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第9章这样规范操作，文档长治久安本章相当于《其实你还没懂Word》精华章之一第6章，因此，也是本书精华章之一，但发生了翻天覆地大修订！因为：一方面，读者一致称赞那一章让他们彻底改变了使用Word的方式，体验到了从未有过的轻松感和成就感，“好比从泥泞的沼泽地走上了康庄道”；另一方面，许多读者指出那一章信息量真大，要照书做很多操作，读起来就很吃力——这使我决心好好改进！我的行动如下：➊将“样式”和“段落自动编号”抽出来独立成章，以减少一次阅读的信息量。➋提供电子文档下载。➌从而，大家可以从电子文档中立刻品尝胜利果实，奠定继续阅读的好心情与浓兴趣。➍更从而，在现成的电子文档中，大家只要进行很少的操作、就能体会、就能掌握最精华的规范行为。➎还从而，使读者读起来不再很吃力，而且能颇有“看看故事、咂咂滋味”的惬意。9.1首先，一起品味“长治久安的文档”请从下载“这样征服糖尿病_完整节选电子版.docx”。谨以此例铭记我的博士生涯。在此期间，在导师江苏省人民医院内分泌科主任刘超教授、老领导南京鼓楼医院内分泌科主任朱大龙教授、田成功教授鼎力支持下，在十多家三级医院内分泌科20多位专家热情供稿下，共同主编出版了《这样征服糖尿病》，希望给广大糖尿病或代谢综合征患者、以及所有希望避免这些疾病的健康／亚健康人群送去真正写得对、看得懂、用得上的治病＋防病的知识、理念、行动指南。有了现成的电子文档，你只要做很少量、也极简单的操作啦，你的主要任务变成了——翻翻纸、点点头、微微笑（间或品品茶）。9.1.1题外话：体会文档首、文档尾按钮按钮长相分别为，点击它们，体会作用。如果你没有装修，就算了，看下一步。经宇罗嗦此功能与文档是否长治久安无关，所以叫“题外话”（但我特别喜欢这俩按钮）。9.1.2体会文档结构图－轻松浏览文档、审视思路注意看，Word在屏幕左下角显示该文档有四十多页！请问：同志哥/小师傅/×先生/×女士/×小姐/×大姐/×老师：你打算怎样这篇浏览文档？是不是打算、是不是长期以来都是：➊点击（右侧）滚动条的、、。➋敲击键盘PageUp、PageDown。➌滚动鼠标滚轮。➍用缩略图（Word2003才有，知道这玩意的人还真不算多）。请问，你是不是感到：那样浏览文档、那样翻前翻后、滚前滚后，很吃力、麻烦、头晕、眼花？现在，我们来体会一种在Word97就已经提供的神妙功能。操作方法选中（如果你没装修，就先点击“视图”选项卡）见到图9-1。这就是神妙的“文档结构图”，它使我们：➊能“凌空俯瞰”、“一目了然”地从整体上把握了文档概貌。➋快速、轻松地直接跳到感兴趣的章节。➌更为重要的是，有了“凌空俯瞰”的整体把握，才能极大地方便自己／导师／编辑借助“文档结构图”审视、评析、整理、调整写作思路。图9-1文档结构图现在，去打开若干篇用原始生产力制造的Word文档，也尝试“文档结构图”，请体会：➊能得到精确、准确的文档结构吗？（一般只有“似是而非”的文档结构！）➋能自由展开／折叠文档结构吗？——为什么在那些文档中，“文档结构图”不起作用／变味儿了呢？后文分解（9.1.15节）。经宇罗嗦你想用哪种方式表达惊叹？——➊心里赞叹，嘴上不说，伴／不伴微笑与点头。（古典淑女型）➋嗯，蛮方便的！（温雅儒生型）➌嘿，特方便！（20世纪末热门用语）➍呀，好方便吔！正文区文档结构图区区间分隔线，可拖拽调整两区大小右键点击任意一个类似图标接着左键点击任意一个选项，细细体会左键点击任一标题，品尝“直接跳转”（21世纪初流行用语）➎喔哟，不要太方便喔！（3～4年前时髦用语）➏哇噻／拷，巨便／狂便！（1～2年前巨／狂流行）➐贼方便／爆强！（更新用语）➑捶桌子、敲盆子、摔瓶子、„„。9.1.3体会自动更新－轻松大批修改段落格式这写给“由于跳着看书、因而没有了解过6.1节之“狂减重复操作2”的读者朋友。操作方法写在了7.4.6节。