新疆天山水泥股份有限公司内部控制制度

ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘0内部控制制度新疆天山水泥股份有限公司内部控制制度二零零一年十二月三十一日ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘1内部控制制度目录一、总则及说明………………………………………………………………………………2二、管理控制…………………………………………………………………………………8三、财务控制………………………………………………………………………………15四、会计控制………………………………………………………………………………17五、生产的控制……………………………………………………………………………59六、人力资源的控制………………………………………………………………………68七、软件系统的控制………………………………………………………………………79八、采购和应付款的控制…………………………………………………………………80九、存货的控制……………………………………………………………………………95十、销售和应收款的控制…………………………………………………………………104ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘2内部控制制度一、总则及说明一、总则及说明ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘3内部控制制度本部分包括以下内容:1.1.内部控制制度编制基础1.2.内部控制制度内容简介1.3.内部控制制度使用说明1.4.图标说明ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘4内部控制制度1.1.内部控制制度编制基础1.1.1内部控制内部控制是一个要靠组织的董事会成员、管理层和其他员工一起去实现的过程，实现这一过程是为了合理地保证经营的效果和效率、财务报告的可靠性以及相关法律和规章制度的遵循。1.1.2内部控制制度内部控制制度是内部控制系统的一个组成部分，指组织为达到上述目的制定的一系列政策、制度以及程序。本内部控制制度基于新疆天山水泥股份有限公司本部及新疆屯河水泥有限责任公司的主要业务编制，旨在合理地保证：9经营目标的完成9资源使用的经济性和有效性9资产的安全性9信息的可靠性和完整性9政策、计划、程序、法规的遵循性ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘5内部控制制度1.2.内部控制制度内容简介本内部控制制度涵盖的内容包括管理控制、财务控制、会计控制、生产的控制、人力资源的控制、软件系统的控制、采购和应付款的控制、存货的控制、销售和应收款的控制。每一项业务的内部控制制度用内控目标、关键控制点和流程图进行表述。1.2.1.内控目标内控目标是针对每项具体业务，对内部控制制度五项总体控制目标的具体化。1.2.2.关键控制点关键控制点指经营活动过程中那些容易发生错误及舞弊而需要加以控制的关键环节，是与内部控制目标相对应的一项或数项主要的内部控制措施。正确并持续实行这些内部控制措施是保证内部控制目标实现的前提。1.2.3.流程图流程图指用符号和图形来表示公司业务和文件凭证在组织内部有序流动的文件。本内部控制制度中对新疆天山水泥股份有限公司本部及新疆屯河水泥有限责任公司的主要业务用简单的流程图表示，并在流程图中表明关键控制点设置的环节。流程图中各种符号和图形的含义请见1.4图标。ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘6内部控制制度1.3.内部控制制度使用说明1.3.1.本内部控制制度的适用范围为便于表述，在此对本内部控制制度以下内容中出现的名称加以定义：公司本部：指新疆天山水泥股份有限公司中投资、融资、内部管理及集团管理功能部门。一级子公司：指新疆天山水泥股份有限公司下属直接控股子公司，例如新疆屯河水泥有限责任公司。二级分、子公司：指一级子公司下属子、分公司(厂）。1.3.2.所有权及使用责任本内部控制制度旨在归纳关键的的内部控制制度，不包括所有的操作流程，使用者应当根据提示的内部控制关键控制点建立完整的操作流程。本内部控制制度的责任主体是新疆天山水泥股份有限公司，经新疆天山水泥股份有限公司的昀高管理层批准生效，任何对本内部控制制度的修订必须经新疆天山水泥股份有限公司的昀高管理层批准后生效。ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘7内部控制制度1.4.图标说明接下页判断文件开始程序A接线点接页点多份文件/单据结束反馈关键控制点1承上页承页点ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘8内部控制制度二、管理控制二、管理控制ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘9内部控制制度本部分包括以下内容:2.1.总体战略规划的控制2.2.各个子公司及部门计划和预算程序(预算审核及偏差分析）的控制2.3.政策及流程手册定期更新的订立及检阅的控制2.3.1.政策及流程手册定期更新的订立及检阅的控制2.3.2.审批权限及相关重要标准的制定及更新的控制ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘10内部控制制度2.1.总体战略规划的控制战略部内外研究制定长期战略规划递交总经理及董事会审批是否需要修改长期战略规划下达至一级子公司据以制定短期规划短期规划财务部和综合管理部汇总协调形成年度计划公司年度计划董事会审批是否通过董事会审批同意执行制定年度全面预算并执行评估上期规划并进行相应修改是否否是123455内控目标：1)保证总体战略规划基于公司实际状况，保证公司快速、持续性发展。2)保证总体战略规划清晰、明确、并应符合相关的法律法规。3)保证总体战略规划应代表股东意志，并得到全体员工认同。关键控制点：1)总体战略规划应有长短期之分。2)长期总体战略规划需经过董事会的审批。3)长期总体战略规划传递至一级子公司，并由一级子公司以长期计划为基础制定相应的短期计划（年度计划）。4)短期规划（年度计划）需要由公司本部有关部门汇总、审核，并报董事会讨论通过。5)财务部和综合管理部每年对上期规划的执行情况进行恰当的评估，结合市场调研情况进行修改，并报董事会批准。ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘11内部控制制度2.2.各个子公司及部门计划和预算程序（预算审核及偏差分析）的控制确定一级子公司的总体战略计划各部门及二级分、子公司根据自身实际情况制定相关预算预算小组汇总审核并形成总体预算计划一级子公司总体预算及计划提交公司本部讨论审批是否批准审批后的总体预算计划各级分、子公司制定分部门的工作计划否是确定公司的总体战略计划销售部门制定销售预算生产部门制定生产及成本预算采购部门制定采购预算各部门制定相关费用、固定资产、人力资源预算汇总各项预算并编制相应预算报表全面预算的制定流程各个子公司及部门计划和预算程序的控制123A接下页财务部门制定资金预算企管部分解总体目标至二级分、子公司内控目标：1)保证各子公司及部门计划和预算符合公司年度经营计划。2)保证预算及计划基于公司实际状况，可操作，并得到员工认同。3)保证发现实际与预算和计划的偏离程度及原因，保证预算和计划能得到及时、准确的更新。关键控制点：1)由各部门及二级分、子公司根据自身实际经营情况制定相关预算（具体内容请参阅流程图“全面预算的制定流程”），并报各部门及二级分、子公司负责人审核。2)各部门及二级分、子公司的预算需经预算小组汇总、协调、审核，形成一级子公司总体预算及计划并报一级子公司总经理审批。3)一级子公司的预算及总体计划需经公司本部讨论审批。ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘12内部控制制度2.2.各个子公司及部门计划和预算程序(预算审核及偏差分析）的控制（续）承上页一级子公司企管部及总经理审批形成考核依据按计划开展工作一级子公司财务部及时收集每月实际发生数据一级子公司财务部编制预算实际比较表编制偏差分析报告并经高层审阅与标准相比较是否需要调整按原计划实施各个子公司及部门计划和预算程序的控制（续）否是4567A预算小组编制预算修改申请报告各部门计划内控目标：1)保证各子公司及部门计划和预算符合公司年度经营计划。2)保证预算及计划基于公司实际状况，可操作，并得到员工认同。3)保证及时发现实际与预算和计划的偏离程度及原因，保证预算和计划在可控范围内进行。关键控制点：4)各级分、子公司根据批准的总体计划及预算编制分部门的工作计划，并报一级子公司企管部审核，总经理批准。5)一级子公司下属财务部门及时收集每月实际发生数据，编制预算实际比较表，并应由综合管理部负责考评。