《福建省档案登记暂行办法》的通知

1福建省档案局关于认真贯彻《福建省档案登记暂行办法》的通知闽档〔2004〕44号各市、县（区）档案局馆、省直各单位：根据《福建省档案条例》的有关规定，福建省人民政府于2004年4月20日印发了《福建省档案登记暂行办法》（闽政〔2004〕11号，以下简称《办法》）。《办法》发出后，许多单位认真组织学习，并着手办理档案登记的相关准备工作。为了更好地贯彻执行《办法》，现将做好档案登记的有关要求通知如下：一、广泛宣传、充分认识档案登记工作的重要意义随着改革开放步伐的不断加快，经济体制和政治体制改革的不断深入，加强国家档案资源管理，及时掌握和控制档案的流向与变化，显得尤为重要。档案登记工作是新形势下档案工作与时俱进的具体体现，是加强国家档案资源建设的重要措施，是实现档案管理规范化、标准化的重要步骤，是保证档案完整、准确、系统的有效手段，也是了解档案工作进展和变化的有效途径。为切实做好档案登记工作，各级档案行政管理机构、各行业主管部门应积极采取措施，通过各种媒体和渠道，加强对《办法》和档案登记工作的宣传，提高各有关方面对开展档案登记工作重要意义的认识。要充分认识贯彻执行《办法》，开展档案登记，有助于督促各单位重视档案工作，同时也能进一步保证档案行政管理机构和部门档案机构加强对档案工作的监督和指导，从宏观上2对国家档案资源实行有效的动态管理。二、加强组织领导，切实抓好各项档案登记办理工作的落实（一）档案登记工作按照分级负责、属地管理，以属地管理为主的原则进行。各级档案行政管理机构必须切实负起责任，要选配业务素质好，工作责任心强的人员负责档案登记工作，同时要加强人员培训，按照要求，规范档案登记工作。各有关单位要将办理档案登记作为本单位档案工作的重要内容，明确责任，将任务落实到人，每年在规定的时间内完成档案登记工作。（二）办理档案登记是一项年登记制度，各有关单位每年必须在规定的时间内对档案管理情况办理登记；各项重大活动、重点建设项目、重大科研项目等，也应在规定的时间内办理档案登记。各单位应按如下要求办理档案登记：1.本省的机关、团体、企业事业单位、驻外机构及中央驻闽单位，每年6～8月应根据本单位上一年度档案的实际情况，填写《福建省机关、团体、企业事业单位档案登记办理表》，并向同级档案行政管理机构办理档案登记。2.新成立的单位从成立之日起一年内，填写《福建省机关、团体、企业事业单位档案登记办理表》，并向同级档案行政管理机构办理档案登记。3.各级各类档案馆每年2～3月，应根据上一年度馆藏档案的实际情况，填写《福建省各级档案馆档案登记办理表》，并向同级3档案行政管理机构办理档案登记。4.各行政区域内举行的重大活动（重要会议），在活动结束后，主办或承办单位应按《办法》的规定，于60日内填写《福建省重大活动（重大会议）档案登记办理表》，并向同级档案行政管理机构办理档案登记。5.重点建设项目的项目主管部门应按《办法》的规定，在建设项目竣工验收后3个月内填写《福建省重点建设项目档案登记办理表》，并向同级档案行政管理机构办理档案登记。省级以上重点建设项目还应按规定办理档案移交。省级以上在建重点建设项目竣工验收之前，档案行政管理机构还应按照《福建省重点建设项目档案管理登记办法》的要求，对建设项目档案的收集、整理情况实行全过程管理。6.重大科研课题（项目）在验收、鉴定之后，单位科研管理部门应按照《办法》的规定，在3个月内填写《福建省重大科研成果档案登记办理表》，并向省级档案行政管理机构办理档案登记。协作课题（项目），由主持单位（主要完成单位）负责办理。横向合作研究的重大科研课题（项目）档案的登记，应由各承担单位的科研管理部门填写所承担课题（项目）部分的档案情况，并向省级档案行政管理机构办理档案登记。重大科研课题（项目）在验收、鉴定之后，还应按规定办理档案移交。7.单位因分立、合并、迁移、撤销或其他原因变更、终止活动的，应按照《办法》所规定的时间及时填写《福建省档案登记4变更、注销手续办理表》，并于30日内报送原受理登记的档案行政管理机构。