物资设备合同管理办法

物资、设备合同管理办法1．目的为加强合同管理，维护公司合法权益，规避风险，根据《中华人民共和国合同法》并结合公司实际情况，制定本办法。2．适用范围本办法适用于以公司或公司所属单位、项目经理部名义对外签署的物资、设备采购合同、物资、设备定制合同、物资设备运输合同、设备租赁合同、周转料租赁合同等。3．职责3.1、公司物资设备部（含公司所属单位、项目经理部物资设备部，以下同）作为主办部门负责合同的起草、签订、执行,保证合同的严密性、合法性；3.2、财务部以合同的条款为依据，进行资金结算及合同经济可行性评审同时对合同进行存档；3.3、监审部负责与法律顾问协调，对于重大合同请法律顾问审查合同的合法性和严密性，并对合同的签订程序进行监控；3.4、物资设备部指定合同管理人员负责对合同进行编号、归档、跟踪管理；4．合同的评审4．1合同评审的要点合同正式签署前，必须按规定进行审查，要点是：A）合法性：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、法规和本《办法》的规定；当事人的意思表示是否真实、一致，权利义务是否公平、合理；订约程序是否符合法律规定等；B）严密性：合同应当具备的条款是否齐全；当事人双方的权利义务是否具体、明确；合同的文字表述是否确切、无歧义等；C）合理性与可行性：当事人双方是否遵循公平原则、双方权利义务是否公平、合理；预计可以取得的经济利益和可能承担的风险；合同如遇非正常履行时可能遭受的损失等。4．2合同评审的职责合同签署前应分别由主办部门、相关部门和法律顾问评审后报总经理或其委托人签署。各评审部门的职责如下：A）主办部门及相关部门：说明订立合同的必要性，并主要负责合同的起草；负责审查合同的合理性与可行性，以及对方当事人的履约能力等内容。B）财务部：负责税务筹划、价格和结算方式、现金流量和财务风险的审核，并对合同的经济可行性发表意见；C）法律顾问：负责审查合同的合法性与严密性，协助主办部门及相关部门起草或修改合同草案；D）工程技术部、计划经营部、综合办公室负责从本部门业务的角度对合同必要性、合规性、严密性进行评审。4．3合同评审方式：重大合同可采取开会论证方式，一般合同评审采取传阅会签方式:A)采用会议评审的由主办部门牵头组织，分管领导主持会议，工程、经营、财务等部门有关人员参加评审，物资设备部作好评审记录。B)参加合同评审会议的各相关部门负责人必须对需评审的合同进行认真审定。经过评定，各方无异议通过评审的，由参加人员当场在合同评审表（见附件1）上签字认可，分管领导签注同意的意见后报总经理或授权代理人签署。C)在评审过程中，参评人员对条款有异议时，必须由主办部门有关人员负责答疑；当评审过程中，评审意见出现重大分歧时，由主办部门形成书面报告，报公司主要领导审批或最终裁决。:4．4合同评审的期限合同评审的期限一般不超过三个工作日。如遇特殊情况，经主管领导同意，可以适当延长。4．5针对不同类型的合同的评审权限规定见附件2：没有按评审权限规定进行评审的，综合办公室不得加盖公司或公司所属单位、项目经理部公章。5．合同的订立5．1合同的订立原则订立合同必须遵守相关法律法规，应当遵守“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则。对外签订合同必须以维护公司利益、提高经济效益为宗旨，严禁在签订合同时假公济私、谋取私利。5．2合同应具备的主要条款（具体参见附件3—7**合同范本）：A）当事人的名称、联系地址、代表人和银行帐户B）标的(指物资、设备)C）数量和质量D）价格和结算方式E）履行期限、地点和方式F）违约责任G）解决争议的方法H）当事人约定的其他条款（如：包装、运输等）5．3合同条款应注意的问题:A）合同主体，即当事人双方应当具体写明供方和需方全称，不能简称为甲方和乙方，以免在合同中引起误会。B）产品名称，应当注明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色品种、是否为成套产品等具体内容，要写清楚，不能图省事而略写或者简写。C）数量条款中采用分批进场的要写明分批进场的具体时间和数量，合同数量往往在施工过程中变化较大，所以应注明具体数量已书面发货计划为准。