高校人力资源管理信息化的困惑及对策

2009年12月第4期第81页浙江纺织服装职业技术学院学报doi：10.3969/j.issn.1674-2346.2009.04.020高校人力资源管理信息化的困惑及对策冯卫红摘要：分析高校人力资源管理信息化的困惑，提出了高校人力资源管理信息化的建设策略，并探讨了高校人力资源管理信息系统开发问题，指出高校人力资源管理信息系统总体设计应与高校的行政、规模、发展方向和管理目标相结合,开发出符合学校特点,体现办学特色的管理信息系统。关键词：高校；人力资源管理；信息化；功能模块中图分类号：G640文献标识码：A文章编号：1674-2346(2009)04-0081-03————————————收稿日期：2008－06－25作者简介：冯卫红，女，浙江纺织服装职业技术学院（浙江宁波315211）1高校人力资源管理信息化的困惑高校人力资源管理信息化作为一种管理思想与管理方式，有利于提高人力资源配置的合理性与工作效率，有利于提高人力资源开发的个性化和有效性。然而人力资源管理信息化涉及到高校的方方面面，而且我国人力资源管理信息化起步较晚，在具体实践过程中，还有许多困难。第一，对人力资源信息化管理的必要性认识不足。相当多的高校“重人才使用，轻人才管理”，对人力资源信息化建设的必要性认识不足，行动上缺乏动力。第二，人力资源信息化建设基础薄弱，难以辅助决策。很多高校的管理软件经常是始用终弃，一些绩效考核软件，经常是软件的开发完成后，管理模式就改变了，考核体系也发生了变化，造成项目功能模块及其基础数据难以再度修改，或者因为管理人员觉得信息化过于透明，不符合实际而淘汰不用，致使人力资源软件的开发跟不上管理的变化而陷入困境的状况较为普遍。第三，高校人力资源管理部门内部尚有阻力。许多管理人员基本理论和能力的不足，许多高校的人力资源管理依然停留于人事管理阶段，谈不上为长期发展进行战略性人力资源规划，一些管理人员能力的缺失使得某些人力资源管理者消极地等待，并阻碍推动单位人力资源管理信息化进程。第四，人力资源管理软件缺乏。目前人力资源管理软件大都处于事务型管理阶段，软件偏于一般性，不能完全涵盖高校特有的管理活动，应用范围受到限制。软件开发人员缺乏必要的人力资源管理基础，不了解人力资源管理的内涵和基本规律，开发出来的软件大都是人事档案、考勤、工资、休假的事务管理。此外，信息化带来的标准化、透明化的管理使得管理行为更精确化和透明化，这对一直以来重人治的我国高校是一种挑战，因为人为变通的可能性减少了，必将影响部分人的直接利益。因此，信息化的管理模式和人治的管理模式一旦造成冲突，信息化的管理模式就要让路。2高校人力资源管理信息化的建设策略针对当前高校人力资源信息化进程中的困惑与阻力，参考人力资源管理信息化基本理念，笔者认为在推进我国高校人力资源管理信息化过程中，必须做好以下工作：PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建www.fineprint.cn2009年12月第4期第82页一是提高认识、转变管理理念。无论是高校管理工作者还是人力资源部门人员，都要认识到高校人力资源管理信息化建设的紧迫性与必要性，大力支持高校人力资源管理信息化建设。二是规范基础管理，为高校实施人力资源管理信息化创造条件。重视人才，是人力资源管理信息化最核心的问题。信息化人力资源管理体系不仅是职能的分工组合，而且包括战略层面的全局把握和操作层面的科学管理。三是有效调整组织结构和规范人力资源管理部门的业务流程。随着信息时代的到来，高校的管理层次大大减少，扁平式、矩阵式的组织结构将成为多数高职院校的组织形式。作为信息时代的人力资源管理，必须调整组织结构，以适应新的时代和新的价值体系。3高校人力资源管理信息化系统的开发3.1高校人力资源管理信息化系统开发应遵循的基本原则3.1.1适用性原则。信息化建设的成败并不在于是否采用了最先进的计算机技术，而在于该技术支持的系统能否为自己所用，适用性原则是信息化建设的关键所在。