存货管理建议书

13存货管理建议书摘要:存货是联结产品生产和销售的纽带，企业为了保证生产经营过程的持续，必须有计划地购入、耗用和销售存货。而企业存货管理的好坏,则与企业的发展息息相关。目前部分企业因其规模小、资本和技术构成较低、存货管理与控制薄弱,导致其在激烈的市场竞争中面临很多困难。由于篇幅所限，为此本文对工业企业存货管理与控制等方面内容进行了分析和论述,结合案例阐明了加强存货管理的意义，并从“提出问题—分析问题—解决问题”的角度分析了企业存货管理存在的问题，探讨了加强和完善企业存货管理的对策，以达到提高企业经济效益、促进企业经营目标实现的目的。关键词：存货；采购计划；内部控制第１章前言随着经济全球化趋势的加快以及信息系统与Internet的普及，全球化的市场已经逐步形成。在日趋激烈化的国际竞争中，我国的经济增长也面临着更为严峻的挑战。而在我国的经济增长体系中，企业发展是推动我国经济社会和谐发展的重要力量。但在我国企业的发展中，有相当一部分企业发展缓慢，经营管理存在许多问题，导致其在激烈的市场竞争中面临巨大的困难，不能进一步做大、做强。究其原因：既有外部因素，也有内部因素，其中，管理中的薄弱环节―存货管理的是影响其发展的一个重要内部因素。存货是联结产品生产和销售的纽带，在企业的流动资产总额中占有较大的比重。企业为了保证生产经营过程的持续，必须有计划地购入、耗用和销售存货，但存货的存在势必占用大量的流动资金，其管理、利用情况如何将直接关系到企业的资金占用水平以及资产运作效率。因此，一个企业若要保持较高的盈利能力，应当十分重视存货管理，尽力在存货成本与存货效益之间作出权衡，达到两者的最佳结合。目前，存货成本过大、账实不符在我国大多数企业中普遍存在，一些企业老板的经营管理理念仍停留在粗放式的管理层次上，企业的存货无一套完整、健全的管理制度。故由此可看出，对企业存货管理问题的研究仍具有重大的现实13意义。本文就企业存货管理存在的突出问题进行了分析研究，借鉴科学的存货管理理论，指出了加强与改善存货管理与控制应采取的措施，以促进企业达到做大、做强的目的。第2章完善企业存货管理的相关措施2．１加强存货采购管理，完善采购计划首先，计划员要有较高的业务素质，对生产工艺流程及设备运行情况要有充分的了解，掌握设备维修、备件消耗情况及生产耗用材料情况，进而做出科学合理的存货采购计划。其次，要规范采购行为，增加采购的透明度。本着节约的原则，采购员要对供货单位的品质、价格、财务信誉动态监控；收集各种信息，同类产品货比多家，以求价格最低、质量最优；同时对大宗原燃材料、大型备品备件实行招标采购，杜绝暗箱操作，杜绝采购黑洞。这样，既确保了生产的正常进行，又有效地控制了采购成本，加速了资金周转、提高了资金的使用效率。为了达到加强存货采购管理，制定出一个合理的采购计划，企业可根据存货的业务流程，结合本企业的业务特点，建立适应存货管理要求的存货采购控制制度。１．不相容职务相互分离控制。合理设置采购及相关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡机制，确保办理存货采购业务的不相容岗位相互分离，相互制约和相互监督。２．存货采购控制。一是授权批准控制。采购材料、商品及其他物资，均应由采购部门根据企业生产经营计划和使用部门填制请购单，编制具体的采购计划，经主管领导批准后方可实施。二是采购合同控制。企业采购大宗材料、商品及其他物资，应与供货单位签订合同，以加强双方责任控制，保证按期、按质、按量发货。合同应经内审或其他部门审核，以防受骗上当。三是存货检查验收控制。企业所购存货运达后，要由材料供应部门，有关业务部门和质检部门，根据运单、发票、合同以及产品说明书于采购、运输验收部门或人员进行数量和质量查验，若验收合格，即填制验收合格单。验收后，保管人员应及时办理入库手续，填制入库单，建立保管责任制，保证存货安全。四是存货采购资金支付结算控制。