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1河北锟达机械零部件制造有限公司程序文件分发号：KD/QP-A-2010受控状态：版本：A.0本程序文件自二○一○年六月十八日发布自二○一○年六月二十日起实施2河北锟达机械零部件制造有限公司文件编号：KD/QP—42010KUNDA文件控制程序版本：A.0页次1/6章节号：4.2.3实施日期：2010.06.201目的通过对质量管理体系文件的控制，保证各职能部门使用受控有效版本的文件，本程序规定了质量管理体系文件的审批、分发、更改和保管等内容。2适用范围适用于公司对质量管理体系有关的所有文件及适当的外来文件（包括图纸、标准、手册等）管理。3职责3.1综合管理部是公司质量管理体系文件的归口管理部门，其职责是：3.1.1负责全公司质量管理体系文件的目录管理，控制公司质量手册、程序文件、质量表格和第三层次文件的数量及其有效性。3.1.2负责组织、指导各职能部门进行质量管理体系文件的编制。3.1.3负责质量管理体系文件的标识、编码、复印、发放、更改、归档、处置及销毁。3.2质量管理体系文件编制分工如下：3.2.1综合管理部负责质量手册的编制，管理者代表审核，总经理批准。3.2.2各职能部门负责本部门程序文件、质量表格及第三层次质量管理文件的编制，部门负责人审核，管理者代表批准。3.2.3技术质量部负责技术文件（如图纸、标准等）的编制，部门负责人审批。3.2.4综合管理部负责组织各部门编制经营计划，管理者代表审核，总经理批准。3.3质量管理体系文件的使用部门负责本部门的有关文件的管理。4内容4.1质量管理体系文件的范围和分类4.1.1质量管理体系受控文件的范围是：质量管理体系标准/规范、质量手册、程序文件、第三层次质量管理文件、经营计划、各种质量计划、作业文件、外来文件和资料、质量表格（空白表格）、质量记录。4.1.2本公司质量管理体系受控文件分为以下几类：3河北锟达机械零部件制造有限公司文件编号：KD/QP—42010KUNDA文件控制程序版本：A.0页次2/6章节号：4.2.3实施日期：2010.06.20第一层次：质量手册；第二层次：程序文件；第三层次：质量管理文件、经营计划、图纸、控制计划、作业指导书、外来文件和资料、质量表格（空白表格）等。4.2质量管理体系文件的编写、审批4.2.1综合管理部负责质量手册的编写，管理者代表审核，总经理批准。4.2.2相关部门负责程序文件、质量表格及第三层次质量管理文件的编制，部门负责人审核，管理者代表批准。4.2.3技术质量部负责技术文件（如图纸、作业指导书、标准等）的编制、部门负责人审批。4.2.4综合管理部负责组织各部门编制经营计划，管理者代表审核，总经理批准。4.2.5APQP小组负责APQP相关文件的编制，部门负责人审核/审批，需要时，报上级领导批准。4.3文件的编号：综合管理部负责组织相关部门编制《文件编号管理办法》并执行。4.4部门代码及分发号按《文件编号管理办法》执行。4.5质量管理体系文件的发放管理4.5.1质量管理体系文件应编号发放，分为受控类和非受控类，受控文件由发放部门盖红色“受控”章，并注明分发号；非受控文件盖红色“参考”章；作废而保留的文件盖红色“作废”章。4.5.2综合管理部负责质量手册、程序文件、质量表格的发放，管理者代表负责审批发放的范围和数量。4.5.3如果外来文件需要发放，由相关部门负责对该文件进行审批确认，并确定发放的范围和数量。4.5.4相关部门负责本部门编制的第三层次文件的发放，部门主管负责审批发放的范围和数量。4河北锟达机械零部件制造有限公司文件编号：KD/QP—42010KUNDA文件控制程序版本：A.0页次3/6章节号：4.2.3实施日期：2010.06.204.5.5文件发放部门填写“文件发放/回收登记表”并发放，接收部门负责在“文件发放/回收登记表”中做好记录。4.5.5.1特殊情况下，如以传真或电子邮件方式发放时，收发人应在“文件发放/回收登记表”做好记录，如以在相应的收发文内作“√”标记。