文件控制程序

唐山凯伦新材料科技有限公司文件控制程序A/0版受控状态：文件编号：TSCL-QP-01编制：文件编写小组日期：2017年06月01日审核：日期：2017年06月15日批准：日期：2017年06月15日2017年06月15日发布2017年06月15日实施程序文件文件编号TSCL-QP-01生效日期2017年6月15日文件控制程序版本/修订状态A/O文件页码1/6修改记录序号修改内容修改版本修改日期修改人审核人批准人程序文件文件编号TSCL-QP-01生效日期2017年6月15日文件控制程序版本/修订状态A/O文件页码2/61目的本程序规定公司管理体系文件的编制、审核、批准、发布、修改等过程的要求，以确保各部门所使用文件的有效性及一致性。2适用范围适用于公司各部门与管理体系有关的文件的控制，包括管理手册、程序文件、工作指引类文件、作业性技术文件等体系文件及相关的外部文件、临时文件的控制。3职责分配3.1人事行政部负责管理手册、程序文件、工作指引类等文件的发布、补发、回收、作废的管控作业和公司管理体系运行所需的外部文件的管理。编制受控文件一览表。3.2各部门应指定人员负责管理与本部门相关的带有受控文件标识的文件。4程序描述4.1文件的编制、审核、批准4.4.1文件的编制可根据文件级别的要求，必要时可成立文件编写小组进行。4.1.2管理手册：由总经理组织相关人员编写，副总经理审核，总经理批准。4.1.3程序文件：由各部门负责人组织相关人员编写，部门负责人审核，总经理批准。4.1.4工作指引类文件：此文件可分为工作程序指引和作业性技术指引两类，工作程序指引如：规范、实施细则、管理制度、管理办法、方案等。作业性技术指引主要指产品生产作业标准、工艺和原材料、半成品、成品检验标准等。由相关部门负责编写，部门负责人审核，所属部门副总经理批准。4.1.5同一级别、类型文件的编制应保持统一的格式、风格。4.1.6未签名确认或未按规定签名确认的文件无效。审批权限详表审批权限文件编写审核批准管理手册文件编写小组副总经理总经理程序文件各部门部门负责人总经理操作指导各部门部门负责人副总经理表单各部门部门负责人副总经理程序文件文件编号TSCL-QP-01生效日期2017年6月15日文件控制程序版本/修订状态A/O文件页码3/64.2管理体系文件编号原则4.2.1管理手册的编号：TSCL-QEO-XXXXTSCL:公司代号QEO:质量手册XXXX:实施年份4.2.2程序文件的编号：TSCL-QP-XXTSCL:公司代号QP:程序文件XX:程序文件顺序号4.2.3工作程序指引类文件的编号：TSCL-WI-XX-YYTSCL:公司代号WI:工作指引类文件XX:编制部门代号YY:文件顺序号4.2.4记录表格的编号：TSCL-QR-XX-YYYZTSCL:公司代号QR:记录表格文件XX:编制部门代号YYY:顺序号Z:记录表格版本4.2.5部门代号编号人事行政部—XZ生产部—SC设备部—SB财务部门—CW技术部—JS品控部—PK物流部—WL4.3受控文件的编码作业4.3.1为确保受控文件编号的唯一性，管理手册、程序文件、工作指引文件（管理制度，管理细则等）由各文件编制人员应向人事行政部申请文件编号，由人事行政部依4.2(管理文件编号原则)进行编号作业。已发行的受控文件如需更改，文件修订人无需再向人事行政部申请新编号，直接沿用原编号即可。4.3.2作业性技术指引文件的编号作业性技术指引文件可由人事行政部根据所对应的不同文件性质给予统一编号。4.4文件的发放4.4.1人事行政部接到由各部门待发布的受控文件，应先确认文件格式、编号、是否正确，内容、页次是否清晰，是否依要求进行签核。如无误由副总经理批准确定实际发放数量及发放范围后复印,填写文件收发记录表发放相关部门，签字确认。人事行政部保存管理体系文件原稿。4.4.2管理手册副本、程序文件副本由人事行政部加盖受控文件章及编发放号后发放到各相关部门。其它受控文件副本加盖受控章后发放给各相关部门，并按规定在文件收发记录上登记。4.4.3为确保各部门使用的文件保持最新的版本﹐人事行政部应建立受控文件一览表。各部门持有之文件份数、文件分布状态等内容均可通过受控文件一览表查取。人事行政部应定期更新受控文件一览表并传至各部门，由各部门自行核对所使用的文件的份数、版次是否与受控文件一览表相符。4.4.4已加印受控文件章的副本文件禁止复印，由于修订或其它特殊需要时复印的文件加印非程序文件文件编号TSCL-QP-01生效日期2017年6月15日文件控制程序版本/修订状态A/O文件页码4/6受控章，只可作参考，不在受控范围之内。