73文件控制管理标准

华能莱芜电厂企业标准Q/HNLW-2-01.004-2014文件控制管理标准（B/1）2014-04-10发布2014-04-10实施华能莱芜电厂发布QQ//HHNNLLWWQ/HNLW-2-01.004-2014I目录前言.........................................................................II1范围...........................................................................12规范性引用文件.................................................................13术语和定义.....................................................................14职责...........................................................................25流程与风险分析.................................................................26管理内容与要求.................................................................36.1文件分类.................................................................36.2文件实现的主要过程.......................................................36.3文件的编写和审批.........................................................36.4文件的标识与编号.........................................................36.5文件的发放...............................................................36.6文件的更改...............................................................36.7文件的换版与作废.........................................................46.8外来文件的控制和管理.....................................................47检查与考核.....................................................................48相关/支持性文件................................................................49报告和记录.....................................................................410附录..........................................................................4附录A（规范性附录）文件控制管理流程图.............................................6附录B（规范性附录）受控文件清单...................................................7附录C（规范性附录）文件发放/回收记录..............................................8附录D（规范性附录）受控文件更改通知单.............................................9附录E（规范性附录）文件资料销毁清单..............................................10附录F（规范性附录）作废（失效）文件资料清单......................................11附录G（规范性附录）文件资料借/查阅记录...........................................12附录H（规范性附录）文件资料销毁/留用申请单.......................................13附录I（规范性附录）文件修改记录..................................................14Q/HNLW-2-01.004-2014II前言为了规范电厂文件管理，提高文件管理水平，明确文件管理的内容与要求，依据《标准化工作导则》（GB/T1）、GB/T15496－2003《企业标准体系要求》、GB/T15498－2003《企业标准体系管理标准工作标准体系》、GB/T19273－2003《企业标准体系评价与改进》为基础，按照DL/T600－2001《电力行业标准编写的基本规定》，执行中国华能集团公司《华能电厂安全生产管理体系要求》的规定，结合本厂具体情况编写的。编写要求和表述方法符合上述标准和规定。本标准对文件控制管理做了统一规定。本标准自发布之日起实施，与本标准的历次版本同时废止。本标准的附录A、附录B、附录C、附录D、附录E、附录F、附录G、附录H、附录I为规范性附录。附加说明本标准由行政部提出。本标准由行政部归口管理。本标准起草部门：行政部本标准主要起草人：刘占玲审核：审定：批准：本标准于2012年07月01日首次发布实施，本次发布为第1次修订发布。