Outlook培训

2011/8/51学习使用Outlook2007主讲人—杨国魁2011/8/52课程目标学会管理Outlook数据文件学会使用Outlook收发邮件学会使用Outlook协助我们工作2011/8/53课程大纲一、配置Outlook，连接邮件服务器四、管理Outlook数据文件二、收发邮件、使用签名和通迅录三、了解Outlook如何存储我们的邮件五、用日历管理我们的工作日程2011/8/54一、配置Outlook,连接邮件服务器电子邮件的原理Internet互联网阳谷新凤祥邮箱新凤祥中心机房邮件服务器163邮箱服务器客户163邮箱阳谷新凤祥邮箱SMTP发送邮件2011/8/55发送和接收原理电子邮件在Internet上发送和接收的原理可以很形象地用我们日常生活中快递来形容：当我们要寄一个包裹的时候，我们首先要找到任何一个有这项业务的邮局，在填写完收件人姓名、地址等等之后包裹就寄出而到了收件人所在地的邮局，那么对方取包裹的时候就必须去这个邮局才能取出。同样的，当我们发送电子邮件的时候，这封邮件是由邮件发送服务器（任何一个都可以）发出，并根据收信人的地址判断对方的邮件接收服务器而将这封信发送到该服务器上，收信人要收取邮件也只能访问这个服务器才能够完成。电子邮件地址的构成电子邮件地址的格式是“[e-mail]”，由三部分组成。第一部分“USER”代表用户信箱的帐号；第二部分“@”是分隔符；第三部分“SERVER.COM”是用户信箱的邮件接收服务器域名，用以标志其所在的位置。一、配置Outlook,连接邮件服务器2011/8/56电子邮件使用的协议POP和SMTP协议（Protocol)是网络设备传输消息遵守的一套标准。一个网络协议至少包括三要素:语法用来规定信息格式；数据及控制信息的格式、编码及信号电平等。语义用来说明通信双方应当怎么做；用于协调与差错处理的控制信息。定时（时序）定义了何时进行通信，先讲什么，后讲什么，讲话的速度等。比如是采用同步传输还是异步传输。就象我们彼此说话用某种语言一样，不同的计算机之间必须使用相同的网络协议才能进行通信。网络协议有很多种。互联网使用的是TCP/IP协议，QQ使用的是UDP协议，邮件使用的是POP和SMTP协议。POP（PostOfficeProtocol），邮局通讯协议。主要功能是用在收电子邮件。一、配置Outlook,连接邮件服务器2011/8/57当我们发信时，对方当时多半不会在线上，所以邮件服务器必须为收信者保存这封信，直到收信者来收取这封信件。当收信人收信的时候，必须通过POP通讯协定，才能取得邮件。SMTP服务器，可以理解为就是用来发信的。SMTP可以和POP可以不是一个服务器，如果你使用Outlook，又同时拥有多个邮箱，不必设置多个SMTP服务器，只要选择一个填上就行了，比如网易163提供的服务器就是:smtp.163.com。常见的电子邮件提供商邮件提供商POP3服务器（端口110）SMTP服务器（端口25）@[e-mail]@xiangguang.commail.gmkholdings.compop.gmkholdings[e-mail]@[e-mail]一、配置Outlook,连接邮件服务器2011/8/58配置Outlook实例点击播放视频注意事项：最初的SMTP是没有身份验证机制的。我们在上图中输入的用户名和密码只是用来收信的。如果发信，随便设个SMTP就可以发信了。后来经过改进，SMTP也需要经过身份验证。一、配置Outlook,连接邮件服务器2011/8/59一、配置Outlook,连接邮件服务器如图勾选“我的发送服务器要求验证”，一般SMTP发信服务器和POP收信服务器是同一个，点选“使用与接收邮件服务器相同的设置”即可。如何只使用公司邮箱收信，但是使用其它邮箱发信呢？公司邮箱在使用时，有时会出现给一些客户发信，客户会收不到的情况。我们可以将SMTP发信服务器设为稳定性兼容性更好的其它邮箱，例如163邮箱。如图所示：2011/8/510一、配置Outlook,连接邮件服务器如图所示1、2、3处要统一为163邮箱的设置。第4处要填写“答复电子邮件地址”：公司邮箱，否则，别人回复信时会回复到默认的163邮箱。返回目录2011/8/511二、收发邮件，使用签名和通讯录写一封新邮件一封邮件示例：邮件主题和发件人收件人附件邮件正文签名2011/8/512单击“新建电子邮件”。在“主题”框中，键入邮件的主题在“收件人”、“抄送”、“密件抄送”框中，输入收件人的电子邮件地址或姓名。用分号分隔多个收件人。