EMS能源管理系统内部审核

EMS内部审核的定义(3.14)客观地获取审核证据并予以评价，以判断组织对其设定的EMS审核准则满足程度的系统的、独立的、形成文件的过程。审核的类型（按审核委托方分）第一方：内部审核第二方：客户审核(客户)第三方：认证机构审核EMS内审流程审核启动(指定组长/选择内审员/确定内审日期等)文件审核编制内审计划编写内审检查(查检)表召开内审首次会议现场审核审核发现(包括开具书面不符合报告)形成审核结论召开内审末次会议编写内审报告审核后续跟踪验证措施有效性(不符合项的关闭或结案)EMS内部审核流程图确定任务文件审核现场审核编写审核报告实施纠正措施跟踪验证审核总结拟定审核计划审核准备首次会议现场收集证据审核组沟通总结末次会议现场审核编制检查表审核报告审核启动指定组长确定审核目的、范围和准则成立审核组（必要时培训内审核员）；确认审核的可行性；文件评审评审相关管理体系文件，包括记录，并确定其针对审核准则的适宜性和充分性环境手册中重点要看的几个地方:1、4.1/4.4.4条款看EMS的范围描述；2、组织架构图；3、ISO条款与部门职能对照表（部门的职责描述）编制审核计划审核计划应当包括以下内容：审核目的审核范围（产品、过程、部门/场所）审核依据（准则）审核组成员：组长、组员及其分工审核日期和地点首/末会议、审核组内部沟通会议时间现场审核的日程安排审核目的评价组织现有的环境管理体系是否符合ISO14001:2004标准的要求;运行是否有效;对发现的问题能否及时采取纠正预防措施,坚持持续改进.审核的范围ESM:产品范围;活动(生产活动,生活活动)范围;区域范围(组织的围墙内);宿舍/食堂/娱乐场所(必要时).审核范围实例产品范围：手机的设计、生产和服务；地址：东莞市长安镇下沙村第一工业区ABC电子厂内注：审核组长要识别清楚范围内是否包括宿舍、食堂和娱乐场所审核准则(依据)ISO14001:2004标准的要求环境管理体系文件相关的法律、法规相关方的要求审核日程安排(实例)见附件审核组成员和审核日程安排注意：1、审核员不能审自己的工作2、审核部门和审核条款覆盖的完整(特别要注意,别遗漏了总经理/管理者代表)3、审核时间安排的合理性4、首次会议时间不得超过30分钟5、现场巡视和内部沟通会议的安排（必要时）分组练习编内审计划时的思维步骤1、确定产品范围（宿舍/食堂是否在围墙）2、画组织架构图3、组员模拟管理部门角色4、组长分配审核任务5、组员找被审核部门涉及的ISO14001:2004条款6、依据各受审核部门的任务量合理安排审核时间检查表作用明确与审核目标有关的样本保持审核目标明确、思路清晰保持审核进度减少重复和不必要的工作量树立审核员的职业形象作为审核记录存档检查表内容列出审核项目和要点（lookat），确保审核覆盖面的完整，主要解决一个“查什么”的问题(了解标准要求和主要法规标准的要求)明确审核步骤和方法（lookfor），进行抽样量的设计，主要解决一个“怎么查”问题(要查的对象的特点)检查表检查表的五要素查什么？What找谁查？Who去哪儿查？Where查什么时候？When怎么查？How策划检查表的总体思路4.4.1→4.3.1→4.3.2→4.3.3→4.4.6→4.4.7→4.5.1→4.5.3职责→环境因素识别→适用的法规和要求→目标\指标和方案→运行控制→应急准备和响应→监测和测量→不符合\纠正和预防措施如何编制检查表周密地编制检查表应考虑：–适用的法律法规和其他要求；–EMS文件要求；–以前的审核结果；–已知的EMS环境和危害风险；–抓住审核重点–审核员的经验检查表(实例)见教材上附件从4.1—4.6每个条款的审核要点首次会议召开首次会议由审核组长主持，标志着现场审核开始。参加人员为审核组全体成员，受审核方领导、受审核部门人员及陪同人员。首次会议首次会议由审核组长主持。