（三）各单位办理档案登记时应报送纸质的“档案登记办理表”一式两份，表格样式可从政务网福建省档案局网站下载（）。在电子政务的软、硬件平台和应用环境符合要求时，可实行网络在线办理档案登记。福建省档案局将根据电子政务应用平台的实际条件确定开通网上办理登记的时间。三、各级档案行政管理机构要依法加强对档案登记工作的监督和指导（一）各级档案行政管理机构应将《办法》作为档案行政执法的依据，适时开展对《办法》贯彻执行情况的档案行政执法检查。（二）各级档案行政管理机构要及时了解、掌握本行政区域内重大活动（重要会议）、新成立单位和分立、合并、迁移、撤销单位的情况，根据本地区不同的档案登记办理对象，将“档案登记办理表”样式发送至各有关单位。在办理登记的过程中应认真审核，以保证办理档案登记内容的完整性、准确性、真实性。进行对不符合登记要求的，应及时要求有关单位重新办理登记。（三）各级档案行政管理机构每年应在登记工作结束后，将纸质档案登记办理表整理归档，同时应加强对办理档案登记数据的管理，建立档案登记管理数据库，并做好档案登记数据的汇总、5分析和利用工作。（四）各级档案行政管理机构应在每年的第一季度，将上年度本行政区域内的档案登记办理情况汇总后报送福建省档案局。档案登记办理情况汇总表另行印发。附件：1.福建省机关、团体、企业事业单位档案登记办理表2.福建省各级各类档案馆档案登记办理表3.福建省重大活动（重大会议）档案登记办理表4.福建省重点建设项目档案管理登记办法5.福建省重大科研成果档案登记办理表6.福建省档案登记变更、注销手续办理表福建省档案局二OO四年八月三日6附件1福建省机关、团体、企业事业单位档案登记办理表登记单位：___________________经办人：___________________办理时间：___________________福建省档案局制7填表说明一、办理档案登记时各单位应根据单位的不同性质分别填制相应的办理表，一式二份。二、办理表内容填写说明：1.“级别”填写：单位行政级别或企业的规模级别；2.“等级”“管理等级”填写：各单位的档案目标管理级别；3.“档案数量”填写：档案数后应加注单位，如“件”、“卷”、“册”、“张”、“盘”等不同类型载体的单位。“本年度数”为本单位当年完成上一年度档案的整理或接收后而形成的档案数量与接收数量；“累计总数”为历年形成的档案数量或设备数量（含新增加数）；数量应加注单位。4.电子档案统计数量的填写:文本档案以“件”为单位；图像档案以“幅”为单位；图形档案以“幅”为单位；音频（声音）档案以“件”为单位；视频（影像）档案以“件”为单位；多媒体档案以“件”为单位。5.“档案数字化”的填写：各类实体档案经数字化处理后，纸质档案以“页”为单位；照片档案以“幅”为单位；录音档案以“件”为单位；录像档案以“件”为单位；缩微档案以“幅”为单位。6.“档案整理情况”填写：“按规范整理”、“合格”、“未按规范整理”、“未收集整理”等。7.“档案管理情况”中的“类别”空格栏填写表中未能列明的其它类型载体档案或设备。8.“档案保管情况”填写：档案存放的环境条件，档案保护的“八防”情况，受到虫霉侵害及采取措施的情况。9.“档案归属与流向”填写：档案目前所在的单位或档案的所有者。10.“档案变动情况”和“档案寄存情况”填写：上一年度新增加的变动数量和寄存数量。三、办理表填写应用黑色或蓝黑色水笔填写，字迹应清楚、端正、整齐、美观。四、办理表格的格式由福建省档案局统一制定。