文件控制管理程序

文件编号文件控制管理程序编制单位版本/版次总页码版本编制日期编制记要备注A/02005/10新版编制批准审核编制文件编号文件控制管理程序编制单位版本/版次编制日期1文件管理控制过程乌龟图形成具有可行性和适宜性的质量体系文件易于识别和检索的文件管理系统体系文件管理需求外来文件管理需求使用文件审批率100%文件更改时受控文件100%更改到位文件控制管理程序技术文件管理程序记录控制管理程序计算机系统打印机复印机公司网络办公软件文件管理控制过程文件编制人员文件保管员文件编号文件控制管理程序编制单位版本/版次编制日期21.目的：通过职责划分、明确工作程序及要求，确保公司管理体系有关的文件编写、修改、发行、废除和管制等得到有效控制。2.范围：本程序适用于与管理体系有关的所有文件的控制。3.职责：3.1文件编制（修订）、审核、批准权限文件类型编制（修订）审核批准系统文件授权人员管理代表总经理程序文件授权人员管理代表总经理作业标准/办法授权人员单位行政一把手管理代表表单记录授权人员单位行政一把手管理代表QC工程图授权人员单位行政一把手管理代表3.2质量部是管理体系文件控制的归口管理部门，负责批准后的文件分发、收回、销毁及管制，负责检查监督各单位管理体系文件的管理实施情况。其它管理性文件由各相关职能部门归口管理。3.3公司总经理负责制订颁布公司质量方针和质量目标，批准【质量手册】和第二层次程序文件的发布。3.4管理代表负责公司内使用的各线第三层次文件的批准发布。3.5管理代表负责组织有关人员对现有文件进行评审。3.6管理代表负责组织编制、修改、并审核质量手册和第二层次程序文件。3.7各单位单位行政一把手负责本部门内的文件、作业标准的审核。3.8技术部负责技术性文件的归口管理，负责检查监督各单位技术性文件的管理实施情况，适时安排文件修改的评审。3.9各单位负责建立本单位使用的与管理性有关的体系文件清单，并进行管制。4.有关术语和定义：4.1技术性文件：特指顾客工程标准/规范及其更改、产品图样及设计文件、工艺文件、检验作业指导书、技术标准、图样更改、工艺更改、工装模具图样等。4.2管理体系文件：除技术性文件以外的与管理有关的体系文件，如各种工作程序、工作规范等。文件编号文件控制管理程序编制单位版本/版次编制日期34.3系统文件：【质量手册】将管理体系中各作业要项以书面文件形式作系统的规定。4.4程序文件：将管理体系中各管理程序以书面文件叙述的文件。4.5指导文件：管理体系中各作业标准、办法、图面、说明其作业方法的文件。4.6表单记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项﹐以数字、文字、图表或其它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。凡具有下列条件者称为正式表单：a．使用期及保存期超过三个月以上。b．正式附属于质量手册、程序文件、作业标准内并赋予编号列管。4.7外来文件:国际标准、国家标准、行业标准、客户提供之文件数据等非本公司内部所发行的文件数据均属之。5.文件控制工作流程及工作流程说明：5.1工作流程(见图表一)文件编号文件控制管理程序编制单位版本/版次编制日期4图表一：作业流程权责单位/领导表单各单位编写小组/相关部门管理代表/授权人员/单位行政一把手总经理/管理代表职能部门质量部/编制单位/使用单位职能单位文件编制单位/使用单位编制单位管理代表流程转接下一页【文件修废申请单】【公司有效文件目录清单】【管理体系文件审批收发登记表】文件管理作业流程文件需求评审批准文件归档管理文件发行NONOYESYES文件起草/修改文件宣贯执行收集各使用单位意见意见评审外来文件接收AYESNONO文件编号文件控制管理程序编制单位版本/版次编制日期5流程转接上一页总经理/管理代表相关单位/质量部【文件修废申请单】【管理体系文件审批收发登记表】衡量指标：1、发布使用的文件100%经审批2、文件更改时受控文件100%更改到位5.2文件控制工作流程标准序号流程块工作内容或标准一文件需求各单位根据质量管理和体系标准要求，确定所需的文件清单。二文件编写/修订文件编写1、质量手册——由管理代表组织编写。2、程序文件——根据质量管理体系要求策划，由管理者代表组织编制【程序文件】；3、三阶文件——由各单位一把手组织编制各作业标准／作业办法文件、表单、QC工程图。4、文件编写格式，按附件1～附件6格式规定要求编写。文件修订1.文件运行中，发现文件需要修订时，由原文件编写单位提出，并填写【文件修废申请单】，对其作出相应修订；2、文件经多次更改（修改状态从0到9时）或文件需进行大废止文件处理文件废止审批A文件编号文件控制管理程序编制单位版本/版次编制日期6幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，换成新版和新版次，新版次从0次开始。三审核1.质量手册和程序文件由管理代表审核.2.各部门内作业标准/办法﹑表单由各单位一把手审核。3.【管理体系文件审批收发登记表】的审核与相应的文件审核程序相同。