如何做好工作汇报

2017如何做好工作汇报——江口克彦在《我在松下三十年——上司的哲学下属的哲学》追随松下辛之助30年的江口克彦谈到工作汇报时认为：“对于上司来说，最让人心焦的就是无法掌握各项工作地进度……。如果没有得到反馈，以后就不会再把重要的工作交给这样的下属了。所以要知道，虽然只是一个简单的汇报，却能让你得到上司的肯定。CONTENTSPARTONE第一部分PARTTWO第二部分工作汇报的基本原则PARTTHREE第三部分提升工作汇报效率措施PARTFOUR第四部分注意事项及补充日常存在的问题PARTONE日常存在的问题•说不好•没的说提到工作汇报，你就会很苦恼•说不好，是语言表达的问题•没得说，是抓不住关键问题思维没方向过去做了哪些工作，有哪些已完成ONE现在正进行的项目，到了什么程度TWO未来要做哪些工作，希望获得的支持THREE告知型的汇报，就像小学生给老师背诵课文。思维不对等的方式，很难获得自我的提升。因为上级关注的重点，是判断你未来还能做什么事，能解决什么问题。要将工作汇报重点从传统的告知型，转向思维平等的问题型。常规的工作汇报方式及问题总原则：凡事有交代，件件有着落，事事有回音把这事交给他之后完全不用操心后续，因为你知道他肯定能落实，就算没办好，也能及时给你一个回馈，这就叫靠谱。事实完整，观点清楚，建议有效PARTTWO工作汇报的总原则1约定时间内给到反馈闭环思维强调的是如果别人发起了一件事，你不管做得如何，都要最后闭环到这个发起者。尤其是面向上级时，如果上级交代了一件事，作为下属应该竭尽全力去完成，而最后不管完成的质量如何都应该在约定的时间内给领导一个反馈，这就是闭环。及时沟通，做好阶段性反馈任何变动都想想到这种变动给所有的利益相关者带来的影响，第一时间告知他们。本质来看，闭环思维强调的不仅仅是责任心，更强调团队配合和人际敏感性。不仅仅是完成事情本身，更需要心里装着与此相关的人。能够洞察到相关者在每个阶段对事物的关注程度和相关诉求，尤其是在结束时能够给对方一个答复，让其也在这件事上闭环。明确汇报工作的目的这是一个带有根本性、方向性的问题，也是要汇报的主题思想。PARTTHREE提升工作汇报效率措施23不要自以为听你汇报的人都知道事情的全貌抓住重点根据汇报的目的，事先进行认真准备，列出提纲或形成文字材料，抓住重点内容进行汇报，简明扼要，而不是长篇大论。这必须在两个方面引起注意：一是进行书面汇报时，切忌很多页纸，在企业工作，不是要求大家写论文，汇报材料应当能简则简，在越少的文字里能够把你所要讲的东西讲明白，讲清楚，这是很锻炼人的。所以，不要把短的变成长的，把简单的变成复杂的。二是需要被动汇报时，要选择领导最为关心的问题、你遇到的难题、你的亮点、有突破的工作作为汇报的重点，不能不分主次，面面俱到。实事求是通过与相关方直接及时沟通进行事项的反馈，不是个人主观臆想出来的各种状况456带好解决方案实际上，上司和下属是一种需要与被需要的关系，作为下属要想收获自己被需要的价值感和成就感，就要让自己成为问题的克星，而不是问题的推手。能不讨教，则不讨教首先我们要清楚什么样的事需要请示讨教，什么样的事不需要，能自己做主的要自己做主，这是一个优秀下属的基本要求。自己主动行事，然后定期汇报是最高层次的主动性。至少提供两个可选择的方案提供两个及以上方案，对每个方案都要进行利弊分析，而不只是这个行还是不行。方向要正，方法要奇基本的方向、目标和要求要一致，达成目标的方法和途径是可以变的，要有创意，能够有效地解决问题，能够超越上司的期望和要求789101、属于自己工作职责范围内的事，不要事事都汇报2、超出自己工作职责范围之外的，一定要及时汇报3、汇报不等于把球踢给上级，就可以推卸责任4、汇报后不可以就此撒手不管，要积极想办法解决5、汇报的方式可以灵活多样，不能够死板教条6、汇报不能单纯阐述问题，要有自己的见解7、汇报问题要充分运用数据，使上级一目了然8、汇报工作不能避重就轻，要成绩错误分明PARTFOUR注意事项及补充KPT(Keputo)是来日本的一种工作记录方法，已在很多地区被接受成为工作汇报的模板。KPT由三个部分组成，既能充分体现你当前的工作状态，又能层次分明地向领导传递工作困难与你的工作能力。●Keep:当前你项目的描述●Problem:你今日所遇到的问题●Try:你明天准备要尝试的解决方案主动性层次：等待别人吩咐(最低层次的主动性)；询问该做些什么；提出建议，然后就采取相应的行动；采取行动、但立即提出建议；自己主动行事，然后定期汇报(最高层次的主动性)。