6)一级子公司下属财务部门编制偏差分析报告，并经一级子公司高级管理层审阅。7)根据实际情况，将差异与标准相比较。对于需要调整的预算，应编制预算修改申请报告，报一级子公司预算小组、总经理及公司本部预算委员会和董事会审批。ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘13内部控制制度2.3.1.政策及流程手册定期更新的订立及检阅的控制已订立的政策及流程手册实际情况是否变化执行中是否发现问题下达各部门执行高层管理人员讨论会议纪要综合管理部门起草变更文件各职能部门提出变更申请变更申请递交综合管理部门审核交总经理审核批准经批准的变更文件下达各部门执行是否是否132根据实际需要更新的控制定期更新的控制已订立的政策及流程手册综合管理部门定期下达要求征求意见汇总讨论变更意见交总经理审核批准经批准的变更文件下达各部门执行4523内控目标：1)保证政策更新及修改符合公司的总体战略目标。2)保证政策变更信息的可靠性，完整性。关键控制点：1)公司管理层根据实际情况的变化及市场发展状况，通过高层管理人员会议讨论，形成会议纪要。2)综合管理部门根据通过的会议纪要起草变更书，经总经理审核批准后执行。3)各职能部门在实际执行过程中，对发现的不完善制度提出变更申请，报综合管理部审核，并经总经理审批后执行。4)每年年终综合管理部下达通知给各职能部门征求意见，综合管理部按意见汇总讨论，按讨论结果修订政策及流程。5）总经理签发后，下达各职能部门执行。ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘14内部控制制度2.3.2.审批权限及相关重要标准的制定及更新的控制相关部门讨论制定标准综合管理部及财务部进行讨论审核审批权限及相关重要性标准公司本部及一级子公司总经理审批相关人员预留签字及印章执行有关部门定期核对提出变更申请公司本部及一级子公司总经理审批修改执行123456内控目标：1)保证权限及标准的订立符合公司实际情况，可操作性强。2)保证权限及标准的订立和更新科学，符合公司的总体战略目标和管理思想。关键控制点：1)各级公司相关各部门应经充分讨论后制定审批权限制度（例如费用审批、合同审批、资产购置及处置的审批等）及相关的重要性标准（例如差异调整标准等）。2)审批权限及相关的重要性标准应经各级公司综合管理部及财务部的审核。3)公司本部及一级子公司总经理审批。4）相关被授权人应预留签字及印章。5)综合管理部及财务部应根据实际实行情况定期（至少每年一次）进行调查与复核，确定是否需要变更，并提出变更申请。6)公司本部及一级子公司总经理审批，更新相应文件后，下发执行。ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘15内部控制制度三、财务控制三、财务控制ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘16内部控制制度本部分包括以下内容:3.1.融资控制3.2.投资控制3.3.经营控制3.4.财务分析控制注：该部分内容留待以后制订。ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘17内部控制制度四、会计控制四、会计控制ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘18内部控制制度本部分包括以下内容:4.1.货币资金控制4.1.1.职位分工控制4.1.2.开设银行户口的控制　　　　4.1.3.支票发出审批控制4.1.4.现金管理控制4.1.4.1.现金收入（含备用金）控制4.1.4.2.现金支出控制4.1.4.3.现金盘点控制4.1.5.集团内部资金结算控制4.1.5.1.一级子公司以下层面资金结算控制4.1.5.1.1.内部银行收入控制4.1.5.1.2.内部银行支出控制4.1.5.1.3.内部银行贷款控制4.1.5.2.一级子公司以上层面资金结算控制ኆବᄨ࿓ႈฌিएᎺቀড႘19内部控制制度本部分包括以下内容（续）：4.2.存货的账务控制4.3.固定资产及在建工程控制4.3.1.固定资产的购买及审批的控制4.3.2.在建工程的控制4.3.2.1.项目选择、计划、审批的控制4.3.2.2.项目过程的控制4.3.2.3.项目验收及入账的控制4.3.3.固定资产入帐及分摊的控制4.3.4.固定资产记录及编码控制4.3.5.固定资产调用程序控制4.3.6.固定资产盘点程序控制4.3.7.固定资产处置程序的控制ኆବᄨ