编辑应用文写作

编辑应用文写作编辑应用文这门课在出版专业基础知识中相当于学校中的作文课，是一门实践性很强的课，应以练习为主。第一节什么是编辑应用文应用文，指日常生活或工作中经常应用的文体，如公文、书信、广告、收据等。编辑应用文，是编辑人员为处理编辑工作过程中的各种事务而写作的文字。编辑工作过程，包括如下内容：市场调查、选题策划、选题立项、书稿审读、加工处理、发稿校读、图书推介、与作者和读者通信等。在各工作过程中为处理事务所撰写的应用文，主要有四种类型：如选题报告、编辑计划、审稿意见、送审报告等编辑业务文件；与作者、读者的往来通信等编辑工作书信；为书刊撰写的出版说明、内容简介、凡例、编后语等书刊辅文以及广告和出版信息等书刊宣传文字。第二节编辑业务文件一、选题报告选题报告就是制定选题的书面报告，是编辑的选题构思和设计的书面表现。现在各出版社已经将选题报告表格化，编辑按表格要求填写即可。一般有以下方面内容：1.选题的名称、内容简介选题名称的要求首先是准确，其次是有艺术性。编辑与作者讨论书名的情况是经常发生的。有两种情况，一是作者不了解图书市场，所起的书名过于陈旧、传统；二是作者想讨好读者，起的书名俗不可耐。也有第三种情况，作者起的书名不准确、不鲜明。起题目是一个很见功夫的事情。如《革命时尚》——《激情时尚》、《倾听龙的声音》、《好时已过》——《没赶上好时候》《长城内外》等。选题简介，包括内容的范围和重点、篇幅、体裁等。2.提出选题的原因、依据及目的3.选题的学术文化价值和出版价值2、3两条实际是一个问题，选题的学术文化价值和出版价值实际就是提出选题的原因、依据和目的。学术文化价值一般指我们常说的社会效益，包括政治思想、学术建设、道德教育乃至文化品位等；出版价值除了书稿的内容价值外，更指其市场价值，包括同类书比较，出版后可能取得的经济效益等。选题的学术文化价值和出版价值是选题报告的核心内容，一定要在充分调研的基础上，以客观的态度撰写，切忌过分渲染。4.选题酝酿或提出的有关情况这是交代选题来龙去脉的档案记录，也是选题审批者下结论时的参考依据之一。需要指出的是，这一条常常被忽略。5.作者情况教材上写的是“拟请的作者”。也就是说，这里所说的，是先由出版社的编辑提出选题，再去找合适的作者。其实，大多情况下，还是先有作者提供或编辑发现的书稿，而后提交选题报告。6.读者对象读者对象要明确，尽可能细分，切忌泛化和不确定。如通俗时尚类选题可分清男、女性，年龄段，学术类选题分清哪些专业的读者等。7.装帧设想主要是说明这是一本什么性质的书。再具体一点则可以建议用哪种开本，哪种纸，哪种色调以及定价多少，提供给美术编辑和出版部门参考。一个有经验的编辑，在提出选题的同时，心目中应该已经有这本书出版后的模样，如果做不到这一点，就说明对这本书的构思尚不成熟。8.预计交稿和出版日期下面是《汉字王国》的选题报告：选题名：汉字王国——讲述中国人和他们的汉字的故事字数：185千图片数：320幅预计印量：10000册著者：[瑞典]林西莉，瑞典文的名字是塞西丽娅·林德奎斯特，教授、作家和摄影家,汉学家。1961年至1962年在北京大学读书，此后曾数十次到中国访问。1971年起在瑞典任汉语教师，1978年后为瑞典电视台做有关中国语言的节目。现为瑞中友好协会会长。内容概述：以图文并茂的形式讲述中国文字的起源和特点，主要选取一些与人的生活有关的字，如与人的身体、住房、牲畜、农具、车马、道路等有关的字，同时分析和讲述中国人的生活方式和风俗习惯，从而使人加深对文字的理解，既有深度，又具有可读性。相关评价：《汉字王国》初版于1989年，至今已被翻译成七八种语言，是西方人学习汉语的主要读物。中文版于1998年出版，至今已印刷9次，是名副其实的长销书。出版设想：早就想将这本书稍加改动，如删去一些内容，改一下开本，图文的搭配也动一下，做成一本给中学生看的书。本书的中文版权已经快要到期，恰巧作者来到北京，与她交谈后，她同意改动。