湛江鸿智电器ERP系统初步方案0322

湛江鸿智电器ERP系统初步方案华南理工大学机械工程学院光机电一体化技术研究所华南理工大学工商管理学院工业工程中心2004年3月•广州湛江鸿智电器ERP系统初步方案510640广州华南理工大学机械工程学院光机电一体化技术研究所电话：[phone]．概述湛江鸿智电器有限公司位于湛江市官渡镇，是一家面向国际市场，集技、工、贸于一体的外向型民营企业。它由三位企业家集资建成后，在短短的几年内，发展成为年产值超1.8亿，实现利润超2000万元的湛江市利税大户。其产品主要销往英国、西欧、美国、加拿大、南非、澳大利亚、以及一些亚洲国家，今年开始开辟国内市场。鸿智电器的的主要产品有灯类和煲类两大类产品。其中的灯类产品又分为轨迹灯系列、工作灯系列、落地灯系列、GU10灯系列；煲类产品双分为慢炖煲系列、电饭煲系列、高压煲系列；此外，公司还生产开水壶系列。目前正在计划上一些其它项目，如医疗垃圾处理项目。鸿智电器公司共有中国市场部、海外市场部、研究开发部、品质部、物料部、注塑部、五金部、总装部、财务部、行政部。其生产方式为以销定产和销售预测定产两种方式，其中国外市拿到的订单主要是以以销定产的方式来进行生产，国内市场是以销售预测生产为主。由于公司的发展速度很快，订单也比较多，所以公司的主要精力都放到完成订单上来，还没有进行系统的管理规范化。但是随着公司规模的一天天壮大，公司的管理方式赿来赿不能适应生产规模的扩大，所以迫切希望进行管理方式的升级。为此，在公司内部上ERP成为公司今年的一项重大工作。该项目旨在提高公司的管理水平与效率、提高对客户的服务质量、提高产品质量并缩短产品开发周期，从组织体系、管理机制、数据标准化、管理规范化和业务与技术培训等诸多方面入手，全面强化公司的运行机制，提高公司在业务和竞争方面的优势。ERP和其它信息系统，如CAD、财务系统等不同，不是买过来经过简单培训就可以正常使用的，ERP是和企业的管理流程、人员素质、基础数据、业务特点、管理模式等密切相关的。除了共性的一些基本模块外，不同的企业有着不同的侧重点和个性化需求，所以在企业内要成功实施ERP系统需要软件供应商和企业较长期的紧密配合，是充分按照企业的需求而定制性的一项企业管理系统改造工程，并且企业要使用一段时间，根据具体运行情况进行不断调整，慢慢才能使系统和管理业务充分融合成一体，相对稳定运行。在稳定运行时期还要根据业务流程的变化进行必要的系统改进和维护升级。所以，上ERP绝不是通过简单湛江鸿智电器ERP系统初步方案510640广州华南理工大学机械工程学院光机电一体化技术研究所电话：[phone]购买和实施就能使企业满意的“交钥匙”工程。实施ERP往往先进行以业务流程重组（BPR，BusinessProcessingReengineering）为主要内容的管理模式改进和提高。BPR就是以业务流程为中心，打破企业职能部门的分工，对现有的业务流程进行改革或重新组织，以求在生产效率、成本、质量、服务等方面取得显著改善，提高企业的竞争力。其核心是要在彻底打破旧有的制度、流程的同时，理性地建造一个全新的系统框架，减少一切不必要的业务环节。经过初步调研分析，湛江鸿智电器有限公司目前具备了较好的ERP实施条件。该项目实施计划由华南理工大学机械工程学院光机电一体化技术研究所的现代制造信息系统科研团队及以华南理工大学工商管理学院（华南理工大学工业工程中心）的企业管理流程课题组一起完成。项目由机械工程学院的孙延明副教授总负责，软件计划根据企业实际业务需求，参考借鉴原来在其它企业实施的不同ERP系统的技术和方法，以长期合作为目标，为湛江鸿智电器有限公司定制性重新开发一套完全适合企业需求的个性化ERP系统。BPR工作和人员管理方面的培训由工商管理学院的徐学军教授负责。三方面人员共同合作，以保证实现公司的预期目标。该方案可作为履行ERP系统开发合同的依据。