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文件控制管理标准1适用范围本标准适用于××有限公司2引用标准无3管理职责3.1集团安全环保部门负责集团职业安全健康与环境（以下简称HSE）管理体系文件及资料的策划和管理,并组织各子公司制(修)订HSE管理体系文件。3.2各子公司安全环保部门负责本公司范围内HSE管理体系文件与资料的归口管理并组织各部门、各分厂制(修)订本单位的HSE管理体系文件。3.3集团行政办负责长期档案资料的保存。3.4集团各部门负责本部门内有关HSE文件与资料的管理.4管理内容与要求4.1HSE体系文件的分类文件分为以下几类:a.管理手册;b.HSE管理标准;c.HSE管理规定;d.HSE操作规程;e.检查记录；f．管理方案；g．其它。4.2文件分为受控文件和非受控文件.受控文件发放时加盖“受控”红色印章,标明发放序号，便于追溯。以下文件必须受控:a.管理手册;b.HSE管理标准;c.HSE管理规定;d.HSE操作规程;e.管理方案；f．其它需受控文件。4.3HSE管理体系文件与资料每年应至少评审一次,并根据评审结果,在必要时由管理者代表组织进行修订,并公布。HSE管理体系文件与重要资料的发放、更改、换版、回收、处置应使用《文件与资料发放、回收与销毁登记表》见(附表1)以确保有明细记录。4.4受控文件发放受控文件发放范围的确定以需求为原则,保证有关的人员或重要岗位得到有效的受控文件。发放时必须使用《文件与资料发放、回收与销毁登记表》,发放的原则是:1)集团高层领导、集团各部门领导、各子公司及分厂主管领导,集团各级主管部门及人员应得到集团的HSE手册。2)HSE操作规程应发放到集团各操作岗位。3)集团各部门、各子公司、各分厂、各科室、各车间应得到与本部门相关的HSE标准、规定。4)集团与子公司第一责任人,各级安委会主任,HSE代表,集团安全环保部门、子公司安全环保部门、分厂安全环保员应得到齐全的HSE标准、手册。4.5失效的HSE文件或重要资料,应按《文件与资料发放、回收与销毁登记表》所记录发放明细,由各级安全环保部门及时逐一收回,或更改.并通过书面或电子等形式向集团或部门公布。4.6企业收集的HSE法律、法规、国家(行业)标准汇编(或单行本),以及HSE书籍等各类与HSE相关的法律、法规、标准及知识性的文件与资料,各部门应分类保管,并标识。4.7HSE管理手册HSE管理手册由科龙集团HSE管理代表组织编写,总裁批准发布。手册的发放、更改、换版、回收、处置和管理维护见管理手册。手册的发放使用《HSE文件与资料发放、回收与销毁登记表》,手册的更改使用《文件更改通知单》(附表2)。4.8管理标准a)HSE管理标准（属集团管理）由科龙集团安全环保部门组织制(修)订,集团HSE管理代表审核,由总裁批准发布。集团及各子公司标准管理部门进行管理。HSE管理标准的制(修)订程序和分类编号、格式、编写方法和编写原则见《管理标准与工作标准的制(修)订程序》和《管理标准与工作标准的编号方法》,HSE管理标准的更改使用《文件更改通知单》。b)管理标准用计算机管理,集团各部门和各子公司设专人控制标准的打印,标准可通过电脑终端进行查询、阅读。4.9HSE管理规定、操作规程a)HSE管理规定由集团安全环保部门或各子公司(分厂)安全环保部门组织进行制(修)订,由集团或子公司(分厂)HSE主管领导批准发布。HSE规定的制(修)订程序和分类编号、格式、编写方法和编写原则参照《管理标准与工作标准的制(修)订程序》和《管理标准与工作标准的编号方法》。HSE规定的更改使用《文件更改通知单》。b)安全环保操作规程由子公司、分厂负责组织编写、审核、批准、修订、更改、处置和维护管理。其中通用的设备和工种的操作规程由集团组织各子公司统一编写和修订。4.10文件与资料的保存4.10.1HSE文件与资料应存放在合适的地点,应符合防火、防潮、防虫等条件。4.10.2HSE文件与资料应至少每年整理一次,分类、编码、装订后归档.成为企业HSE档案.并按所规定的期限保存.4.10.3HSE档案HSE档案有:工伤事故及工伤评残档案、HSE教育档案、职业健康与职业病档案、隐患及整改记录、“三同时”档案、特种设备及危险设备档案、劳动健康防护设备等档案;建设项目环境影响评价及批准证资料、污染治理设备设施档案各类档案的分属部门及建档要求见附录1(HSE档案分类类明细表)。4.10.4HSE档案应具有完整、真实、准确性。各类档案应符合集团、子公司各项HSE管理标准的规范要求。4.10.5集团、子公司和分厂有关部门都应按“HSE档案分类建档部门及要求明细表”建立本层次职责管理范围的有关HSE档案。4.10.6集团、子公司和分厂有关部门应将需长期保存的HSE档案资料移交给集团总裁办档案室管理。5检查与考核本标准在集团和子公司HSE管理代表组织领导下,由集团安全环保部门会同子公司(分厂)安全环保部门对标准的执行情况进行监督、检查与考核。6相关标准《职业安全健康与环境记录管理标准》7附件附件1：HSE文件与资料发放、回收与销毁登记表附件2：安全档案分类建档部门、要求明细表附件3：文件更改通知单附件1HSE文件与资料发放、回收与销毁登记表序号手册、标准、规定、规程、资料名称单位发放编号发放数量发放时间接收单位接收人回收时间回收人销毁时间销毁人备注附件2安全档案分类建档部门、要求明细表档案名称内容分属部门及存放保存期限1.1.工伤事故及评残档案2.安全环境教育档案3.隐患及整改记录4.工程三同时档案5.违章记录与奖惩档案6.特种设备及危险设备、劳动健康防护设备档案7.特种作业人员及员工健康档案a.工伤事故登记表;b.伤亡事故分析处理报告表c.事故报告;d.医疗诊断书;e.评残等级鉴定书;a.职工安全环境教育档案卡;b.安全教环境育培训计划;c.教育签到表;d.考试卷;e.成绩登记表;a.重大隐患记表b.隐患整改通知书(验收记录)c.整改方案及完工验收报告a.立项审批手续b.可行性分析报告c.方案、图纸及实施资料等d.安全环境评价与审核报告e.工程验收资料a.每年违章记录及奖罚通报b.经济处罚执行单;c.年度安全目标经济承包文件及执行记录(领导手签)a.特种设备分类台帐b.产品合格证;c质量保证书;d.产品生产资格证书;e.使用说明书;f.设备试运行和验收记录g.设备大修(项修)记录;a.上岗前及定期的体检记录b.每年员工健康体检表各级安全环保部门各级人资及行政部门工人由分厂管理各级安全环保部门各级工程及安全环保部门各级安全环保部门各级设备部门分厂设备部门集团安全环保部门子公司永久长期(调离注销)考卷、教育签到表、计划等3年5年永久3年长期保存至报废注销f、g项3年长期人员调离则附件3文件更改通知单文件名称:文件编号:本单于年月日批准自年月日实施共页第页更改内容序号章、条原为改为修改人：审核：批准：