公司会议管理实施细则

公司会议管理实施细则为进一步规范公司管理行为，建立健全公司运营管理决策机制，明确各类会议的召开范围及讨论内容，提高公司的管理效率，特制订本细则。第一章会议基本要求第一条会议要根据实际工作需要组织召开。着眼于有效沟通、协调关系、通报事项、解决问题、安排部署工作等。第二条会议要注重质量、提高效率。会前做好充分准备，广泛调研，提供建议方案；会上要就事论事、积极讨论、明确结论，对议而不决的事项明确解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，杜绝空谈和形式主义。第三条会议要讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻、落实，力求取得具体成效。第二章适用范围及类别第四条本细则内容要求主要适用于与公司经营决策有关的各类会议的组织管理与要求。第五条本细则所指会议主要有司务会议、经理办公会议、专题会议、部门会议、职工大会等，公司党群、工会及项目管理的相关会议可参照执行。第三章会议分类组织管理第六条各类会议的召开均由办公室负责会场的协调布置及后勤服务工作；组织安排部门负责会议材料的准备及会议决定事项的整理工作；会议主持人对具体的参会人员进行确定把关；人力资源部门协助组织安排部门做好人员通知及相关考勤工作。第七条司务会议一、司务会议原则上每月召开一次，也可根据工作需要组织召开，具体召开时间由实际所要讨论事项的需要决定。二、司务会议由公司经理主持，公司领导班子成员、机关各部门负责人和相关的项目经理参加。当个别人员因工作原因无法参会时，可就会议需要讨论的议题提出自己的意见。三、会议内容：1、传达上级重要会议或文件精神，通报公司内部的重大事项；2、讨论公司的发展战略，确定公司年度计划、财务预决算等；3、讨论确定公司涉及人事管理、资产管理、对外投资担保等重要规章制度；4、讨论公司薪酬分配方案和基本工资制度，确定公司员工岗位系数、效益工资基数和福利待遇等；5、讨论确定公司员工年度绩效考核结果、先进人员名单、职工年终奖金的发放等级等事宜；6、讨论公司年度行政工作报告，听取公司各部门、各项目的工作汇报；7、确定与公司生产经营有关的管理办法和实施细则，决定公司生产经营管理中一些重大问题的决策、应对措施；8、决定聘任公司中层管理人员，调整安排机关一般管理人员；9、应由司务会研究决定的其他问题。四、司务会议由办公室组织安排，一般应于会议召开前1天通知会议出席人员。五、议题收集。各部门平时将提请会议研究的议题及时与分管领导沟通确定，在接到会议通知后半天内传送至办公室，经办公室汇总整理后，编写会议议程并告知与会人员。六、各部门提交会议讨论的问题，必须要提前进行认真地研究分析，提出解决问题的措施和意见，准备好书面材料。七、办公室做好会议记录，对会议议定事项形成《司务会议纪要》，送公司领导班子全体成员会签后，由公司经理签发，根据需要印送各领导、各部门（项目）。八、会议决定事项由各部门负责人落实办理，各分管领导督促、查办。第八条经理办公会议一、经理办公会议不定期召开，具体根据收集的议题情况和实际工作需要适时召开。二、经理办公会议原则上由公司经理主持，也可由经理委托的其他经营班子成员主持，公司经营班子成员、相关的机关部门和项目负责人参加，有关办事人员列席会议。三、会议内容：1、传达上级与公司经营生产有关的会议和文件精神，制定落实的具体措施，通报公司各项工作开展情况；2、讨论批准各部门和各项目经营目标计划，制定下达工作目标任务；3、对各部门和各项目的工作及时进行总结，并调度部署下一阶段工作；4、讨论制定公司各类与生产经营有关的管理办法和实施细则，并提交公司司务会议通过；5、讨论提名公司中层管理人员，研究确定项目中层管理人员，协调调配项目其他岗位工作人员；6、研究公司在生产经营管理过程中的奖罚决定；7、研究公司生产经营和管理中的重大问题；8、经理认为应研究审议的其他问题。四、经理办公会议由办公室组织安排，一般应于会议召开前1小时通知会议出席人员。