搜索
環境管理體系稽核~ISO14000教材系列之六~2環境稽核一、環境稽核概論二、環境管理系統稽核三、環境管理系統審核發起四、環境管理系統稽核準備五、執行稽核六、記錄稽核觀察結果七、總結會議3環境稽核概論一、簡介:1.環境稽核的定義:客觀地獲取稽核證據並予以評價,以判斷特定的環境活動、事件、狀況、管理體系,或有關上述事項的信息是否符合稽核準則的一個系統化並形成文件的驗證過程,包括將這一過程的結果呈報委托方。2.定議說明:環境稽核是一個系統化,文件化和客觀的驗證過程。系統化是指環境稽核必須是有計劃、有組織的,也就是應當遵循一定的程序。文件化是稽核的基本要求,稽核中的工作表格包括稽核計劃,檢查表稽核發現不符合報告及其它稽核記錄都需文件化以保證其可追溯性。客觀性是環境稽核所必須具備的,稽核證據必須真實可靠,具有可追溯性,任何稽核結論都必須以客觀事實為基礎,不能靠主觀臆斷。4二、環境稽核的類型:1.按稽核方和受審核方的關係分:第一方稽核第二方稽核第三方稽核2.按主題事項劃分:(1)符合性稽核(2)應負的責任稽核(3)廢棄物最小化稽核(4)能源稽核(5)環境管理體系稽核5環境管理系統稽核(EMSAUDIT)一、定義(ISO14001-3.6)客觀地獲取證據並予以評價,以決斷一個組織的環境管理體系是否符合該組織所規定的環境管理體系審核準則的一個系統化,並形成文件的驗證過程,包括將這一過程的結果呈報給管理者。二、環境管理系統稽核的目的(ISO140014.5.4)1.判定環境管理體系:1.1是否符合環境管理工作的計劃安排和本標準的要求1.2是否得到正確的實施和保持2.向管理者報送審核結果三、環境管理系統稽核之管理角色ISO14000手冊、程序書操作、作業管理審查標準書面化系統執行稽核6當地法規作業標準、表單實際之績效環境管理系統稽核發起一、環境稽核方案:ISO14001(4.5.4)組織的稽核方案,包括時間表,應立足于所涉及活動的環境重要性和以前稽核的結果。為全面起見,審核程序中應包括稽核的範圍、頻次和方法,以及實施稽核和報告結果的職責和要求。二、有效的環境管理系統稽核方案展開:管理階層對環境管理系統稽核方案之支持●對不符合之糾正行動是否進行及完成情況表示關心●對預防措施的支持●稽核頻率之決定環境管理系統稽核程序文件化詳細規劃年度稽核計劃●預定稽核之部門或區域●定稽核之範圍(4.2-4.6)7●預定執行稽核之日期(或月別)稽核時機及頻率之考量●是否須配合驗證機關之稽查周期●是否須配合主管機關之環境檢查日程●管理方式、組織、政策有重大變化●過去某段時間內發生多次環境異常現象●執行重大環境改善方案後編排稽核計劃去查核是否達成規定績效●是否須針對特定議題作稽核---能資源---廢棄物---新工程---制程修改稽核計劃必須高階主管簽署後發給(或告知)相關單位8環境管理系統稽核準備一、稽核小組並編排細部稽核計劃稽核小組(AuditTeam)●稽核員資格最好符合下列要求1.具備稽核技巧及良好之人際關係(客觀與獨立立場)2.具備一般的環境科學知識和環境法律知識3.對設施中的技術因素和環境因素熟知4.了解稽核準則和環境管理要項●執行稽核前應安置一名稽核組長,作全盤之掌控稽核組長之責任稽核組長對稽核的各個階段負執行責任,應該●協助取得背景材料並籌組稽核小組●擬定稽核計劃9●代表稽核小組與被評鑑之主管洽商聯絡●解決稽核過程中所遇到的阻礙●提報稽核報告,且應清楚並有結論,並及時稽核員之責任●服從稽核組長的指導,支持稽核組長開展工作●在稽核範圍內,客觀她、高效地、富有成果地策劃與開展指定的工作●清楚的記錄發現觀察事項,並完成書面報告●保護好稽核文件,提報稽核結果被稽核人(單位)之責任●告知相關人員配合稽核活動●指派幹部或人員負責陪同稽核●提供稽核小組所需的各種資源與資料,以確保稽核工作有效執行編制細部稽核排程●由稽核小組排定細部排程,排程應包含下列項目1.之範圍與目標102.日期與時間3.核之分派與安排4.稽核之區域里程分配5.稽核之優先次序●排定稽核時程前後應用工作1.先咨詢受稽核單位之業務狀況2.被稽核部門安排人員給予稽核人員作業支援3.稽核前二周送達受稽核單位稽核小組稽核前應要求受稽核單位提供相關文件以便製作查檢表相關文件通常包括:1.