《文件控制管理办法》

文件名称：《文件控制管理办法》文件编号：W-GF-ZG-01-2016生效日期：2016年01月01日版本号：A/0总页数：共5页11.目的：有效管理公司内部文件及记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。2.适用范围：适用于股份公司及下属各子公司的所有文件及表单记录文件的管理3.名词解释：一阶文件：M-质量手册二阶文件：P-程序文件，H-HACCP规范文件；三阶文件：W-部门管理制度，作业标准书、设备说明书、检验标准书、QC工程图、技术文件等；四阶文件：R-记录、表单；其他文件：通知、公告；合同4.管理职责：4.1一阶文件和二阶文件的制订/修订/废止由品管部负责，管控权限归品保部；4.2三阶文件和四阶文件的制订/修订/废止由相关部门负责，管控权限归品保部，其中部门管理制度归综合管理部管控；4.3通知公告类文件的制订/修订/废止统一由综合管理部负责，管控权限归综合管理部。行政发文统一用“综管行【****指年代号如2016】***指流水号如001”，人事任免统一用“综管人【****指年代号如2016】***指流水号如001”；4.4合同类文件的制订/修订/废止由相关部门负责，管控权限归财务部。5.文件编码：5.1新文件的编码：所有编写单位需根据文件编码规定对文件进行编号；必须准确描述文件的内容；文件必须有统一、唯一的编码。5.1.1一阶和二阶文件的文件编码：M（或P或H）----—--BB---------CCCC---------D/E解释如下：M：指文件的类别，如3名词解释，可填写M或者P或者H；BB：指公司的名称缩写，填写如下：公司蓝美股份公司生物技术公司农业公司上海蓝魅公司缩写LMSWNYSHCCCC：指年代号，填写如2016；D/E：指版本号，D是指第几次正式发布，填写字母如A/B/C/D....；E是指修改后更新版，填写数字如0/1/2/3/4....文件名称：《文件控制管理办法》文件编号：W-GF-ZG-01-2016生效日期：2016年01月01日版本号：A/0总页数：共5页2举例子：生物技术公司的2016年编写的程序文件第A/0版本：即P-SW-2016-A/05.1.2三阶文件的文件编码：W--------BB---------CC-------DD------E/F------GGGG解释如下：W：指文件的类别为三阶文件，填写如3名词解释；BB：指公司的名称缩写，填写如下：公司蓝美股份公司生物技术公司农业公司上海蓝魅公司缩写LMSWNYSHCC：指部门缩写，填写如下：部门采购财务生产技术综合管理销售品保缩写CGCWSCJSZGXSPBDD：是指流水号，填写如01/02/03E/F：指版本号，E是指第几次正式发布，填写字母如A/B/C/D....；F是指修改后更新版，填写数字如0/1/2/3/4....版本号无须在文件名中体现。GGGG：是指年代号，填写如2016举例子：生物技术公司的品保部2016年编写的质量奖惩管理办法第A/0版本：即W-SW-PB-01-2016《质量奖惩管理办法》5.1.3四阶文件的文件编码：R--------BB---------CC---------DD----E/F解释如下：R：指文件的类别为四阶文件，填写如3名词解释R；BB：指公司的名称缩写，填写如下：文件名称：《文件控制管理办法》文件编号：W-GF-ZG-01-2016生效日期：2016年01月01日版本号：A/0总页数：共5页3公司蓝美股份公司生物技术公司农业公司上海蓝魅公司缩写LMSWNYSHCC：指部门缩写，填写如下：部门采购财务生产技术综合管理销售品保缩写CGCWSCJSZGXSPBDD：是指流水号，填写如01/02/03E/F：指版本号，E是指第几次正式发布，填写字母如A/B/C/D....；F是指修改后更新版，填写数字如0/1/2/3/4...。举例子：股份公司的综管部的一张用人申请表第A/0版本：即W-LM-ZG-01-A/0《用人申请表》5.1.4文件的版本号：三阶文件的版本号无须在文题中体现，版本变更以数字0，1，2，3……顺序排列，版本A/0表示第一版；当版本变更10次后，若再做版本变更，则原文件编号为B/0开始。5.1.5页数：以数字1,2,3……顺序排列，统一放在页面的右下角。5.1.6段落序号：章节中的条款按照如下顺序进行段落编写：阿拉伯数字*、阿拉伯数字*.*、阿拉伯数字*.*.*。