开本拟定为小型16开（170×228），阳谷轻型纸印刷，15印张，定价约25元。选题报告有两种形式，一种是表格式，一种是文本式，即以文章的形式，也称为选题策划书，多用于重大出版项目及套书、丛书、系列书。选题报告是书稿能否被出版社接受的关键，做一个合格的编辑，首先要学会写选题报告。二、编辑计划编辑计划也称“编辑方案”，是选题报告被批准后编辑工作方面的具体操作方案。一般情况下不需要制订编辑计划，因为其主要内容包含在选题报告中。但一些重点选题、套书或大型工具书，由于做起来比较复杂，头绪繁多，有时需要制订编辑计划。编辑计划的主要内容是人员分工、日程安排和组织活动的经费预算等。三、审稿意见审稿意见也称“审稿报告”或“审读报告”，是对稿件做出价值评估、质量判断并决定稿件如何处理的书面意见。出版单位对稿件实行三审制，即初审、复审和终审（又称决审）。初审是由责任编辑进行的。初审审稿意见包括：1.稿件的基本情况（稿件来源及组稿简况，有否专家推荐意见等）2.作者情况3.内容简述4.书稿的价值评估和质量判断（创新性、特点和写作质量）5.修改意见和建议（总体性的意见——局部性的意见——特别需要提出的问题）6.疑难问题（有待处理的问题，如涉及政治、民族、宗教的问题）审稿意见的核心内容是书稿的价值评估和质量判断。这是最能表现编辑的学术水平和业务功底的部分。在《中国兵器史稿》一书的审读意见中，责任编辑董秋水写内容简述和处理意见各用了100字，写书稿的优、缺点则用了2600字。内容简述是这样写的：“本书约计24万字，附图1190余件。分导言和石兵、铜兵、铁兵三部分叙述之。由中国石器时代开始至清末而止，记述了长短兵器、远射兵器、防御兵器的历史发展及构造形式，并涉及到中国古代文化、科学、艺术及民族（种族）等问题。”优点写了四条：1.作者用三十多年的时间，搜集了大批的材料，在本书中分别予以详细的叙述，颇有系统；2.作者在本书中引证的典籍不下二百种，颇称渊博；3.所附图一千多件大都符合实物。文字虽然陈旧但颇为通顺；4.在政治意义上说，发扬了民族文化。缺点分三大类写了七条。一类是“理论和观点问题”，提出了“唯武器论”倾向、狭隘的民族观点、对兵器有把玩意趣、立论欠妥；第二类是“材料问题”，提出了引证典籍随意、个人臆测和缺乏学术价值和政治意义的部分内容；第三类是有疑问的部分。处理意见三条：1.有出版价值，但必须大力修改、考订、整理，做去伪存真的工作；2.或采取本书稿汉代以上部分，作为《中国古代兵器史》出版；3.送专家或有关部门审阅，如考古研究所、民族事物委员会等。查这部书稿档案后面的内容可以知道，复审、终审及外审均同意这位责任编辑的意见，处理时采用了他的第一条建议。这篇审稿意见可称为这类写作的范本。首先是观点鲜明，其次是条理清晰，其三是文字简洁。内容简述交代了书稿的规模、结构和主要内容；优点部分既指出了其学术文化价值和突出的特点（附图一千多件），又提到政治意义；缺点部分分理论和观点问题、材料问题两方面，可谓全面而准确；处理意见则实事求是、切实可行。由此可以明了，“观点鲜明”、“条理清晰”、“文字简洁”是对审稿意见写作的最基本、最重要的要求。其实，这也是对一切应用文的基本要求。四、送审报告送审报告也称外审报告。编辑在审稿的过程中，发现稿中有重大的政策问题、涉外问题、学术理论问题或专业性特别强的问题，觉得没有把握，需要送请有关单位或部门，或请有关专家审阅的，要写送审报告。送审报告由责任编辑拟稿，由室主任、总编辑签发。送审报告的内容:1.原稿和作者的基本情况2.编辑对原稿的初步看法，提出存在的问题和疑难所在3.送审的理由4.拟请的外审者及其基本情况五、编辑业务文件的特点1.系统性编辑业务文件贯穿编辑工作的整个过程，各种编辑业务文件之间有着内在的联系，如选题报告是编辑计划的依据，编辑计划体现选题报告的要求，审稿意见又要以选题报告和编辑计划为依据。2.用于内部交流编辑业务文件的阅读者是出版社内的有关领导（社长、总编辑、室主任等）和有关的编辑人员，还有制作、发行人员，属内部材料，一般不对外公布。