会计部门接到通承付贷款，应审核合同的签订是否符合规定；验收单、入库单是否真实可靠，是否与合同一致；进货发票是否合法、与合同、验收单、入库单、付款通知上内容是13否相符。审核无误后，办理货款支付手续，进行支付结算。2．２完善存货的验收﹑储存及保管的管理机制１．完善存货验收管理。压缩验收天数，以便及时发现所购原材料是否存在质量等问题，及时解决问题，避免发生不必要的损失。在验收存货的过程中，必须将采购合同、供应商的产品质量保证书与运输部门的运输单相互核对，并查看货物是否相符，再填写存货入库单，以便与以后发出时相互核对，负责验收工作的人员必须具备高度的责任心，对原材料的质量有较好的认识。２．完善存货的储存管理。在存货量为企业安全库存的前提下，存货存储管理主要做好以下两个方面的工作:1)储存已验收的存货。将已验收的存货的保管与采购的其他职权相分离,可减少未经授权的采购风险,存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员接近。2)存货盘点及处理。为保证存货账实相符，仓库保管员应定期盘点库存存货,编制存货盘点表,并提出处理意见；财会人员年底应抽查存货盘点表,对于生产中已无转让价值及其他足以证明已无使用价值和转让价值的存货,根据主管领导和相关部门批准的处理意见,同仓库保管员共同调整存货账务,以确保账实相符。３．完善存货保管管理。存货的保管方法有很多种，但必须以合理存放和科学保养为前提，以保证在合理摆放的前提下，原材料的质量不会因为自然环境的变化，如温度、湿度、空气等而使原材料变质。如果企业所有的存货的种类有很多，每种存货金额差别很大，这时，可以利用ABC控制法对存货等进行分类管理。ABC分类控制法，把存货按重要程度、使用率、价值大小、资金占用等标准分成3大类，然后分别采用不同的管理方法，突出存货控制重点，兼顾全面，提高控制的效率。A类存货：品种、数量约占全部存货的10％，资金约占70％。对A类存货要实行重点控制，科学地确定该类存货的经济订货量。通常每月检查一次A类存货的最近使用率、库存情况以及运送时间，对存货的收、发、存应有详细记录。B类存货：品种、数量约占全部存货的20％，资金约占全部金额的20％。对B13类存货可采用中等储备、普通管理的方法大约每隔3个月检查调整一次。C类存货：品种、数量约占全部存货的70％，资金约占全部金额10％，对C类存货的控制方法应该力求简便易行，一般每年调整检查一次即可。2．３完善企业存货领用及销售的管理机制１．完善存货领用管理。存货领取应制定规范的领取制度，为了分清发出存货的用途与明确经济责任，除了要正确计算存货发出的实际成本外，还要建立规范的出库制度，做到只要存货发出，就要严格填制存货出库凭证。在生产部门领用所需存货时，必须按原计划量领取，不得超出定额领取，严禁各生产部门或车间用少领多、私下处理、谋取局部利益、损害企业利益。同时，在发出存货或产成品时，财务部门应该根据出库单及时做出财务处理，对于已领未用的多余存货，应该填制“存货退库单”办理退库手续。与此同时，应该建立存货的定期清查制度，做到对于价值较昂贵的存货至少半年盘点一次，一年一次清查，不仅要清查存货的数量，而且对其因季节变更而积压的产成品做出适当的处理，如降低价格出售。在需要时进行不定期的盘点，以保证账实相符，并根据盘点的结果，认真登记存货盘存单，对于盘盈、盘亏等项目按规定进行处理，同时对盘点结果进行分析，总结出存大于销的原因，并结合市场调查，为下一阶段的生产计划做好准备。２．完善存货销售管理。企业销售发出存货应由销售部门根据商品销售计划填制提货单，经部门负责人批准后实施，应确保发出存货时有手续齐备的提货单。同时企业销售各类商品或其他存货，一般应与购货单位签订合同，以加强双方责任，保证按期供货，及时收回货款。2．４完善企业存货内部控制制度企业应该划分存货的采购权、验收权和保管权，分别授权于不同部门，明确界定各部门的职责，形成各部门之间权限的相互制约，同时在存货管理中应该注重做好以下的三方面工作：１．建立并加强内部审计控制。企业应设置内部审计机构并进一步完善内部审计控制制度。