8单位名称法人代表通讯地址邮政编码网址传真级别成立时间主管部门单位性质档案机构情况名称负责人电话档案人员传真管理等级E--mail库房面积实体档案管理情况类别起止年度本年度数量累计数量档案整理情况文书档案科技档案会计档案专门档案照片档案音像档案缩微档案实物档案档案总数资料总数9电子档案管理情况类别起止年度本年度数量累计数量档案整理情况文本档案图像档案图形档案音频（声音）档案视频（影像）档案多媒体档案机读目录档案变动情况已移交年度接收单位数量应移交年度接收单位数量鉴定销毁年度处置方式数量填报单位（盖章）年月日档案行政管理机构（盖章）年月日10附件2福建省各级各类档案馆档案登记办理表登记单位：___________________经办人：___________________办理时间：___________________福建省档案局制11单位名称法人代表通讯地址邮政编码联系电话传真档案馆代码成立时间网址E--mail全宗总数实体档案管理情况类别起止年度本年度数量累计数量档案保管情况文书档案（建国后）革历档案民国档案明清档案科技档案专门档案照片档案录音档案录像档案缩微档案实物档案档案总数资料总数12电子档案管理情况类别载体类型起止年度本年数累计数档案保管情况文本档案图像档案图形档案音频（声音）档案视频（影像）档案多媒体档案机读档案馆藏档案资料数字化情况类别本年度数累计总数纸质档案照片档案录音档案录像档案缩微档案档案数字化设备情况计算机扫描仪数码相机服务器13档案变动情况移出档案数量（卷）移出档案数量（件）鉴定销毁数量（卷）鉴定销毁数量（件）档案寄存情况单位数量时间单位数量时间单位数量时间单位数量时间累计总数填报单位（盖章）年月日主管部门（盖章）年月日档案行政管理机构（盖章）年月日14附件3福建省重大活动（重要会议）档案登记办理表登记单位：___________________经办人：___________________办理时间：___________________福建省档案局制15活动名称主办单位承办单位协办单位活动举办地点活动起止时间档案负责人联系电话E-mail传真档案资料管理情况类别档案数量档案归属与流向文书档案照片档案录音档案录像档案实物档案档案总数资料16档案保管情况档案移交情况承办单位（盖章）年月日主办单位（盖章）年月日档案行政管理机构（盖章）年月日17附件4福建省重点建设项目档案登记办理表登记单位：___________________经办人：___________________办理时间：___________________福建省档案局制18项目名称项目法人单位或业主单位地址邮编概算总投资建设工期主要单位工程主要设计单位主要施工单位主要监理单位档案管理部门名称隶属部门档案人员姓名分管档案工作领导姓名电话电话档案资料管理情况类别档案数量档案整理情况纸质档案照片档案录像档案录音档案电子档案实物档案档案总数资料19档案保管情况档案移交情况填报单位（盖章）年月日主管部门（盖章）年月日档案行政管理机构（盖章）年月日20附件5福建省重大科研课题（项目）成果档案登记办理表登记单位：___________________经办人：___________________办理时间：___________________福建省档案局制21课题（项目）成果名称科研类型课题（项目）下达单位课题（项目）起止时间课题（项目）承担单位单位通讯地址邮政编码课题（项目）负责人联系电话科研管理部门负责人联系电话档案负责人联系电话科研课题（项目）档案资料管理情况类别档案数量档案整理情况纸质档案照片档案录像档案录音档案电子档案实物档案档案总数资料22档案保管情况档案移交情况课题（项目）承担单位（盖章）年月日主管部门（盖章）年月日档案行政管理机构（盖章）年月日23附件6福建省档案登记变更、注销手续办理表登记单位：___________________经办人：___________________办理时间：___________________福建省档案局制24单位名称法人代表通讯地址邮政编码成立时间联系电话级别单位性质主管部门变动时间档案员联系电话档案资料管理情况类别档案数量档案整理情况档案归属与流向文书档案科技档案会计档案专门档案照片档案音像档案实物档案电子档案档案总数资料25机构变动情况申报单位（盖章）年月日主管部门（盖章）年月日档案行