環境管理手冊2.環境管理程序書3.法規查檢清單4.法定環保文件(環評報告,排污許可證,申報登記)5.環境管理相關工作說明書,作業標準及記錄6.環境監測報告7.上次之稽核報告118.未結案之矯正措施稽核員應準備查檢表1.事前詳細閱讀有關文件,以了解被稽核單位的作業2.查檢表是一輔助記憶的工具3.可規劃稽核的重點●稽核組長應舉行全體稽核員協調會討論分工,稽核準則,範圍,及相關問題的連絡溝通事宜●受稽核單位應指派陪同人員,及準備各種資源、資料,以確保工作有效執行執行稽核12一、稽核前說明會議(Openingmeeting)于稽核前稽核組長依計劃時間召開首次會議:(通常15分鐘)1.彼此介紹2.組長說明並確認本次稽核範圍、目的、程序、方法、時間3.確認所需之資源事務均已備齊4.雙方討論相關細節5.決定總結會議時間稽核前說明會議應予以記錄二、收集證據觀察觀察現場作業是否與作業規定相符合(如廢棄物的處置,化學品的貯存與使用)人員面談面談取得的信息應通過從獨立來源獲取的支持信息予以核實,獨立來源包括觀察記錄和現有的測試結果面談最好用開放式提問,例如:13廢棄物的處理方式和排放去向?量測的項目有哪些?你如何使用管理這個儀器?而不用封閉式提問,如:你是用…方式處理,對嗎?文件、資料及記錄抽樣●環境記錄的完整性●執行結果是否符合管制要求●環境目標及各項標準的執行績效●人員環境認知教育及技能訓練實測●抽樣實測(PH值,噪聲分貝)●環境緊急突發狀況一線人員處置方法現場模擬演練14三、稽核技巧:稽核員需善用稽核工具(Audit,Diamond)記錄觀察詢問查核提問技巧●提開放式的問題,即盡量避免提對方能用“是”“不是”回答,封閉式的問題提問可以用(6W+h)做疑問詞,即什麼(what),哪一個(which),為什麼(why),何時(when),哪里(where),誰(who),和如何(how),其他關鍵詞包括:出示、解釋、記錄、多少、程度、達標率,情況等。稽核員行為的是非準則是非是非是非客觀教條平易近人官僚自信自卑精明愚蠢聚精會神精神煥散簡潔雜亂冷靜衝動仔細粗心大意合作頑固專心致志漫不經心靈活呆板直率含糊謙虛驕傲禮貌粗魯具體模糊寬容狹隘公正偏見誠實虛偽勤奮懶散表達力強口齒不清善于分析輕信稽核過程注意之重點:1.對比所作與所寫的差異2.掌握好計劃時間3.小心傾聽4.點頭或發出肯定的聲音以鼓勵對方自由探討5.不要太急于提下一個問題6.避免批評性的評論7.不滿對方答的答覆,繼續調查AuditDiamond158.決不要在進行調查當中提缺失報告9.稽核的目標在于找出“客觀證據”10.某擬缺失報告時,盡可能使用文件中標準語句11.不要使雙方成為敵對狀態記錄稽核觀察結果一、記錄應力求清楚、簡潔、明確若使用(查檢表),則將所有稽核的每一件事詳實記錄之,記錄撰寫方可參考下列方式:●檢查或稽核哪些事項或活動執行現況執行結果或記錄所顯示之狀況符合(不符合)哪些規定例1.經查5月20日及5月24日F-002A(堿性廢水操作記錄表)未依規定每兩小時檢驗PH值一次,不符合本廠EP001-01(廢水作業管制標準)之規定例2.查環境目標管制程序記錄,目標之達成狀況未依EP001規定,每季召開檢討會議追蹤達成狀況查檢表項目經稽核小組討論為缺點時,霏重寫于“缺失報告”內。二、稽核結束後應將稽核結果匯整時機:稽核結束後總結會議前成員:稽核小組成員所需時間:視稽核小組成員之素質及熟練度,以三十分鐘至兩小時為宜方式:由稽核組長召集稽核小組成員以會議討論方式舉行討論項目:●確認缺點●匯整缺點,並決定等級●討論稽核總結會議報告方式及內容總結會議16一、召開總結會議:稽核組長主持,總經理及管理代表列席,受稽核部門主管參與,時間以六十分鐘至二小時為宜會議內容:●報告稽核結果●受稽核單位對缺失之討論●缺失報告分送受稽核單位,並預定改善期限及對策●確認改善追蹤時間二、提出缺失矯正措施稽核員可協助被稽核單位檢討缺失,並共同擬訂改善方法若為嚴重缺失,應有執行改善後再查核之程序三、完成一份稽核報告由稽核組長匯整一份(稽核報告)(稽核報告)內容應包含:●本次稽核計劃●稽核準則●稽核結果●結論及建議●缺失數目匯總表●缺失改善確認及追蹤(稽核報告)提供給管理代表及最高管理者審查,並由管理代表設定分發部門