3.1.2渐进性原则。信息化建设有重点分步骤地进行,从人力资源管理整体结构上进行设计，逐渐由抽象设计到具体设计、从概要设计到详细设计,并对设计数据进行分析得出系统的逻辑模型，然后由逻辑模型求得最优模型，最后对这一最优模型进行渐进式的实体建设，逐步实现人力资源管理的信息化。3.1.3配套性原则。人力资源管理信息化建设离不开一定的环境和条件，在进行系统规划和实施时除了要认真分析系统本身的内在特性外，还需对一些系统相关因素加以综合考察，为系统提供完善的配套支持。3.2高校人力资源管理信息系统的规划规划人力资源管理信息系统需要考虑的内容有以下4个方面：首先，需要制定人力资源管理信息化的策略。其次，应该考虑本单位的工作性质和信息化的水平。再次，规划系统应该具备的功能。最后，要全面考察本单位是否具备完整的系统运行环境，比如服务器、硬件设备、用户服务支持、数据处理和管理及流程控制等。整体来讲，高校人力资源管理信息系统规划和执行的程序大致有5个步骤：一是确认单位人力资源管理的发展方向和优先次序。二是建立人力资源管理信息系统运行模型，获得管理层的支持，确认资金和其他资源的支持。三是设计解决方案，包括优化人力资源管理流程，明确人力资源管理信息系统的功能和技术需求，了解用户的使用体验。四是实施解决方案，建立人力资源管理信息系统工作流程、用户角色、界面等内容。五是实施推广和效果评估。包括开发新的功能和流程,应用、技术支持和维护及系统的整体效果评估。3.3高校人力资源管理信息系统的功能模块设计基于上述分析，高校人力资源管理信息系统总体设计应与高校的行政、规模、发展方向和管理目标相结合，才能开发出符合本校特点，体现办学特色的管理信息系统。有研究者结合一般高校人力资源管理部门职能及信息共享的需要，提出了如下功能模块：3.3.1规划管理模块。主要归口高校及其人事部门相关领导。其目的就是有效发挥管理者群体的作用，形成整体大于部分之和的优势，使有限的人力资源形成最佳的综合效果。它又包含人力资源规划、工作分析两个子模块。其中，人力资源规划子模块可以利用数据库技术进行高校离职统计、现有人员层次统计等统计,对未来人力资源状况、未来人力资源流失、人力资源总体需求进行预测。还可以利用因特网等网络技术和手段，调查、收集和整理涉及高校人力资源战略决策的各种信息，对影响人力需求和供给的信息进行分类管理。3.3.2岗位管理模块。主要归口高校人力资源管理综合部门。它包括辞职退休、人员招聘、岗位调配、职务晋升等子模块。岗位管理模块随时显示职位空缺信息，以及职位说明、对职位的具体要求、申请该职位的必备条件等；分类建立应聘人员档案库，并可查询、检索；发送电子邮件或打印通知单，将结果通知相关人员；自动调整人员变动数据。3.3.3培训管理模块。主要归口高校人力资源管理部门下属的师资管理科室。包括教职工业务学习、学历提升、访问学者、职称提升等。培训管理模块包含的主要功能：根据国家政策、专项资金以及高校的冯卫红：高校人力资源管理信息化的困惑及对策PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建www.fineprint.cn2009年12月第4期第83页浙江纺织服装职业技术学院学报发展战略，制定培训规划和相应的培训实施计划；完成申请人员的培训申请审批、备案等；对实施的培训项目进行记录管理、查询和统计；对培训效果进行跟踪并统计分析，如成本、效果分析等。3.3.4绩效管理模块。主要归口高校人力资源管理部门下属的师资管理科室。绩效管理是人力资源管理的核心职能之一。高校人力资源管理部门需要集合关键绩效指标，将绩效指标分类整理，形成完整的指标库，制定考核及奖惩标准，通过与其它部门如教务部门以及其它功能模块的数据链接，进行相应的考核计算，得出相应的数据结果，为人员任用、调配、晋升、培训、薪酬等提供依据，还要及时显示教工考核和奖惩情况。3.3.5薪酬管理模块。主要归口高校人力资源管理部门下属的劳资管理科室。