电子文件归档与管理细则

重庆市电子文件归档与管理细则1前言本细则依据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局第6号令）并结合本市实际制订，作为GB/T18894-2002的补充。2范围本细则规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法。本细则适用于重庆市各级党政机关，其他社会组织可参照执行。3管理体制和职责3.1各单位应根据本细则，建立电子文件归档与管理工作制度和管理网络。3.2文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。3.3为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。3.4归档的电子文件，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要确保电子文件能有效机读。4电子文件的收集4.1收集范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均属收集范围。按照电子文件的信息类型包括：4.1.1文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。4.1.2图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。4.1.3图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。4.1.4影像文件：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。4.1.5声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。4.1.6多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。4.1.7超媒体链结文件:指用超媒体链结技术制作的文件。4.1.8计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件等。4.1.9数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。4.2电子文件收集要求4.2.1归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。4.2.2在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。4.2.3文本文件收集时应统一将其转换为TXT文档或XML文档。4.2.4静态图像文件收集时应统一将其转换为TIFF、JPEG。4.2.5影像文件收集时应统一转换为MPEG、AVI格式。4.2.6声音文件收集时应统一转换为WAV、MP3格式。4.2.7自主开发的计算机程序必须收集软件的源程序及其开发、编译工具。4.2.8归档的电子文件如果采用不符合本细则要求的格式，收集时应转换成本细则要求的格式。4.2.9各单位应依据本细则，结合实际情况，制定本单位、本系统电子文件收集的具体范围。5电子文件的归档5.1归档要求文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档，每月把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档，并按档案管理的要求进行登记和交接。5.2归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。5.3电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，依照附录A要求进行著录并填写《归档电子文件登记表》（见GB/T18894-2002表A.4、表A.5）。归档电子文件应逐件编目。5.4文件形成部门应于每月初将上月形成的经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在脱机载体上，并一式两份向档案部门移交。5.5档案管理部门应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见GB/T18894-2002表A.3）。登记表一式两份，一份由档案部门保存，另一份由文件形成部门保存。6归档电子文件的移交、接收与存储各单位应在每年9月底前将经过检验合格后的归档电子文件移交同级国家综合档案馆，集中保管。6.1电子文件的移交、接收要求严格按GB/T18894-2002执行。6.2归档电子文件的存储6.2.1一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，几个归档年度的电子文件不应存储在一盘载体中。6.2.2本细则推荐采用只读光盘、磁带作为归档电子文件的保存载体。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。6.2.3存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，注明全宗号、归档年度、盘号和套别（见7）。6.2.4信息组织结构每盘存储载体的根目录下有说明文件、著录文件、归档电子文件子目录。每盘存储载体应具有如下信息组织结构：6.2.4.1说明文件6.2.4.1.1文件名：README6.2.4.1.2文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包括全宗号、全宗名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间。6.2.4.1.3文件格式：说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。字符代码应符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1的规定。