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Microsoft®OfficeWord2007训练使用追踪修订与批注修改文件[贵公司名称]简报：使用追踪修订与批注修改文件课程内容•概观：让他人可以看到所做的修订•第1课：追踪修订与批注：基础篇•第2课：追踪修订与批注：进阶篇每一课均包含建议工作清单和几个测验问题。使用追踪修订与批注修改文件概观：让他人可以看到所做的修订您有一份文件得完成校阅后，再传送给一群员工，而您希望经理可以看到您做的修订，并决定要接受或拒绝修订。「追踪修订」和「批注」让您加入可让他人看见的修订和批注、隐藏修订和批注让他人无法看见，以及在文件定稿之前检阅所做的变更。本课程将教您操作的程序。使用追踪修订与批注修改文件课程目标•要标示有修订的文件时，使用[追踪修订]。•校阅追踪修订，并接受或拒绝。•插入、检视、编辑和删除文件。•校阅文件，确保没有不想要的修订或批注保留在发布的文件中。第1课追踪修订与批注：基础篇使用追踪修订与批注修改文件追踪修订与批注：基础篇您正在替经理校阅一份文件，完成后再将该文件传送给整个组织。您发现有几处要进行变更，也希望让经理看到。开启[追踪修订]时，Word会插入标记，显示该处已进行删除、插入和格式变更。若要开启[追踪修订]，请在[校阅]索引卷标的[追踪]群组中，单击[追踪修订]。使用追踪修订与批注修改文件检视修订开启[追踪修订]后，在Word中如常工作。当您插入或删除文字，或移动文字或图片，每项变更都会出现「标记」—如色彩和线条的标记，显示修订位置及修订内容。使用追踪修订与批注修改文件检视修订此图显示您在文件中进行变更时，标记看起来的样子。12当您删除文字「以勤奋的精神和清晰的头脑」，删除的文字会放到文件边界的「批注方块」内。若要将「十二」取代为「九」，您必须选取「十二」，然后输入「九」覆写上去。「十二」会跑到文件边界的批注方块内，新插入的「九」会加上底线。使用追踪修订与批注修改文件检视修订此图显示您在文件中进行变更时，标记看起来的样子。3在左边界中，所有具追踪修订的句子旁，都会出现一条垂直线。这是另一个讯号，表示某些句子有变更。使用追踪修订与批注修改文件插入批注您已进行修订，但也想要解释为何要在第一个句子中删除「十二」。没问题，只要插入「批注」，此为您可以新增到文件的注释。要插入批注，请将光标放在所要插入批注的文字结尾处，在这个范例中，就是「九」。在[校阅]索引卷标的[批注]群组中，单击[新增批注]。使用追踪修订与批注修改文件插入批注批注方块会出现在文件边界。您加上批注的文字(即「九」)会以您的校阅色彩醒目提示。您可以在批注方块中输入文字。以下说明如何分辨批注方块和删除文字批注方块之间的不同：•批注方块的背景是实心色彩。删除文字批注方块则只有边线有色彩。使用追踪修订与批注修改文件插入批注批注方块会出现在文件边界。您加上批注的文字(即「九」)会以您的校阅色彩醒目提示。您可以在批注方块中输入文字。•批注方块内有[批注]标签。•批注方块内有检阅者的姓名缩写。以下说明如何分辨批注方块和删除文字批注方块之间的不同：使用追踪修订与批注修改文件如何分辨哪位检阅者做了哪些修订当多人校阅一份文件时，您可能想知道哪些修订是哪位检阅者所做的。这里提供分辨谁做了哪些修订的一些方法。123将鼠标指针移到文件中的批注上，可查看是谁建立批注。查看修订的色彩。余卡洛的批注(PP)以一种色彩显示……而胡丹尼的批注(RB)以另一种色彩显示。使用追踪修订与批注修改文件关闭不代表删除如果想关闭[追踪修订]，并「不会」删除已追踪的修订或批注。这里说明操作结果。所有追踪的修订都会保留在文件中，即使关闭[追踪修订]。关闭[追踪修订]后所做的任何修订将不会有标示为修订。使用追踪修订与批注修改文件接受或拒绝变更，以及删除批注完成修订后，必须有人检阅所有修订，然后进行接受或拒绝。检阅者可以逐一处理修订，也可以一次处理所有修订并阅读批注，然后加以删除。