五、议题收集。各相关人员平时将需要会议讨论的议题及时传送至办公室并说明急缓情况，办公室将议题的收集情况及时向经理告知以便确定会议的召开时间，随时研究需要解决的问题，对来不及提交的议题可在会上适时提出。六、各相关参会人员对需提交会议讨论的问题，均要经过认真的思考分析，提出自己的意见建议，供参会人员讨论研究。七、办公室做好会议记录，对会议确定事项形成《经理办公会议纪要》，送参会领导会签后，由公司经理签发，并根据需要分送各领导、各部门。八、会议议定事项由确定的承办部门或承办人落实办理，由办公室监督查办，并及时向相关领导反馈落实情况。第九条专题会议一、专题会议随机召开，根据具体研究的事项确定召开时间。二、专题会议由主管领导或分管领导主持，讨论事项所涉及的相关部门分管领导、部门负责人和具体业务人员参会，办公室可派人列席会议，了解会议进程。三、会议内容：1、公司承建项目在施工过程中出现的比较紧急、需要多个环节协助配合的具体问题，进行专题讨论研究。2、公司机关部门在工作开展过程中遇到比较复杂、需要会议决定的事项进行专题讨论。3、上级安排的重要事项和紧急任务进行专题部署。4、公司内部组织的专题培训、学习、座谈等。四、专题会议经主管领导同意后方可召开，由讨论事项的业务部门组织安排，根据所议事项的急缓要求适时通知相关人员参会。五、业务部门要对会议讨论事项提前进行调研分析，提出本部门对所议事项的意见建议和解决方案。六、办公室协助业务部门做好会议记录，并拟写《专题会议纪要》，经参会人员会签后报主管领导签发。七、专题会议议定事项由承办业务部门负责监督、执行，并及时向主持会议的领导反馈议定事项的落实情况。第十条职工大会一、职工大会的召开时间，视情况而定。二、职工大会一般由公司经理或支部书记主持，也可由主管领导委托其他班子成员主持。三、职工大会根据需要可以是部分（机关、项目）职工或是全体职工参加，如有必要，可召开网络视频会议。四、会议内容：（1）传达上级的重要文件、会议精神、指示等；（2）通报公司整体工作开展情况，统一全员思想，提出工作要求；（3）对公司需要开展的主要工作进行专题部署、动员；（4）其他需要向广大职工告知的内容进行通报。五、职工大会的召开由工作的需要决定，办公室负责组织安排。第十一条部门会议一、公司各部门可根据实际工作需要召开部门会议，由部门负责人主持，必要时邀请分管领导参加。二、部门会议内容有：传达公司会议、文件精神；总结本部门本期工作完成情况，分析存在的问题，提出改进的措施；制订下期工作计划；分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和措施；以恰当的形式开展批评和自我批评，融洽成员之间的关系，营造团结进取的和谐氛围；安排专题培训等。三、部门会议应填写保存会议记录。第十二条为提高公司管理效率，部分应由经理办公会议讨论决定的事项，可在公司司务会议上一并讨论。第十三条因项目建设需要，有些需要紧急调配的人员、临时采购的小型设备以及各项目上报的急需批复的请示等，在来不及组织相关会议时，可由相关业务科室先提出处理意见，经分管领导审核确定，相关人员会签同意后，先行办理。随后将所定事项作为会议决定事项列入相关会议的会议纪要中。第十四条所有会议决定事项和公司下发的管理文件等，由事项的主管部门负责督促落实，需要其他部门协助解决的，主管部门可以书面形式向协助部门提出具体意见。第四章会议纪律第十五条公司办公室同会议组织部门紧密配合，加强会议组织，做好会议安排，确保会议顺利进行。第十六条会议实行签到制度，参会人员应认真准备，提前5分钟入场，凡不能参加会议或不能准时参加会议者，须向会议主持人请假，需要时指定专人代为参会。第十七条公司司务会议、职工大会和项目部会议原则上要求统一着装。第十八条会议期间要保持会场严肃，关闭手机，专心开会。第十九条对于会议内容，需传达的及时传达；需保密的不得泄露；未决定的问题及会议讨论过程不得传播。第二十条本细则自2017年1月15日起执行。