经宇罗嗦这就叫、这才叫“长治久安的文档”！样章特别链接：图书之7.4.6节自动批量修改段落格式：现在，进一步谈谈图7-3之⑤→⑥。按照我介绍的操作，结果是所有标题编号均顶格（如图7-4之④区预览所见）。如果文档上交后，老板要求1.1缩进2格，怎么办？答：只需修改任意一个段落，Word自动修订类似段落！例如：请将光标移到1.1所在段落→点击“开始”选项卡、“段落”组之“对话框启动器”→将“缩进”之“特殊格式”设为“首行缩进”2字符——你会惊喜地发现：1.2、1.3、2.1、2.2等段落也都缩进2格了！进一步地，如果要求“1.1、1.2„„”这个级别的各段落改成“四号字、楷体、段后空0.5行”呢？继续：选中该段落→直接用“开始”选项卡中各按钮修改设置，同样，你会惊喜地发现：1.2、1.3、2.1、2.2等段落也同步自动修改了！——这就是6.1节中说的“狂减重复操作之2”。补充话题为什么修改各类“标题”时，可以直接选中段落进行修改、而且其它段落会自动同步修订呢？相关解释就在6.15.4节之“补充话题”。也许，挑剔的读者会说：如果1.1.1、1.1.1.1等都要缩进2格的话，逐个修改有点麻烦了吧？好吧，嫌麻烦就利用图7-3之⑤、⑥一次性修改吧。9.1.4体会大纲视图－轻松调整段落次序／自动修改段落编号这写给“由于跳着看书、因而没有阅读7.4.4、7.4.5节的读者朋友，操作方法也在那里，尤其值得记住图7-9。经宇罗嗦这就叫、这才叫“长治久安的文档”！样章特别链接：图书之7.4.4、7.4.5节：7.4.4前挪／后移段落编号假如：要将1.3挪到1.1前面。你会怎么做？恐怕，大多数人会“选中段落”→剪切→粘贴——这没什么错，但这真的不是好方法，特别是段落跨页时，特别是“假如要将整个第2章挪到第1章前面”的话，这种做法明显困难！有什么普遍适用的神妙方法呢？请往下看（下面操作的前提是：你已按7.4.2节所说，对示例文档中各级标题都增加了自动编号——如果你嫌烦，不想那样逐个增加，那么，请从下载和打开“体会段落多级自动编号最终效果.docx”）。操作方法点击（Word窗口右下角处）“大纲视图”按钮（图7-8之左图）→（Word自动弹出“大纲”选项卡）→点击“显示级别”→选择“3级”（图7-8之右图）→然后参看图7-9：图例解释鼠标指向1.3前面的标记（注意观察指针变化，如①所示）→按下左键不松手→向上拖动鼠标，屏幕变化如②所示→到达1.1上方后松开鼠标左键——OK了！这样挪动爽不爽！补充话题➊如果要同时移动1.2、1.3两组段落，就不能直接“拖动”了。这时请这样：先选中1.2、1.3两组段落→点击中前2个按钮（即：上移／下移按钮）。➋移动完毕后，若要返回页面视图，只需点击“页面视图”按钮（或点击“视图”选项卡中的“页面视图”）。你一定也发现了：在移动的过程中，所有“自动编号”都会自动修改（废话）！而原先的“手工编号”依然不变——想像一下，如果要你手工改动那些编号，是什么滋味？7.4.5再谈升级／降级段落编号——批量操作在7.4.3节中，我们谈了“对某1个（误操作）的编号升级／降级”。但，假设，出于文稿调整的需要，以图7-9所见为例，需要将整个1.3（含有1.3.1、1.3.2等次级标题）降为1.2.1，也就是说1.3.1、1.3.2也要同步降级。怎么做？显然，我们可以重复7.4.3节的操作。但，那多麻烦！如果要将2.4降级的话，那麻烦就大啦！好，我们来看好办法——妙招就在图7-9所示界面。操作方法（经过图7-8的操作）→进入图7-9界面→鼠标指向1.3前面的标记→单击左键选中整个1.3及其全部子民，屏幕所见如图7-9之①所示→点击中的“升级按钮、降级按钮”（不是两端的按钮哦，鼠标指向按钮，Word会告诉你谁是谁的）。9.1.5体会交叉引用1－轻松插入异地文字操作方法先，将光标移动到示例文档“特色提要”中的第2段末→（输入“例如：”，想偷懒不输也行）→点击按钮→如图9-2设置→点击“插入”→点击（由“取消”变来的）“关闭”按钮。