5.1.7文件格式：文件每一页必须包括文件名称、文件编号、生效日期、版本号、页数，文件首页还必须包括编制、审核、核准及公司统一标识。5.1.8文件类型制度类文件的正文部分要求上下页边距为15，左右页边距为20，段落间距为1.5倍行距，字号大小为10号，常规，宋体。5.2文件编写、修订、废止作业5.2.1文件编写作业：视实际需要由部门/单位指定人员，以各类文件的标准格式依要求拟案后填写《文件制订、修订、废止申请表》由部门负责人核准后，依职责规定核准后交由品保部做发行及控制（三阶文件中部门管理制度交由综合管理部发行及控制），具体见附件《文件管理的责任分配》。5.2.2文件修订作业：文件若不适合于现状，需修改增订，由提议单位填写《文件制订、修订、废止申请表》部门主管核准，进行修改，修改后的文件依职责规定核准后交由品保部做修改发行及控制（三阶文件中部门管理制度交由综合管理部），修改单位应将修改后文件名称填写在部门工作手册中的《文件修订履历表》上以利文件控制。5.2.3文件废止作业：由提议单位填写《文件制定、修订、废止申请表》，按职责核准后，回收各相关单位文件交由品保部废止（三阶文件中部门管理制度交由综合管理部废止），需做保留的，经职责规定核准后，在存档文件上加盖“保留”章方可保留。文件名称：《文件控制管理办法》文件编号：W-GF-ZG-01-2016生效日期：2016年01月01日版本号：A/0总页数：共5页45.3文件的发放回收和标识：5.3.1文件的发放要求：由相应文件管控部门人员依需要填写《文件发放记录表》，经管理者代表批准后，按发放范围发放，文件发放人和领用人签字确认，《文件发放记录表》标明文件名称/编号/版本、发放日期/对象/数量。发放修订新版文件时应将作废版本回收并记录在《文件发放记录表》上。5.3.2文件的标识：发放文件前必须对文件状态进行标识，标识包括：文件发行正本、文件发行副本、文件保留、外来文件发行。以蓝色标识章为有效。5.3.3表单上不盖文件发行章，以便各单位自行影印使用。5.3.4文件标识章的管理：由相应文件管控部门进行文件标识章制作、保存、封样和管理。5.4文件的档案管理：5.4.1现场使用的文件必须置于作业现场，非现场使用之文件及资料由各文件管控部门指定专人集中保管，不得放入私人使用的文件柜内。5.4.2文件管控部门每一年发放一次《文件清单》供各单位核对，使其保存最新资料。5.4.3文件的使用部门当使用的文件破损、缺页、字迹模糊严重影响使用时，应填写《文件补发申请单》，依职责规定核准到管控部门办理更换手续，交回破损文件，重新领发新文件，文控员将破损文件销毁。5.4.4内审小组指派专人每季度对各部门文件保管情况进行抽查。5.5每年第四季度管理评审会议之前由推行委员会和内审小组对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行本章5.2规定。5.6外来文件的识别5.6.1产品的标准(1)凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的标准，收到后应移交到品管部进行识别。(2)识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本。(3)标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。5.6.2与质量有关的文件(1)凡是国家发布的与产品质量有关的文件及上级主管部门行业来文，有关政策、法令、法律、法规，收到后统一移交到品管部。(2)品管部对收集到的文件进行识别，识别其应实施的部门、范围、保存期限。(3)品管部对收集到的文件，应按文件档案管理的要求，并分发各部门。5.6.3其他文件(1)除以上外来文件收到后应交由综合管理部进行识别，转交相应部门处理。6.相关文件：无7．相关表单：文件名称：《文件控制管理办法》文件编号：W-GF-ZG-01-2016生效日期：2016年01月01日版本号：A/0总页数：共5页5附件文件管理管控责任分配文件类型编写审核批准发放回收质量手册品保相关部门会审总经理/总裁品保品保程序文件品保相关部门会审总经理/总裁品保品保HACCP规范文件品保相关部门会审总经理/总裁品保品保部门管理制度相应部门相关部门会审总经理/总裁综合管理综合管理作业标准、设备说明、检验标准、技术文件、QC图相应部门相关部门会审总经理/总裁品保品保记录、表单相应部门相关部门会审总经理/总裁品保品保通知、公告综合管理综合管理综合管理综合管理综合管理合同类