表示怀疑。。。。。。？！我回答：这次我们一起来的目的就是更正过去的单价，过去的单价是我们在新进入中国时为了生产急需，没有考虑价格因素；我们选择贵司是因为质量尚好，过去的决策是完全正确的；但是现在我们到了该考虑成本的时候了。接下来我方的三个人先翻开了资料---12个EXCEL计算过程表和图纸等。对方为了在这次有色金属涨价时保持即得利润率和完全转嫁成本，把材料费比例夸大到60-80%，我们的计算是20-40%。即使按对方提出的额外损耗有的可达100%计算，用总重量*目前市场大约的镍带（镍片的材料）价计算几个典型品种材料费绝对值也就那么一点点儿。我说我相信贵司的成本核算是严肃的，所以引用单价构成表里的利润外的其他费用（加工费等摊削），再引用贵司要求的15%的“合理”利润率，结果“合理单价”比我们过去的成交价高一倍以上！！！对方的工程部经理、财务总监都出场了。尽管提出了很多杂乱的质疑，但是他们无法拿出什么相差甚远的结果。谈判结束！告别时，我没有和总经理握手。几天后对方发来了新的单价表（要求涨幅下调为2%--5%），销售总监一再向我说他们的总经理是多么多么的欣赏我，并说他和总经理会非常高兴地全力支持象我这样的人的工作，我说涨多少就多少。我们的商务代表这时的话是：够可以了！结束了。第二节采购合同签订1.合同介绍1.1甲方采购方甲方名称通信地址联系人电话、传真E-Mail1.2乙方供应商乙方名称通信地址联系人电话、传真E-Mail1.3合同目的提示：说明甲方向乙方采购何种物品，经双方协商后确定本采购合同。2.术语、关键词解释术语、关键词解释物品系指供应商按合同要求，需向采购方提供的一切软件、硬件及相关的技术资料。服务系指根据合同，供应商承担与供货有关的辅助服务，比如运输、保险以及其它的伴随服务，比如安装、调试、提供技术援助、培训等。3.采购物品说明3.1采购物品及说明3.2技术指标和质量要求4.合同价格和支付方式4.1本合同总价格为人民币大写：4.2预付款。甲方于本合同签署之日起，在15日内，将合同总成交价的20%，即人民币元，作为预付款支付给乙方。乙方在收到上述款项后，以传真向甲方确认。如甲方不按上述规定准时支付预付款，则交货期作相应的顺延.4.3发货款。乙方按合同规定在发货时，将有关运输提单或自提单、商业发票、装箱单和质量证书，以可靠方式寄递给甲方。甲方收到以上单据的次日起15日内，将合同总成交价的40%，即人民币元，作为发货款支付给乙方。乙方在收到上述款项后,以传真向甲方确认。4.4验收款。在采购物品通过甲方的验收之后，甲方在15日内，将合同总成交价的40%，即人民币元，作为验收款支付给乙方。乙方在收到上述款项后，以传真向甲方确认。4.5甲方和乙方应以书面方式相互通知各方的开户银行、帐户名称、帐号。开户银行、帐户名称、帐号如有变更，变更一方应在合同规定的相关付款期限前二十天内以书面方式通知对方，如未按时通知或通知有误而影响结算者应负逾期付款的责任。5.交货与交货方式5.1乙方于本合同签署之日起，在30日内，将甲方采购的物品全部送达指定地点。交货地点：5.2乙方应在交货前7日内，以电话或传真向甲方提供交货计划内容包括合同号、设备名称、型号规格、数量、重量和体积的约数、交货时间、地点、运输安排。甲方应及时作好准备，办妥一切接货手续,在货物到达后四十八小时内提运完毕。5.3甲方对乙方交付的物品，均应妥善接收并按设备储存的环境条件规定保管。对于因乙方误发、多发或少发的物品，甲方应负责妥善保管，并及时通知乙方查处，由此发生的费用由乙方负担。5.4本合同所有物品运抵甲方现场后，双方代表共同参加开箱检验。如设备外包装完好无损，但箱内设备发现短缺或损伤，应由乙方负责补足或修理，其相关费用由乙方负担。6.安装、调试与验收6.1乙方派遣技术人员按合同规定的日程完成“采购物品”的安装和调试工作，并对甲方人员进行技术指导，保证使“采购物品”达到预定的性能指标。6.2在安装调试过程中，甲方应提供各种配合条件和所需称职的技术人员和辅助人员，在乙方技术人员的指导下配合乙方进行安装、调试和其他辅助工作。6.3乙方安装调试完毕后，甲方组织人员对采购物品进行验收测试，将验收测试情况记录在《采购物品验收报告》中。如果甲方发现采购物品中存在缺陷，双方应当视问题的严重性给出合适的处理措施。1如果采购物品存在严重的缺陷，则退回给乙方。乙方应当给出纠正缺陷，双方协商第二次验收的时间。乙方应当赔偿给甲方造成的损失。2如果采购物品存在一些轻微的缺陷，则乙方应当给出纠正缺陷的措施，双方协商是否需要第二次验收。6.3当所有的采购物品都通过甲方的验收后，双方责任人签字认可，采购物品正式交付给甲方。之后，甲方将验收款见合同条款4.3支付给乙方。7.品质保证与维护7.1乙方保证提供给甲方的“采购物品”是全新的、技术是先进的、质量是良好的、性能是稳定可靠的、数量是完整无缺的。7.2乙方承诺质量保证期：采购物品通过验收之日起，系统软硬件保修六个月。本保证不包含由于甲方不当的操作或修理造成的后果。7.3在保修期内，乙方负责对其提供的硬件设备、软件和系统进行维护或维修，不收取任何费用。保修期结束后乙方依然负责对所售设备进行维护或维修，其间产生的材料费用由甲方承担。在设备保修期结束后一旦甲方要求进行升级和改造，乙方保证提供相应的服务，此项费用由甲方承担。7.4如果采购物品在保修期内出现质量问题，乙方收到甲方维护要求后，在24小时内作出响应;遇有严重技术问题，重大故障，需要现场维护，乙方应在24小时内到达甲方现场在交通允许的情况下。8.违约与赔偿8.1甲方违约处理：1如甲方不按照本合同第四条规定准时支付款项时，应从最迟付款日的次日起，每日