文件控制管理制度

文件控制制度一、目的通过职责划分、明确工作程序及要求，确保内部文件的拟定、发布、执行与控制的规范性，特制定本制度。二、适用范围本规定适用于公司内部所有文件的管理。三、职责1、经管办负责拟稿公司范围内告示类文件，参与审核一级文件、内控管理类文件，分配公司范围内告示类文件和内控管理类文件编号，监督、管控现有体系文件的运行状况.2、管理服务部负责审核、编号内控体系类文件，（一级文件除外，技术图纸由公司技术部统一管控），每个季度的前三个工作日向经管办提交前三个月的文件管控情况。3、各职能部门负责拟稿、修订、申请废除、使用、管控本部门文件。4、外来文件由相关职能部门负责识别、收集、管控。5、各类文件管控职责和权限参见下表：（表一）文件类型拟稿/修订/废除审核/会签签发编号原稿控制告示类文件发文单位部门经理经管办副总及以上经管办/管理服务部管理服务部/技术部门内控类文件管理类一级发文单位副总及以上副总及以上二级部门经理副总及以上三级四级部门经理体系类一级副总及以上副总及以上二级分管副总管理服务部副总及以上三级部门经理副总及以上四级部门经理外来文件部门负责识别、收集部门经理分管副总经管办/管理服务部四、相关文件的术语和定义:（一）公司内部文件包含:1、告示类文件：告示类文件分为四种，分别是：通知、决定、会议纪要、公告。（1）通知：使用于需要有关内部机构、部门或人员周知或者执行的事项。（2）决定：适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级部门或机构不适当的决定事项。（3）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和一定事项。（4）公告：适用于向集团内部通报重要事项，如：表彰先进、批评错误、传达重要情况等。2、内控类文件：内控类文件分为体系类内控文件和管理类内控文件。各内控类文件分为四个级别，分别为：一级内控文件、二级内控文件、三级内控文件、四级内控文件。（1）一级内控文件：是公司纲领性的内控文件。如员工手册、质量环境管理手册等。（2）二级内控文件：如集团范围内管理性质类文件、程序文件等。（3）三级内控文件：如各部门内的管理制度、作业指导书、操作规程、外来文件、检测报告等。（4）四级内控文件：如相关记录表单。（二）内部文件实行保密管理，所有内部文件的密级分为三个级别，分别为：秘密、机密、绝密。五、程序说明（一）文件拟定和审核1、质量环境管理手册由经管办负责编制；员工手册由人力资源部负责编制，副总审核，总裁批准。2、二级和三级文件由各职能部门组织人员编写，内控管理类文件须本部门经理和经管办审核，文件关联部门审核会签，分管副总批准；内控体系类文件须本部门经理和管理服务部文控室审核，文件关联部门审核会签，副总及副总以上批准。3、公司范围内的告示类文件，由发文部门拟文后，经部门经理审核发放，送至管理服务部备份。（二）文件格式和类型1、内控文件正文组成一般由八个部门组成：一、目的；二、适用范围；三、职责；四、相关文件；五、程序流程；六、程序说明；七、相关记录表单；八、附录。具体可视内容而定。2、文件格式：公司公文行文类文件文头统一用黑体一号字，文件编号用宋体加粗三号字，文件标题用黑体小二号字，文件内容用宋体小四号字。管理制度类、指导书类、合约类文件标题统一用宋体小二号字，内容统一用宋体小四号字。表单类文件：标题统一用黑体加精小二号字，文件编号用宋体四号字，内容用宋体小四号字。因为表单类文件的特殊性，表格内容字体可适当缩小，依表格大小而定。3、公司各部门简称：经管办（OM）、人力资源部（HR）、综合办公室（GO）、采购部（PO）、财务部（FD）、质保部（QA）、技术部（TD）、市场部（MD）、管理服务部（MS）、工程部（ED）、安保部（SD）、设备部（ED）、生产部（PD）物流部（LD）、生产安全室（WS）、产品研发部（R&D）。4、版本/版次：第一版用A表示，第一次用数字01表示，如：A/015、文件编号是由公司简称，部门简称，编号组成。如：TY-GO-0016、经管办负责监督和检查公司所有文件的编号及运行情况。（三）文件发放与管理1、公司管理类内控文件由经管办发放，体系类内控文件由各部门负责发放（技术图纸由各部门管控，于每个月的前三个工作日向文控室归档本月的文件控制管理情况），并使用《受控文件发放/回收登记表》进行发放登记。