使用追踪修订与批注修改文件接受或拒绝变更以及删除批注此图显示选项。12在[校阅]索引卷标的[变更]群组中，使用[接受]按钮逐一或循序接受变更，或一次接受所有变更。使用[拒绝]按钮逐一或循序拒绝变更，或一次拒绝所有变更。使用追踪修订与批注修改文件接受或拒绝变更以及删除批注此图显示选项。3使用[上一个]按钮，可朝文件开头方向校阅每个项目。4使用[下一个]按钮，可朝文件结尾方向校阅每个项目。使用追踪修订与批注修改文件接受或拒绝变更以及删除批注此图显示选项。如果您想要一次接受或拒绝所有变更，并删除所有批注，而不要逐一执行，请在文件中单击鼠标右键。使用追踪修订与批注修改文件实务作法建议1.进行变更。2.移动文字。3.插入批注。4.以不同的方式显示修订和批注。5.接受或拒绝变更以及删除批注。在线实务作法(需要有Word2007)使用追踪修订与批注修改文件测验1，问题1若要移除追踪的变更，可关闭[追踪修订]。(单选)1.对。2.错。使用追踪修订与批注修改文件测验1，问题1：解答错。接受或拒绝追踪的变更，才能予以移除。此外，检视文件结尾处的讯息，该讯息可告诉您没有其他追踪的变更(或批注)。使用追踪修订与批注修改文件测验1，问题2关闭[追踪修订]会怎样？(单选)1.删除追踪的修订和批注。2.隐藏现有追踪的修订和批注。3.停止追踪修订。使用追踪修订与批注修改文件测验1，问题2：解答停止追踪修订。在关闭[追踪修订]后所做的任何修订将不会标示有删除线或底线，或标示到批注方块内。但是，任何已建立的修订仍会保留在文件中，直到您接受或拒绝为止。而批注也会保留到您拒绝或删除为止。使用追踪修订与批注修改文件测验1，问题3若要插入批注，必须开启[追踪修订]。(单选)1.对。2.错。使用追踪修订与批注修改文件测验1，问题3：解答错。插入批注之前，不必先开启[追踪修订]。您随时都可以使用批注，不限于处理修订记录时。在[校阅]索引卷标的[批注]群组中，单击[新增批注]。也可以按下CTRL+ALT+M，来插入批注。第2课追踪修订与批注：进阶篇使用追踪修订与批注修改文件追踪修订与批注：进阶篇假设您将要校阅一份文件，其中有丹尼、珍菲和卡洛所做的修订记录。您想先查看卡洛的修订。您知道，将指标移到所有变更上，即可看到她的姓名，或是查看她的标示色彩即可查看这些修订。但是，您想知道是否可以只看见她做的变更，不必整理挑出丹尼和珍菲所做的修订。处理长篇的文件时，这样做很方便。使用追踪修订与批注修改文件暂时隐藏变更若只要看到卡洛所做的变更，您可以「暂时」i隐藏目前不想校阅的信息(丹尼和珍菲所做的修订)。在[校阅]索引卷标的[追踪]群组中，单击[显示标记]旁的箭头，指向[检阅者]，然后清除[所有的检阅者]旁的复选框。然后单击[显示标记]旁的箭头，指向[检阅者]，然后单击卡洛姓名旁的复选框，加以选取。动画：单击鼠标右键，再按[播放]。使用追踪修订与批注修改文件暂时隐藏变更若只要看到卡洛所做的变更，您可以「暂时」i隐藏目前不想校阅的信息(丹尼和珍菲所做的修订)。在[校阅]索引卷标的[追踪]群组中，单击[显示标记]旁的箭头，指向[检阅者]，然后清除[所有的检阅者]旁的复选框。然后单击[显示标记]旁的箭头，指向[检阅者]，然后单击卡洛姓名旁的复选框，加以选取。使用追踪修订与批注修改文件查看变更前后的文件标记的文件在经过所有这些修订和变更之前是什么样子？而在接受所有变更并删除所有批注之后又是什么样子？为避免您不小心将含有追踪修订记录和批注的文件发布出去，Word显示文件时，会自动显示标记。在[校阅]索引卷标的[追踪]群组中，[显示供检阅]方块中[显示完稿变更]是默认选项。使用追踪修订与批注修改文件查看变更前后的文件标记的文件在经过所有这些修订和变更之前是什么样子？而在接受所有变更并删除所有批注之后又是什么样子？若要查看文件未经追踪修订和插入批注之前的样子，请在[显示供检阅]方块中的箭头，然后单击[原稿]。使用追踪修订与批注修改文件查看变更前后的文件标记的文件在经过所有这些修订和变更之前是什么样子？