2需求分析华工机械学院的制造业信息化研究开发团队对鸿智电器ERP作了初步的需求分析。2.1系统总体需求企业的生产、采购、库存、销售等环节是生产加工型企业成本的重中之重，依靠传统的手段（手工管理、传统的计算机管理）对这些环节进行管理，无法使企业的生产、采购、库存、销售等环节的信息数据及时沟通、适时共享，造成原材料供应质量与效率低下、库存积压、生产配比失衡等现象，不仅降低了质量与效率，也为企业大大增加了不必要的成本。根据对鸿智电器的管理和业务的调查和初步分析，鸿智电器企业各部门及岗位职责明确，分工较合理，考虑到今后企湛江鸿智电器ERP系统初步方案510640广州华南理工大学机械工程学院光机电一体化技术研究所电话：[phone]业的发展与实施计算机网络化管理的要求，部份流程需要适当重组，部分岗位的划分需要进一步细化与调整，以满足管理流程化、处理事务化、传递电子化的需要。工程的主体是物流、资金流、信息流的电子化实现，生产、销售和仓储是所有生产型企业运作和经营的核心环节。同时系统还必须涉及到相关的领域，如：生产监控，采购计划，应收应付帐款，客户关系管理。鸿智电器之所以要进行信息化改造，其主要原因是企业在自身的经营过程中逐步认识到了依靠传统的管理方法已经不可能克服这些困难，而信息化正是解决这些问题的方法。鸿智电器实施ERP的目标是根据鸿智电器目前在运营过程中的主要问题提出来的，概括如下：a.提高信息的流转速度，进而提高工作效率，降低成本；b.提高产品质量；c.提高客户服务质量d.提供决策分析；f.提供安全机制；g.将管理提升一个档次，完全达到ERP的档次。2.2已建系统现状系统网络现状目前，鸿智电器企业的主要办公地点已经建立了内部网，购置了邮件服务器、OA（办公自动化）服务器。但目前的内部网络环境配置比较落后，可靠性及速度不高，为满足ERP工程的需要，还需要进一步的设计与扩展，网络环境的覆盖面需要延伸。软件现状已开发了OA系统及内部BBS，生产经营管理类软件及应用状况非常落后。2.3企业机构设置及职能根据我们对鸿智电器的初步调查，机构设置图如下：湛江鸿智电器ERP系统初步方案510640广州华南理工大学机械工程学院光机电一体化技术研究所电话：[phone]各部分的职能概述如下：经理（含总经理、副总经理）：统筹管理整个企业的生产、销售和日常业务。海外市场部：负责国外市场营销业务，包括：客户关系管理；合同、订单的跟踪与管理；出货、结汇事务；售后服务；与财务部及仓库密切联系，及时沟通产、供、销信息。国内市场部：客户关系管理；市场预测并制定销售计划；制定生产计划，并下发给物料部门及生产部门；出货、结汇事务；售后服务；难销产品的处理。物料部：采购管理包括采购订货管理，采购验收货管理，入库管理，采购应（预﹑实）付款，不合格品管理等；库存管理包括原材料﹑半成品﹑产品﹑生产剩余物入库﹑出库﹑退库﹑调库﹑借还﹑盘点等管理；生产管理包括物料预定到货期，生产（外协加工）排产单，生产环节任务完成登记，生产加工（外协加工）不良品登记，完工交货﹑付款结算等。总装部：负责产品的装配。研究开发部：样品开发；产品设计。品质部：进货检验；成品检验；过程检验；成品月质量报告来料统计。CEO营运总经理副总经理副总经理总装部五金部注塑部品质部物料部行政部财务部国内市场部研究开发部海外市场部湛江鸿智电器ERP系统初步方案510640广州华南理工大学机械工程学院光机电一体化技术研究所电话：[phone]五金部：模具开发；五金件的生产；零件的表面处理；设备维护。注塑部：注塑件生产；注塑模具试制。财务部：财务部门的业务贯穿生产的过程的始终，日常业务包括：应收帐、应付帐、工资、现金、销售和材料等的资产管理；成本核算和财务报表与财务情况分析。财务部在以上的资产管理中有的需要外币换算。行政部：负责全厂的人事档案管理，员工招聘、考核与培训，后勤（包括食堂、宿舍和医疗保健），保安（包括消防）以及其它行政事务（包括组织生产工作用车、接待、文件打印、复印、厂容厂貌管理、思想工作等）。