4.5.6当文件丢失、损坏、增发时，由提出部门填写“文件申请单”，经原审批部门批准后，并由原发放部门按4.5.5条款进行发放。4.5.6.1对于损坏的文件，由发放部门负责在“文件销毁清单”上做好记录，并销毁。4.5.6.2对于丢失的文件，发放部门应给予新的分发号，原分发号作废。4.5.7对于因增发文件时，应在部门原分发号上加分号。4.5.8各相关部门应将受控有效文件的版本发放到现场使用处，以便于操作。4.5.9通常，质量手册、程序文件、质量表格发放范围：总经理、管理者代表、各职能部门等；第三层次文件发放范围：具体使用部门。4.6质量管理体系文件的标识4.6.1所有的受控文件均应有“受控”字样的红色标识或分发号。4.6.2所有受控文件均不得随意复印，确需复印时，应经原发放范围批准人批准后方可，并在复印文件上加盖红色受控标识。4.6.3受控文件应由各使用部门的持有者保管，不得外借、外传、外赠，文件持有人（一般工作人员）工作调动时，应将所使用的文件归还本部门；文件持有人（管理层领导）工作调动时，应将所使用的文件归还原发放部门，归还者应在“文件发放/回收登记表”上签字，文件转交他人时，应按4.5.5条款执行。4.6.4各相关部门负责编制本部门的“受控文件清单”，每年12月，综合管理部按“受控文件清单”进行核查。4.7质量管理体系文件的更改和换版4.7.1质量管理体系文件更改时，应由提出部门/人员填写“文件更改通知单”，说明更改的原因并填写更改内容，经部门负责人审批后，报原文件编5河北锟达机械零部件制造有限公司文件编号：KD/QP—42010KUNDA文件控制程序版本：A.0页次4/6章节号：4.2.3实施日期：2010.06.20制部门进行更改。4.7.2质量管理体系文件的更改、换版应由原审核、批准部门/人员进行，因特殊原因由其他部门/人员进行编制审核、批准时，该编制审批部门/人员必须获得该文件有关背景资料。4.7.2.1当公司机构、职责、方针、目标等发生变化时，综合管理部负责质量手册的更改，管理者代表审核，总经理批准。4.7.2.2各职能部门负责程序文件、质量表格、第三层次文件的更改，原审核、批准部门/人员负责审核、批准。4.7.3质量管理体系文件更改的内容、生效日期应明确，对以活页方式装订的文件，每次更改时，采用换页的方式进行更改，并在修订状态栏上按“1、2、3……”表示，将更改后的新页加在原页的相应位置，原页作废。4.7.4质量手册的换版4.7.4.1质量手册的换版应依据以下原因：a质量手册引用的标准或法规已进行更改；b公司产品结构、经营环境、组织机构发生重大变化；c质量手册规定的质量活动内容或职责分工需作较大变动时；d质量手册章节更改数超过40%时；e需要时每三年可换版一次。4.7.4.2质量手册换版时，应更改版本号：版本号用“A、B、C、D……”，表示，当质量手册版本号升级后，原每个章节更改状态全部重置“0”。4.7.5程序文件的换版当程序文件的更改超过40%或单页更改超过5次以上时，版本升级一次，版本号用“A、B、C、D……”，表示，当程序文件版本号升级后，原页更改状态全部重置“0”。4.7.6第三层次文件的更改和换版，按4.7.3、4.7.5条款执行。4.7.7质量表格的更改和换版，应每次更改后进行换版一次，版本号用“A、B、C、D……”，表示。6河北锟达机械零部件制造有限公司文件编号：KD/QP—42010KUNDA文件控制程序版本：A.0页次5/6章节号：4.2.3实施日期：2010.06.204.7.8各相关部门应按原发放范围和数量进行发放，并收回作废文件。4.8所有更改、换版、编制发放的受控有效质量管理体系文件送综合管理部一份备案。4.9质量管理体系文件的收回、作废与销毁4.9.1对于文件编制部门收回的质量管理体系文件，则应填写“文件回收/回收登记表”，经原批准部门/人员批准后，通知各部门送回，并在“文件发放/回收登记表”上做好记录。