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第三章工作分析与设计一、工作分析的概念二、工作分析的实施方法三、工作说明书四、工作设计一、工作分析的概念（一）工作分析的含义工作分析（jobanalysis），对特定的工作作出明确的规定，并确定完成这一工作需要什么样的行为的过程。工作分析由两大部分组成：工作描述（jobdescription）和工作规范（jobspecification）。工作描述：“该职位是做什么事情的”，这一问题与职位上的工作活动有关，包括职位的名称、职责、要求、工作场所、工作时间及工作条件等内容。工作规范：“什么样的人来做这些事情最合适”，这一问题与从事该职位的人的任职资格有关，包括专业、年龄、必要的知识能力、必备的证书、工作经历以及心理要求等内容。（二）工作分析的常用术语1、工作要素2、任务3、职责4、职位5、职务6、职业7、工作8、工作族（组）1、工作要素工作中不能再分解的最小动作单位2、任务为达到一个特定目的所进行的一项活动，可由一个或多个工作要素组成。【例】复印文件这一任务由以下具体行动组成a.启动复印机b.将复印纸放入复印机内c.将要复印的文件放好d.按动按钮进行复印3、职责一个人负担的由一项或多项任务组成的活动。【例】人事经理的职责之一：工资调查这一职责由以下任务组成：a.设计调查问卷b.进行问卷调查c.统计分析问卷调查的结果d.向组织高层反馈调查的结果e.根据调查的结果采取相应的措施4、职位也称岗位，在一定的时间内，由一个特定的人及其所担负的一个或数个职责所组成【例】HR经理这一职位所承担的职责有a.员工的招聘录用b.员工的培训开发c.组织的薪酬管理d.组织的绩效管理e.员工关系的管理5、职务一组重要职责相似或相同的职位【例】人力资源部设有两个副经理的职位一个主要分管招聘录用和培训开发另一个主要分管薪酬管理和绩效管理两个职位可以统称为副经理职务6、职业在一定的时间内不同的组织中的相似的工作所组成的7、工作一组主要职责相似的职位所组成的8、工作族（组）工作类型，两个或两个以上的工作组成的二、工作分析的实施方法（一）工作分析要收集的信息1、做什么：所从事的岗位应包括的具体内容•任职者要完成的工作内容是什么？主要工作职责？•任职者的这些工作活动要产生怎样的结果或产品？•任职者的工作结果要达到什么样的标准或程度？2、为什么做：岗位存在的价值•在组织中设置这个职位的目的是什么？•这项工作与组织中的其他工作有什么联系？对其他工作有什么影响？3、谁做：对任职者的任职资格的基本要求•任职者应具备怎样的身体素质？•任职者须具备哪些知识和技能？•任职者应具备的文化程度要求？•任职者应接受过哪些教育和培训？•任职者应具备怎样的经验？•任职者在个性特征上应具备哪些特点？•任职者在职业化素质方面有哪些要求？•任职者在其他方面应具备怎样的条件？4、何时做：任职者从事各项工作活动的时间频率•哪些工作活动是有固定时间的？在什么时候做？•哪些工作活动是每天必做的？•哪些工作活动是每周必做的？•哪些工作活动是每月必做的？5、在哪里做：任职者完成工作的环境特征信息•岗位面临的自然环境，地点、光线、噪声、温度？•岗位面临的社会环境，文化环境、工作群体的人数、人际交往的数量和程度、环境的稳定性等。6、为谁做：任职者在工作中的人际关联关系信息•工作中经常和哪些部门、人打交道？•工作中是否需要请示、汇报？向谁？•工作中为谁提供信息或报告工作结果？•工作中可以指导、指挥或监控哪些人？人数？7、如何做：任职者从事工作活动的程序和方法•完成工作的一般工作流程或程序是怎样的？•完成工作要使用哪些工具？操作哪些机器设备？•完成工作所涉及的文件或记录有哪些？•完成工作应重点控制的环节有哪些？（二）工作分析的方法1、问卷法要求被试者填写精心编制的工作分析问卷，从而获取有关的工作信息的方法。