08文件控制管理程序

logoTL/QP423100页次1/7文件控制管理程序版次D修改状态01.目的规定公司质量管理体系文件和资料的编制、批准、发布、更改、分发和作废等活动的控制要求，以保证与质量体系有关的文件和资料内容的适用性、系统性、协调性和完整性，对质量体系有效运行的各个场所都能使用相应文件的有效版本。2.范围本程序适用于公司所有形式的质量管理文件以及有关的外部质量管理文件的控制，包括质量手册、程序文件和质量体系第三层次的文件和资料、国家标准、行业标准以及外来的有关质量文件等。3.职责3.1管理者代表负责组织《质量手册和程序文件》的编制、修订管理工作，并对质量体系的文件内容进行必要的协调与控制。3.2管理者代表指定相关部门责任人员负责编写质量体系程序文件，企管部审核，管理者代表批准。3.3企管部a.负责组织编写《质量手册》，管理者代表审核，总经理批准；b.负责公司质量管理体系文件发放/回收等管理；c.负责外来文件的管理。3.4技术部负责技术外来文件的管理。3.5其它质量管理文件由各职能部门主管指定人员编制，职能部门审核，总经理批准。3.6各相关部门负责各部门质量管理体系文件和资料的管理。4.术语和定义4.1正本：质量管理文件的正式文本。正本一般作为档案保存，可采取电子版进行正本保存，但须存在硬盘拷贝。4.2副本：正本的复制件或复印件。4.3受控本：是质量文件、技术文件的副本，其发放、修订、更换均应按规定程序控制的文本。4.4非受控本：是质量文件、技术文件的副本，按规定范围发放，但不受控、不作修logoTL/QP423100页次2/7文件控制管理程序版次D修改状态0订、更换等工作，不保证反映不断变化的现行要求，不一定是有效版本。4.5有效版本：受到更改控制的版本，现行使用的版本。5.程序5.1质量管理文件的编写要求。5.1.1必须符合国家有关方针、政策、法令、法规及上级标准。5.1.2与其它有关文件相协调。5.1.3文件一般包括的主要内容和编写顺序如下：a.概述部分包括封面、目次、文件名称；b.前言部分包括目的、范围、引用文件、术语、符号、代号、职责等；c.管理程序包括文件的主体，描述具体的作业过程；d.补充部分包括附录、脚注等；不是每份质量管理文件都需要具备所有上述构成部分，质量管理文件的具体内容可根据制订文件的对象和目的来确定。5.1.4文件在发前必须经过相关责任人员批准。5.1.5企管部在进行质量管理文件发放时，在《文件和资料发放(回收)登记表》作好发放登记，正本存档，副本发放，收文部门应在《部门文件清单》上作好登记，妥善保管、使用。5.1.6因实际需要，需增发文件和资料或者各部门由于使用造成文件损坏而影响使用质量，需要调换，由部门提出书面申请，企管部办理发放手续并予以登记。如属调换的，必须将原来的旧文件和资料回收，页数必须完整。5.1.7不得随意借用其他人的文件复印，公司内不得使用未加盖“受控”印章的质量管理体系文件。5.2质量管理文件的编码原则5.2.1质量手册编码为：TL/QMXX-XXXX，其中XX表示版本版次,XXXX表示年号；5.2.2质量管理体系程序文件的编码原则：logoTL/QP423100页次3/7文件控制管理程序版次D修改状态0TL/QPXXXXXX-XX版次/修改状态标准条款及序号程序文件泰龙公司a.标准条款及序号：后三位对应的是该条款编写文件序号，序号从001开始编制（具体编制见附件二）；b.文件版次/修改状态：版次从A、B、C依次编制，修改状态从0、1、2依次编制，版次换到9时直接变更版次，若出现较大幅度的修订也可直接换版。5.2.3三阶文件编码原则按：管理标准、技术标准、作业标准编号方法要求进行编号。编号由泰龙代号、企业标准代号、类别代号、职能（专业）代号（或章节代号）、标准顺序号、版次/修改状态等组成。试行标准在标准编号的批准年号后加写（S）。三阶文件代码根据具体文件而定。