文控管理办法

山东凯源木业有限公司关键词：文件管理控制编订日期：2018年1月7日抄送：董事长、各分公司总经理、各部门经理生效日期：第一页共十页山东凯源木业有限公司管理文件文件编号：KY-MTRX-B001版次：A/1文控管理办法1总则1.1目的为进一步规范山东凯源木业有限公司（以下简称公司）文件控制管理，完善文件的编订、修改、收发、分类标准，对公司管理、业务、合同等文件的排版、打印格式、输出的格式等进行统一，确保其规范性和协调性，特制订本办法。1.2适用范围本办法适用于公司各部门及分公司各部门体系文件及外来文件。1.3职责权限1.3.1人事行政部负责本办法编制、修订、废止的起草。1.3.2总经办负责本管理办法编制、修订、废止的校对。1.3.3董事长负责本管理办法编制、修订、废止的审核批准。1.3.4人事行政部负责本管理办法的发放及存档管理。1.4文件定义1.4.1管理文件：指为规范公司管理而形成的有效指导日常运作的文件，包括管理制度、组织机构、流程、规定、规范、办法、程序、标准、红头文件、表单等。山东凯源木业有限公司关键词：文件管理控制编订日期：2018年1月7日抄送：董事长、各分公司总经理、各部门经理生效日期：第二页共十页1.4.2业务文件：指各业务项目部门针对营销业务编写的对外相关文件。1.5分类及定义1.5.1管理工具类：指为公司各类管理文件、业务文件、各类标准、程序等体系内文件的编订、修改、废止等所有文件控制的指导性文件。1.5.2管理程序类：指为公司各类管理、业务、生产、采购等全运营过程的工作/作业流程确定性文件。1.5.3管理标准类：指为公司各类管理、业务、生产、采购所有工作/作业活动过程中的执行标准性文件。1.6分级标准1.6.1管理文件共分三级，对应层级分别为：一级管理文件：为公司层面所编订、控制的管理文件二级管理文件：为部门层面所编订、控制的管理文件三级管理文件：为基层层面所编订、控制的管理文件2文件结构及编写标准2.1页眉：公司logo和公司全称，公司全称用“五号”“宋体”“左对齐”编写。2.2文件头：公司全称加管理文件，“一号”“黑体”“加粗”“居中”编写，换行文件编号和版次，“四号”“仿宋体”“不加粗”“左对齐”编写，换行下划线。2.3文件名：文件名全称，“三号”“黑体”“加粗”“居中”山东凯源木业有限公司关键词：文件管理控制编订日期：2018年1月7日抄送：董事长、各分公司总经理、各部门经理生效日期：第三页共十页编写。2.4文件标题：“四号”“仿宋体”“加粗”编写。2.5文件正文：“四号”“仿宋体”“不加粗”编写。2.6文件编号：一级编号以阿拉伯数字1加空格一个字符，以此类推；二级编号以一级编号为前提后缀.1加空格一个字符，以此类推；三级编号以一、二级编号为前提后缀.1加空格一个字符，以此类推；四级编号以一、二、三级编号为前提后缀.1加空格一个字符，以此类推。最高设四级编号，四级编号后细项以◆为编号。（示例：一级编号1+空格；二级编号1.1+空格；三级编号1.1.1+空格；四级编号1.1.1.1+空格）2.7页脚：包括文件类别、抄送详情、编订日期、生效日期、页码，小五号宋体不加粗左对齐编写。2.8段落行间距：文件名行间距为一倍间距，段前、后各增加1行，文件正文为单倍行间距。2.9段落缩进：分段落为首行字符缩进2字符。3文件分类编号设定□□□□□□□□□□3.1文件编码说明文件流水号传达层级文件类别代码公司代码部门编码山东凯源木业有限公司关键词：文件管理控制编订日期：2018年1月7日抄送：董事长、各分公司总经理、各部门经理生效日期：第四页共十页3.2公司各部门及分公司各部门下达的每一个文件只允许有唯一的一个编码。3.3公司及各分公司编码如下：3.3.1山东凯源木业有限公司编码：KY3.3.2山东蓝源化工有限公司编码：LY3.3.3山东宏源热力有限公司编码：HY3.3.4山东俏家装饰有限公司编码：QJ3.4文件类别编码如下：文件类别文件编码英文管理工具MTManagementTool管理程序MPManagementProcedure管理标准MSManagementStandards3.5部门编码如下：部门名称部门编码部门名称部门编码部门名称部门编码总经办ZB金融项目部JX人事行政部RX审计部SJ3.6文件流水号自001起连续往下延续编写(合同文件除外)。