------威廉·翁肯和唐纳德·沃斯在《谁背上了猴子》经理吩咐同事B去做一份资料，承诺提供一切必要的支持,需要帮助尽管告诉我。资料在办公桌或者邮箱里呆上几天或者几个礼拜后才最终得到处理。谁要找谁核实？浪费时间和瓶颈问题再次发生。123同事A:早上好。顺便说一下，我们项目出了个问题。你看……经理：我现在很忙。让我考虑一下，再通知你。将头探进经理办公室，欢快地询问道，“怎么样了？”（这叫监督）经理从下属那儿接过了责任，并承诺汇报工作进展状况。周末下班前，经理把自己关在办公室时考虑面临的事情，而他的下属们则等在门外希望能抓住周末前的最后机会提醒他“快作抉择”。经理无法作出任何“下一步的行动”是因为他几乎所有的时间都花在了应对上司和公司要求做的事上了。那几件事情，他只能礼拜一早上再决定了。猴子在谁背上背上的猴子：比喻的是经理能将主动性转给并一直留在他的下属那儿。为什么经理们总是没有时间，而他们的下属却总是在等待工作？THANKYOU!感谢聆听！2017.12.07故事：“爱若和布若”爱若和布若差不多同时受雇于一家超级市场，开始时大家都一样，从最底层干起。可不久爱若受到总经理的青眯，一再被提升，从领班下到部门经理。布若却成长不快。终于有一天，布若向总经理提出辞呈，并抱怨总经理用人不公平。总经理耐心地听着，他了解这个小伙子，工作肯吃苦，但似乎缺少了点什么，缺什么呢？他忽然有了个主意。“布若先生”总经理说：“请您马上到集市上去，看看今天有什么卖的。”布若很快从集市回来说，刚才集市上有一个农民拉了车土豆卖。“价格多少”？布若再次跑到集市上。总经理望着跑得气喘吁吁的他说：“请休息一会吧。您可以看看爱若是怎么做的。”说完叫来爱若对他说：“爱若先生，请您马上到集市去看看今天有什么卖的。”爱若很快从集市回来了，汇报说到现在为止只有一个农民在卖土豆，有10袋，价格适中，质量很好，他带回几个让经理看。这个农民过一会儿还有几筐西红柿上市，据他看价格还公道，可以进一些货。考虑到这种价格的西红柿总经理可能会要，所以他不仅带回了几个西红柿样品，而且还把那个农民也带来了，他现在正在外面等回话呢？总经理看了一眼红了脸的布若，说：“请他进来。”爱若由于比布若多想了几步，于是在工作上取得了成功。总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。下面是一至九段秘书的不同做法：一段秘书的做法：发通知--用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。二段秘书的做法：抓落实--发通知后，再打一遍电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。三段秘书的做法：重检查--发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与参会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。四段秘书的做法：勤准备--发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影，电脑等工具是否工作正常。并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。五段秘书的做法：细准备--发通知。落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考，提高会议效率。六段秘书的做法：做记录--发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做个录音备份）。七段秘书：发记录—除了之前的准备，会后整理好会议记录（录音）给总经理。然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。八段秘书的做法：定责任--将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录。交给总经理与当事人一人一份。并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理九段秘书的做法：做流程--把上述过程做成标准的“会议“流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！