4.9.2对有参考价值的作废文件而需保留的文件，需盖“作废”章，印章并隔离存放，对没有参考价值的作废文件应及时销毁（烧毁、粉碎），并填写“文件销毁清单”。4.10外来文件的控制4.10.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制其分发以确保其有效，具体按4.5.1、4.5.3、4.5.5条款执行。4.10.2每年至少一次，综合管理部负责与外来文件（受控）的管理部门联系，需要时，技术质量部协同，以便随时掌握有关质量管理体系方面的法律法规、国际、国家、行业标准的最新版本，确保外来文件的适宜性、充分性和有效性，并及时收回失效版本。4.10.3顾客图纸由技术质量部按《技术文件控制程序》执行。4.11质量管理体系文件的借阅4.11.1当有关人员要借阅文件时，须在“借阅登记表”上登记，经文件保管部门负责人批准后，方可借阅，并在规定期限内完好归还文件。4.12记录的保管本程序产生的记录由各相关部门按《质量记录控制程序》执行。5相关文件5.1《技术文件控制程序》5.2《质量记录控制程序》5.3《文件编号管理办法》6质量记录7河北锟达机械零部件制造有限公司文件编号：KD/QP—42010KUNDA文件控制程序版本：A.0页次6/6章节号：4.2.3实施日期：2010.06.206.1文件发放/回收登记表6.2文件申请单6.3受控文件清单6.4借阅登记表6.5文件销毁清单6.6文件更改通知单8河北锟达机械零部件制造有限公司文件编号：KD/QP—42020KUNDA技术文件控制程序版本：A.0页次1/6章节号：4.2.3实施日期：2010.06.201目的本程序规定了技术文件（包括电子媒体）的控制方法，以保证各技术文件使用场所均使用现行有效的文件。2使用范围适用于与公司产品有关的技术文件的控制，包括适当范围的外来文件如顾客工程图样、工程标准/规范、法律法规等。3职责3.1技术质量部是技术文件的归口管理部门，其职责是：3.1.1负责全公司技术文件的目录管理。3.1.2负责技术文件的编制、修改。3.1.3负责技术文件的标识、编号、复印、发放、更改、归档、处置及销毁。3.2各使用部门负责本部门有关技术文件的管理。4内容4.1技术文件的范围和编号4.1.1技术文件主要包括：各类国家标准、行业标准、企业技术标准、图纸、作业指导书、检验标准、实验方法、校准标准、技术协议、产品图样、技术通知及适用的外来文件，如顾客工程图纸、图样、规范、技术协议、企业标准等。4.1.2技术文件编号方法所有的技术文件都应编号，技术质量部负责按《文件编号管理办法》执行。4.2技术文件的编制、审核与批准技术质量部负责技术文件的编制，部门负责人负责审批，需要时，组织相关部门会签和/或报管理者代表批准。4.3技术文件的发放管理4.3.1技术文件发放时，应经技术质量部负责人确定发放的对象和份数，由技术质量部填写“文件发放/回收登记表”并发放。4.3.2外来文件如需要发放时，应经技术质量部负责人负责审批其适用性，9河北锟达机械零部件制造有限公司文件编号：KD/QP—42320KUNDA技术文件控制程序版本：A.0页次2/6章节号：4.2.3实施日期：2010.06.20并确定发放的对象和份数，由技术质量部填写“文件发放/回收登记表”并发放。4.3.3收文部门负责在“文件发放/回收登记表”上签收，并检查文件的完整性，对不完整的文件有权拒收。4.3.4技术文件因破损而影响使用时，应将破损的文件送回技术质量部更换，更换后的文件仍沿用原文件的受控号，破损的文件由技术质量部负责销毁。4.3.5技术文件丢失或增发文件时，由提出部门填写“文件申请单”，经原审批部门批准后，并由原发放部门按4.3.1或4.3.2条款执行，发放部门应给予新的分发号，原分发号作废。4.3.5.1对于因增发的文件，应在部门原分发号上加分号。4.3.6技术质量部应将受控有效的技术文件发放到现场使用处，以便于操作。4.4技术文件的标识4.4.1所有的受控的技术文件均应有“受控”字样的红色标识或分发号。