公司文件控制管理办法

公司文件控制管理办法第一章总则1、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。2、适用范围：本制度适用于XXXXX有限公司及下属所有子公司规范性文件起草、制定、提案和管理的各项相关工作。3、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。第二章管理体制及其机构职责1、实行集中与分散管理相结合的体制。由综合部文档管理员负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。信息部配合综合部建立信息档案软件；文控管理员分管公司主体文件资料工作，文控管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。2、综合部既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。第三章文件材料的管理工作一、文件资料材料的收集：1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、长期、短期等）；注明文件的版本号。2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。二、文件资料的归档、立卷与管理：1．区分全宗，确定立档单位。2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分再在同类中依序分为若干小类和案卷号。2．1档案立卷按永久：Y、长期：C、短期：D2．2大类分为：制度/规定：S；文件：F；资料：D；文书档案：A；合同：B。2．3部门拼音缩写：；研发：YF；生产：SC；客服：KF；采购：CG；技术：JS；市场：SC；销售：XS；工程：GC；财务：CW；总经办：ZJ；综合：ZH；财务：CW；仓库：CK；2．4保密用Y表示，非密级则用N表示。2．5密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP编码原则：□（归档期限）□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□（大类号）□□（小类号）□□□□（案卷号）。如：综合管理部人事专员经办的人事档案一件，综合部的部门编号是ZH、人事在综合部的大类编号是03，人事档案在人事这一大类下面的小类编号01，本次经办的人事档案在所有的人事档案中的卷次是0097。那么综合管理部人事专员本次所经办的人事档案的编号就是CAZHYCS03010097（长期档案综合部保密秘密人事类员工档案第97卷次）。图例如下：3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。4．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。6．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。7．每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。8．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。各部门及下属公司兼职文控管理员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至公司文控管理员。9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从综合部ZH管理01行政02人事03安环04员工档案01培训02卷次0097长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。10．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。三、公司所有发文将按下列流程进行，具体如下：1．各相关部门做好所要发放文件的草拟工作；2．各相关部门在发文之前按公司《发文审批单》的格式详细填写相关内容；3．各相关部门指定人员做好文件发放前的审核工作；4．如多部门联合下发的文件还要由各相关部门负责人在会签处签字；5．将已完成上述手续后的《发文审批单》和所要发放文件的原稿(打印及电子各一份)报公司文控管理员；6．文控管理员对要发放的文件进行审核，并报分管领导签发；7．文控管理员将审批齐全的文件按公司规定要求进行排版、编号及发放；8．文件发放时文控管理员将所有文件均按《发文审批单》中所列的主送人和抄送人通过OA以PDF文档格式发送至其邮箱，还将一份（盖有红色“受控”章的）复印件发送给部门文控签收，再由部门文控向部门内员工传阅。公司员工要养成每天收个人邮箱的习惯，否则造成的后果自负。9．文件编制部门需要修改文件时，应填写《文件修改申请表》并将修改后的文件提交总经办审核签字后交给文控管理员，由文控管理员统一发放并回收旧版文件；10．所有受控文件，只有有红色“受控”章的文件是有效版本，其他为无效版本。四、文件资料的保管：1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；2．公司设立专用档案室保存文件资料；3．做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。五、文件资料借阅、利用工作：1．经理级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》，部门经理签批、文控管理员核审后方能调阅。2．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在档案室阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批，文控管理员核审方可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，文控管理员核审。3．案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理借阅手续。4．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。5．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。6．外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。7．公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引资料。五、文控的主要职责：1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。3．负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作。6．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。7．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。8．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。第四章文件资料的鉴定和销毁1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文控管理员填写《公司文件资料销毁审批表》交部门主管人员、经总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由综合部经理批准后方可销毁。2．销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《文件资料销毁清单》将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。第五章附则1．文控管理应积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。2．本办法由文控管理负责解释、补充。自颁布之日起生效。附件1:公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会形成的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。