云南公路建设项目工程竣工文件编制及归档管理办法

云南公路建设项目工程竣工文件编制及归档管理办法第一章总则第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，确保公路建设项目档案质量，根据《中华人民共和国档案法》、交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》及《公路工程竣（交）工验收办法》，制定本办法。第二条本办法所称公路建设项目档案，是指整个建设项目的提出、立项、审批、设计、施工、竣工的全过程中形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。第三条本办法适用于新建和改建的高速公路、一级、二级公路建设项目档案管理，其它等级公路建设项目档案管理工作，可参照执行。第四条公路建设项目应按本办法进行档案验收。第二章档案管理机制与职责第五条依据《云南省干线公路建设管理办法》第二条：省交通厅为公路建设项目的主管单位，各公路建设指挥部为建设单位。据此，云南省公路建设项目档案工作，由云南省交通厅主管。国家、部重点公路工程项目、省内路网改造项目、农村公路、县乡公路、乡村公路等项目，由各级交通主管部门按照项目管理权限，在权限内负责档案验收。国家档案局、云南省档案局及地方档案部门参加各级相关档案验收。第六条公路建设单位、设计单位、施工单位和监理单位必须建立公路建设项目档案管理责任制，将档案管理工作纳入项目法人制、招标投标制、工程监理制和合同管理制，并建立与工程档案工作任务相适应的管理机构，配备档案工作人员，制定管理制度，明确各单位对公路工程项目文件材料形成、积累、整理归档的职责，并采取相应控制措施，确保公路建设项目档案的完整、准确、系统、安全。第七条档案资料的汇总管理（一）建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。档案验收时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。（二）凡由建设单位分别发包的，各承包单位负责各自文件材料的收集和整理，向建设单位移交，由建设单位进行汇总、整理并负总责。第三章文件材料归档范围及质量要求第八条建设项目文件材料归档范围是指记录和反映公路建设项目活动中，具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录，应收集齐全、整理立卷后归档的范围。建设项目文件材料的具体归档范围及保管期限按交通部“公路工程竣工档案目录”（见附件1）执行。第九条归档文件的质量要求（一）归档的建设项目文件应保证其中一套均为原件，其余各套为复印件。（二）归档的建设项目文件必须齐全完整，必须准确反映建设项目各种活动的真实记录，必须符合其形成规律。（三）归档的文件材料以不重不漏为原则。若卷与卷之间相互有关联的文件，可在备注中说明关联文件的位置。（四）归档的建设项目文件必须做到审查签字盖章手续完备、制作及书写材料优良、书写工整、打印字迹线条清晰、图表整洁、格式统一。1．不得用任何塑胶、塑封、塑膜、胶圈、塑料封面等易老化腐蚀纸张的材料做文件材料的封面或装订材料。2．文件材料的书写材料应符合耐久性要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具，凡属易褪色书写材料（如复写件、传真件）应复印保存，若为原材料试验报告须复印后由原报告单位加盖公章。（五）归档的建设项目文件中的文字材料幅面尺寸规格为A4幅面（297mm×210mm），不同幅面的图纸、图表一律按A4幅面折叠成手风琴式，图标栏露在外面。（六）图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。（七）竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护、互通式立交工程、安全设施、房建、收费监控通讯系统、绿化工程等的全部施工实际造型和特征。（八）施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图，但必须标明变更修改依据。（九）凡施工图结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。（十）同一建设项目中重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。（十一）竣工图、表的编号办法，可参照原设计图纸，并按实际竣工图纸的数量重新编写图号和页号。（十二）竣工图所用图例、比例和图幅应与原设计图一致。（十三）竣工图应逐张加盖竣工图章、竣工图章的基本内容应包括：××公路××段××工程竣工图、施工单位名称、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位名称、现场监理、总监。第四章文件材料收集、整理、组卷第十条公路建设项目文件材料在归档前，必须按文件材料形成的先后顺序或公路建设项目完成进展情况，及时收集、整理、组卷。组卷应遵循公路建设项目文件材料的自然形成规律和成套性的原则，分类科学，便于查找利用。第十一条公路建设项目文件材料分别由建设、设计、施工、监理等单位，按照交通部“公路工程竣工档案目录”的内容收集、整理、组卷。其中第一、二、五部分由建设单位根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷；第三、四部分分别由各监理、施工单位分类整理组卷。第五章档案案卷构成及质量要求第十二条卷内文件材料按以下要求进行排列（一）管理性文件按问题或重要程度排列。（二）项目技术文件材料按管理、依据、施工记录、检测实验、评定、证明顺序排列。（三）设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列。（四）竣工图按里程、专业、图号排列。（五）卷内文件材料一般文字材料在前、图样在后。第十三条案卷应由案卷封面、卷脊、软封面、扉页、卷内目录、卷内文件材料及备考表组成。（一）案卷封面（即档案盒封面）编制1．案卷题名：应包括公路建设项目的名称、起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，案卷题名应能简明、准确地反映案卷的基本内容。如：云南××高速（一级、二级）公路××标段××工程竣工图第×册共×册第×分册共×分册。2．编制单位：是指案卷形成单位。