3.7文件传达层级是指文件需贯彻深度，具体划分如下层级编码公司高层A中层管理/部门负责人B基层管理/部门职员C基层员工D3.8版次号为初次定版发布为A/1，施行期间修订后为A/2，以山东凯源木业有限公司关键词：文件管理控制编订日期：2018年1月7日抄送：董事长、各分公司总经理、各部门经理生效日期：第五页共十页此类推。文件改版后为B/1，施行期间修订为B/2，以此类推。3.9文件内记录表格、表单、附件编码以文件编码为基础，后缀附件号，以阿拉伯数字显示。（示例：本管理办法内附件一编码为：KY-MTRX-B001-01）4文件控制流程文件控制流程详见《凯源木业文控流程图》（附件一编码：KY-MTRX-B001-01）。5文件管理5.1管理文件定期修订、改版、评审和废止，具体标准如下：文件等级管理动作周期一级修订1年改版2年评审1年废止5年二级修订1年改版2年评审1年废止5年三级修订1年改版2年评审1年废止5年5.2当管理文件所对应的管理活动流程、标准、结构发生变化时，或开发出更适用于对应管理项的管理措施、方式或标准时，进行实时修订或改版。5.3管理文件发布、评审、审批需填写《管理文件审批记录表》（附件二编码：KY-MTRX-B001-02）5.4该管理办法正式实施后，原文由人事行政部负责存档管理，山东凯源木业有限公司关键词：文件管理控制编订日期：2018年1月7日抄送：董事长、各分公司总经理、各部门经理生效日期：第六页共十页除必要公司业务用途之外不得外借。5.5经批准实施后的文件，由人事行政部列入公司《受控文件清单》（附件三编码：KY-MTRX-B001-03），并对文件进行动态管理。5.6文件发放前，人事行政部根据确定的发放范围标明发放号和受控状态。受控状态分为“受控”和“非受控”两种，受控文件由总经办盖“受控”章，任何受控文件均应确保其为有效版本。5.7管理文件的发放由总经办统一印制发放，并填写《管理文件收发记录》（附件四编码：KY-MTRX-B001-04），领取部门负责人签字后方可领取。6附则6.1本管理办法经董事长审批后正式生效。6.2管理办法内未尽事宜以公司实际管理为准。6.3遇管理办法内条款与相关法规或地方行政标准冲突时，以法规及上级规定为准，并对该管理办法进行修订。6.4人事行政部保留对该管理办法的最终解释权。编制：校准：审核：批准：山东凯源木业有限公司关键词：文件管理控制编订日期：2018年1月7日抄送：董事长、各分公司总经理、各部门经理生效日期：第七页共十页附件一编码：KY-MTRX-B001-01凯源木业文控流程图责任部门/人流程说明相关部门总经办董事长人事行政部人事行政部各部门相关部门相关部门/人事行政部签批；明确编号、版次、受控状态、发放等；做好登记，确保发放至相关使用部门；注意电子文件的管理，防止文件失控；必要时对适用性进行评审；履行文件更改手续，做好文件更新；履行文件作废手续。文件编制校准/审批发放与登记更改审批更改申请作废销毁是否适用评审实施与管理NY受控标识是否批准NYYN外来文件识别实施更改是否保留获取换版/页时旧版/页山东凯源木业有限公司关键词：文件管理控制编订日期：2018年1月7日抄送：董事长、各分公司总经理、各部门经理生效日期：第八页共十页附件二编码：KY-MTRX-B001-02管理文件审批记录表文件名称文件编号管理部门编制人会签部门签字日期部门签字日期文件内容简述校准签字：年月日审批签字：年月日发布日期年月日实施日期年月日发放范围山东凯源木业有限公司第九页共十页附件三编码：KY-MTRX-B001-03受控文件清单序号文件编号文件名称版次编制校准审批生效日期山东凯源木业有限公司第十页共十页附件四编码：KY-MTRX-B001-04管理文件收发记录序号文件编号文件名称版次文件类别发放回收接受人日期签收人日期