适用于脑力工作者，管理工作者或工作不确定因素很大的员工等问卷设计包括：结构化问卷和开放式问卷结构化问卷由分析人员事先准备好的有关项目组成，使用时问卷回答者只需要在问卷项目后填空、选择或用评分法对项目进行评定即可例：您进入公司时，是否参加了由人力资源部门组织的培训，（是否），如果参加了，主要的培训内容是（1）企业概况（2）企业管理制度（3）员工手册（4）企业文化（5）其他（注明）开放式问卷让回答者用一段话表达自己的意见例：请叙述工作的主要职责？问卷法主要可以分为两种：•一般工作分析问卷法：适合于各种工作，问卷内容具有普遍性。•指定工作分析问卷法：适合于每一种指定的工作，问卷内容具有特殊性，一张问卷只适合于一种工作。一般工作分析问卷（部分）1、职务名称2、比较适合任此职的性别是A.男性B.女性C.男女均可3、最适合任此职的年龄是A.21-30岁B.31-40岁C.41-50岁D.51岁以上4、能胜任此职的文化程度是A.初中以下B.高中及中专C.大专D.本科E.研究生以上5、此职的工作主要在A.室内B.室外C.室内室外各一半推销员工作分析问卷（部分）说明以下职责在你工作中的重要性（最重要10分，最不重要0分）1、和客户保持联系2、接待好每一位客户3、详细介绍产品的性能4、正确记住各种产品的价格5、掌握必要的销售知识6、善于微笑7、参加在职培训8、讲话口齿清楚问卷法的优点：•收集信息速度快，工作之余填写调查表，避免耽误工作时间•调查面广，可对所有工作进行调查•调查结果可以量化，便于处理、分析问卷法的不足：•设计调查表耗时多，费用高•问卷中如有歧义，理解不一，影响结果的真实性•需要被调查对象的积极配合适用范围：•各种类型的工作•样本数量较大的场合2、观察法通过对员工正常工作状态进行观察，把有关工作各部分的内容、原理、方法、目的等信息记录下来并通过对信息比较、分析、归纳等方式得出工作分析成果的方法观察法的使用原则1、被观察者的工作相对稳定、静止，一段时间内工作内容、程序，对人员的要求不会有明显的变化2、适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作3、注意被观察者的工作行为样本的代表性4、观察者尽可能不要引起被观察者的注意5、观察前应有详细的观察提纲和行为标准【例】工作分析观察提纲被观察者姓名：日期：观察者姓名：观察时间：工作类型：所属部门：观察内容1.什么时候开始正式工作？＿＿＿＿＿＿2.上午工作多少小时？＿＿＿＿＿＿3.上午休息几次？＿＿＿＿＿＿4.第一次休息时间从＿＿＿＿＿＿到＿＿＿＿＿＿5.第二次休息时间从＿＿＿＿＿＿到＿＿＿＿＿＿6.上午完成产品多少件？＿＿＿＿＿＿7.平均多长时间完成一件产品？＿＿＿＿＿＿8.与同事交谈多少次？＿＿＿＿＿＿9.每次交谈多长时间＿＿＿＿＿＿10.什么时候开始午休？＿＿＿＿＿＿11.出了多少次品？＿＿＿＿＿＿……观察法的优点：•能较全面深入地了解工作要求观察法的不足：•不适于脑力工作和处理紧急情况的间歇性工作适用范围：•标准化、任务周期较短、以体力活动为主的工作3、采访法（访谈法）面谈法，工作分析者请工作者讲述他们自己所做工作的内容，为什么做和怎样做，以此来获得所需的信息。采访的内容•工作目标、工作内容、工作性质和范围、所负责任、所需知识与技能等访谈的种类•个人访谈、群体访谈、主管人员访谈【例】工作分析访谈问题样本（1）请问你的姓名、职务名称、职务编号是什么？（2）请问你在哪个部门工作？请问你的部门经理是谁？你的直接上级是谁？（3）请问你主要做哪些职务？可以举一些实例。（4）请你尽可能详细地讲讲你昨天一天的工作内容。（5）请问你对哪些事情有决策权？哪些事情没有决策权？（6）请讲讲你在工作中需要接触到哪些人？………..（12）你觉得该工作的价值和意义有多大？（13）你认为怎么样才能更好的完成工作？（14）你还有什么要补充的？（15）你确保你回答的内容都是真实的吗？