四批准1.编制单位将质量手册、程序文件及其【管理体系文件审批收发登记表】送总经理批准。2.各部门内作业标准/办法﹑表单，由编制单位将文件原稿及审批发放表一起报管理代表批准。3.【管理体系文件审批收发登记表】的批准与相应的文件批准程序相同。五外来文件接收1.对于一般的外来文件，如国家、国际标准等统一由职能部门接收、登记、编号、转发，发放时加盖“外来文件”印章。2.对于顾客提供的技术资料，按【技术文件管理程序】的相关规定进行管理。六文件归档管理1、文件编号：程序文件的编号由质量部在编制【程序文件汇编】时按编号方法一编写。其它三阶文件的编号由编制单位按编号方法二编写。（技术资料的编号格式不包含在内）。编制人员应确保文件编号和发放号其唯一性。表单记录的编号办法由编制单位按编号方法三编写。编号方法一：质量手册、质量管理体系程序文件的编号方法为：QG/PJ□□□该类别文件的流水号文件类别号配司企业管理文件代号质量手册类别号为1，质量管理程序文件类别号为2.文件编号文件控制管理程序编制单位版本/版次编制日期7编号方法二：三阶管理性文件编号方法为：QG/PJ□□□—□文件编制单位代号编制单位内部的该类别文件的流水号文件类别号为3。配件制造有限公司企业管理文件代号文件编制单位代号为：单位代号单位代号单位代号单位代号质量部A物资部W铸一车间Q冷一车间Y管理部B财务部D铸二车间T冷二车间E技术部Z企业文化部I准备车间S转向泵车间H生产部J销售部X冲焊车间C编号方法三：①质量表单记录编号方法为：TSJL/PJ□□—□编制单位代号编制单位内部的质量记录流水号TS质量记录的代号②质量记录编号（NO：的编号）规则如下：□□□□□□□□□□年份月份流水号单位代号2.编制单位将审批后的系统文件、程序文件、三阶文件及各式表单的原稿、【管理体系文件审批收发登记表】及电子版一起报质量部，由质量部系统列帐管理。同时要及时在公司OA体系文件系统上维护，确保纸版文件与电子版文件的统一性。3.编制单位应对本单位编制的文件底稿进行台帐系统管理。4.各使用单位主管或授权人员，应建立本单位【有效文件目录清单】和相关记录，负责文件的归档管理。文件编号文件控制管理程序编制单位版本/版次编制日期85.各类质量数据、记录及表单的保存期限依据【记录控制管理程序】的相关作业内容进行管理。6.任何人均不得于正式文件上加以标记、书写或涂改任何文字、符号，否则视为无效文件。7.相关部门设有专人管理，文件的管理纳入内部审核项目中，以确保数据的正确使用。七文件发行1.职能部门将审批后的文件，按【管理体系文件审批收发登记表】中由编制单位确定好的印制份数和发放范围，印发到相关人员及单位。2.经发行的文件，由质量部以【公司管理体系有效文件目录清单】列册管理，印适当份数，在纸质文件封面上加盖受控章后发行，并请收文单位于【管理体系文件审批收发登记表】上签收(表单除外)。电子版本的文件，设定审批及签收人员的权限，自行打印的无受控章的文件为非受控文件。3.各单位若有发现文件份数不足需求、缺页、破损、字迹模糊，应填写【文件复制申请单】，向职能部门申请补发。4.当文件、资料已经丢失，持有人应填写【文件复制申请单】，向职能部门、文件编制单位（或外来文件的职能管理部门）申请补发。经核实无误，职能部门则重新印制、发放并记录。八文件宣贯执行1、文件编制单位负责组织本文件的培训，同时做好相关学习或培训记录。2、各单位组织本单位员工学习相关的文件，并作好相关学习或培训记录。3、各单位按文件要求指导、执行工作。九收集各使用单位意见编制单位负责收集各单位的反馈意见。十意见评审文件编制单位负责组织相关单位及领导参与文件意见的评审第一：应该修改，则接第二款“文件修订”文件编号文件控制管理程序编制单位版本/版次编制日期9第二：若不需修改则接第八款“文件宣贯执行”。第三：应该废止，则接“文件废止审批”。十一文件废止审批1.质量手册和程序文件的废止由管理代表审核.总经理批准。2.各部门内作业标准/办法的废止由各单位一把手审核。管理代表批准。3.外来文件的废止由管理代表审核.总经理批准。十二废止文件处理1、经过批准废止的文件,应由质量部根据【质量管理体系文件审批收发登记表】发放范围,收回旧版文件,并作好记录。2、质量部回收的旧版文件可于文件上画“【×】作费”标识供回收用纸，或进行销毁。若因需要保留作废文件时，保存单位应对这些文件进行标识，防止造成错用或误用。6.相关文件/数据序号文件编号文件名引用处1QG/PJ100【质量手册】2QG/PJ200【程序文件汇编】3QG/PJ203【记录控制管理程序】4QG/PJ202【技术文件管理程序】7.质量记录表单序号质量记录号名称使用处保存时间存放1TSJL/PJ01—A【管理体系文件审批收发登记表】质量部3年质量部2TSJL/PJ02—A【文件修废申请单】各单位3年质量部3TSJL/PJ03—A【公司有效文件目录清单】质量部动态质量部4【公司有效文件目录清单】各单位动态各单位5TSJL/PJ04—A【文件复制申请单】各单位3年质量部文件编号文件控制管理程序编制单位版本/版次编制日期10