3．编制日期：是指卷内文件材料形成的起止日期。4．保管期限：分永久、长期、短期三种，具体见附件1划定的各项档案的保管期限。5．档号：包括分类号和案卷顺序号，案卷编制单位用计算机打印分类号，用铅笔填写案卷顺序号；由建设单位汇总整理全部档案时，统一正式编制填写案卷顺序号。（1）分类号的编制方法：分类号由六级类目组成。①其中一级、二级类目固定不变，为：GL5.1，表示公路工程（道路）；②三级类目分为国道G、国道主干线GZ、省道S、县道X，后加线路表注；③四级类目以拼音字母表示××公路；④五、六级类目为基本类目，表示项目档案目录，五级类目分为：1、综合文件；2、决算和审计文件；3、监理资料；4、施工资料；5、科研、新技术资料；⑤六级类目标注项目档案目录中五级类目下一级目录。（2）案卷顺序号：每个案卷编制单位均从“1”开始依次编写。案卷顺序号与分类号之间以“—”号分隔。各单位也可在分类号与案卷顺序号之间增加标段标注号，以“—”号分隔。档号示例：GL5.1.G320.CD.1.2—1，表示公路工程（道路）、国道320线、楚大公路、综合文件、单项工程验收文件、案卷流水号1；GL5.1.G213.YM.4.3—2—15，表示公路工程（道路）、国道213线、元磨公路、施工资料、施工质量控制文件、2标段、案卷顺序号15。6．档案馆号：不填写。7．缩微号：不填写。（二）卷脊面填写内容：填写档号和案卷题名两项，填写内容与封面两项内容相一致。1．档号内容分两行横排打印，第一行打印分类号，第二行打印案卷顺序号。2．案卷题名自右至左竖写，首行空两字。桩号打印，要求“字头向右，躺着打”。档案盒上封面与卷脊内容均要求打印在80克以上白色纸上，贴在对应位置。（三）软封面内容及要求1．内容包括：注明道路线路标号，×段高速（一级、二级）公路，“竣工资料”字样，××工程（分部、分项），第×册共×册，第×分册共×分册，建设单位、监理单位、施工单位名称，开、竣工日期。2．用150克彩色提纹纸（同一建设项目须用同一颜色纸张）做封面封底，大小同A4纸。（四）应在卷内目录前加扉页（A4白纸），内容与软封面基本相同，但建设单位、监理单位、施工单位名称上须加盖公章，并增加项目负责人、总监理工程师签名。如：建设单位：××监理单位：××施工单位：××项目负责人：××总监理工程师：××（五）卷内目录的编制1．序号：填写卷内文件材料或图表排列的顺序号，按“件”用阿拉伯数字从1起依次填写。2．文件编号：发文机关文书部门的发文号或图样的图号。若文件材料上有则填上，没有就空着。3．责任者：填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称。4．文件题名：亦称文件标题，填写文件材料标题的全称。没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，外加［］表示。5．日期：指文件材料的形成日期。6．页次：填写每份文件材料的首页号，最终件文件材料填写起止页号，中间用“—”号连接。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内目录页次中填写册数，并在备注中注明该册文件材料的页数。7．卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前，格式见附件2，必须使用计算机，采用Excel97以上软件制表打印。（六）卷内文件材料页号的编制1．卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。2．页号编写位置：以A4纸文件材料纵向为准，单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，在外侧编写页号，即正面在右下角，背面在左下角编写页号。3．页号统一用页码机打印。4．案卷软封面、扉页、卷内目录、备考表不编页号。（七）卷内备考表的编制1．填写卷内文件材料的件数、页数，其中须标明文字材料×张、图样×张、照片×张。2．立卷人签名，标明立卷日期。3．审核人在检查档案时签名（由建设单位负责），签注审核日期。4．说明组卷和案卷使用过程中需说明的问题。5．卷内备考表排列在卷内文件材料的尾页之后，装订时与案卷装订在一起。第十四条案卷厚度必须控制在10、20、30、40mm，以便保管与查找利用。第十五条案卷装订要求1．案卷在装订之前，必须认真检查卷内文件材料是否还有缺页、重页、塑料制品、金属物。有缺页者补上，重页文件材料、塑料制品及金属物一律剔除和取掉。2．装订时，表头要求在上或在左，左侧装订。3．对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对原件有破碎或纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠（16K纸可原件装订）。4．蓝图可不装订，但每份需加盖档号章，档号章内容包括该份文件所在案卷的档号和在本案卷中所在页次，以手风琴式折叠成A4纸大小，用软封面纸包住即可装盒。5．案卷采用三孔一线方法装订，装订时靠装订边和下边取齐，保证切边整齐。6．软封面封底不用线装，以胶装于案卷外，包住案卷装订线后成册装盒。第十六条公路建设项目档案统一使用国家档案局或云南省档案局监制的无酸牛皮纸制作的《科技档案盒》。其外表尺寸为310mm*220mm，厚度尺寸分别为10、20、30、40mm四种。第十七条案卷装盒的时候，必须根据案卷的厚度，选用同等厚度的《科技档案盒》。第十八条案卷装盒后，各归档单位应编制案卷目录。案卷目录的内容为：序号、档号、案卷题名、编制单位、卷内件数、卷内页数、保管期限、备注。格式见附件3，用A4纸横向制表打印。第六章公路建设项目档案验收第十九条为了把好公路建设项目档案的完整、准确、系统关，确保档案案卷质量，公路建设项目档案验收必须按照交通部《公路工程竣（交）工验收办法》，做好公路建设项目档案验收工作。第二十条公路建设项目档案验收工作，由交通主管部门根据建设项目管理权限负责组织有关档案管理项目的建设、设计、施工、监理、接管单位的档案人员参加验收工作。第二十一条档案验收应根据工程验收的交工验收和竣工验收两个阶段提前或同步进行，重点应放在交工验收阶段，分为档案初验收和档案终验收两个阶段。1．档案初验收：在建设项目（工程）交工验收前或验收时做档案初验收，由项目法人负责组织设计、施工、监理等单位参加。2．档案终验收：在建设项目（工程）竣工验收前做档案终验收，由交通主管部门负责组织，有关档案管理部门