采访法的优点：•既可获得标准化工作的信息，也可获得非标准化工作的信息•既可获得体力工作的信息，也可获得脑力工作的信息•收集信息简单、迅速、具体采访法的不足：•工作者要接受专门的有关面谈技巧方面的训练，这种方法耗时，成本较高•被访者如不配合或访问者问题不清，将导致信息失真适用范围：•任务周期长，工作行为不易被直接观察的工作4、关键事例法对实际工作中特别有效或无效的工作者行为进行简短描述，当大量这类小事例收集起来以后，按照他们所描述的工作领域进行归纳分类，最后就会对实际工作的要求有一个非常清楚的了解，以此获得所需的信息。关键事例法的优点：能获得有关职务的静态信息和动态信息，建立行为标准更加准确，这种方法获得的资料适用于大多数的工作分析。关键事例法的缺点：需要花大量时间去收集关键事件并加以概括和分类，可能会漏掉一些工作行为注意事项1、调查的期限不宜过短2、关键事件的数量足够说明问题3、正反两方面的事件要兼顾适用范围：以招聘选拔、培训、绩效评估等为目的的工作分析5、工作日记法按照时间的顺序记录工作过程，然后经过归纳、整理、提炼，取得所需工作信息的一种工作信息提取方法，又称工作写实法基本依据：工作者本人对所从事工作的情况与要求最了解优点：可长期对工作进行忠实全面的记录，不至于漏掉一些工作细节缺点：每日程式化的记录可能会敷衍，可能扩大某些活动或低调处理一些活动，费时适用范围：任务周期较短，工作状态稳定的工作【例】工作日志的实例工作日志姓名：年龄：岗位名称：所属部门：直接上级：从事本业务工龄：填写日期：工作日志填写实例（正文）5月29日工作开始时间：8时30分结束时间：17时30分序号活动名称活动内容结果时间备注1复印协议文件4页6分钟存档2起草公文贸易代理委托书8页75分钟报上级审批3贸易洽谈玩具出口1次40分钟承办4布置工作对日出口业务1次20分钟指示5会议讨论东欧贸易1次90分钟参与定量的工作分析方法•PAQ职位分析问卷法•MPDQ管理岗位描述问卷法•FJA功能性工作分析方法三、工作说明书工作分析的最终成果是产生工作描述和工作规范要求两个文件，两者合称为工作说明书或职务说明书工作描述规定了对“事”的要求，如任务、责任、职责等，一般包括基本信息、工作活动、工作程序、工作环境、聘用条件及其他事项等工作规范规定了对“人”的要求，如知识、技术、能力、职业素质等，一般包括基本信息、知识素质要求、生理素质要求和综合素质要求等【例】“人事主管助理”职务描述•职务名称：人事主管助理•所属部门：人力资源部•直接上级职务：人力资源部经理•职务代码：XL-HR-011•工资等级：9-13级•工作目的：负责公司人事管理事项•工作职责：1、人员招聘与训练2、人事资料登记与整理3、人事资料统计4、员工请假、考勤管理5、草拟人事管理规章6、办理人员的任免、调动、奖惩、考核、薪资等事项7、办理劳动保险以及员工福利事项•衡量标准：1、工作报告的完整性2、公司其他员工对人力资源部工作的反馈意见•工作难点：如何更好地为员工服务•职业发展道路：人力资源部经理【例】“人事主管助理”职务资格要求•职务名称：人事主管助理•所属部门：人力资源部•直接上级职务：人力资源部经理•职务代码：XL-HR-011•工资等级：9-13级（一）生理素质要求•年龄：25-35岁•性别：不限•身高：女性：1.60-1.70米；男性：1.70-1.85米•体重：与身高成比例，在合理的范围内均可•听力：正常•视力：矫正视力正常•健康状况：无残疾、无传染病•外貌：无畸形，出众更佳•声音：普通话发音标准，语音和语速正常（二）知识素质要求•1、专科以上•2、工作经验：三年以上管理工作经验•3、专业背景要求：曾经从事管理工作两年以上•4、英语水平：达到英语四级水平•5、计算机：熟练使用Windows操作系统和微软办公软件（三）综合素质要求•1、有良好的职业道德，能够保守公司人事秘密•2、有较强的沟通、组织、协调能力•3、工作认真细心，为人正直，责任心强工作说明说编写应注意的事项1、清楚2、指明范围3、说明书的详略与格式应依据职位而定4、说明书要注意滚动、完善任务权限责任能力技能知识工作分析工作规