1、介绍与会者，包括概述其职责分工2、确认审核目的、范围和准则、审核的日程和工作任务安排3、介绍审核实施所用的方法、抽样的风险、不符合的分级、报告的方法等。4、末次会议的时间、地点、参加人员5、审核组所需的资源（必要时，配备陪同人员）6、澄清问题7、请领导讲话8、宣布现场审核开始首次会议发言稿实例在座的各位:大家好!2008年第一次内审首次会议现在开始!首先,非常感谢公司领导的大力支持和各位组员的积极准备,使得内审活动按计划如期开展.下面我介绍一下审核组的成员(必要时)接下来,我代表审核组确认一下审核的目的、范围和依据。首次会议发言稿实例（续一）审核目的：评价公司现有的环境管理体系是否符合ISO14001:2004标准的要求,运行是否有效,对发现的问题能否及时采取纠正预防措施,坚持持续改进,是否具备迎接外审认证的条件.审核的范围:手机的设计、生产和售后服务及其以上活动所涉及的部门和场所首次会议发言稿实例（续二）审核的依据共四个方面：1、ISO14001:2004标准的要求2、公司现有的环境管理体系文件3、相关的环保法律、法规4、相关方的要求首次会议发言稿实例(续三)审核计划大家都收到了吗?现在请大家把计划拿出来,我们讲一下审核的日程安排.(按审核计划讲)细节:略首次会议发言稿实例（续四）下面，我介绍一下审核的方法：审核是采用抽样的方法，通过到现场进行查、看、问。查就是查文件，查记录；看就是看现场；问即与相关责任人交谈。大家都知道，既然是抽样，就存在有客观风险(必要时,对抽样风险的含义作解释)。所以，审核组和审核员只对自己所抽取的样本负责。希望大家能够理解,并抱着“有则改之,无则加免”的心态,来接受抽样审核所发现的结果。首次会议发言稿实例（续五）下来，我介绍一下不符合的分级：根据不符合的性质及其对体系的影响程度，将不符合分为三类：1、严重不符合；2、轻微不符合；3、口头观察项(潜在不符合)严重不符合：系统性或区域性失效;违反法律法规现象;以前发现的问题又重复发生的;轻微不符合：偶然的、孤立的、片面的，不会对体系造成严重影响的口头观察项：由于缺乏足够的审核证据或通过数据分析，发现有发展成某种不符合的趋势首次会议发言稿实例（续六）下面,我来明确一下末次会议的时间、地点和参加人：如果一切能按原计划顺利进行,那我们就按《审核计划》上的时间,明天下午4:30—5:30,在公司二楼会议室召开内审末次会议;如果有什么变化,我们会提前通知大家,那就以临时通知为准.参加末次会议的人员不变.希望所有参加首次会议的人员,到时候都能够准时来参加末次会议.首次会议发言稿实例（续七）为了确保审核的顺利进行,审核组需要一些资源上的支持.如:复印、打印、传真、电话、网络等；还有，到分现场需要的交通车辆，审核员的工作餐及带路陪同人员等。希望公司领导及各部门相关人员能给予支持和配合。首次会议发言稿实例（续八）以上我所讲的，大家都听清楚了没有？还有没有什么问题？或需要调整的地方？如果有，欢迎大家提问。（等上大约半分钟时间后）如果大家没有什么问题，那就请我们王总讲话。大家欢迎！（带头鼓掌）现场审核的方法主要方法有：查:查文件、查记录看：现场观察问：提问/交谈审核现场提问的技巧封闭式的问题开放式的问题跟进式的问题引导式的问题没有声音的问题封闭式的问题(ClosedQuestion)简单答案是/否，有/没有可获得指定的资讯可用以总结结论由审核者控制问与答带来压力/减轻压力？开放式的问题(OpenQuestion)5W1H怎么样？How什么？What何时？When谁？Who哪里？Where为什么？Why开放式的问题(OpenQuestion)鼓励被审核者自由发言可获取最大量的资讯比较难“驾驭”（当有意或无意中的答非所问时；当审核员的思路被受审核对象牵引时等）比较耗审核时间跟进式的问题(FollowUpQuestion)需要双方有一定的沟通基础由获得的资讯再提出跟进问题对问题进一步探讨审核效率比较高引导式的问题(LeadingQuestion)可减轻被审核者压力尽量避免使用当审核沟通碰到障碍时没有声音的问题(Silent)当双方沟通非常默契时以肢体语言示意来完成审核提问沉默-非常强而有力的工具!