D)产品的质量要求要写明确，其适用的技术标准要写明标准的种类、标准号；供方对质量负责的条件和期限要具体。有国家标准的，一定要按照国家标准的要求办事；没有国家标准而有行业标准的，要按照行业标准办理；没有国家标准和行业标准的，其质量标准由双方约定，所有的质量约定必须满足设计要求。E）合同中交货或者提货的方式要写清楚，是自己提货，还是供方代办托运；供方代办托运是以自己的名义还是以需方的名义，是铁路运输还是公路运输或者水运，到达的车站或者港口，如何验收以及运输费用的负担等，都要在合同中写清楚。F）对于一些易损易耗的物品，应当规定合理损耗的数量及比例。G）关于包装、捆扎条款，不能简单写袋装、瓶装、桶装等，而应当注明是什么材料包装，包装要达到什么要求，验收时的破损率，并明确包装、捆扎的责任和费用主体。H）价款和酬金是合同的主要条款，要写明如何结算，怎么结算以及在什么期限内结算，不能笼统写货到清算或者发货清算。I）对合同约定我方不能按期付款责任的，此责任应仅限于支付银行同期贷款利息，不得扩大我方违约责任。J）租赁合同中约定标的物损坏、丢失赔偿责任时，应明确具体赔偿标准和单价，赔偿费不得高于损坏、丢失标的物的重置价值，且赔偿费中应扣除已支付的相应租金，不得出现既支付了租金又支付了赔偿费的现象。K)加工定制合同的安装、调试责任中不能简单写由XX负责、XX配合，应写明负责、配合的具体内容。L)合同纠纷解决方式的约定中，仲裁、诉讼地应该明确为公司所在地（合肥）的仲裁机构、法院。5.4合同的批准及签订A）对外签订合同，除公司总经理外，必须是由总经理委托的授权代表人（公司所属单位、项目经理部负责人）。授权代表人必须对公司负责，在授权范围内谨慎行使签约权。超越被授权限和非委托人均无权对外签约。B）公司部门负责人在获得总经理授权后有权签署标的在10万元（含）以下的合同。主管副总在获得总经理授权后有权签署标的在30万元（含）以下的合同。C）签约人在签订合同前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方当事人是否为具有法人资格、经营范围、履约能力及必要的资信情况；对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其授权范围。如果合同标的涉及许可证管制，则在签约前必须查验对方的许可证，确保公司利益不受损害。D）未经授权或超越授权范围对外签订合同并对公司造成损害的，公司将依法追究违规签约人的行政和法律责任。E）合同必须由签约人亲笔签署并加盖公司或公司所属单位、项目经理部合同专用章。不得使用财务章、业务章或部门章等不合格印章。重大合同除依照上述规定签章外，还应由签约人在合同的每一页亲笔小签并加盖骑缝章。6．合同的管理6．1编号方法公司合同的编号分为四部分：(1)合同主办单位的编号(汉字表述,如新长项目部)(2)合同的性质(英文字母表示)：CG：采购合同；ZL：租赁合同；YS：运输合同(3)合同签订时间的年份(阿拉伯数字表示,如:2007)(4)合同顺序号(三位阿拉伯数字表示)具体举例如下：（淮南项目部2007年第一份采购合同）淮南项目部CG-2007-0016．2编号物资设备部的合同管理人员应根据合同编号的方法，对本部门主办的合同按顺序统一编号后，送有关部门进行合同评审。采用签约方合同文本的，也应在在合同上标注按照合同编号方法编制的合同号。6．3盖章签字由合同管理人员将已评审的合同附带《合同评审表》交到综合办公室盖章，综合办公室审查《合同评审表》，确定其无误后，在合同指定的位置处盖章，承认合同的合法性。6．4登记、存档、保管经由合同各方签字盖章的合同正式文本，公司要保留一份原件，物资设备部的合同管理人员要保管一份复印件：A）财务部保管其中的一份合同原件及一份《合同评审表》的原件，并对其存档；合同接收人要作好接收记录；B）物资设备部的合同管理人员要保管一份复印件，并做好相应的登记管理，即将合同的关键内容（合同的编号、签约日、签约方、产品、数量、金额等）在专门的合同记录册（合同台帐）上登记。C）公司所属单位、项目经理部应将其所签合同及《合同评审表》的复印件报公司物资设备部备案。