然后，将光标移动到第3段末尾→（输入“例如：”，想偷懒不输也行）→点击按钮→在③区找到、并点击“第2章治疗之前必须3„„”→点击“插入”→点击“关闭”按钮。（注：如果没有装修按钮，请依次点击“引用”选项卡、“题注”组、“交叉引用”按钮）Hi，朋友：➊这样插入一段“异地文字”，是不是“不仅快速、轻松，而且不会出错！”。➋而且，而且什么？我到9.1.7节再把这话说完吧。➌现在去打开若干篇用原始生产力制造的Word文档，也这样试试看。能行吗？——为什么在那些文档中，就玩不起来了呢？后文分解（9.1.15节）。补充话题读到这里，渐渐兴致高昂的朋友，可以尝试图9-2①、②之其它选项咂咂味儿。图9-2交叉引用编号／标题9.1.6体会超级链接－轻松AB两地来回跳提前说明这回，没有装修的同志体会起来有麻烦了。暂时跳过这小节。操作方法点击刚才插入的“快速、全面„„”→是不是一下子就跳到了相应地方，爽不爽——什么？你点了n下都没反应？让我问问Word。哦，你没按我的建议装修。请先按下Ctrl键再点击。（继续）点击按钮——什么，你找不到这个按钮？说你没装修吧还不信（5.6.2.6节）点击刚才插入的“治疗之前„„”→体会、体会→点击按钮→接着改为点击按钮。9.1.7体会交叉引用2－轻松更新异地文字操作方法从“文档结构图”中点击“第1章快速、全面„„”→删除“快速、”，从“文档结构图”中点击“特色提要”→移动鼠标指向第2段开头、并继续朝前（向页面边缘）移动→光标变成→双击左键——恭喜你，你顺便学会了“快速选定整个段落”，请注意看：现在，（段末的）引用文字仍然包含“快速、”→敲击F9键——体会到没有：引用的文字自动修改了（即：“快速”2字被自动删掉了）！好，点击此处引用文字→（将立即跳到正文相应地方）→在“全面”前再次输入“快速、”；点击按钮返回（或仍从“文档结构图”返回开头）→选中这个段落→敲击F9键——体会到没有：引用的文字又自动修改了（即：自动补上了“快速”2字）！兴致高涨的朋友，请整个删除“第1章快速、„„”这个段落→回到开头用F9更新，发现什么了？Word说“错误！未找到引用源。”——这表示“源头”被你删掉了——也许你会说：那Word不能帮我自动删掉吗？呵呵，应该说：确实不宜自动删除！确实应当等待人工删除！这解释起来颇复杂，就懒懒不细说了罢！但大家要树立“看看有无错误域”的意识（在29.7节还会细说）。补充话题➊如果，你不通过9.1.5节的方法插入异地文字，那么，现在就不能这样自动修订！——这就是9.1.5节中说了一半的那句话：而且，这样操作将来才能享受自动修订的神妙！➋在《其实你还没懂Word》、这本书、以及《这样征服糖尿病》中，都有许多“参阅××节”，都是用9.1.5节的方法进行引用的，这样，我做再多的修改都不怕！因为只需最后同时按下Ctrl＋A（选中全部文档）→敲击F9，所有引用就都自动修订好了！——所以，这就叫、这才叫“长治久安的文档”！➌细心的读者可能会观察到Word这个“交叉引用”功能存在至少2个缺陷！还一定能找到相应的、避免发生问题的简单方法（要说清缺陷，还得举例子、画插图、写上三页纸，就懒懒吧）。经宇罗嗦我从程序开发的角度，感觉其中一个缺陷确实蛮难弥补的，不能苛求Word程序员。9.1.8题外话：体会前进／返回按钮的必要性很可能会有（事实上以前就有过）读者说道：干嘛非要装修、按钮呢？有了文档结构图，跳到哪里都非常方便，你看，在9.1.7节实例中，我们不正是通过文档结构图跳来跳去嘛？好的，我们还是用实例体验来说话吧。操作方法请从“文档结构图”中点击“2.1.2.4其它检测、评估方法”→点击它旗下段落末尾的“欢迎翻翻：第31页„„”→一下子就跳到相应地方了吧，真是爽呆→现在，眼睛不要看我书上两行文字，你还记得应该跳回哪里吗？补充话题在这篇“节选”性的文档中，➊引用编号／页码与“源编号／页码”不一致（因为删节后没有更新引用）。➋点击有些引用文字后，跳到文档开头去了（因