本标准由厂标准化委员会负责解释。Q/HNLW-2-01.004-20141文件控制管理标准1范围本标准规定了华能莱芜电厂文件的管理职能、修编、更改、审批、发布、发放等内容和要求。本标准适用于华能莱芜电厂安全生产管理体系文件的管理。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本办法的条款。其修订版、再版及最新版本适用于本标准。GB/T1.1-2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》GB/T15497-2003《企业标准体系技术标准体系》GB/T15498-2003《企业标准体系管理标准和工作标准体系》GB/T15834《标点符号用法》GB/T20000.2《标准化工作指南第2部分：采用国际标准的规则》DL/T600－2001《电力行业标准编写基本规定》3术语和定义下列术语和定义适用于本标准：3.1文件是指信息及其承载媒体；事先计划要进行的且经过一定审批手续确认的信息及其承载媒体均称为文件。其中媒体可以是纸张、计算机光盘或其他电子媒体、样件或他们的组合。记录（如文件清单、目录、运行日志、检修记录等）、规范、图样、报告或标准均属于文件。文件的价值就是传递信息、沟通意图、统一行动，具有可重复性、可追溯性、有效性和持续适宜性等。3.2记录记录是各管理体系文件最基础的部分，包括设计、建设、验收、试验、调试、运行、维护消缺、检修的各种记录、图表及各类承载媒体。3.3标识是对文件的清楚分类。3.4受控文件指文件的编制、批准、标识、使用、更改、作废均在控制状态下。3.5非受控文件指使用更改回收和处置不在控制下的文件。3.6作废文件失去有效性的文件。Q/HNLW-2-01.004-201423.7作废保留文件指因法律或积累知识目的而不能销毁需保留的作废或失效的文件。4职责4.1厂长负责组织制定本单位安全生产规章制度和操作规程，并批准实施。4.2分管厂领导负责分管部门文件制度的审核，并监督落实。4.3行政部是全厂性规章制度的综合管理部门，对全厂各部门提交已批准的规章制度进行分类编号、发布实施。4.4策划部是全厂技术标准的归口管理部门，负责组织有关部门起草、修编、评审检修和运行规程、系统图、相关作业指导书等工作。4.5人力资源部是工作标准、岗位规范的归口管理部门，负责组织各部门起草、修编、评审分管范围内的所有标准等工作。4.6安监部是华能安全生产管理体系文件的牵头管理部门，负责组织各相关部门起草、修编、评审华能安全生产管理体系内的所有标准文件等工作，并监督体系文件的运行。4.7各部门负责本部门职责范围内所有管理制度及相关作业指导书等文件的起草、修编、初步审核工作。5流程与风险分析5.1管理流程图文件管理流程图：见附录A。5.2风险控制点编写和审批、文件发放、文件修订、定期评审、文件传达及获取、外来文件控制、文件作废。5.3风险分析5.3.1编写和审批：由于文件编写人安全生产知识不全面或经验不足、审批过程中又未及时发现的原因，可能发生文件存在病句的情况，可能导致文件不能适用于安全生产的风险，造成文件作废的结果。5.3.2文件发放：由于文件批准或发放不及时等原因，可能发生文件不能及时发布的情况，可能导致文件传达不到位的风险，造成文件得不到落实的结果。5.3.3文件修订：由于文件超期不能及时修订等原因，可能发生文件不适用的情况，可能导致作废文件继续执行的风险，造成影响安全生产的结果。5.3.4定期评审：由于文件不定期进行文件评审等原因，可能发生影响文件有效性和适宜性的情况，可能导致过期文件或作废文件的继续执行的风险，造成影响安全生产的结果。5.3.5文件传达及获取：由于上级文件未及时传达及获取等原因，可能发生文件不能及时发布的情况，可能导致文件传达不到位的风险，造成文件得不到落实的结果。5.3.6外来文件控制：由于对外来文件未进行适用性评估等原因，可能发生文件全部或部分不适用的情况，可能导致不适用性文件发布执行的风险，造成影响安全生产的结果。5.3.7文件作废：由于作废文件不及时从现场收回销毁等原因，可能发生作废文件继续执行的情况，可能导致影响安全生产的风险，造成事故、事件发生的结果。Q/HNLW-2-01.004-201436管理内容与要求6.1文件分类a)A类：重要行政性文件；b)B类：管理性文件（管理标准、管理制度、岗位说明书等）；c)C类：技术性文件（技术标准、规范、图纸、规程等）；d)D类：外来文件（法律法规以及相关方、供方提供的文件等）。6.2文件实现的主要过程6.2.1文件的编写和审批；6.2.2文件的标识和发放；6.2.3文件的修订和换版；6.2.4文件的作废和回收。6.3文件的编写和审批6.3.1营销部负责全厂企业标准、综合行政管理体系文件的编写格式、编写和审批，执行本标准和《企业标准编写的基本规定》、GB/T1.1《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》的规定；6.3.2安监部负责全厂安全生产管理体系文件的编写格式、编写和审批，执行本程序的有关规定；6.3.3策划部负责全厂生产技术管理方面文件的编写格式、编写和审批，执行本程序的有关规定；6.3.4策划部审定技术标准和生产方面的作业性文件，生产副厂长批准发布；6.3.5分管厂领导审定管理标准和岗位说明书，厂长批准发布。6.3.6上述文件的制定/修订/废止履行审批手续时，填写《文件制定/修订/废止立项、审批单》（见《标准化管理标准》附录A）。6.4文件的标识与编号6.4.1文件的标识6.4.1.1分为“受控文件”和“非受控文件”两种。本厂使用的、发放给相关部门要求其执行的文件均属“受控文件”；交给其他相关方的文件属“非受控文件”。6.4.1.2所有管理体系文件发布时应有明确的标识，包括编号、受控状态、分发号、版本号、发布和实施日期等。文件标识（除受控状态外）由组织编制该文件的部门负责。在网上发送的管理体系文件均为“受控文件”。从网上下载或打印的文件不是受控文件。6.5文件的发