公司会议管理考核实施细则考核项目考核内容考核标准管理部门考核部门会议室管理1.会议室钥匙、空调遥控器及领导桌牌均由综合部保洁人员管理，每次会议后均放回指定位置保管。2.任何部门、任何人未经公司领导批准不得将会议室借给外单位使用，不得将会议室的各种设施拿出会议室或转作他用。1.没有及时提供钥匙和领导桌牌，影响正常会议的扣责任人1分；未按规定保管遥控器扣责任人1分。2.无故将会议室设施转作他用的扣当事人1分；未经批准擅自将会议室借给外单位使用的扣当事人或部门2分综合部劳动人事部组织会议管理1.各部门组织召开的会议，要提前与综合部联系，进行预约；并通知保洁员打开会议室门，做好保洁工作；视频会议须提前通知捷惠公司网络运行部。2.会场布置一切事宜由办会部门负责，要力求简洁大方、讲求实用、节约开支，会标制作要简洁、规范，悬挂要端正。3.会议通知由办会部门负责，通知应说明会议着装要求、时间、地点及注意事项。4.在会场布置期间，要保持会议室清洁，禁止吸烟，不得在会议室内乱涂乱画，悬挂无关物件。5.会场布置时，不得蹬踏会议室内的办公桌椅等公共设施。6.如有公司领导参加会议，办会部门会前到综合部保洁人员处领取领导桌牌并做好桌牌摆放，有上级领导或外单位人员参加会议桌牌由办会部门负责制作。同时安排好参加会议人员的座位（参会人员座位图由办会部门制作）。7.各主办部门不得改变会议桌椅等设施的摆放位置和方式。每次开会前，做好桌椅定置摆放、卷放窗帘等会场布置工作。（会议桌椅摆放要横竖成线；领导桌牌位置摆放要适中，纵横成线）8.会议召开前，及时将空调调节到适宜温度；会议结束后，及时关掉空调电源，并将该次会议的会标、标语等与其它会议无关的物品撤掉，同时通知综合部保洁人员。1.不作预约，影响正常工作的扣责任人1分；由于沟通不畅造成工作失误，按涉及项目每项扣责任人1分。2.会场布置铺张浪费、会议标语不规范，扣责任人或责任部门1分。3.会议通知不到位或时间错误的扣责任人1分。4.吸烟者每发现一次扣当事人1分。5.在会议室内大声喧哗，破坏环境卫生，蹬踏桌椅设施等，每项扣当事人1分。6.由于沟通不及时，造成会场前排参会领导的座位牌放错、少放、多放的，每项扣责任人或责任部门1分；非后排座位出现空座现象的每次扣责任人1分。7.随意改变会议室的布置方式扣责任人2分，不按规定位置摆放领导桌牌、卷放窗帘不统一，每次扣责任人1分。8.会前没能及时调节空调造成温度过高或过低，扣责任人1分；会后没有及时关闭空调，扣责任人1分；没有及时通知保洁人员而造成后果的，扣保洁人员1分。办会部门1.如果会议有公司领导参加，要提前通知综合部，便于做好茶杯摆放和倒茶水工作。2.各部门组织召开的会议视情况如需矿泉水，请到综合部申领。1.没有及时与办公室沟通导致茶水及矿泉水准备不及时，扣责任人1分。2.没有及时备好矿泉水、茶水，一次扣责任人1分。办会部门综合部核项目考核内容考核标准管理部门考核部门组织会议管理1.召开视频会议前，要做好系统调试和技术保障工作，确保各种会议设备达到使用要求。2.做好会议室的麦克、可视系统、网络、音响等附属设施维护和管理工作。1.由于设备检查不到位，发生信号中断、设施维护不到位等影响会议收听收看效果的，扣责任单位2分，责任人1分。网络运行部1.要定期对会议室的灯光、空调等设施进行检查维护，保证会议正常召开。2.每次召开会议前，做好会议室的环境卫生清洁工作。1.灯光、空调等设施维修不及时，影响正常开会一次扣责任人1分。2.会议室卫生清扫不彻底，存在死角，扣责任单位1分。综合部参会人员管理1.参会人员要按规定参加会议，不能参加者应向主管领导请假，并及时告知办会部门。2.参会人员一律着公司统一正装参会，男士系领带且保持规范、美观，女士不系领带。3.参会人员要提前10分钟进入会场对号入座，将手机关闭或放至静音、振动状态。办会部门做好会议参加人员签到工作，并管理会场秩序及纪律。4.禁止在会议室内吸烟，保持会议室清洁、卫生。5.会议期间保持正确坐姿；禁止无故随意走动（会议室门外的监控设施，作为考核的依据备查）。6.严