2.4存在问题目前，鸿智电器企业亟待解决的问题可以概括为以下方面：（1）目前企业大部分工作流程仍采用传统的手工业务处理，降低了企业工作效率；（2）缺乏对供应链的有效管理与控制，进货时间及质量难以满足要求，加大了企业的成本、风险，降低了产品质量；（3）市场部缺乏对企业的生产能力、过程及数据的掌握，减低了对市场的响应速度及对客户的服务质量。（4）生产用基础数据复杂而繁多，企业传统的生产管理已不能适应高效率的生产资源消耗、需求、储备动态变化的要求；（5）难以掌握准确的资金流量和成本情况，或者掌握的资料实时性差，真实性差。阻碍了公司对资金的高效利用和成本的控制；（6）物料的出入库、物料移动、盘点、货物补订、生产补料等业务处理过程，非常复杂而烦琐，依靠传统的手工处理，不仅浪费大量的人力、物力、时间，而且精确程度低，加上一些盲目采购现象，造成大量的库存积压或短缺；（7）综上所述，采购、库存、生产等环节，作为生产加工型企业成本的最重要的组成，所采用的传统的操作方式及业务流程已严重削弱了企业的竞争力。湛江鸿智电器ERP系统初步方案510640广州华南理工大学机械工程学院光机电一体化技术研究所电话：[phone]系统功能要求改造及扩展现有的局域网系统，实现企业日常业务的信息化、网络化管理。建立企业数据中心，实现数据与知识的安全、统一、准确、可共享；完善企业的供应链：能够协调供应链中所有活动，减少整个业务流程对人力资源的需求，并提高产品的周转速度，加强对供应商的考核与管理。明显地提高企业响应客户需求的速度。提供决策分析：通过本系统可以准实时地获取企业各部门、车间及仓库的生产、库存和销售数据，同时可对企业客户信息和产品成本信息的收集和分析，帮助企业负责人及时掌握和控制产品的生产、质量、销售情况、客户分布情况、市场占有和生产成本情况，并在此基础上加以多角度的科学分析，为企业负责人的决策提供支持。降低企业成本，提高工作效率：减轻管理人员的工作强度和不必要的重复劳动，对一些重要岗位可以通过电脑化管理减少人为因素生产的负面影响，提高生产的安全性和稳定性。真正实现人尽其责、物尽其用。系统操作便捷。系统采用标准的WindowsGUI界面，人性化设计，操作简单易学；系统操作点击响应时间不超过3秒钟，局域网络内联机事务处理时间不超过10秒钟。系统安全可靠。系统为不同级别员工提供不同操作权限，企业上层人员可以看到下层操作信息，下层人员看不到上层信息，同一级别人员在未授权情况下看不到相互业务；系统采用三层软件架构，具有较好的容错性，运行稳定、可靠，可以达到商品化软件的可靠性品质。3系统总体设计思想3.1方案总体考虑鉴于鸿智电器的生产管理现状及目前的软硬件设备情况，并且经过对企业需求的充分调查，现提出对鸿智电器ERP系统的建设及改造方案。本方案本着总湛江鸿智电器ERP系统初步方案510640广州华南理工大学机械工程学院光机电一体化技术研究所电话：[phone]体规划，分步实施的原则。对企业管理中的各类系统，包括财务、销售、生产、人力资源、决策支持、质量管理等等，按管理上的急需程度、实施中的难易程度等确定优先次序，在效益驱动、重点突破的指导下，分阶段、分步骤实施。本方案首先从对整个企业生产中最为迫切、对全厂生产可能造成的影响最大的仓库管理、供应商管理、生产管理等问题入手，提出了分阶段开发实施的解决方案，通过整合全厂各个科室、部门、生产车间的数据资源，建立一个统一、规范、开放的企业资源数据库，帮助企业提升现有的管理手段，进一步提高生产及中层管理部门的管理效率；在此基础上，建立一个产、供、销信息的集成平台，及时、准确、真实地反映企业的物流、资金流情况，为企业高层管理者提供高效的信息查询和决策支持工具。3.2系统设计原则企业信息网络及信息系统建设是一个企业的“百年大计”，系统的投资具有一定的规模，因此在设计时必须慎重，既要尽可能缩减投资额，又要获得较高