D)送相关部门一份合同的复印件，接收部门作好接收记录。6．5执行物资设备部监督合同的执行，并代表公司与合同对方进行联络，在合同的执行过程中，物资设备部要设相应的人员管理合同的进程，若发现问题，应及时汇报。6．6结束、封存、销毁合同执行完毕应得到对方确认，合同主办部门的合同管理人员将对方的确认信息与合同一起保管封存，登记相应的合同台帐（即合同的完结情况及日期）；合同档案的保管期限为3年，以合同执行年度终了的第一年算起，保管期满的合同档案由财务部按程序酌情统一销毁。7．合同的变更A）对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护公司利益出发，从严控制；B）变更、解除合同的，应由主办部门提出，并按本办法规定的会签制度执行；C）变更、解除合同一律采用书面协议形式。因变更、解除合同当事人造成损失的，除法律规定或合同约定的免责情况外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议中明确规定。8．其它与合同有关的事项合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷，且经协商不能达成一致的，主办部门在报请总经理同意后，应立即会同法律顾问着手解决纠纷。9．如遇特殊情况未能及时签订合同而需要供货时，需得到总经理的批准。附件1：合同评审表签约单位地址电话传真联系人合同要求合同名称：合同内容（附合同原稿）合同编号：合同说明：公司所属单位、项目部主办部门经办人评审：部门负责人评审：其他部门评审分管领导经理评审公司物资设备部评审其他部门评审监审部评审法律顾问评审分管领导评审总经理批准附件2合同评审权限结构图评审事项合同标的公司所属单位、项目经理部公司物资部工程部及总工经营部综合办公室财务部及总会分管领导经理物资部工程部监审部综合办公室成本中心财务部法律顾问分管领导总经理公司所属单位项目经理部所签合同=5万评审评审评审评审=50万评审评审评审评审评审评审评审评审评审50万评审评审评审评审评审评审评审评审评审评审评审=100万评审评审评审评审评审评审评审评审评审评审评审评审公司物资设备部所签合同=10万评审评审评审=30万评审评审评审评审评审评审评审30万评审评审评审评审评审评审评审评审评审附件3物资、设备订货合同书供方：合同编号：需方：签订地点：根据《中华人民共和国合同法》的有关规定，按照平等互利的原则，经双方协商一致，签订本合同。一、产品名称、商标、型号、厂家、数量、金额、供货时间及数量产品名称牌号商标规格型号生产厂家计量单位数量单价总金额交（提）货时间交（提）货数量合计人民币金额（大写）（注：空格如不够用可以另接）二、质量要求、技术标准、供方对质量负责的条件和期限三、交（提）货地点、方式四、运输方式及到站（港）和费用负担五、合理损耗及计算方法六、包装标准、包装物的供应与回收七、验收标准、方法及提出异议期限八、随机备品、配件工具数量及供应方法九、结算方式及期限十、如需提供担保、另立合同担保书，作为本合同附件十一、违约责任十二、解决合同纠纷的方式：（1）向经济合同仲裁机关申请仲裁。（2）向人民法院起诉。十三、其他约定事项供方单位名称（公章）单位地址：法定代表人：委托代理人：电话；电报挂号：开户银行：帐号：邮政编码：需方单位名称（公章）单位地址：法定代表人：委托代理人：电话；电报挂号：开户银行：帐号：邮政编码：鉴（公）证意见：经办人：鉴（公）证机关（章）年月日（注：除国家另有规定外，鉴（公）证实行自愿原则）合同有效期限：年月日至年月日附件4加工定作合同定作方：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿合同编号：承揽方：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿签订地点：根据《中华人民共和国合同法》的有关规定，按照平等互利的原则，经双方协商一致，签订本合同。一、品名或项目、规格型号、数量、单价、金额、交货期限产品名称牌号商标规格型号生产厂家计量单位数量单价总金额交（提）货时间交（提）货数量合