TL/QB×××××—×/×版次/修改状态标准顺序号内容分类代号标准类别代号企业标准代号泰龙（企业）代号5.2.4作业表单的编码原则logoTL/QP423100页次4/7文件控制管理程序版次D修改状态0TL/QPXXXXXX-XX-XXa.表单序号：从01-99编制；b.表单版次/修改状态：参照5.2.2.b)。5.3质量管理文件的更改、复审、废止5.3.1质量管理文件更改需填写《文件和资料更改申请表》，由文件原审核批准部门负责复审批准，若指定其他部门审核和批准，则该部门必须获得原审核和批准时所依据的有关背景资料。5.3.2对不宜继续使用的质量管理文件予以废止时，由企管部填写《文件和资料发放(回收)登记表》办理回收登记，并及时予以销毁，确保现场使用文件均为有效版本。5.3.3对有参考价值，需要留存的废止文件，必须加盖“作废保留”印章加以标识。5.3.4文件和资料经更改以后，填写《文件更改通知单》由归口管理部门整理重新印发，同时回收旧的文件和资料并销毁。5.4文件的归档文件经审核批准后，正本文件由相关部门存档管理。存入磁盘或其它媒体的文件也由文件录入人员或使用人员按本程序规定办理，为防止文件的丢失，所有存入硬盘的文件均应有备份。以软盘或其它载体贮存的文件应进行标识和控制。5.5每间隔半年由企管部组织对公司所有质量文件使用情况进行复审，并编制更新《文标准条款及序号表单序号程序文件版次/修改状态泰龙公司logoTL/QP423100页次5/7文件控制管理程序版次D修改状态0件和资料有效版本清单》，全面检查各类在用文件的有效性。5.6对于外来文件和相关技术资料的管理5.6.1对于一般的外来文件，如国际、国家、行业等标准文件，由企管部统一登录到《外来文件清单》，进行登记、发放等管理，发放时需加盖“外来文件”和“受控”印章；5.6.2对于顾客提供的技术资料或工程图面资料，由技术部依据《技术资料管理程序》的相关规定执行。5.7对于记录文件的管理依据《记录控制管理程序》之相关规定执行。6.为应对不断变化的需求和发展趋势，公司应考虑现有的知识，确定如何获取更多必要的知识，当有内、外部来源时对相关文件进行更新：A.内部来源：知识产权；经历；从失败和成功项目得到的经验教训；得到和分享未形成文件的知识和经验，过程、产品的改进结果。B.外部来源，标准；学术交流；专业会议，从顾客或外部供方收集的知识。7.相关文件7.1《记录控制管理程序》TL/QP4244007.2《技术资料管理程序》TL/QP4233007.3《技术标准、管理标准、作业标准编号》TL/QB101018.相关记录8.1《文件和资料发放(回收)登记表》TL/QP423100-018.2《部门文件清单》TL/QP423100-028.3《文件和资料更改申请表》TL/QP423100-038.4《文件和资料有效版本清单》TL/QP423100-048.5《外来文件清单》TL/QP423100-058.6《文件更改通知单》TL/QP423100-07附件一文件管理流程图附件二文件编码资源分配表logoTL/QP423100页次6/7文件控制管理程序版次D修改状态0附件一文件管理流程图流程图责任单位或责任人相关文件使用表单质量手册程序文件其它文件企管部企管部企管部各部门管理者代表总经理企管部企管部各部门企管部企管部总经理企管部企管部企管部各部门企管部管理者代表企管部企管部各部门企管部企管部总经理内部文件、表单编制查询编号外部文件修改OKNGNG审核批准日常维护与借阅管理建档与发布废止正本保存销毁提出修改申请OK征求意见相关主管确认logoTL/QP423100页次7/7文件控制管理程序版次D修改状态0附件二文件编号资源分配表序号编码使用单位备注1001-099公司文件2100-199企管部3200-299生产部4300-399技术部5400-499品保部6500-599销售部7600-699采购部8700-799工务部9800-899外来文件10901-999保留资源