若要从通讯簿中的列表中选择收件人的姓名，请单击“收件人”、“抄送”或“密件抄送”，然后单击所需的姓名。“密件抄送”框中的收件人的名称对其他收件人不可见。撰写邮件后，请单击“发送”。二、收发邮件，使用签名和通讯录2011/8/513设计签名实例：点击播放视频二、收发邮件，使用签名和通讯录2011/8/514通讯录的使用当你使用Outlook和别人发送或接收过邮件后，Outlook会自动把这个人加入到“建议联系人”列表中，但它并没有自动加入通讯录。你需要将手动将其移动到“联系人”列表。将其加入联系人之后，再写邮件时就可以从在通讯录中选择了。二、收发邮件，使用签名和通讯录练习使用Outlook配置多个帐户，用来接收多个邮箱。练习只使用公司邮箱收信，使用163邮箱发信。2011/8/515小结设计自己的邮件签名，并将其设为发信时自动生成签名。将常用的联系人加入通讯录，并给它们分组。练习设置邮件跟踪，送达回执与已读回执。返回目录三、Outlook如何存储我们的邮件2011/8/516日积越累，我们的Outlook里存了不少邮件，通讯录也日渐庞大起来，那么Outlook把这些数据都保存到哪里了呢？Outlook将这些数据都存储在了一个文件中，称之为个人文件夹文件（.pst），顾名思义这是个存储文件夹的文件，里面存储了多个文件，包含Outlook的所有数据文件。pst文件默认位置在C盘，建议将这个.pst文件存储到安全的位置。首先观察数据文件存储的位置。如图所示，在这里我们可以：更改数据文件的位置给数据文件添加密码返回目录2011/8/517四、管理Outlook数据文件更改数据文件的位置观察发现，现在的数据位件位于D:\Outlook文件夹下，准备将其迁移到E:\Outlook文件夹下。2011/8/518打开原数据文件所在位置后，关闭Outlook四、管理Outlook数据文件2011/8/519在E盘新建一文件夹，如：E:\Outlook。将复制的pst文件复制过来(不要剪切，因为Outlook启动时必须有数据文件，否则启动会出错）重新打开Outlook，选择“添加数据文件”，选中刚才迁移到E盘下的数据文件四、管理Outlook数据文件2011/8/520如图新数据文件已经添加过来了将新数据文件设为默认值，又便下一步删除旧的数据文件更改默认数据文件后会有以下提示，提示“若生效，需要重启Outlook”，点击确定。四、管理Outlook数据文件2011/8/521重新启动Outlook后会发现，现在有两个数据文件，其中E盘中的新数据文件已经设为了默认值，现在可以删除旧的数据文件。至此数据文件迁移完成。四、管理Outlook数据文件2011/8/522给Outlook设个密码Outlook启动时会加载默认的数据文件，如果给这个数据文件设上密码，别人就不能再打开Outlook了。点击播放视频四、管理Outlook数据文件练习将默认在C盘的数据文件迁移到其它盘想一想，如果需要重装系统时，如何保存自己的邮件？2011/8/523小结练习数据文件的导入导出返回目录2011/8/524五、用日历管理我们的工作日程什么是日历日历是记录我们中生活点点滴滴的地方。OA里面的工作日程，就是一种日历，但是Outlook日历功能更加强大。让我们看一下Outlook中的日历：2011/8/525一个日历项代表了一个要做的事情。以下是日历中几个常用的功能：写日记你需要每天把工作记录下来，尤其是重要的事情。每天下班的时候，写个日记，是很好的习惯。功能相当于OA中的工作日程。用作提醒用来提醒会议，拜访，重大里程碑等。在会议日程确定下来后，在日历里面增加一个日历项，记录会议的主题。Outlook会在会议前给你提醒。下面看一个新建的提醒点击播放视频五、用日历管理我们的工作日程2011/8/526定义周期事件如果你每月要给领导发一个报告，但是你很容易忘记，除非你的项目不忙。你可以定义一个周期日历，在固定间隔时间自动提醒你。比如你把每个同事生日记录下来，每年都祝贺他们，他们会很喜欢你。哈哈。小组间共享日历如果其他人也使用了日历进行安排，他的时间能被你看到。共享日历视频一共享日历视频二和其他人通过邮件共享日历项使用“邀请与会者”功能，系统让你选择其他联系人的名单，选择后，Outlook会给这些人发送日历邮件。阅读的人知道，这些邮件是日历安排。并能选择接受或者拒绝。安排会议，通过这个方式是很方便的，大家能及时回复。五、用日历管理我们的工作日程注册一个windowslive帐号，尝试与小组成员共享日历2011/8/527小结返回目录谢谢大家！