6.2.4.2著录文件6.2.4.2.1文件名：DESCRIPT.XML6.2.4.2.2文件内容：归档电子文件登记表的电子版本。6.2.4.2.3文件格式：XML文件（具体格式见附录B）。著录文件包含项目同《归档电子文件登记表》。6.2.4.3归档电子文件子目录6.2.4.3.1目录名：DATA6.2.4.3.2目录内容：以子目录的形式存放归档电子文件，一件电子文件保存在一个子目录中，子目录名为全宗号+归档年度+保管期限+件号，如00012002100001，其中第1?４位为全宗号，第５?８位为归档年度，第９位为保管期限（永久为1，长期为2，短期为3），第10?14位为件号。7归档电子文件的保管归档电子文件要一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。套别用符号表示分别为：A、B、C。附录A电子文件著录项目下列著录项目标注“*”者为必著项，其它为选著项。A1文件信息A1.1发文登记号：发文单位已发文件登记的顺序号。A1.2收文登记号：收文单位收到文件登记的顺序号。A1.3拟稿人：拟稿人员姓名。A1.4拟稿时间A1.5部门责任人：拟稿人员所在部门责任人姓名。A1.6部门责任人审核时间A1.7核稿人：核稿人员姓名。A1.8核稿时间A1.9签发人：文件签发人员姓名。*A1.10签发时间A1.11打字者：打字员姓名。A1.12打字时间A1.13校对者：文件校对人员姓名。A1.14校对时间A1.15主送单位：文件主送单位名称，几个单位之间用“，”分隔。A1.16抄送单位：文件抄送单位名称，几个单位之间用“，”分隔。A1.17发送时间：文件的发出时间。A1.18缓急程度A1.19密级：指文件的保密等级。按GB/T7156?1987第四章文献保管等级代码表划分为六个等级，名称与代码如下：名称数字代码汉语拼音代码汉字代码公开级0GK公开国内级1GN国内内部级2NB内部秘密级3MM秘密机密级4JM机密绝密级5UM绝密A1.20收文者：接收文件的人员姓名。A1.21收文单位：接收文件的单位名称。A1.22收文时间：接收文件的时间。A1.23批阅人A1.24批阅意见A1.25批示人A1.26批示意见A1.27承办部门：文件办理部门。A1.28办理结果：文件的办理结果。A1.29办结时间：文件办理完毕的时间。A2档案信息A2.1归档人：指对该份文件进行归档操作的人员姓名。A2.2归档单位：指对该份文件进行归档操作的单位名称。A2.3归档时间*A2.4全宗号：指档案馆给立档单位编制的代号，全宗号用四位数表示，不足四位的前面用“0”补足。*A2.5归档年度：指文件的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2002”。*A2.6保管期限：指文件的保存时间，一般分为永久、长期、短期三种。*A2.7件号：指对应纸质或其他载体档案文件在同一年度、同一保管期限中的顺序号，件号用五位数表示，不足五位的前面用“0”补足。A2.8主题词：按照DA/T19?1999、《中国档案主题词表》及本专业、本单位的规范化词表进行标引。A2.9分类号：根据《中国档案分类法》和GB/T15418?1994的有关规定著录。A2.10鉴定者：对该份文件实行价值鉴定的人员姓名。A2.11鉴定时间A2.12销毁者：对该份文件实行销毁的人员姓名。A2.13销毁审批者：对该份文件销毁审批的人员姓名。A2.14销毁时间A2.15开放标识：指该份文件是否可以开放，开放标识项依据实际情况著录为开放或控制。*A2.16题名：指文件的标题。*A2.17责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。*A2.18文件编号：文件的发文字号。A2.19附件：指正文后的附加材料的题名。*A2.20稿本：指文件的文稿和文本。稿本项依据实际情况著录，代码表如下：稿本代码草稿性电子文件M非正式电子文件U正式电子文件FA2.21版本：指对文件修改、更改后的不同状态的描述，如第一版、第二版等。A2.22版本说明：对不同版本的说明性文字，如修改原因、与上一版本的差异等。A3电子文件信息A3.1硬件环境（名称、型号）：指形成该份电子文件的硬件环境的描述，包括计算机型号、CPU型号、内存数量等，各个项目之间用“，”分隔。A3.2网络环境（名称、版本）：指形成该份电子文件的网络环境的描述，包括网络类型、协议、版本号等，各个项目之间用“，”分隔。A3.3操作系统（名称、版本）：指形成该份电子文件的操作系统的描述，包括操作系统名称、版本号等，各个项目之间用“，”分隔。A3.4应用软件（名称、版本）：指形成和浏览该份电子文件的的应用软件的描述，包括软件名称、版本号等，各个项目之间用“，”分隔。*A3.5文件类型：用英文字母代表电子文件的类型，文件类型分为八种，代码表如下：名称代码名称代码文本文件T声音文件A图像文件I超媒体链结文件O图形文件G计算机程序P影像文件V数据文件D*A3.6文件名：文件在计算机系统中的名称，多个文件综合为一件的文件名之间用“&”分隔，如“abcd.doc&efgh.tif”。A3.7文件长度：指电子文件的字节数。A3.8存储位置：指电子文件的存储路径名。A3.9创建人：指建立该电子文件的人员姓名。A3.10创建时间A3.11修改人：指修改该电子文件的人员姓名，几个姓名之间用“，”分隔。A3.12修改时间A3.13访问人：指访问该电子文件的人员姓名，几个姓名之间用“，”分隔。A3.14访问时间*A3.15载体类型：指电子文件的存储载体。存储载体选择只读光盘和磁带。A3.16盘号：指归档电子文件存储载体的编号。存储载体一盘编一个号，编号每年从“00001”开始。盘号用五位数表示，不足五位的前面用“0”补足。附录B著录文件（DESCRIPT.XML）格式著录文件存放本张光盘保存的电子文件的著录信息，包括全宗号、归档年度、保管期限、件号、题名、责任者、文件编号、稿本、文件类型、文件名、载体类型、签发时间等项目。著录文件为字符文件，信息格式如下：文件列表文件全宗号0001归档年度2004保管期限永久件号00001文件编号渝档发[2004]0001责任者重庆市档案局题名关于干部任免的通知稿本F文件类型T文件名A.DOC&B.DOC载体类型光盘签发时间20040102文件