4.4.5加印受控文件章的文件为现实有效的文件，所有管理体系文件自发行之日起生效。4.4.6任何人未经授权不得在受控文件上随意画改，和未经文件管理人许可私自外借，以确保文件的清晰，整洁和完整。4.4.7文件发放编号总经理—01副总经理—02人事行政部—03生产部—04财务部门—05技术部—06品控部—07物流部—08设备部—094.5文件的修改4.5.1文件需要修改时，提出部门应填写文件更改申请单审核、批准程序按4.1进行。如属4.1.3类的文件发生错误或须修改时，在特殊情况下文件编写部门负责人或指定受权人可以在文件的正本和副本上作同时的更改修正，并注明修改人和更改日期；文件作局部文字或数据修改时，应在被修改文字或数据上划上粗实线标记，并在修改记录中注明修改状态，并注明修改人及更改日期。不允许用修改液对正式文件进行修改。4.5.2所有的管理体系文件发行版本均由A开始。管理手册，管理体系程序和工作指引的修订变更应予以记录，当其更改次数达6次或公司发生重大变化时，实行换版，换版时，除人事行政部保留一份原稿（与受控文件分开保存）存档外，其余受控状态下的版本全部回收销毁。4.5.3文件修改注意事项a.必需满足管理体系要求。b.文件修改后必须按程序4.1规定重新审批。c.文件的修改应与公司现行的文件不发生矛盾。4.5.4在未经受权的情况下任何人不得善自更改或修改受控状态下的文件。4.6文件的作废、销毁4.6.1新版本(修订)文件发出后，由人事行政部收回盖有受控文件印章的作废文件，并在原稿和副本加作废章以视为失效文件，统一销毁。作废文件如为积累知识或备以后参考的原因而需保留的，可只加作废章标识，不予销毁，存档时需作明确隔离。4.6.2文件失效﹑不适于运作需要或文件重编被取代时，由申请部门填写文件/撤回/废止通知经副总经理批准后，方可给予回收废止，正本印注作废分开保存三个月以备参考。4.7文件的补发，遇以下情况可申请补发：4.7.1新增部门或工序﹑机器等受控副本数量未能满足要求。程序文件文件编号TSCL-QP-01生效日期2017年6月15日文件控制程序版本/修订状态A/O文件页码5/64.7.2遗失/损坏。4.7.3以上情形由申请部门填写文件遗失/补发申请单经文件管理负责人批准后，人事行政部方可予补发并记录。因保管不善等原因遗失或人为损坏而申请补发的，申请部门需同时作纠正、预防措施。4.8文件的定期评审4.8.1副总经理每年组织对现有管理体系文件进行至少一次评审，必要时予以修改/更新(执行4.1条款规定)，以保持文件的适宜性、有效性、充分性、可操作性。4.9外来文件的控制4.9.1凡是涉及到与公司管理体系相关的作业性技术外来文件和检验标准应由技术部或品控部进行搜集、由相应部门主管评价其适用性，确认适用的文件，部门负责人应签署姓名和日期，交由人事行政部控制存档并发放，编制外来文件清单汇总。4.9.2属于管理标准，国家、地方、行业法律法规、标准等外来文件由副总经理或总经理批准指定保存/发放范围。4.10临时文件的控制公司的临时文件管控方法依正本文件执行分发、回收作业，使用期限管控采用以下方式：4.10.1由编制部门在文件上规定使用期限，过期自动作废，人事行政部依4.4文件分发作流程执行分发作业，在过期日期当天，人事行政部应收回过期的临时文件并加盖作废文件章作废处理。若在使用期内，发行了正式的文件，则此临时文件被取代，人事行政部应依正式文件的收发方式收回临时文件。4.10.2临时文件的编号应依正式文件的编号原则进行编号，版次栏位标示临时文件以区别于正式文件。4.10.3若为特定过程或因特殊要求而产生的临时性文件，可根据实际情况规定临时文件的使用期限。4.11技术文件的控制4.11.1技术文件包括：工艺文件、内控标准、产品标准等相关文件。技术保密性（配方表、原材料清单等）文件的控制由技术部负责。5相关文件《记录控制程序》TSCL-QP-026相关记录程序文件文件编号TSCL-QP-01生效日期2017年6月15日文件控制程序版本/修订状态A/O文件页码6/6文件收发记录表TSCL-QR-XZ-034A文件撤回/废止通知TSCL-QR-XZ-035A文件更改申请单TSCL-QR-XZ-036A文件补发申请单TSCL-QR-XZ-037A受控文件一览表TSCL-QR-XZ-038A外来文件清单TSCL-QR-XZ-040A