会计档案整理

会计档案整理一、会计档案的概念二、会计档案的分类三、会计档案的整理四、会计档案的移交一、会计档案的概念根据财政部、国家档案局1998年8月发布的《会计档案管理办法》规定,会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。二、会计档案的分类会计档案共分类四类：（1）会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。（2）会计帐簿：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。（3）财务报告：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表附表、附注及文字说明，其他财务报表。（4）其他：银行存款余额调节表、银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。注意：采用电子计算机进行会计核算的单位，应将打印出的纸质文件与电子文件一并归档。三、会计档案的整理（一）、会计凭证的整理1、装订：一般每月装订一次，记帐凭证按时间顺序，原始凭证按凭证号顺序，以凭证数量的多少分为若干本，按日、旬、月顺序排列，装订好的凭证按年分月妥善保管归档；2、组卷：一本凭证为一卷；3、排列：分年度按月排列；4、盖归档章、编案卷号：在会计凭证封面右上角（空白处）加盖归档章，填写全宗号、目录号、案卷号。（原则上用刻章和数码章，不用手写）；全宗号目录号案卷号188KJp1168全宗号目录号案卷号188KJp1168•归档章的填写方法：全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号，企业可填写表达单位的汉语拼音代字。目录号：用字母与阿拉伯数字混合编制，大写字母为门类代号，小写字母为类别号，阿拉伯数字为目录号，KJp表示会计凭证，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。如果一个单位有两种以上的会计凭证，如财政部门有预算会计凭证、专业资金会计凭证，为方便查阅，在“J”和p”之间加凭证种类的第一个拼音字母，如预算会计凭证目录号为KJyp1。案卷号：用阿拉伯数字编制。编跨年度的大流水号，如1—KJp1—234表示1号全宗的会计凭证的第1号目录的第234卷档案，但一个目录号的案卷号应不超过1000个号，如到2010年会计凭证的案卷号已到988号，下一个年度会超过1000个，第一本目录编号就至此结束，第二本目录将目录号改为KJp2，案卷号从1开始编（根据一个目录夹的厚度和科怡件的设置要求）。在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。归档章位置及字迹材料：归档章的位置一般盖在会计凭证封面上端右上角空白处；归档章字迹材料要使用碳素墨水、黑色印泥油等。5、抄写案卷目录；6、装盒：将整理好的会计凭证装入会计档案凭证盒。要求一本凭证装一盒；7、录入、打印目录：会计凭证整理完成后要编制案卷目录，会计档案目录项目包括案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内张数、备注；会计档案目录格式如下（会计凭证无卷内目录）：卷内目录格式档号：188-KJp1-125会计档案目录档号：188-KJp1-①案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒上的对应项目填写。会计档案目录上的案卷号应与会计凭证封面上归档章的案卷号一致。②类别：填写该卷会计档案所属的类别，如：“会计凭证类”等。③题名：题名即案卷题名，应填写“宜昌市夷陵区**单位****年**月会计凭证”（有两种以上的会计凭证时，应注明是预算会计凭证、资金会计凭证），而不能简单的填写“会计凭证”；若一个月有几本凭证的，应在案卷题名上标明，如“宜昌市夷陵区**单位****年八月会计凭证（一）”、“宜昌市夷陵区**单位****年八月会计凭证（二）”。④起止时间：填写该卷档案启用和终止的时间，年月日用8位阿拉伯数字分两行填写，月日不足2位的在前面补0。⑤保管期限：根据整理会计档案时确定的会计凭证盒上的保管期限填写。会计凭证的保管期限是15年。⑥卷内张数：指会计凭证总数，根据该卷会计档案的具体张数填写。⑦备注：填写记帐凭证起止号或其他需要说明的事项。8、目录的装订。会计凭证整理完毕以后，须将案卷目录打印出来，用规范的目录夹进行装订。当一个目录号达到999号以后，应从新的年度开始下一个目录号；注意：会计档案的目录号发生了变化，则在装订案卷目录时，应启用新的目录夹。即同一个目录夹内不允许出现不同的目录号。9、打印、粘贴脊背；10、上架排列：排列的方法是从上到下，从左到右。全宗号188目录号KJP1案卷号158年度2010月份5共5册第3册保管期限15全宗号188目录号KJP1案卷号158年度2010月份5共5册第3册保管期限15会计凭证脊背样式•（二）会计帐簿的整理会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。会计帐簿主要包括总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。会计帐簿的整理方法：1、检查帐簿启用及接交表是否填写完整2、装订：定本帐不用装订。活页帐首先去掉金属物，按记帐时间顺序，在首页加上帐簿启用及接交表，采用三孔一线的线装方式装订成卷。装订做到结实、美观。破损文件材料要托裱，左侧装订线内有文字的要接边，右侧超出页面的要折叠，保持右、下整齐。3、组卷：一本帐簿为一卷。4、编页码：在有书写内容的页面上编页码，正面在“右上角”，背面在“左上角”用铅笔编流水号。一本帐簿一个流水号。定本帐式的帐簿不用编页号。5、划分保管期：[明细分类帐、分户帐，日记帐、总帐的保管期限为15年；银行存款帐、现金出纳帐的保管期限为25年；固定资产明细帐（固定资产报废后存5年）]。6、排列：一般情况下，会计帐簿按年度进行排列，同一年度的帐簿一般按帐簿种类（依次为总帐、分类帐、明细帐、日记帐、其他帐等）进行排列7、盖归档章、编案卷号（方法同会计凭证）8、抄写案卷目录。9、装盒：将整理好的会计帐簿根据档案盒的厚度装入会计档案盒，可装1～n卷。需要注意，年度不同不能混装在一个盒内。会计帐簿不放卷内目录和备考表，不写案卷题名。10、填写会计档案脊背：11、录入、打印目录：案卷目录的填写方法与会计凭证案卷目录的填写方法一致。12、目录的装订：会计帐簿的案卷目录装订方法与会计凭证一样。13、上架排架：其方法是从上到下，从左到右。（三）财务报告及其它类的整理方法财务报告和其它类的整理方法与会计帐簿的整理方法一样，不同之处就是财务报告和其它类要编制卷内目录和填写卷内备考表。①本卷情况说明：填写卷内文件材料（财务报告类和其他类）缺损、修改补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的管理人员填写并签名，标注时间。注：此条有问题的说问题，没问题的写“本卷共**件**页”。②立卷人：由负责立卷者签名。③检查人：由案卷质量审查者签名。④立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。⑤检查时间：填写审查案卷质量的年月日。需注意的是：如果将一年的月报表或季报表装订成册的话，需加封面和标题，如“宜昌市夷陵区档案局2011年1—12月会计月报表”；在划分保管期限时，如无年报，则季报为年报表的保管期限为永久，既无年报又无季报，则月报的保管期限为年报的保管期限为永久。四、会计档案的移交•根据国家财政部、国家档案局1998年发布的财会字[1998]32号《会计档案管理办法》第六条的规定：各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。会计档案移交清单的填写项目及方法移交清单项目：会计档案移交清单项目包括年度、种类及数量、移交部门及移交人、接收部门及接收人、监交人、移交时间、备注。会计档案移交清单的填写方法①年度：填写需要移交的会计档案所属年度，用4位阿拉伯数字填写。②移交部门及移交人：由单位内财务部门及其管理人员填写并盖章签字。③接收部门及接收人：由单位内档案部门或接收会计档案的有关部门及其管理人员填写并盖章签字。④监交人：由监督办理接交档案手续的人员签名。⑤移交时间：填写办理会计档案移交手续的年月日。⑥备注：填写移交范围的会计档案中需标明的情况。