内部审计机构应直接对企业最高领导层负责，保持相对独立性。企业通过内部审计制度对各级管13理层的财务活动和管理活动进行评价，包括企业经营方针的贯彻执行情况、企业财务会计信息的真实性和可靠性、各级管理人员的绩效、内控环节的协调情况等。企业中采购、保管、记账应分工而不能由一个部门担当，部门之间互相稽核，确保企业资产的安全。２．合理制定适合于本企业成本核算程序和方法每个企业应根据自身的规模和行业的要求等实际情况制定合理的成本费用的结算程序和方法。比如：仓库保管员发货后及时登记存货明细账，财会部门根据材料记账员的发料汇总表按用途汇总分配，汇总领料单，分摊材料成本差异，采用适当的方法计算和结转存货的耗用和销售成本，并尽量保持使用方法的前后一致性。采用恰当的成本核算流程和账务处理程序，登记有关账目。３．健全财务会计核算水平企业财务职位上应配备与岗位相适应的财会人员，以提高存货与生产成本的财务核算水平，进一步健全企业存货会计核算。财务会计人员包括仓库保管员需经过专业培训的财务专业人员担任，并不断提高存货核算管理人员技术水平，以提高生产成本的财务核算水平，提高企业资产损益的真实性，规范企业的存货管理。2．５利用先进的管理模式，实现存货资金有效管理在如今经济全球化的大浪潮中，企业要想保持强大的竞争力，就必须要从源头抓起，改进管理模式，实现企业存货资金的有效管理。这就要求企业尽快采用先进的管理模式，如ERP系统。企业资源规划（EnterpriseResourcePlanning，简称ERP）系统是一种主要面向制造行业进行物质资源、资金资源和信息资源集成一体化管理的企业信息管理系统。通过运用ERP，企业能够利用计算机对企业的资金、货物、人员和信息等资源进行自动化管理，具有制造、办公操作、供应链管理、人力资源管理、项目管理、财务与管理、客户服务、销售与市场营销等商业功能。企业资源计划对于在企业高度普及计算机辅助管理，实现企业管理信息化和自动化，提高工作效率和增强快速反应能力，都具有十分重要的意义。利用ERP使人、财、物、产、供、销全方位科学高效集中管理，最大限度地堵塞漏洞，降低库存，既提高了资金利用率，也全面提高了企业资金收益率，使存货管理更上一个新台阶。132．６加强存货风险控制与防范加强我国企业的存货风险管理，首先要建立健全企业的组织机构，按照现代企业制度的要求，建立产权清晰、职能明确、分工协作、结构合理的组织机构，使企业由一人管理的企业转变为管理团队运行的企业，从而增强企业存货风险管理的前瞻性、系统性和科学性，从而提高企业的抗风险能力和水平。其次，要注重提高全体员工的风险管理意识，建立切实有效的风险管理机制，并采取合适的措施在企业中施行风险管理：１.确定合适的安全库存量。安全库存量是在充分考虑存货采购所需时间以及企业正常生产经营耗费的基础上确定的存货数量，当企业存货数量降至安全库存数量时，企业应及时进行存货的采购。企业在确定安全库存量时应综合考虑企业的风险控制战略目标。不同的风险水平对应不同的安全库存量，风险水平越低，要求的安全库存量也越大。例如，当风险水平由10％降低到9％时，安全库存量增加10％；如果要进一步降低风险水平，由9％降低至8％时，安全库存量要增加18％，因此，安全库存量的大小要与公司风险水平的目标相适应，选择最佳的安全库存量。２.实施库存集中控制建立物流中心或配送中心，把不同地方的需求集中起来，实行库存集中控制，可以实现风险分担，降低安全库存。在一个集中型的生产或销售系统中，物流中心可以通过不同客户间的产品供给分配的协调，以降低需求的不确定性，从而降低安全库存水平，减少库存风险。2．７有效落实存货管理的相关制度建立了完善的存货管理制度而得不到有效执行，那一切都是白费心思。企业的领导应充分认识到加强存货管理的重要性，定期深入到存货管理部门检查各项制度的落实情况。在采购制度的落实方面，应重点检查有无未经批准的采购，有无质次价高、吃回扣的现象。在材料库存管理制度落实方面，重点检查入库的验收手续、存货是否实行ABC分类管理