3.说明、议论两种文体兼用编辑业务文件主要用说明和议论的文体。使用说明文体的，有选题报告中的稿件概况介绍、作者简介、内容简介等；用议论文体的，有审稿意见中对稿件的主要论点、论据、论证方式等的评介。编辑业务文件的文体常常是说明、议论兼用。第三节编辑工作书信编辑工作中的书信，有约稿信、退修信、退稿信、日常联系信、答读者信等。一、约稿信约稿信即“组稿信”，是出版单位约请作者撰稿的信件。教材中已经提供了一篇例文，这里再看一篇关于《书梦重温丛书》的约稿信：1.读书不仅仅是作家的事情，写书也不一定只是作家的事情。实际上，凡有成就者，无论从事哪种职业，他们在青少年时代乃至生命的每一阶段，都读过各种各样的书：文学艺术、哲学、科技、童话乃至小人书……这些书给了他们重大影响，留下了一串串书梦。2.然而，如今我们所见到的谈读书的文章，几乎全是作家和一些作家兼学者写的。本丛书旨在突破这种状况，请各方面的专家，如科学家、哲学家、建筑家、教育家乃至政治家、企业家等，回忆过去读过并留下深刻印象的书，写下来，由我们结集出版，从而达到两个目的：使所谈到的书扩大到更宽广的领域；使这些书话更参差有趣。3.请撰写者在重温书梦时，一本一本道来，每本写几百字几千字均可，每本书在出版时配一原版本的书影。这样，几十种书的回忆，便可成一册，约七八万字，三四十幅图。4.写作内容可包括怎样读到这本书、书的来源、版本，书中最令撰稿人感动的故事、人物，对撰稿者在思想和情感方面的影响等。5.第一辑将于2002年8月发稿，作者最好在5月完稿，并尽可能提供书影。大家对比一下教材中的例文，可以发现，约稿信可以有不同的写法，只要包括以下几方面内容即可：1.稿件的题目2.写作的内容和要求3.读者对象4.字数和交稿日期5.可供参考的资料6.写作中应注意的事项约稿信若能写得活泼风趣一些，会更吸引作者，更容易达到约稿的目的。二、退修信退修信就是要求作者修改稿件的信。退修信一般包括以下几项内容：1.肯定稿件的优点2.指出稿中的不足之处3.提出修改的意见或建议书稿在编辑过程中，提出一些意见请作者修改是正常的，但有些作者对这种意见很难接受，此时就看编辑写信的水平了。让作者接受出版社的正确意见，是编辑的基本功之一。要做到有理、有据、有情。退修信是根据审稿意见写的，但不是审稿意见的复本，其最大不同就在语气和表达方式方面。有时需要通过多封信才能达到目的。三、退稿信退稿信的主要内容，是说明未能采用的原因。一般说来，退稿原因有三种：1.来稿质量较差2.来稿有一定质量，但因已有同类稿件，一时难以列入计划3.来稿内容与本社出版方针不合写退稿信，要注意退稿不退人。要注意从稿件中发现有才能、有潜力而暂时还不成熟的作者，给以鼓励和帮助。出版社有责任培养新作者，很多时候，这种培养是通过写退稿信来实现的。这方面在历史上有许多佳话。除此外，尊重每一位作者，还是编辑职业道德的基本要求，代表着出版社的形象和编辑个人的修养。这些形象和修养，也常常是通过退稿信表现出来的。四、日常联系信日常联系信是指编辑在日常工作中与作者（个人或单位）联系的信件。写日常联系信应注意以下几个问题：1.联系要及时2.信件要存档（有些信件属公函性质）3.要注意内外有别，编辑部内部对稿件的不同意见不要外传生活·读书·新知三联书店1957年3月18日给《清代科举考试述录》的作者商衍鎏先生的一封信是这样写的：接读三月十五日来函，敬悉一切。贡院石刻全图务请早日寄下，因本书已着手设计，过迟恐延误出版计划。至于轶闻，我们认为原稿所述已钜细兼并，似不因一二条而有损全书价值；且一月后校样打成，增补为难，势必推动版面，提高成本。如果必须加入，亦请速寄为荷。尊稿照片颇多，这些珍贵文物，我们自当精心制版，但因照片本身及印制技术限制，可能有几幅照片模糊不清，如何处理，希先考虑。余容续商。这封信，可以说是达到了以上的要求。第一，联系及时，接到作者的信后三天即回信；第二，信件存档，保留到今天已经46年