2、受控文件发文签发人参见（表一），但如内容涉及公司重要决定及公司发展方向等重要事项的文件均需分管副总复核并经集团总裁签发，需盖印公司文件受控章后方可生效。3、公司所有告示类文件及内控类文件均需在公司内部告示系统中及时发布与更新，内部公告类文件的发布与更新由经管办统筹负责。4、一些记录表单的发放，原则上不加盖受控章，但必须确保版本的有效性。5、受控文件发放时每页需盖上文控章，文控章应加盖在空白处，尽量加盖在每页的右上角，其次是右下角。对不可能作“页更改”的文件，例如国家标准，每页带版本号、成文日期等，可只在文件的首页加盖。任何人不得对已发放的文件进行复印，一经在使用部门发现受控文件被复印或文件份数发号存有重复，均可进行当场回收或销毁。6、原则上各相关部门只发放一份体系文件，当其他人员需要使用时，可先填写《公司文件审批单》，经相关部门负责人批准后，到原稿控制部门办理领用手续。7、当文件被破损严重而影响使用或文件丢失时，凭签批的《公司文件审批单》到原稿控制部门办理更换或补办手续，交回破损文件，补发新文件，并进行登记。（四）文件的修改、作废与回收1、公司所有内控文件每半年须进行一次评审，由经管办发起，各部门配合之行。在过去三个月内新制定或修订的文件可不作为评审对象。当产品、服务、活动、组织结构发生变化或因采取纠正或预防措施而发生重大变化时，应对文件进行修改、废除。2、文件内容需要修改时，可由本公司的相关部门提出，并填写《文件修改申请单》，审核和批准权限执行“表一”，文件关联部门审核会签。文件经过更改确定后，须办理发放、回收工作。管理类内控文件由经管办负责，体系类内控文件由管理服务部文控室负责。同时登录《文件发放/回收登记表》，确保各部门得到的是最新有效文件。3、文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时，应进行换版。4、更改后的原版文件作废，发放新版文件的同时，应同时收回旧版文件。作废文件须加盖“作废”章保存，保存期限为五年，文件保存部门应填写《文件销毁申请单》销毁到期文件。5、如因特殊原因保留的作废文件资料应在“作废”标识下加盖“文件保留”标识，以防止无用。6、各职能部门负责收集相关的外来文件，如相关的法律、法规、行政命令、条例、国家表准、行业标准、地方标准等，按文件性质交经管办或管理服务部文控室统一登记归档，外来文件发放时需加盖“外来文件”章，外来文件的发放和管理按内控文件的发放和管理执行。失效的外来文件保存期限为三年。（五）文件的借阅与储存1、借阅本部门文件需填写《文件借阅登记表》，经被借阅部门负责人批准。借阅者应在指定日期归还文件，若到期仍不归还，则由文件控制人员收回。2、所有存储在任何介质上的软件都视作文件。本文件规定的关于内控文件的受控状况、发放、更改、换版与作废办法原则上也适用于软件。以存储介质领取受控软件时，受控印章加盖在介质盒（带，盘）上。并执行软件保护措施，如防修改、防擦出等。由授权人转存受控软件到任何介质上时，由领用人全面负责受控软件的管理（防止非授权拷贝、损坏或丢失）。八、附则1、本制度自下发之日起予以实施。2、管理服务部对本制度有最终解释权。九、相关记录文件1、《文件传阅单》2、《文件发放/回收登记表》3、《文件更改申请表》4、《文件借阅登记表》5、《文件销毁申请单》6、《受控文件清单》7、《公司文件审批单》附件一文件传阅单编号：文件名称文件编号学习途径紧急程度：紧急一般文件性质：阅知密级：秘密机密绝密NO.传阅人员签名日期NO.传阅人员签名日期1234567891011121314151617181920附件二文件发放/回收登记表序号文件名称编号版本分发号部门发放记录回收记录是否受控备注签收日期份数签回日期份数（Y/N）附件三文件更改申请单文件名称文件编号申请更改部门申请更改原因：更改前内容更改后内容受此影响引起的其他更改文件名称：拟制审核/会签批准注：如更改内容过多而无法在此单中完整填写，可列表填写并赋予后项附件四文件借阅登记表序号文件名编号版本/修订号借阅人借阅日期归还日期备注附件五文件销毁申请单文件名称编号版本份数销毁原因：申请人：日期：文件保管部门：本部门意见：文件关联部门意见：领导意见：附件六受控文件清单部门：日期：序号文件号编号版本备注附件七公司文件审批单文件名称：编制部门：编制人：审核1：审核2：审核3：批准：