制定学校各级的薪资、奖金以及各种福利标准，计算每月工资、津贴、退休金等，还要办理保险，包括员工养老保险、工伤保险、医疗保险、失业保险、住房公基金等。在薪酬管理模块，办理保险主要是采集数据，为办理保险提供数据接口。3.3.6档案管理模块。主要归口高校人力资源管理部门人事档案科室。对人力资源的档案进行分类、编号、分析利用等。包括教工基本情况资料、工作业绩档案、培训档案、科研档案等。高校人力资源信息数据库详细描述的信息有人事信息、学术成果信息、教学信息中已入库的档案信息以及由于日常人员变动产生的新的档案信息。除此之外，合同的订立、变更、解除、续签、查询等亦是档案管理模块必须实现的功能。3.3.7用户服务模块。由于高校人力资源管理信息系统的用户广泛，不同的用户有不同的信息需求，而系统内的信息由于保密性不可能对全部用户开放，因此，用户服务模块可以再设校领导信息服务子模块、部门人力资源信息服务子模块、院系人力资源信息服务子模块和个人人力资源信息服务子模块。3.3.8系统管理模块。主要归口高校网络信息中心和数据信息科室。系统管理的目的就是在系统管理员的管理下工作人员各司其职、协调工作。系统管理包含的主要功能：定义不同用户的访问权限，如普通员工只能查询和修改自己的部分资料，部门负责人可以操作除系统管理外的其他所有模块,系统管理员只能操作系统管理的模块；对重要操作进行跟踪和记录；提供数据和数据库加密、自动备份与恢复等；通过对职位进行权限及范围设置，做到对事不对人的管理。当员工改变职位时，其相应的权限及管理范围也会因职位改变而改变，无需再次进行设置。参考文献[1]邢军.高校人力资源管理信息化研究[J].西南农业大学学报,2008(6):208-231.[2]沈锡臣,佟秋利.高校人力资源信息共享系统的分析设计[J].中山大学学报,2001(3):1-3.[3]谢卫忠.刍议高校人事管理信息化建设[J].江南大学学报,2006(4):68-70.[4]黄鹤.信息化背景下的人力资源管理[J].黑龙江对外经贸,2007(3):91-92,124.[5]张士金.人力资源信息管理系统建设浅析[J].信息技术,2008(8).[6]朱健仪.信息化人力资源管理探析[J].中国管理信息化,2007(4):17-20.[7]武丕才,耿立卿.教师人力资源管理初探[J].沈阳师范大学学报,2004(2):16-18.PerplexityandCountermeasuresofInformation-basedHumanResourcesManagementinCollegesFENGWei-hongStartingfromtheperplexityofinformation-basedhumanresources(H.R.)managementincolleges,thispaperputsforwardtherelevantconstructionstrategiesanddiscussesthedevelopmentofinfor-mationsystemofH.R.managementincolleges.Italsopointsoutthatthegeneraldesignoftheinformationsystemshouldbecombinedwiththecollegeadministration,thescale,thedevelopingorientationandthemanagementobjectivesoastodevelopthemanagementinformationsystemwhichconformstothepeculiari-tiesofthecollegeandreflectsthecharacteristicsofrunningcollege.collegesanduniversities;humanresourcesmanagement;informatization;functionmodule（责任编辑陈超拔）PDF文件使用pdfFacto