控股有限公司管理制度编写规范

第1页共8页年月日实施*********n*******控股有限公司管理制度编写规范文件编号：1目的为了统一管理文件、制度的编写格式，特制定本规定。2适用范围各部门对手册、程序文件、三阶管理制度（技术图纸标准、检验卡片、工艺卡片等除外）的编制。3具体内容3.1页面设置3.1.1质量手册、程序文件页边距上、下、右、左全部为2cm，纸型为A4，3.1.2三级管理制度页边距左为2cm，上、下、右全部为1.8cm，纸型为B5（JIS），其它为默认。3.2字体及段落设置：3.2.1文本所有字体全部为宋体。3.2.2除特殊要求外，其他字号全部为小四号字。3.2.3输入法状态调整为中文标点，半角字符。3.2.4段落设置：行距为固定值，设置值为18磅。3.3文件标题：3.3.1公司标识和公司名称字号为三号字，公司标识由中英文组合而成，字体加阴影，例如：皇明Himin温屏Winpin。3.3.2编制公司文件时，公司名称统一为“皇明洁能控股有限公司”或“山东温屏节能玻璃有限公司”3.3.3正文的标题为小三号字，本行居中。3.4版次说明及文件编号：3.4.1质量手册、程序文件建立封面在封面上描述。见附件1。3.4.2三级管理制度：a)标题下行为：文件制定或修订的年月日、版次和文件编号标识，其字号为5号字，且数字全部为阿拉伯数字,并有下划线。例1：新建版文件2006年1月1日制定文件编号：第2页共8页年月日实施2006年1月1日第1次修订文件编号：b)第2、3、4……页（含附件）第一行右上角为“文件编号：”字体为五号字。3.5页脚设置：3.5.1质量手册、程序文件无页脚。3.5.2三级管理制度第一行为下划线，第二行内容为：“共页第页”和“年月日实施”字号为五号字。例如：第2页共8页年月日实施注：“文件编号：”“年月日实施”不用填，由图书档案中心发行时填写。3.6文件签批栏要求：每个文件的签批栏为小四号字，在正文尾页底端，即附件（流程图、表格等）前页底端，格式如下：编制：审核/会签：批准：3.7正文内容编写要求：3.7.1正文顺序号的书写方法：a)第一顺序号为123……；b)第二顺序号为1.11.21.3……；c)第三顺序号为1.1.11.1.21.1.3……；d)第四顺序号为a)b)c)……；e)第五顺序号为①②③……；f)顺序号后无标点符号，用一个半角空格隔开。g)第一、二、三顺序号一律无缩进，第四、五……顺序号向右缩进一个半角空格。3.7.2第一顺序号和标题字体加粗后加冒号，内容另起一行。例如：“1目的：”。3.7.3文件修订时原则上使用原文件名称和编号，若文件有以上变化时，须在2适用范围的内容后加注，例如：“注：本规定代替原2008.5.13版S-0535《制度、流程编写规则》”。3.7.4文中所有批注内容字号均为5号字。第3页共8页年月日实施3.7.5正文中需强调的部分可用字体加粗表示。3.7.6三级管理制度文件的倒数第二条款须为服务承诺项，即制定部门的自我约束条款。3.7.7三级管理制度文件的最末条款应写明本文件的编写部门，例如：“4本规定由×××负责起草/编制/修订。”。3.7.8文件内容中避免出现人名，涉及某个人的，用岗位或职务代替，例如：应是“重要文件由总经理批准”，避免出现“重要文件由×总批准”。3.8文件附件的要求：3.8.1涉及多部门接口的流程性制度必须有流程图。3.8.2流程图符号说明：准备：过程：决策判断：示例见附件1：流程图举例（制度评审下发流程图）3.8.3制度中涉及到的表格也要加入附件，并位于流程图后。示例见附件2：表单举例（文件评审记录及签到表）3.8.4附件的格式为：a)页面第一行右上角为“文件编号：”字体为五号字。b)第二行为“附件1/2/3/…：”，靠左顶格，小四号字。c)页次底端格式为：第页共页年月日实施4三、四阶文件编码流水号说明4.1行政管理文件类别编号范围文件类别编号范围行政——综合管理0101—0199行政——资讯管理0401—0499行政——车辆管理0201—0299行政——档案管理0501—0599行政——财务管理0301—0399行政——后勤管理0601—0699行政——审计管理0701—0799行政——教育、训练管理1101—1199结束：存档：第4页共8页年月日实施行政——法规管理0801—0899行政——人力资源管理1201—1299行政——质量监督管理0901—0999行政——绩效考核管理1301—1399行政——安全、保卫管理1001—10994.2生产管理文件类别编号范围文件类别编号范围生产——综合管理2001—2100生产——热水器厂/ECS/温屏厂/光电厂管理2501—2600采购管理2101—2200生产——热水器动力2601—2800生产——工艺管理2201—2300生产——真空管厂管理2801—3000生产——统核管理2301—2400生产——质量保证3001—3100物流仓储管理2401—2500生产――电子厂3301－34004.3营建管理4001—42004.4外来文件4301－44994.5技术、研发管理5001—52004.6营销管理文件类别编号范围文件类别编号范围销售—综合管理6001—6050销售—物流管理6401—6500销售—业务管理6051—6100销售—市场管理6501—6600销售—终端管理6101—6200销售—政策管理6601—6700销售—工程管理6201—6300待定6701—6800销售—客户服务管理6301—64004.7国际贸易管理6801—69004.8工艺技术类8001—82004.9四阶文件管理：4.9.1四阶文件新建、换版需会知文管中心、质量系统处，由质量系统处审核、备案，文管中心负责编码。电子、书面版均需在质量系统处备份4.9.2四阶文件修订部门为文件使用部门。4.9.3四阶文件、电子、书面版均需在文管中心备份5服务承诺5.1质量系统处负责对该制度解释并组织培训。5.2质量系统处、文管中心对各部门上交制度进行严格审查，保证受控制度的第5页共8页年月日实施规范。6本规定由质量系统处和文管中心共同起草/编制/修订。编制：审核/会签：批准：第6页共8页年月日实施附件1：质量手册、程序文件封面举例*******文件编号：M-*撰写单位:皇明太阳能股份有限公司版本:第*版发行日期：****年*月*日合计页数:共*页附件1：流程图举例编制审核批准太阳能第7页共8页年月日实施文件制定部门质量系统处参加评审部门全责主管文管中心审核YN签批Y复印盖章下发文件评审评审记录及签到存档制度编制组织评审文件修改制定审核/会签签字文件呈批第8页共8页年月日实施文件评审记录及签到表表号：№：文件名称：评审组织部门：时间及地点：主持人：记录人：评审意见：请从职责分配、条款可操作性、适用性方面重点考虑（无意见以“√”标示）评审部门：评审人（签字）：无意见：□职责分配及描述：可操作性：适用性：其他意见：评审部门：评审人（签字）：无意见：□职责分配及描述：可操作性：适用性：其他意见：评审部门：评审人（签字）：无意见：□职责分配及描述：可操作性：适用性：其他意见：评审人员签到：