而在接受所有变更并删除所有批注之后又是什么样子？若要查看文件在接受所有修订和删除批注之后的样子，请单击[r显示供检阅]方块中的箭头，然后单击[完稿]。在检阅文件后，单击[显示完稿变更]，即再次显示所做的追踪修订和批注。使用追踪修订与批注修改文件如前述，隐藏所做的追踪修订或批注并不会删除标记。只是让您看到没有底线和批注方块的文件而已。如果储存并关闭具有隐藏标记的文件，您(还有其他人)将在再次开启文件时，看到修订和批注。隐藏所做的追踪修订，不代表删除使用追踪修订与批注修改文件这里提供一些方法，可在关闭文件前，查看文件是否包含隐藏的追踪修订记录或批注。当您即将发布文件时，执行此步骤尤其重要：•在[校阅]索引卷标的[追踪]群组中，单击[显示标记]。确定[批注]、[笔迹](使用TabletPC手写的记事)、[插入与删除]和[设定格式]旁都有勾选记号。隐藏所做的追踪修订，不代表删除使用追踪修订与批注修改文件隐藏所做的追踪修订，不代表删除这里提供一些方法，可在关闭文件前，查看文件是否包含隐藏的追踪修订记录或批注。•指向[显示标记]菜单上的[检阅者]，确定[所有的检阅者]旁有勾选记号。当您即将发布文件时，执行此步骤尤其重要：使用追踪修订与批注修改文件检查修订与批注要移除所做的追踪修订，唯一的方法是接受或删除修订。而移除批注的唯一方法则是删除或拒绝批注。在完成检查确定所有修订和批注都已显示后，在发布文件之前，请每次都自动执行专家会做的步骤。使用追踪修订与批注修改文件检查修订与批注要移除所做的追踪修订，唯一的方法是接受或删除修订。而移除批注的唯一方法则是删除或拒绝批注。1在[校阅]索引卷标的[变更]群组中，使用按钮从文件一端到另一端查看修订和批注。透过接受或拒绝变更的方式，来移除变更，并删除任何批注。使用追踪修订与批注修改文件检查修订和批注要移除所做的追踪修订，唯一的方法是接受或删除修订。而移除批注的唯一方法则是删除或拒绝批注。2若要查看文件是否包含隐藏的追踪修订或批注，请在[批注]或[变更]群组中单击任何按钮。如果您收到此处所示的讯息，请单击[全部显示]，就会显示修订和批注。使用追踪修订与批注修改文件选择您的追踪方式您是否想看到批注和追踪修订，但是又希望可以变更其外观？您可以使用一些选项来设定追踪修订和批注的显示方式。在[校阅]索引卷标的[追踪]群组中，单击[追踪修订]上的箭头。然后单击[变更追踪选项]。如图所示，有许多选项可从中选择。使用追踪修订与批注修改文件实务作法建议1.使用[显示标记]菜单暂时隐藏检阅者标记。2.修改追踪格式。3.使用[显示标记]菜单按类型隐藏修订。4.尝试不同的方式，确认文件不含隐藏的标记。5.检查追踪的修订选项。在线实务作法(需要有Word2007)使用追踪修订与批注修改文件测验2，问题1清除[显示标记]菜单上的复选框，并不会删除变更。(单选)1.对。2.错。使用追踪修订与批注修改文件测验2，问题1：解答对。清除复选框会暂时隐藏修订和批注。清除复选框，永远都不会删除变更。使用追踪修订与批注修改文件测验2，问题2您有一份文件做了插入和删除、格式变更还有批注。若要只看到插入及删除，那么在[显示标记]菜单上，应该清除下列哪一项？(单选)1.[批注]旁的复选框。2.[插入与删除]旁的复选框。3.[批注]和[设定格式]旁的复选框。使用追踪修订与批注修改文件测验2，问题2：解答[批注]和[设定格式]旁的复选框。清除这两个复选框，将会隐藏批注和格式修订，只保留显示插入与删除。使用追踪修订与批注修改文件测验2，问题3在您发布文件之前，应该做的最后一项工作是？(单选)1.检查拼字和文法有无错误。2.储存文件。3.检查修订和批注。使用追踪修订与批注修改文件测验2，问题3：解答检查修订和批注。在发布文件之前，务必要查看是否有任何修订或批注。您可以使用[文件检查]，做为最后一个步骤。使用追踪修订与批注修改文件快速参阅卡如需本课程涵盖之作业摘要，请检视快速参阅卡。