审核现场倾听的技巧专注查对澄清反应/反馈记录需要时作出摘要，与讲话一方确认审核抽样要做到随机抽样；抽样要有一定的数量（2～3个）；要分层、均衡抽样；要合理策划，抽样要有代表性；审核活动的控制合理地选择样本要注意体系中存在的问题注意相关结果控制审核气氛控制审核时间进度审核发现(19011:2002)定将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果。注：审核发现能表明符合或不符合审核准则，或指出改进的机会。不符合定义不符合定义：不符合即“没有满足某个规定的要求”，这里的规定可以理解为审核准则不符合项性质严重不符合项系统性或区域性失效违反法律法规之前已发现的不符合,再次重复发生轻微不符合项个别、孤立、偶然、轻微问题口头观察项（潜在不符合）不符合报告的内容和格式1、受审核区域2、审核时间3、审核员（必要时，陪同人员）4、不符合事实描述(重点)5、不符合ISO或体系文件条款的判定6、不符合的性质判定不符合报告的内容和格式7、受审核区域负责人确认签名8、不符合要求整改的期限要求9、不符合产生的原因分析10、制定并实施纠正/预防措施11、实施效果的跟踪验证审核判定原则不符合项判定原则就近不就远的原则不符合项描述点查什么（证据）发现什么（问题）不符合什么（判定）采用书面语（正规）利于改进（ISO宗旨）不符合报告事实描述的要求要求：1、证据确凿,越具体越好2、文字表达要精炼(惜墨如金)3、不符合事实的描述要具有可追溯性4、不容易被对方否决或推翻不符合项事例不符合项描述：查危险品仓库，发现地面有漏油。不符合《仓库管理规定》及ISO14001:2004标准4·4·6条款.性质：轻微不符合(Minor)末次会议末次会议由内审组长主持。内容：致谢重申审核的目的、范围和依据。强调审核抽样的局限性及风险客观存在内审员分别报告审核发现，宣读不符合报告对所发现的不符合进行澄清提出纠正措施要求及跟踪验证内审组长宣布审核结论请公司领导讲话审核结论审核结论可陈述诸如以下内容：1）管理体系与审核准则的符合程度2）管理体系的有效实施、保持和改进3）管理评审过程在确保管理体系持续的适宜性，充分性、有效性和改进方面的能力因此，得出的审核结论是：公司现有的环境管理体系基本符合ISO14001：2004标准的要求，运行基本有效，对发现的问题能及时采取纠正预防措施,坚持持续改进。审核总结报告的内容审核的目的、范围、准则审核计划,审核组成员,审核日期审核过程综述审核发现（包括体系强项和不符合项）审核结论审核报告分发范围审核报告中“审核过程综述”模板公司于2008年X月X日，以XXX为组长，带领X位审核员，对公司现有的环境管理体系进行了全面的审核。此次审核覆盖了所有的职能部门和所采用的ISO14001：2004全部条款。结果发现：公司的文件管理、人力资源管理、生产现场环境控制等做得较好。审核报告中“审核过程综述”模板但是，也发现了一些薄弱环节和需改进的地方。如垃圾分类、危险废弃物移转、食堂工作人员健康证控制等。以上不符合项均于2008年X月X日前，进行了纠正和改善，并由内审员对纠正措施实施的效果进行了跟踪验证，全部予以关闭(结案)。审核员验证措施有效性签字范例以上纠正/预防措施已实施，且效果良好，此不合格项可以关闭(结案)。客观证据见附件：1、《XXX》2、《XXX》审核员：XXX日期:X年X月X日EMS体系外部审核目前外部审核分两次完成.第一阶段审核:主要是对审核的风险进行评估.通过查验企业的合法性,硬件环保投入及EMS的策划建立情况和内审/管理评审有没有做?以决定是否进行二阶段的审核?第二阶段审核:执行完整体系审核,评估